PO LÀ GÌ? CÁC LOẠI PURCHASE ORDER PHỔ BIẾN VÀ CÁCH ỨNG DỤNG HIỆU QUẢ

Trong hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ, PO (Purchase Order) hay Đơn đặt hàng, là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, minh bạch tài chính và tối ưu quy trình mua hàng. Việc hiểu đúng và áp dụng hiệu quả PO giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, quản lý công nợ và nâng cao hiệu suất vận hành. Cùng HBR tìm hiểu PO là gì, vai trò trong doanh nghiệp, cùng các loại PO phổ biến, quy trình tạo, quản lý và những sai lầm cần tránh khi sử dụng.

Nội dung chính của bài viết:

• Tầm quan trọng của PO: Phân tích vai trò của PO trong quản lý chi phí, minh bạch tài chính và hỗ trợ kiểm toán.

• So sánh PO và Invoice: Làm rõ sự khác biệt về thời điểm phát hành, nội dung và chức năng giữa hai chứng từ.

• Các loại PO phổ biến: Giới thiệu 5 loại PO: Blanket, Standard, Contract, Service và Planned, kèm ví dụ cụ thể.

• Cấu trúc PO tiêu chuẩn: Trình bày các thành phần cơ bản của một PO: số PO, thông tin người mua – bán, hàng hóa, điều khoản thanh toán và chữ ký xác nhận.
• Quy trình Purchase Order: Tóm tắt 7 bước từ xác định nhu cầu, lập, phê duyệt, giao hàng đến thanh toán.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order)  hay còn gọi là Đơn đặt hàng, là chứng từ do bên mua phát hành gửi đến bên bán nhằm xác nhận nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong PO thể hiện đầy đủ các thông tin như tên sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản liên quan khác. Về bản chất, PO đóng vai trò như căn cứ pháp lý quan trọng, giúp hai bên xác nhận giao dịch và làm cơ sở đối chiếu, kiểm soát trong toàn bộ quy trình mua bán.

Nói một cách đơn giản, PO giống như phiếu đặt hàng chính thức mà người mua gửi cho người bán để thể hiện rõ: “Tôi muốn mua sản phẩm gì, với số lượng, giá cả và thời gian giao hàng ra sao.” Khi bên bán chấp thuận PO, tài liệu này trở thành cơ sở để hai bên tiến hành giao – nhận hàng và thanh toán theo đúng thỏa thuận.

Ví dụ minh họa:

Công ty A chuyên sản xuất đồ gỗ nội thất, cần mua nguyên liệu gỗ thông nhập khẩu từ nhà cung cấp B.
Công ty Minh Phát lập A với các thông tin sau:

• Sản phẩm: Gỗ thông xẻ sấy loại 1
• Số lượng: 10 m³
• Đơn giá: 9.500.000đ/m³
• Tổng giá trị: 95.000.000đ
• Thời gian giao hàng: Trước ngày 15/11/2025
• Điều khoản thanh toán: 30% khi ký PO, 70% sau khi nhận đủ hàng và kiểm định chất lượng.

Sau khi bên B xác nhận đồng ý với nội dung trên, hai bên tiến hành giao dịch theo đúng PO đã thống nhất, đây chính là căn cứ để đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát công nợ và hạn chế tranh chấp phát sinh.

TẢI NGAY: MẪU ĐƠN ĐẶT HÀNG (PO) BẰNG EXCEL

2. Tầm quan trọng của Purchase Order đối với doanh nghiệp

PO (Purchase Order) - hay Đơn đặt hàng, là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Trong PO thể hiện rõ các thông tin như: sản phẩm cần mua, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều khoản và phương thức thanh toán. Nhờ đó, PO giúp đảm bảo tính pháp lý và tính chính xác của nhu cầu mua hàng, đồng thời là căn cứ để theo dõi, đánh giá và đối chiếu trong quá trình giao dịch giữa hai bên.

