Mục lục [Ẩn]
- 1. Quản trị hiệu suất là gì?
- 2. Hướng dẫn 5 bước quản lý hiệu suất đúng chuẩn
- 2.1. Đặt ra mục tiêu quản trị hiệu suất
- 2.2. Xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất
- 2.3. Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất
- 2.4. Theo dõi tiến độ và quản trị hiệu suất liên tục
- 2.5. Đánh giá kết quả và công nhận, khen thưởng
- 3. Ví dụ về phương pháp quản trị hiệu suất của một số tập đoàn lớn
- 3.1. Phương pháp quản trị hiệu suất của Vinamilk
- 3.2. Phương pháp quản trị hiệu suất của Vingroup
- 4. Một số bí quyết giúp quản trị hiệu suất thành công
- 4.1. Chỉ đánh giá định kỳ thôi là chưa đủ
- 4.2. Kết hợp mục tiêu với kế hoạch quản trị hiệu suất
- 4.3. Đảm bảo giao tiếp cởi mở và minh bạch
- 4.4. Theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc
- 4.5. Liên tục đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên
- 4.6. Phát triển văn hóa tập trung vào hiệu suất làm việc
- 5. Tại sao doanh nghiệp cần quản trị hiệu suất của nhân viên?
Quản trị hiệu suất là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất lao động, đạt được các mục tiêu đề ra và phát triển bền vững trong thời đại 4.0. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu quản trị hiệu suất là gì và các bước quản trị hiệu suất thành công.
1. Quản trị hiệu suất là gì?
Quản trị hiệu suất (Performance Management) là một quá trình theo dõi và đánh giá liên tục nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các mục tiêu đã đặt ra. Quản trị hiệu suất không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất cá nhân mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững và thành công chung của tổ chức.
Để quản lý hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý phù hợp với văn hóa và mục tiêu của mình. Quy trình này phải được thực hiện liên tục, triển khai đồng nhất và có sự tham gia của toàn bộ nhân viên.
2. Hướng dẫn 5 bước quản lý hiệu suất đúng chuẩn
Để quản trị hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý phù hợp với văn hóa và mục tiêu của mình. Quy trình này phải được thực hiện liên tục, triển khai đồng nhất và có sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Dưới đây là 5 bước quản trị hiệu suất đúng chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
2.1. Đặt ra mục tiêu quản trị hiệu suất
Thiết lập mục tiêu là bước khởi đầu trong quá trình quản trị hiệu suất. Mục tiêu nên được xác định cùng với các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết và cam kết chung. Việc đặt ra mục tiêu hiệu suất đối với từng nhân viên không chỉ thúc đẩy sự phát triển của cá nhân mà còn đóng góp vào sự cải tiến của tổ chức.
Theo đó, mục tiêu cần được xác định theo các tiêu chí của mô hình SMART, đó là Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Phù hợp) và Time - bound (Có thời hạn).
Ví dụ, mục tiêu quản trị hiệu suất có thể là: tối ưu hóa năng suất lao động của nhân viên, giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Dưới đây là một số lưu ý khi đặt mục tiêu quản trị hiệu suất:
- Nhân viên nên đặt ra các mục tiêu tập trung, phù hợp với kế hoạch hành động thay vì các mục tiêu quá lớn và mơ hồ. Hãy chia nhỏ các mục tiêu lớn thành những bước hành động cụ thể
- Nhà quản lý nên hỗ trợ nhân viên trong việc đặt ra mục tiêu. Hai bên cần chủ động trao đổi với nhau để thống nhất mục tiêu
- Nhà quản lý nên giúp nhân viên liên kết mục tiêu cá nhân của họ với mục tiêu của tổ chức. Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy gắn bó hơn nếu nỗ lực của họ đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức
- Khi hoàn cảnh thay đổi, mục tiêu cũng cần được điều chỉnh theo. Quản lý và nhân viên cần đánh giá xem các mục tiêu có còn khả thi, thực tế và phù hợp với hoàn cảnh mới hay không
2.2. Xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất
Trên cơ sở mục tiêu đã đề ra, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất. Một kế hoạch quản trị hiệu suất bài bản cần thể hiện rõ mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện chi tiết.
