TỔ CHỨC PHẲNG: MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI GIÚP DOANH NGHIỆP BỨT PHÁ

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm mô hình quản trị linh hoạt, giảm bớt tầng nấc trung gian để tăng tốc đổi mới. Tổ chức phẳng chính là một xu hướng nổi bật, mang đến môi trường minh bạch, cởi mở, giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực. Bài viết này HBR sẽ phân tích chi tiết giúp bạn có cái nhìn toàn diện về khái niệm này.

Bài viết sẽ phân tích chi tiết:

• Khái niệm tổ chức phẳng và cơ cấu đặc trưng.
• Ưu điểm, nhược điểm của mô hình quản trị này.
• Những loại hình doanh nghiệp phù hợp để áp dụng.
• Các bước triển khai tổ chức phẳng hiệu quả.
• Case study Spotify – minh chứng thành công toàn cầu.

1. Tổ chức phẳng là gì?

Tổ chức phẳng (flat organization) là mô hình cấu trúc doanh nghiệp mà trong đó có ít hoặc không có các lớp quản lý trung gian giữa nhân viên và lãnh đạo cấp cao. Tổ chức phẳng giúp giảm bớt sự phân cấp trong cơ cấu tổ chức, thay vì có các cấp bậc quản lý phức tạp như trong mô hình tổ chức truyền thống, các nhân viên có thể giao tiếp trực tiếp với các nhà lãnh đạo cấp cao mà không cần phải qua nhiều lớp quản lý trung gian.

2. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức phẳng

Cơ cấu tổ chức phẳng có những đặc điểm riêng biệt giúp nó trở thành một mô hình hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tăng cường sự linh hoạt, giao tiếp trực tiếp và sáng tạo trong công việc. Dưới đây là những đặc điểm nổi bật của mô hình này, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của tổ chức phẳng.

• Ít tầng quản lý, rút ngắn khoảng cách quyền lực.
• Nhân viên được trao quyền quyết định.
• Giao tiếp trực tiếp, minh bạch.
• Đề cao tinh thần hợp tác và làm việc nhóm.
• Lãnh đạo đóng vai trò định hướng thay vì kiểm soát.

1 - Ít tầng quản lý, khoảng cách quyền lực ngắn

Trong tổ chức phẳng, số tầng trung gian giữa lãnh đạo và nhân viên được cắt giảm tối đa, thường chỉ còn 1–2 cấp quản lý. Điều này giúp thông tin truyền đạt nhanh, hạn chế sai lệch và tạo cảm giác bình đẳng hơn trong công việc.

Ví dụ: Một công ty startup chỉ có CEO và các trưởng nhóm, nhân viên có thể trao đổi trực tiếp với lãnh đạo mà không cần qua nhiều khâu phê duyệt.

2 - Nhân viên được trao quyền quyết định

Một đặc trưng quan trọng khác của tổ chức phẳng là nhân viên không chỉ đóng vai trò thừa hành mà còn được tham gia trực tiếp vào quá trình ra quyết định. Mức độ tự chủ cao giúp họ chủ động tìm giải pháp sáng tạo, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc.

3 - Giao tiếp trực tiếp, minh bạch

Trong một tổ chức phẳng, giao tiếp giữa các nhân viên và lãnh đạo là rất trực tiếp. Nhân viên có thể trao đổi ý tưởng, yêu cầu và báo cáo công việc trực tiếp với các lãnh đạo cấp cao mà không cần qua các lớp trung gian. 

• Khuyến khích sự cởi mở: Không có sự phân cấp rõ rệt giữa các cấp bậc, vì vậy nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp và đóng góp ý tưởng.
• Giảm thiểu sai sót và hiểu lầm: Môi trường giao tiếp trực tiếp giúp giảm thiểu khả năng thông tin bị xuyên tạc hoặc sai lệch trong quá trình truyền tải.

4 - Đề cao tinh thần hợp tác và làm việc nhóm

Cơ cấu phẳng tạo điều kiện cho các nhóm làm việc tự quản, linh hoạt thay đổi cách tiếp cận để giải quyết vấn đề. Nhân viên thường xuyên phối hợp liên phòng ban thay vì làm việc khép kín theo cấp bậc. Sự hợp tác đa chiều này giúp hình thành nhiều ý tưởng sáng tạo, đồng thời tối ưu nguồn lực trong tổ chức.

