MA TRẬN RACI: GIẢI PHÁP PHÂN QUYỀN NHÂN SỰ & QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, sự phối hợp giữa các phòng ban ngày càng phức tạp. Khi trách nhiệm không rõ ràng, công việc dễ bị đùn đẩy, tiến độ trì trệ và mâu thuẫn nội bộ phát sinh. Ma trận RACI ra đời như một công cụ quản trị mạnh mẽ, giúp phân định vai trò một cách minh bạch, từ đó thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm và cải thiện hệ thống vận hành. Cùng Trường doanh nhân HBR tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Ma trận RACI là gì?

Ma trận RACI (RACI Matrix) không chỉ là một bảng phân quyền đơn giản. Về bản chất, đây là một mô hình tổ chức tư duy trách nhiệm, giúp một tổ chức hoặc nhóm dự án trả lời 4 câu hỏi nền tảng:

• Ai sẽ thực hiện công việc này?
• Ai là người có tiếng nói cuối cùng và phải chịu trách nhiệm tổng thể?
• Ai cần được hỏi ý kiến để tránh sai sót khi triển khai?
• Ai cần được thông báo để phối hợp hoặc theo dõi?

Nói cách khác, Ma trận RACI là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp xác định rõ ràng ai làm gì, ai chịu trách nhiệm ra quyết định, ai cần được hỏi ý kiến và ai cần được cập nhật thông tin. Qua đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo trách nhiệm, hiểu nhầm, hoặc xung đột nội bộ.

1.1. Responsible (R): Người thực thi nhiệm vụ

Đây là người "ra tay làm" – trực tiếp đảm nhận đầu việc và chịu trách nhiệm về mặt hành động. Vai trò Responsible thường là:

• Một nhân viên cụ thể trong phòng ban (hoặc nhóm nhân sự)
• Có thể có nhiều người R cho một nhiệm vụ (nếu đầu việc có nhiều phần cần phối hợp)
• Không cần có quyền ra quyết định, nhưng cần cam kết tiến độ và chất lượng

Ví dụ: Trong chiến dịch marketing, người viết nội dung, người chạy quảng cáo là những người Responsible cho các đầu việc cụ thể.

1.2. Accountable (A): Người ra quyết định và chịu trách nhiệm cuối cùng

Đây là người chịu trách nhiệm tổng thể, thường có quyền lực để:

• Duyệt kế hoạch và kết quả cuối cùng
• Chịu trách nhiệm nếu công việc thất bại
• Trực tiếp bị đánh giá qua KPIs hoặc báo cáo với cấp cao hơn

Lưu ý chiến lược: Mỗi công việc chỉ nên có một người Accountable duy nhất. Nếu có nhiều hơn một người A, tổ chức sẽ rơi vào thế “nhiều đầu không ai chịu trách nhiệm thực sự”, khiến quyết định bị trì trệ hoặc phủ nhận lẫn nhau.

Ví dụ: Trưởng phòng Marketing duyệt chiến dịch và chịu trách nhiệm với Giám đốc Kinh doanh về hiệu quả tổng thể là người Accountable.

1.3. Consulted (C): Người tham vấn, cố vấn chuyên môn

Consulted là những người được tham khảo ý kiến trước khi triển khai, và họ có thể tác động đến quyết định nếu được lắng nghe đúng lúc. Đây thường là:

• Các chuyên gia có kiến thức kỹ thuật, nghiệp vụ, thị trường
• Bộ phận liên quan mật thiết đến nhiệm vụ đang thực hiện
• Những cá nhân/nhóm có kinh nghiệm thực chiến

Việc có “C” hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro sai sót chuyên môn, tăng tính đồng thuận và cải thiện chất lượng đầu ra.

Ví dụ: Trong dự án phát triển sản phẩm mới, bộ phận sản xuất hoặc chuyên gia kỹ thuật có thể là người Consulted với team marketing để nội dung truyền thông không sai lệch thông tin sản phẩm.