Doanh nghiệp có thể trả lời những câu hỏi sau đây để xây dựng kế hoạch quản lý hiệu suất chính xác hơn:
- Những mục tiêu chính của quy trình quản trị hiệu suất này là gì?
- Kế hoạch quản trị hiệu suất sẽ được thực hiện trong ngắn hạn hay dài hạn?
- Làm thế nào để kết hợp giữa việc thực hiện kế hoạch quản lý hiệu suất với các công việc hàng ngày?
- Làm thế nào để thúc đẩy sự đóng góp của mỗi bộ phận vào thành công chung của công ty thông qua kế hoạch quản trị hiệu suất?
- Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống khen thưởng hợp lý dựa trên kết quả hiệu suất?
Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất:
- Sự hợp tác chặt chẽ giữa quản lý và nhân viên: Quản lý cần thường xuyên trao đổi và thảo luận với nhân viên về mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện trong quá trình quản lý hiệu suất. Điều này giúp đảm bảo kế hoạch được xây dựng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của cả hai bên
- Tính linh hoạt: Kế hoạch quản lý hiệu suất cần có khả năng điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với tình hình thực tế
2.3. Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất
Trong bước này, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống đánh giá rõ ràng và công bằng, bao gồm việc xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng và các tiêu chí đánh giá khách quan. Hệ thống đánh giá nên được thiết lập dựa trên sự đồng thuận từ nhà quản lý và nhân viên, đồng thời phải liên kết chặt chẽ với các mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
Để xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất chi tiết, doanh nghiệp có thể dựa trên các tiêu chí như:
- Năng suất làm việc của nhân viên
- Hiệu quả công việc của nhân viên
- Mức độ đóng góp của nhân viên với tổ chức
- Khả năng hợp tác, làm việc nhóm của nhân viên
- Khả năng tự nghiên cứu, sáng tạo
- Mức độ chuyên sâu của nhân viên trong lĩnh vực của họ
- Thái độ làm việc của nhân viên
Có nhiều cách để đánh giá hiệu suất và phương pháp thang điểm là một trong những phương pháp phổ biến nhất. Theo phương pháp này, sẽ có một hệ thống các tiêu chí và mức độ đánh giá khác nhau để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Cần chú ý rằng, hệ thống đánh giá hiệu suất cần được tối ưu hoá liên tục.
>>> XEM THÊM: HIỆU SUẤT LÀM VIỆC LÀ GÌ? CÔNG THỨC TÍNH VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP
2.4. Theo dõi tiến độ và quản trị hiệu suất liên tục
Quản trị hiệu suất là một quá trình đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ và phản hồi thường xuyên. Doanh nghiệp cần thiết lập các cơ chế để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và đánh giá hiệu suất.
Trong quá trình quản trị hiệu suất, việc cung cấp phản hồi liên tục là rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó kịp thời cải thiện hiệu quả làm việc của mình.
Dưới đây là một số lưu ý khi đưa ra phản hồi cho nhân viên:
- Nhà quản lý nên tập trung vào các điểm mạnh của nhân viên thay vì chỉ nhấn mạnh điểm yếu. Tập trung vào những điểm mạnh sẽ làm giảm căng thẳng và cải thiện sức khỏe tinh thần, từ đó khiến họ làm việc hiệu quả hơn
- Nhà quản lý nên đưa phản hồi ngay lập tức vì 61% nhân viên muốn nhận phản hồi ngay khi các dự án đã hoàn tất
- Nhà quản lý nên cung cấp phản hồi trực tiếp để giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm, đồng thời tạo thuận lợi để nhân viên đặt câu hỏi hoặc yêu cầu sự hướng dẫn ngay lập tức
- Khuyến khích đối thoại hai chiều để nhà quản lý có thể đặt câu hỏi và lắng nghe ý kiến của nhân viên
- Xây dựng sự tin tưởng với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi thảo luận về hiệu suất làm việc của họ
- Những phản hồi cần được cụ thể hoá. Nhà quản lý cần tìm hiểu kỹ lưỡng về công việc của nhân viên để cung cấp sự trợ giúp cụ thể, có tính thực tiễn cao
2.5. Đánh giá kết quả và công nhận, khen thưởng
Để có các đánh giá quản lý hiệu suất hiệu quả, hãy tiến hành chúng thường xuyên hơn thay vì chỉ chờ đến các kỳ đánh giá chính thức. Nhà quản lý nên thực hiện đánh giá hiệu suất sáu tháng một lần hoặc hàng tháng, hàng tuần.