5 - Vai trò lãnh đạo mang tính định hướng thay vì kiểm soát

Trong tổ chức phẳng, lãnh đạo không còn tập trung vào việc giám sát chặt chẽ từng nhiệm vụ, mà chuyển sang vai trò dẫn dắt, huấn luyện và định hướng. Họ trở thành người hỗ trợ, cung cấp nguồn lực và tạo điều kiện để đội ngũ phát huy tối đa năng lực. Đây là sự khác biệt lớn so với vai trò quản lý truyền thống vốn thiên về chỉ huy và kiểm soát.

XEM THÊM: XU HƯỚNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 2025 GIÚP SMES TĂNG TRƯỞNG BỀN VỮNG

3. Ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng tổ chức phẳng

Cơ cấu tổ chức phẳng ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi tính linh hoạt và khả năng thúc đẩy sáng tạo. Tuy nhiên, giống như bất kỳ mô hình quản trị nào, tổ chức phẳng cũng tồn tại cả lợi thế và hạn chế. Để hiểu rõ hơn, cần nhìn nhận đồng thời hai mặt của mô hình này.

1 - Ưu điểm

• Rút ngắn thời gian ra quyết định: Khi loại bỏ nhiều tầng nấc quản lý trung gian, thông tin được truyền đạt trực tiếp từ lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước thay đổi thị trường mà còn giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin.
• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Nhân viên được trao quyền, có thể chủ động thử nghiệm ý tưởng mà không phải chờ đợi phê duyệt từ nhiều cấp. Điều này đặc biệt quan trọng với startup và doanh nghiệp công nghệ, nơi tốc độ sáng tạo quyết định sự cạnh tranh.
• Tiết kiệm chi phí quản lý: Ít lớp quản lý đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc duy trì các chức vụ quản lý.Doanh nghiệp không phải trả lương cho nhiều quản lý cấp trung, giúp giảm chi phí lương bổng và các chi phí vận hành khác.
• Khuyến khích sự sáng tạo và chủ động: Nhân viên trong tổ chức phẳng thường được trao quyền tự chủ cao hơn trong công việc. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy có trách nhiệm hơn mà còn khuyến khích sự sáng tạo, vì họ không phải chờ đợi sự phê duyệt từ cấp trên.

2 - Nhược điểm

• Khó duy trì khi doanh nghiệp mở rộng: Ở quy mô nhỏ, tổ chức phẳng rất hiệu quả. Nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn người, việc thiếu cấp quản lý trung gian có thể gây quá tải cho lãnh đạo và làm giảm hiệu quả điều phối.
• Nguy cơ chồng chéo vai trò và trách nhiệm: Vì nhân viên có nhiều quyền tự chủ, đôi khi sẽ xuất hiện tình trạng “ai cũng có quyền nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng”. Nếu không có cơ chế phân công rõ ràng, dễ dẫn đến xung đột nội bộ.
• Đòi hỏi nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh: Tổ chức phẳng chỉ hiệu quả khi đội ngũ có tinh thần tự giác, hợp tác và chia sẻ. Nếu văn hóa doanh nghiệp chưa đủ trưởng thành, nhân viên có thể bị hoang mang trước sự thiếu định hướng hoặc thậm chí mất niềm tin vào mô hình.
• Rủi ro trong quản lý chất lượng công việc: Khi lãnh đạo không giám sát chi tiết, có nguy cơ một số nhân viên thiếu trách nhiệm hoặc đi lệch hướng, ảnh hưởng đến kết quả chung.

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với cơ cấu tổ chức phẳng?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể vận hành hiệu quả trong một mô hình phẳng. Giống như một công cụ, tổ chức phẳng sẽ phát huy tối đa nếu được đặt đúng bối cảnh. Vì vậy, trước khi áp dụng, lãnh đạo cần xác định rõ liệu cơ cấu này có phù hợp với đặc điểm quy mô, ngành nghề và văn hóa của tổ chức mình hay không.

1 - Doanh nghiệp nhỏ, vừa (SME)

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thường có số lượng nhân viên ít, vì vậy việc duy trì một cơ cấu tổ chức phẳng sẽ giúp dễ dàng quản lý và truyền đạt thông tin giữa các bộ phận. Mô hình này phù hợp với môi trường làm việc không có quá nhiều tầng lớp quản lý phức tạp, giúp giảm thiểu sự cản trở trong việc đưa ra quyết định.