1.4. Informed (I): Người được thông báo, cập nhật

Đây là nhóm không trực tiếp can thiệp hoặc phê duyệt, nhưng họ cần biết thông tin để:

• Theo dõi tiến độ, hỗ trợ gián tiếp
• Phối hợp các phần việc liên quan
• Ra quyết định ở cấp cao hơn trong bức tranh tổng thể

Việc xác định đúng "I" giúp tổ chức tránh tình trạng “bị động thông tin”, đảm bảo luồng thông tin chảy liên tục và minh bạch giữa các bộ phận.

Ví dụ: Giám đốc điều hành không tham gia sâu chiến dịch, nhưng cần được cập nhật về tiến độ và chi phí để định hướng toàn doanh nghiệp.

2. Khi nào nên dùng Ma trận RACI trong doanh nghiệp?

Những “điểm nghẽn” trong vận hành thường bắt nguồn từ sự mơ hồ trong vai trò, chồng chéo trong chỉ đạo, và thiếu nhất quán trong giao tiếp giữa các phòng ban. Chính trong bối cảnh này, ma trận RACI trở thành một công cụ tối quan trọng, giúp doanh nghiệp sắp xếp lại tổ chức, phân vai rõ ràng và tránh thất thoát nguồn lực.

Dưới đây là những tình huống điển hình mà việc ứng dụng RACI là cần thiết và mang lại hiệu quả rõ rệt:

1 - Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô nhân sự và phòng ban

Khi công ty chỉ có vài người, việc “làm chồng việc” diễn ra dễ dàng và ít vấn đề. Nhưng khi đội ngũ phát triển lên vài chục hay hàng trăm người, nếu không có ma trận phân quyền rõ ràng, các vị trí dễ bị “đá nhau” vai trò, hoặc bỏ sót những đầu việc quan trọng. RACI giúp tránh rối loạn tổ chức trong giai đoạn scale-up.

2 - Khi quản lý các dự án có nhiều bộ phận tham gia

Trong các dự án phức tạp như triển khai phần mềm mới, ra mắt sản phẩm, hay tổ chức sự kiện lớn – có hàng chục công việc cần phối hợp giữa nhiều phòng ban (marketing, vận hành, sản phẩm, tài chính…), RACI sẽ giúp phân định rõ ai làm, ai quyết, ai góp ý và ai được thông báo, từ đó tránh trùng lặp hoặc bỏ sót trách nhiệm.

3 - Khi xây dựng hoặc cải tiến quy trình làm việc

Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình để tăng hiệu quả hoặc chuẩn bị áp dụng các mô hình quản trị tiên tiến như OKRs, BSC, ISO... Ma trận RACI giúp xác định vai trò trong từng bước, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho bất kỳ hệ thống nào.

4 - Khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ do chồng chéo hoặc thiếu phân quyền

Một biểu hiện điển hình là: nhân viên đùn đẩy trách nhiệm, trưởng phòng không dám quyết vì sợ sai, hoặc lãnh đạo bị “lôi vào” mọi quyết định nhỏ. Đây là lúc cần rà soát lại hệ thống trách nhiệm bằng RACI để làm rõ ai phải làm gì – và dừng lại ở đâu.

5 - Khi chuyển đổi mô hình, tái cấu trúc hoặc chuyển đổi số

Trong các giai đoạn quan trọng như sáp nhập công ty, chuyển đổi mô hình kinh doanh hoặc triển khai phần mềm quản lý mới (ERP, CRM...), ma trận RACI giúp doanh nghiệp giữ được trật tự tổ chức, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong khi mọi thứ đang thay đổi.

Theo báo cáo của McKinsey (2023), các doanh nghiệp triển khai RACI trong các dự án chuyển đổi số có tỷ lệ thành công cao hơn 38% so với các doanh nghiệp không áp dụng, nhờ việc giảm xung đột vai trò và tăng tốc ra quyết định.