Những buổi đánh giá này không chỉ với mục đích xem xét kết quả cuối cùng mà còn đánh giá toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý cần thể hiện sự công nhận đối với những nỗ lực và đóng góp tích cực của nhân viên, đồng thời khuyến khích nhân viên tiếp tục cố gắng để đạt được các mục tiêu cao hơn.
Ở bước này, nhà quản lý cần đảm bảo tách biệt cuộc thảo luận về hiệu suất ra khỏi cuộc thảo luận về lương, thưởng. Bởi lẽ, khi đánh giá hiệu suất gắn liền với lương thưởng, nó có thể tạo ra văn hóa đổ lỗi, từ đó làm tăng cường sự phân cấp và suy yếu tinh thần tập thể. Thay vì vậy, hãy xây dựng một chương trình khen thưởng công bằng và được cân nhắc kỹ lưỡng để tạo động lực cho nhân viên.
Quản trị hiệu suất là năng lực lãnh đạo quan trọng giúp các chủ doanh nghiệp nắm rõ và tối ưu được hoạt động kinh doanh. Thấu hiểu những khó khăn trong quá trình xây dựng năng lực lãnh đạo, Trường Doanh Nhân HBR tổ chức khóa học XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM giúp các chủ doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản trị.
3. Ví dụ về phương pháp quản trị hiệu suất của một số tập đoàn lớn
Để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất lao động của tổ chức, các tập đoàn lớn đã triển khai hiệu quả quy trình quản trị hiệu suất. Dưới đây là phương pháp quản trị hiệu suất của hai tập đoàn lớn là Vinamilk và Vingroup mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
3.1. Phương pháp quản trị hiệu suất của Vinamilk
Vinamilk là tập đoàn sữa hàng đầu tại Việt Nam. Thương hiệu này đã phát triển một hệ thống quản trị hiệu suất nhân viên hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Cụ thể, Vinamilk xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất dựa trên các nguyên tắc sau:
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên kết quả công việc, đảm bảo rằng nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và có thể đo lường được
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng, minh bạch để nhân viên nắm rõ những kỳ vọng mà doanh nghiệp đặt ra cho họ
- Thực hiện đánh giá hiệu suất một cách công bằng và minh bạch. Kết quả đánh giá hiệu suất là căn cứ để đưa ra các quyết định liên quan đến lương thưởng, thăng tiến, đào tạo, và các vấn đề khác
>>> XEM THÊM: CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CỦA VINAMILK - BÀI HỌC LỚN CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT
3.2. Phương pháp quản trị hiệu suất của Vingroup
Vingroup là một tập đoàn đa ngành hàng đầu tại Việt Nam. Để xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và hỗ trợ nhân viên phát triển toàn diện, Vingroup đã áp dụng các nguyên tắc sau:
- Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển nhằm đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu
- Cung cấp phản hồi thường xuyên về hiệu suất để nhân viên hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc của mình và thực hiện các điều chỉnh phù hợp
- Công nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên để khuyến khích họ tiếp tục phát triển và đóng góp cho doanh nghiệp
>>> XEM THÊM: ĐẶC TRƯNG ĐỘC ĐÁO TRONG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP VINGROUP
4. Một số bí quyết giúp quản trị hiệu suất thành công
Dưới đây là 6 bí quyết giúp nâng cao hiệu quả quản trị hiệu suất mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
4.1. Chỉ đánh giá định kỳ thôi là chưa đủ
Đánh giá hiệu suất định kỳ là một nhiệm vụ quan trọng nhưng không phải là phương pháp duy nhất để quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên. Thay vì vậy, doanh nghiệp cần phát triển một hệ thống quản trị hiệu suất toàn diện, bao gồm các công cụ như theo dõi tiến độ công việc, cung cấp phản hồi thường xuyên, đào tạo và phát triển nhân viên,...