2 - Công ty khởi nghiệp (Startups)

Các công ty khởi nghiệp thường đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng và nhu cầu sáng tạo liên tục. Tổ chức phẳng giúp các công ty này phản ứng nhanh với các thay đổi trong môi trường kinh doanh và tạo điều kiện cho sự sáng tạo, đổi mới.

Không có quá nhiều lớp quản lý giúp công ty khởi nghiệp dễ dàng điều chỉnh chiến lược và thử nghiệm những ý tưởng mới mà không phải chờ đợi sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý.

3 - Doanh nghiệp trong lĩnh vực sáng tạo và công nghệ

Các công ty hoạt động trong ngành công nghệ thông tin, thiết kế, truyền thông hay trí tuệ nhân tạo (AI) thường ưu tiên sự đổi mới. Môi trường phẳng giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ ý tưởng, hợp tác liên phòng ban và cùng nhau giải quyết vấn đề mà không bị hạn chế bởi cấp bậc. Một ví dụ điển hình là Spotify và Valve – hai công ty công nghệ nổi tiếng thế giới đã áp dụng mô hình phẳng để thúc đẩy đổi mới và sáng tạo.

4 -  Doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa minh bạch và gắn kết

Tổ chức phẳng đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp coi trọng giao tiếp mở và sự tin tưởng giữa các thành viên. Khi thông tin được truyền đạt trực tiếp và minh bạch, sự gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên trở nên bền chặt hơn, từ đó tạo ra một nền tảng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Doanh nghiệp ít phù hợp với cơ cấu tổ chức phẳng

• Tập đoàn quy mô lớn với hàng nghìn nhân sự: Khi nhân sự vượt quá vài trăm người, việc thiếu quản lý trung gian có thể gây khó khăn trong điều phối, giám sát chất lượng và phân công công việc. Vì vậy, các tập đoàn thường chỉ áp dụng phẳng ở một số bộ phận (như R&D hoặc marketing) thay vì toàn công ty.
• Doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề đòi hỏi tính kỷ luật cao: Các ngành như sản xuất công nghiệp, tài chính ngân hàng, hàng không hay y tế thường yêu cầu sự tuân thủ quy trình chặt chẽ. Ở đây, cơ cấu phân cấp rõ ràng sẽ đảm bảo an toàn và giảm rủi ro, trong khi mô hình phẳng có thể gây lỏng lẻo trong kiểm soát.

XEM THÊM: LEAN MANUFACTURING LÀ GÌ? GIẢI PHÁP TỐI ƯU VẬN HÀNH & GIẢM LÃNG PHÍ

5. Cách triển khai cơ cấu tổ chức phẳng

Để triển khai cơ cấu tổ chức phẳng thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cụ thể và chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc triển khai không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo và linh hoạt. Dưới đây là các bước quan trọng để triển khai mô hình này một cách hiệu quả.

• Xác định rõ kỳ vọng và vai trò: đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn.
• Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên: giúp họ nâng cao kỹ năng và phát huy sáng tạo.
• Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho nhân viên: trang bị công cụ, dữ liệu và sự hỗ trợ cần thiết.
• Đảm bảo sự đồng thuận và cam kết từ lãnh đạo: lãnh đạo phải tiên phong, minh bạch và đồng hành cùng nhân viên.

5.1. Xác định rõ kỳ vọng và vai trò

Trong một tổ chức phẳng, vì không có quá nhiều lớp quản lý, việc xác định kỳ vọng và vai trò rõ ràng cho từng nhân viên là rất quan trọng. Nếu không có sự phân công rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn trong công việc, mâu thuẫn giữa các cá nhân, hoặc những công việc bị bỏ qua.

Để tránh tình trạng này, ngay từ đầu doanh nghiệp cần:

• Thiết lập mục tiêu đo lường được (SMART) cho từng cá nhân và nhóm. Ví dụ: phòng Marketing phải tăng 20% khách hàng tiềm năng trong 6 tháng.
• Xây dựng ma trận trách nhiệm (RACI): Đây là công cụ giúp xác định rõ ai là người thực hiện (Responsible), ai chịu trách nhiệm cuối cùng (Accountable), ai cần tham vấn (Consulted) và ai cần được thông báo (Informed). Nhờ vậy, mỗi nhân viên sẽ hiểu rõ mình phải làm gì và phối hợp với ai.
• Giao quyền đi kèm trách nhiệm: khi nhân viên có quyền ra quyết định, họ cũng phải chịu trách nhiệm về kết quả.