3. Ai là người tạo ra Ma trận RACI trong doanh nghiệp?

Thông thường, người thích hợp nhất để tạo ra Ma trận RACI chính là những cá nhân hoặc nhóm có cái nhìn tổng thể và khách quan về các công việc, dự án trong doanh nghiệp. Cụ thể hơn, đó là:

1 - Quản lý dự án (Project Manager)

Trong các dự án lớn hoặc phức tạp, quản lý dự án thường là người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và theo dõi Ma trận RACI. Bởi đây là người am hiểu sâu sắc nhất về nhiệm vụ, đầu việc cụ thể của từng bộ phận, từng cá nhân. Theo PMI (Project Management Institute), gần 70% các bảng RACI hiệu quả đều được khởi xướng bởi chính các quản lý dự án.

2 - Lãnh đạo cấp trung (Middle Managers)

Các quản lý cấp trung như trưởng phòng hoặc giám sát viên trực tiếp phụ trách đội nhóm cũng có thể tham gia xây dựng Ma trận RACI. Họ có kiến thức chuyên môn và hiểu rõ năng lực nhân sự, từ đó dễ dàng xác định rõ vai trò phù hợp cho từng nhân viên. Một khảo sát từ Deloitte (2021) cho thấy rằng, những bảng RACI được xây dựng bởi quản lý cấp trung có mức độ khả thi và hiệu quả thực tế cao hơn khoảng 25%.

3 - Bộ phận quản lý nhân sự (HR Department)

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng Ma trận RACI toàn diện, lâu dài và thường xuyên cập nhật, bộ phận quản lý nhân sự sẽ phù hợp nhất để quản lý và điều chỉnh RACI. Với góc nhìn tổng quát về nguồn lực và cơ cấu tổ chức, phòng nhân sự có thể đảm bảo tính thống nhất, rõ ràng và khách quan trong phân công trách nhiệm giữa các bộ phận khác nhau.

4 - Lãnh đạo cấp cao (Top Executives)

Đối với những quyết định mang tính chiến lược hoặc thay đổi lớn về cơ cấu, lãnh đạo cấp cao cần tham gia xác định hoặc phê duyệt Ma trận RACI. Tuy nhiên, họ thường không phải là người trực tiếp xây dựng bảng chi tiết mà chỉ tham gia vào giai đoạn xét duyệt cuối cùng nhằm đảm bảo tính khả thi và phù hợp với định hướng chung của doanh nghiệp.

4. Lợi ích khi sử dụng Ma trận RACI cho doanh nghiệp

Ma trận RACI không chỉ đơn thuần là công cụ phân vai, mà còn là nền tảng để xây dựng một tổ chức minh bạch, chủ động và phối hợp nhịp nhàng. Dưới đây là những lợi ích cốt lõi khi doanh nghiệp ứng dụng RACI một cách bài bản:

1 - Làm rõ vai trò, giảm mâu thuẫn và đùn đẩy trách nhiệm

Một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra xung đột trong doanh nghiệp là sự nhập nhằng trong trách nhiệm. Khi mọi người không rõ ai phải làm, ai có quyền ra quyết định, rất dễ dẫn đến tranh cãi hoặc bỏ sót công việc. Ma trận RACI giúp từng cá nhân hiểu rõ vị trí và vai trò của mình trong hệ thống công việc, từ đó giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ và tăng tính tự giác trong phối hợp.

2 - Nâng cao hiệu quả vận hành và rút ngắn thời gian ra quyết định

Khi một dự án có quá nhiều người tham gia nhưng không ai có quyền ra quyết định cuối cùng, tiến độ sẽ bị trì trệ. Việc gán rõ một người chịu trách nhiệm chính (Accountable) giúp quy trình ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, sự rõ ràng trong phân công cũng giúp công việc không bị gián đoạn do chồng chéo hoặc quên lãng.