>>> XEM THÊM: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ ĐỂ NHÂN SỰ NÂNG CAO HIỆU SUẤT LÀM VIỆC
4.2. Kết hợp mục tiêu với kế hoạch quản trị hiệu suất
Mục tiêu là yếu tố nền tảng của quá trình quản trị hiệu suất. Theo đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình và sau đó kết hợp những mục tiêu này với các kế hoạch quản trị hiệu suất đã đề ra. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm và sẽ làm để đạt được mục tiêu.
4.3. Đảm bảo giao tiếp cởi mở và minh bạch
Giao tiếp cởi mở và minh bạch giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng vào khả năng đánh giá của nhà quản lý, đồng thời sẵn sàng thay đổi để cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân. Đồng thời, giao tiếp minh bạch cũng giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cần thiết để họ thực hiện công việc hiệu quả.
>>> XEM THÊM: 10 CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG CÔNG VIỆC
4.4. Theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc
Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên thường xuyên để phát hiện các vấn đề và đưa ra biện pháp hỗ trợ kịp thời. Quá trình theo dõi này cần được thực hiện chặt chẽ và minh bạch để nhân viên hiểu rõ những gì doanh nghiệp mong đợi ở họ.
4.5. Liên tục đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên
Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu suất và thực hiện các chương trình đào tạo để đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu. Qua quá trình đánh giá và đào tạo, nhân viên sẽ nâng cao năng lực thực thi và cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân, từ đó thúc đẩy năng suất làm việc chung của tổ chức.
>>> XEM THÊM: THỰC HIỆN CHUẨN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ ĐỂ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI
4.6. Phát triển văn hóa tập trung vào hiệu suất làm việc
Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, cần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp đề cao hiệu suất làm việc, từ đó khuyến khích nhân viên không ngừng cố gắng để phát huy tối đa tiềm năng phát triển của mình.
>>> XEM THÊM: 6 BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐỂ TẠO LỢI THẾ CẠNH TRANH
5. Tại sao doanh nghiệp cần quản trị hiệu suất của nhân viên?
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp cần phải tận dụng tối đa nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu kinh doanh và duy trì lợi thế cạnh tranh. Theo đó, quản trị hiệu suất là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên và đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Đối với nhân viên
- Cải thiện hiệu suất làm việc: Thông qua quá trình quản trị hiệu suất, nhân viên nhận được phản hồi thường xuyên của nhà quản lý, từ đó nhận thức rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để điều chỉnh kịp thời nhằm cải thiện hiệu suất làm việc
- Có cơ hội đào tạo và phát triển: Quản trị hiệu suất giúp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên, từ đó cung cấp cho họ các cơ hội học tập phù hợp
- Định hướng rõ ràng: Quản trị hiệu suất giúp định hướng con đường phát triển cho nhân viên bằng cách thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch hành động cụ thể hiểu
Đối với doanh nghiệp
- Tăng cường hiệu quả công việc: Quản trị hiệu suất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả công việc
- Đạt được mục tiêu kinh doanh: Bằng cách theo dõi và quản trị hiệu suất, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược được thực hiện hiệu quả
- Tăng cường sự gắn kết: Một hệ thống quản trị hiệu suất tốt giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi nhân viên được đánh giá công bằng, cảm thấy có động lực làm việc và gắn bó với tổ chức hơn
- Đưa ra các quyết định hợp lý: Kết quả đánh giá hiệu suất cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về lương thưởng, thăng tiến và các vấn đề nhân sự khác
- Giảm thiểu rủi ro: Nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến hiệu suất làm việc giúp ngăn ngừa các rủi ro, hạn chế tổn thất và giảm thiểu các chi phí liên quan
Như vậy, bài viết đã chỉ ra khái niệm quản trị hiệu suất là gì và tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển của cá nhân và doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, gợi ý 5 bước quản trị hiệu suất hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Đồng thời, bật mí các phương pháp giúp nâng cao hiệu quả quản trị hiệu suất. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, thông qua bài viết, doanh nghiệp sẽ biết cách quản trị hiệu suất đúng chuẩn nhằm thúc đẩy sự phát triển của cá nhân và của toàn doanh nghiệp.
Thời gian:
14-15/09/2024 
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