5.2. Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên

Nhân viên trong tổ chức phẳng thường có quyền tự chủ cao và được khuyến khích tham gia vào nhiều quyết định. Tuy nhiên, để nhân viên có thể thực hiện tốt những công việc đó, họ cần có cơ hội phát triển kỹ năng và năng lực chuyên môn. Khi không có cơ hội phát triển, sự sáng tạo và đóng góp ý tưởng có thể giảm đi.

Cách triển khai:

• Cung cấp chương trình đào tạo: Doanh nghiệp nên tạo ra các cơ hội học hỏi cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo nội bộ hoặc các khóa học online. Các khóa học có thể bao gồm kỹ năng mềm, kỹ năng lãnh đạo, hoặc kỹ năng chuyên môn như quản lý dự án hoặc marketing kỹ thuật số.
• Khuyến khích học hỏi từ đồng nghiệp: Trong tổ chức phẳng, việc trao đổi ý tưởng giữa các đồng nghiệp là điều quan trọng. Do đó, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm, nơi các nhân viên có thể học hỏi từ nhau.
• Phát triển cơ hội lãnh đạo: Cung cấp cho nhân viên cơ hội lãnh đạo các dự án hoặc nhóm làm việc. Điều này không chỉ giúp phát triển kỹ năng lãnh đạo mà còn giúp tạo ra môi trường khuyến khích sự sáng tạo.

Ví dụ: Một công ty sáng tạo có thể tổ chức các workshop hàng tháng, nơi nhân viên chia sẻ các kỹ thuật mới mà họ đã học hoặc những cách giải quyết vấn đề sáng tạo. Điều này không chỉ giúp nhân viên học hỏi lẫn nhau mà còn tạo ra không gian để họ phát triển kỹ năng chuyên môn.

5.3. Cung cấp đầy đủ nguồn lực cho nhân viên

Tổ chức phẳng mang lại sự tự chủ cho nhân viên, nhưng nếu không cung cấp đủ công cụ và nguồn lực, nhân viên sẽ khó có thể hoàn thành công việc hiệu quả. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên có đầy đủ phần mềm, thiết bị và thông tin để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

• Trang bị công cụ và công nghệ: Đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập vào các công cụ và phần mềm cần thiết để làm việc hiệu quả. Ví dụ, các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, hoặc Monday.com có thể giúp theo dõi tiến độ công việc một cách minh bạch và hiệu quả.
• Cung cấp thông tin rõ ràng: Tạo ra các nền tảng thông tin, nơi nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu, báo cáo và dữ liệu cần thiết cho công việc. Điều này giúp họ làm việc độc lập và hiệu quả mà không phải mất thời gian tìm kiếm thông tin. Ví dụ: báo cáo kinh doanh, dữ liệu khách hàng hoặc KPI nên được công khai theo cấp độ phù hợp.
• Cung cấp sự hỗ trợ từ lãnh đạo: Lãnh đạo cần luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khi cần, dù không trực tiếp quản lý họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc không có rào cản và giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn trong công việc.

5.4. Đảm bảo sự đồng thuận và cam kết từ lãnh đạo

Mô hình tổ chức phẳng yêu cầu lãnh đạo phải có sự cam kết và sẵn sàng ủng hộ nhân viên trong mọi quyết định. Nếu lãnh đạo không cam kết hoặc không hiểu rõ về mô hình này, việc triển khai tổ chức phẳng sẽ không thành công. Sự đồng thuận và cam kết từ lãnh đạo là yếu tố quan trọng giúp mô hình này phát huy tác dụng.

Để đạt được điều này, cần: 

• Giao tiếp rõ ràng: Lãnh đạo cần giải thích và truyền đạt rõ ràng lý do tại sao công ty áp dụng mô hình tổ chức phẳng và những lợi ích của nó. Họ cần chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu dài hạn để tất cả nhân viên đều hiểu và cam kết với hướng đi chung.
• Thể hiện sự ủng hộ: Lãnh đạo phải là người tiên phong trong việc thực hiện mô hình phẳng. Họ cần hành động minh bạch, sẵn sàng lắng nghe và chia sẻ ý tưởng của mình với nhân viên.
• Khuyến khích sự đóng góp từ mọi người: Lãnh đạo cần tạo điều kiện để mọi nhân viên có thể đóng góp ý tưởng và tham gia vào quá trình ra quyết định, điều này giúp họ cảm thấy có trách nhiệm và gắn bó hơn với công ty.