3 - Tăng tính minh bạch và sự phối hợp giữa các phòng ban

RACI giúp phá vỡ “vùng mờ trách nhiệm” giữa các bộ phận. Khi tất cả các đầu việc được phân vai rõ ràng giữa các cá nhân và phòng ban, việc phối hợp trở nên trơn tru hơn. Các bên đều biết khi nào nên hành động, khi nào nên tham vấn, và khi nào chỉ cần được cập nhật. Điều này đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp có cấu trúc ma trận hoặc liên phòng ban phức tạp.

4 - Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân sự hiệu quả hơn

Khi vai trò và kỳ vọng đối với từng vị trí được định nghĩa rõ ràng qua RACI, việc đào tạo nhân sự mới cũng trở nên dễ dàng và có định hướng hơn. Nhân viên không phải "tự bơi", mà được hướng dẫn đúng trọng tâm công việc của mình ngay từ đầu. Đồng thời, nhà quản lý cũng dễ dàng đánh giá năng lực và hiệu suất dựa trên những nhiệm vụ đã phân công cụ thể.

5 - Tăng tính chủ động và trách nhiệm cá nhân trong tổ chức

Khi nhân sự biết mình là người chịu trách nhiệm thực hiện (Responsible) hoặc người ra quyết định cuối cùng (Accountable), họ sẽ chủ động hơn trong công việc, không trông chờ hoặc né tránh. Mô hình này giúp tạo ra văn hóa “chủ động chịu trách nhiệm” thay vì “làm theo chỉ đạo” hoặc “tránh né sai sót”.

6 - Là nền tảng cho các hệ thống quản trị tiên tiến khác

RACI có thể kết hợp hiệu quả với các mô hình quản trị hiện đại như OKR (Objective and Key Results), KPI (Key Performance Indicator) hoặc BSC (Balanced Scorecard). Việc phân định vai trò rõ ràng giúp các chỉ số quản lý hiệu suất được áp dụng đúng đối tượng, đúng công việc và đo lường chính xác hơn.

7 - Giảm áp lực cho lãnh đạo, hạn chế kiểm soát vi mô

Thay vì bị cuốn vào các quyết định nhỏ nhặt, lãnh đạo có thể tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược nếu hệ thống đã có phân quyền rõ ràng. RACI tạo điều kiện để tổ chức tự vận hành, nhờ đó giảm phụ thuộc vào các cá nhân cấp cao và tăng tính linh hoạt trong vận hành.

5. Cách triển khai Ma trận RACI trong thực tế

Để RACI thực sự mang lại hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp, nhà quản lý cần xây dựng và triển khai theo các bước rõ ràng, có hệ thống. Dưới đây là 5 bước then chốt giúp doanh nghiệp áp dụng thành công Ma trận RACI vào thực tiễn.

5.1. Bước 1: Xác định tất cả nhiệm vụ hoặc hoạt động cần thực hiện

Trước khi phân vai, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ tất cả các đầu việc cần thực hiện trong một dự án, một quy trình hoặc một phòng ban.

Cách thực hiện:

• Lập danh sách toàn bộ nhiệm vụ theo từng giai đoạn, từ lớn đến nhỏ.
• Phân tách công việc một cách chi tiết đến cấp độ có thể “giao – giám sát – đánh giá”.
• Ưu tiên dùng sơ đồ Gantt hoặc bảng Kanban để hình dung mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.

Ví dụ thực tiễn: Trong một chiến dịch marketing ra mắt sản phẩm mới, các nhiệm vụ có thể gồm:

• Nghiên cứu thị trường mục tiêu
• Xây dựng định vị sản phẩm
• Viết nội dung quảng cáo
• Thiết kế ấn phẩm (banner, brochure)
• Thiết lập quảng cáo trên Facebook/Google
• Thu thập và xử lý phản hồi khách hàng

5.2. Bước 2: Xác định vai trò của từng nhân sự, phòng ban

Sau khi có danh sách công việc, bước tiếp theo là xác định ai sẽ làm gì, ai sẽ phê duyệt, ai góp ý và ai cần được thông báo.