6. Case study: Doanh nghiệp áp dụng tổ chức phẳng thành công

Để hiểu rõ hơn cách tổ chức phẳng vận hành trong thực tế, việc phân tích các trường hợp doanh nghiệp đã áp dụng thành công sẽ giúp chúng ta nhìn thấy bức tranh cụ thể thay vì chỉ lý thuyết. Một case study điển hình là Spotify, công ty công nghệ âm nhạc toàn cầu đến từ Thụy Điển.

Bối cảnh

Spotify là một trong những nền tảng streaming âm nhạc lớn nhất thế giới, phục vụ hơn 600 triệu người dùng toàn cầu (theo báo cáo năm 2024). Với quy mô rộng lớn, nếu duy trì cơ cấu phân cấp truyền thống, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc ra quyết định nhanh chóng và duy trì sự sáng tạo – yếu tố sống còn trong ngành công nghệ.

Cách Spotify áp dụng tổ chức phẳng:

• Chia nhóm nhỏ (Squads): Thay vì bộ phận lớn với nhiều cấp quản lý, Spotify tổ chức các “squad” – những nhóm nhỏ 6–12 người. Mỗi squad có quyền tự chủ gần như một startup mini, chịu trách nhiệm từ A–Z cho một tính năng hoặc sản phẩm cụ thể.
• Kết hợp theo Tribe, Chapter và Guild: Các squad được nhóm thành “tribe” để chia sẻ mục tiêu chung. Các “chapter” tập trung theo chuyên môn (ví dụ: lập trình backend, UX design), còn “guild” là cộng đồng chia sẻ kiến thức ngang hàng. Nhờ vậy, sự kết nối vẫn được đảm bảo mà không cần nhiều tầng quản lý.
• Trao quyền tối đa: Nhân viên có quyền quyết định về cách làm việc, công cụ sử dụng và cách triển khai giải pháp. Quản lý không “chỉ đạo” mà giữ vai trò huấn luyện và hỗ trợ.

Kết quả đạt được

• Tốc độ đổi mới nhanh: Mỗi squad hoạt động như một startup độc lập nên việc ra quyết định và thử nghiệm sản phẩm diễn ra nhanh hơn nhiều so với mô hình phân cấp truyền thống.
• Nhân viên gắn kết và sáng tạo hơn: Theo khảo sát nội bộ, nhân viên Spotify cảm thấy được trao quyền nhiều hơn, có cơ hội thử nghiệm và đóng góp giá trị trực tiếp cho sản phẩm.
• Khả năng mở rộng bền vững: Dù công ty tăng trưởng nhanh về quy mô, cơ cấu phẳng vẫn giúp giữ vững văn hóa khởi nghiệp sáng tạo, tránh tình trạng “cồng kềnh” như nhiều tập đoàn công nghệ khác.

Bài học cho doanh nghiệp Việt Nam

Từ case study Spotify, các doanh nghiệp Việt có thể rút ra một số điểm:

• Không cần bỏ hết cấp quản lý, mà có thể chia nhỏ đội ngũ thành nhóm tự chủ để tăng tốc độ và sự linh hoạt.
• Trao quyền đi kèm trách nhiệm: nhân viên được tự do quyết định nhưng phải chịu trách nhiệm rõ ràng về kết quả.
• Duy trì kết nối ngang hàng: tổ chức phẳng cần cơ chế giao lưu, chia sẻ kiến thức để tránh tình trạng “nhóm nào biết nhóm đó”.

Tổ chức phẳng không chỉ là một xu hướng quản trị hiện đại, mà còn là giải pháp để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, khuyến khích đổi mới sáng tạo và xây dựng đội ngũ gắn kết. Tuy nhiên, để mô hình này phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng, sự đồng thuận từ lãnh đạo và môi trường làm việc cởi mở. Trong kỷ nguyên số, khi tốc độ thay đổi là yếu tố sống còn, việc lựa chọn và triển khai cơ cấu tổ chức phẳng có thể trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.