Cách xác định người thực hiện (Responsible):

• Là người trực tiếp làm hoặc chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ.
• Có thể có nhiều người cùng R nếu công việc lớn và cần phối hợp (ví dụ: cùng viết bài, cùng chăm sóc khách hàng).
• Người R không nhất thiết phải là người ra quyết định.

Cách xác định người chịu trách nhiệm giải trình (Accountable):

• Chỉ định một người duy nhất có quyền phê duyệt cuối cùng và chịu trách nhiệm tổng thể cho đầu việc đó.
• Người này thường là quản lý cấp trung hoặc trưởng nhóm, người có khả năng điều phối và đánh giá kết quả.
• Tuyệt đối tránh trường hợp “2 người A” – gây mâu thuẫn và chậm ra quyết định.

Lưu ý: Trong thực tế, nhiều tổ chức nhầm lẫn giữa R và A, khiến cả người làm và người phê duyệt đều… không dám chắc ai là người “chịu trận” nếu xảy ra sự cố. Bước này giúp giải quyết dứt điểm tình trạng đó.

5.3. Bước 3: Lập Ma trận RACI cụ thể

Sau khi có đủ danh sách đầu việc và xác định được vai trò, bạn cần lập bảng RACI theo cấu trúc rõ ràng để hiển thị toàn bộ trách nhiệm của từng người đối với từng nhiệm vụ.

Hướng dẫn cách điền thông tin:

• Hàng ngang: danh sách các nhiệm vụ
• Cột dọc: tên các cá nhân, phòng ban hoặc vị trí liên quan
• Mỗi ô: điền một trong các ký hiệu R – A – C – I tương ứng với vai trò

Ví dụ bảng mẫu:

Mẹo thực thi: Dùng Google Sheets hoặc công cụ như Lucidchart, Miro, Notion để lập bảng RACI trực quan. Có thể tô màu R – A – C – I khác nhau để dễ nhìn và phân tích vai trò.

5.4. Bước 4: Truyền thông nội bộ rõ ràng về Ma trận RACI

Một bảng RACI tốt sẽ vô nghĩa nếu không ai hiểu vai trò của mình. Do đó, bước truyền thông nội bộ là chìa khóa để giúp mọi người không chỉ biết – mà còn cam kết và hành động đúng vai trò.

Cách triển khai:

• Tổ chức buổi họp giới thiệu RACI – trình bày rõ cơ sở lập bảng và ý nghĩa từng vai trò.
• Gửi tài liệu hướng dẫn ngắn gọn về cách đọc bảng RACI cho toàn bộ đội nhóm.
• Đảm bảo mỗi cá nhân hiểu chính xác mình là R, A, C hay I trong từng nhiệm vụ.

Lưu ý quan trọng: Nên tạo không gian mở để nhân sự phản hồi, hỏi lại vai trò nếu còn chưa rõ. Tránh việc “áp vai từ trên xuống” mà không thảo luận – điều này dễ gây tâm lý phản ứng thụ động.

5.5. Bước 5: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh

Việc xây dựng RACI không phải là công việc làm một lần rồi để đó. Tổ chức cần theo dõi định kỳ để đảm bảo bảng phân vai vẫn còn phù hợp và phát huy tác dụng.

Cách thực hiện hiệu quả:

• Tạo checklist theo bảng RACI: dùng để theo dõi tiến độ và đối chiếu giữa vai trò được phân và hành động thực tế.
• Tổ chức review hàng tháng/quý: các trưởng bộ phận cùng rà soát xem vai trò đã hợp lý chưa, có thay đổi nhân sự hoặc điều kiện thực tế không.
• Kết hợp với KPIs hoặc đánh giá hiệu suất: Ví dụ, người A cần được đánh giá về năng lực phê duyệt đúng hạn và hiệu quả ra quyết định.
• Ứng dụng công nghệ: Các phần mềm như ClickUp, Asana, Trello có thể giúp gán vai trò RACI trực tiếp vào từng task để tracking tự động.

Gợi ý cải tiến: Sau một vài chu kỳ, bạn có thể kết hợp bảng RACI với chỉ số hiệu quả công việc (KPIs) để đánh giá hiệu suất theo từng vai trò R – A.

Để Ma trận RACI vận hành hiệu quả, mỗi vị trí cần được trao đúng vai và đủ năng lực thực thi. Trong video dưới đây, chuyên gia Tony Dzung chia sẻ cách CEO xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ bài bản, giúp đội ngũ phát triển đúng năng lực, hỗ trợ tối ưu cho việc phân quyền – phân nhiệm theo RACI trong toàn doanh nghiệp.

5. Những sai lầm thường gặp khi áp dụng RACI

Dù Ma trận RACI là một công cụ đơn giản và rất hiệu quả, nhưng thực tế triển khai trong doanh nghiệp lại không ít lần rơi vào tình trạng “đúng lý thuyết – sai thực hành”. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng RACI:

• Gán quá nhiều người chịu trách nhiệm (Responsible)

Việc có quá nhiều người cùng “chịu trách nhiệm” khiến không ai thực sự chủ động. Điều này làm mờ ranh giới trách nhiệm và dễ dẫn đến tình trạng đùn đẩy công việc. Mỗi đầu việc chỉ nên có một đến hai người “thực hiện chính” là đủ, rõ vai – rõ việc.

• Có nhiều hơn một người Accountable cho cùng một nhiệm vụ

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của RACI là: chỉ có một người duy nhất Accountable cho mỗi nhiệm vụ. Nếu có nhiều người cùng “chịu trách nhiệm cuối cùng”, quá trình ra quyết định sẽ trở nên rối rắm và không ai thật sự chịu trách nhiệm toàn diện.

• Bỏ quên nhóm Consulted và Informed

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào R và A, mà bỏ sót hai nhóm còn lại. Tuy nhiên, Consulted là nhóm cần thiết để đảm bảo tính chuyên môn và sự đồng thuận, trong khi Informed giúp mọi người liên quan được cập nhật kịp thời. Việc bỏ qua hai nhóm này dễ khiến thông tin bị đứt đoạn hoặc thiếu minh bạch.

• Thiếu sự cập nhật khi có thay đổi về nhân sự hoặc nhiệm vụ

RACI không phải là tài liệu cố định một lần là xong. Khi có sự thay đổi về nhân sự, vai trò hoặc phạm vi công việc, Ma trận RACI cần được cập nhật tương ứng. Nếu không, bảng RACI sẽ trở nên lỗi thời và mất hiệu lực.

• Không truyền thông hoặc hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng

Nhiều đơn vị xây bảng RACI nhưng không phổ biến cho nhân viên, hoặc phổ biến mà không hướng dẫn cụ thể cách đọc, hiểu và áp dụng. Điều này khiến RACI chỉ tồn tại “trên giấy”, không giúp ích gì cho vận hành thực tế.

• Dùng RACI cho mọi loại công việc, kể cả việc đơn giản

RACI phù hợp với các dự án, quy trình hoặc đầu việc có nhiều người liên quan, nhiều tầng ra quyết định. Nếu áp dụng cho những công việc nhỏ, ít bên tham gia, sẽ gây rườm rà và lãng phí thời gian.

7. Ví dụ minh họa về ma trận RACI

Giả sử công ty bạn chuẩn bị tổ chức một hội thảo để giới thiệu sản phẩm mới tới nhóm khách hàng B2B. Các phòng ban liên quan bao gồm: Marketing, Kinh doanh, Hành chính – Nhân sự, Ban Giám đốc.

Phân tích vai trò trong bảng RACI:

• Marketing: Là bộ phận chịu trách nhiệm chính (R) trong việc xây dựng nội dung, gửi thư mời, điều phối chương trình và đánh giá sự kiện. Họ cũng cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo thông tin và hậu cần đầy đủ.
• Phòng Kinh doanh: Đóng vai trò Responsible trong việc lên danh sách khách mời, đồng thời Consulted ở nhiều khâu để đảm bảo hoạt động gắn liền với mục tiêu bán hàng.
• Hành chính – Nhân sự (HCNS): Phụ trách hậu cần (địa điểm, thiết bị, nhân sự phục vụ…) nên được gán vai Responsible ở khâu chuẩn bị. Ngoài ra, HCNS hỗ trợ phối hợp trong tổ chức chương trình và tham gia góp ý ở khâu ngân sách.
• Ban Giám đốc: Là người Accountable trong các quyết định mang tính chiến lược như chủ đề, ngân sách và đánh giá hiệu quả sau sự kiện. Họ cần được Informed ở những bước triển khai cụ thể.

8. Gợi ý một số mẫu Ma trận RACI miễn phí

Việc sử dụng mẫu Ma trận RACI có sẵn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian thiết kế ban đầu, mà còn đảm bảo tính trực quan, hệ thống trong việc phân vai và quản trị dự án. Dưới đây là các mẫu RACI miễn phí từ những nền tảng uy tín, đã được kiểm chứng về hiệu quả ứng dụng trong thực tiễn.

1 - Mẫu Ma trận RACI từ Smartsheet

Lý do nên chọn:

• Thiết kế bảng màu sắc rõ ràng, dễ đọc, phù hợp với cả người mới lẫn nhà quản lý có kinh nghiệm.
• Phân chia theo các giai đoạn của dự án, giúp người dùng hình dung tiến trình tổng thể.
• Tích hợp cột trạng thái đơn giản, giúp theo dõi tiến độ nhanh chóng.
• Mỗi nhiệm vụ đều được gắn vai trò cụ thể (R/A/C/I) theo từng sản phẩm bàn giao, phản ánh đúng tính linh hoạt trong triển khai thực tế (không ai giữ nguyên vai trò từ đầu đến cuối).

Phù hợp với: Các đội nhóm làm việc liên phòng ban, các dự án nhiều giai đoạn hoặc có nhiều bên liên quan.

Tải mẫu tại đây

2 - Mẫu RACI từ Wrike – Tập trung vào rõ vai trò và trách nhiệm

Điểm nổi bật:

• Giao diện thân thiện, tối giản, tập trung vào hai yếu tố cốt lõi: vai trò và trách nhiệm.
• Phù hợp với mô hình Scrum hoặc các dự án cần tốc độ cao và tính linh hoạt trong điều phối nhân sự.

Phù hợp với: Nhóm làm việc theo mô hình agile, quản lý dự án nhanh (PMI-ACP, Lean...).

Tải mẫu tại đây

3 - Mẫu Ma trận RACI theo nhiệm vụ và đối tượng liên quan từ AIHR

Mẫu RACI của Academy to Innovate HR (AIHR) là lựa chọn xuất sắc dành cho các nhà quản lý dự án mong muốn tổ chức vai trò và trách nhiệm theo biểu đồ khoa học, rõ ràng, vượt ra khỏi khuôn khổ bảng tính thông thường.

Tải mẫu tại đây

4 - Mẫu Ma trận RACI chi tiết từ Vertex42

Đây là mẫu khởi đầu rất tốt dành cho những ai lần đầu áp dụng Ma trận RACI vào chiến lược quản lý dự án. Điểm đặc biệt của mẫu này là đã tích hợp sẵn định nghĩa các vai trò RACI rõ ràng và chi tiết.

Tải mẫu tại đây

Ma trận RACI không chỉ là một bảng phân công nhiệm vụ, mà là bản đồ trách nhiệm giúp tổ chức vận hành mạch lạc, hiệu quả và có kỷ luật. Khi được áp dụng đúng cách, RACI giúp xóa bỏ mơ hồ trong vai trò, tăng tốc độ ra quyết định và nâng cao tinh thần chủ động trong đội ngũ. Dù doanh nghiệp của bạn đang ở quy mô nhỏ hay đang mở rộng nhanh chóng, hãy bắt đầu với RACI như một bước chuyển đổi văn hóa làm việc – rõ ràng, minh bạch và hiệu quả.