Bên cạnh chức năng xác nhận giao dịch, PO còn mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính minh bạch: PO thể hiện rõ nhu cầu khách hàng và yêu cầu đối với nhà cung cấp, giúp tránh hiểu nhầm hoặc tranh chấp khi giao hàng.
• Kiểm soát chi phí: PO cung cấp dữ liệu chính thức cho bộ phận mua hàng, tài chính và kế toán, giúp doanh nghiệp dự trù và quản lý ngân sách hiệu quả hơn.
• Có giá trị pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng riêng, PO có thể được xem là tài liệu ràng buộc khi được nhà cung cấp chấp thuận.
• Hỗ trợ kiểm toán: PO giúp việc kiểm tra, đối chiếu và xác minh giao dịch trong quá trình kiểm toán trở nên minh bạch và dễ dàng hơn.

3. So sánh sự khác biệt giữa Purchase Order và Invoice

Trong quá trình mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nhiều người thường nhầm lẫn giữa PO (Purchase Order) và Invoice (Hóa đơn) vì cả hai đều xuất hiện trong cùng một giao dịch. Tuy nhiên, đây là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau, một loại được phát hành trước khi giao hàng, và loại còn lại được tạo ra sau khi giao dịch hoàn tất. Hiểu rõ sự khác biệt giữa PO và Invoice giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình mua hàng, thanh toán và hạch toán tài chính một cách chính xác và minh bạch.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn phân biệt rõ giữa Đơn đặt hàng (PO) và Hóa đơn (Invoice):

Purchase Order (PO) là khởi đầu của giao dịch, thể hiện nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp, trong khi Invoice (Hóa đơn) là kết thúc của quá trình đó, xác nhận việc giao hàng và yêu cầu thanh toán. Việc sử dụng song song và quản lý chặt chẽ hai chứng từ này giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tối ưu quy trình kế toán và hạn chế rủi ro trong kiểm soát công nợ.

4. Các loại Purchase Order phổ biến nhất

Tùy theo quy mô hoạt động và đặc thù giao dịch của từng doanh nghiệp, các loại Purchase Order (PO) được thiết kế với hình thức và mục đích sử dụng khác nhau. Dưới đây là một số loại PO phổ biến thường được áp dụng trong hoạt động mua hàng và quản trị chuỗi cung ứng:

• Blanket Purchase Order (BPO)
• Standard Purchase Order

• Contract Purchase Order

• Service Purchase Order 
• Planned Purchase Order

1 - Blanket Purchase Order (BPO)

Blanket Purchase Order (BPO) là loại đơn đặt hàng được sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng lặp lại nhiều lần từ cùng một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định (thường từ 3 đến 6 tháng).
Thay vì phải lập từng đơn hàng riêng lẻ cho mỗi lần mua, doanh nghiệp chỉ cần tạo một đơn đặt hàng tổng thể (BPO), trong đó nêu rõ: tổng số lượng dự kiến, mức giá thỏa thuận, điều kiện thanh toán, thời gian và phương thức giao hàng.

Ví dụ: Một công ty sản xuất bao bì cần nhập mực in liên tục trong 6 tháng. Thay vì lập hàng chục đơn PO riêng cho từng lần nhập, công ty sẽ phát hành một Blanket PO với nhà cung cấp, quy định rõ: tổng số lượng 500 lít mực in, khung giá từ 180.000–200.000đ/lít, và lịch giao hàng linh hoạt theo nhu cầu từng tháng.

2 - Standard Purchase Order 

Đây là loại đơn đặt hàng phổ biến nhất, được sử dụng cho các giao dịch mua hàng một lần, không lặp lại.
Mỗi Standard PO chứa đầy đủ thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều kiện thanh toán và các điều khoản liên quan đến giao dịch cụ thể. Mỗi khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua hàng mới, một PO mới sẽ được lập và phê duyệt riêng biệt.

3 - Contract Purchase Order

Contract Purchase Order được sử dụng trong các thỏa thuận mua hàng dài hạn giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trong loại PO này, hai bên thống nhất trước các điều khoản khung như: thời gian giao hàng, đơn giá, tiêu chuẩn chất lượng, phương thức thanh toán và các cam kết ràng buộc khác.

Contract PO có thể xem như một hợp đồng tổng thể, trong đó các đơn hàng cụ thể sau này sẽ được phát hành dựa trên khung thỏa thuận này.

Ví dụ: Một hệ thống nhà hàng ký hợp đồng cung cấp nguyên liệu với nhà cung cấp trong 12 tháng. Trong Contract PO, hai bên thống nhất giá từng loại nguyên liệu, tiêu chuẩn chất lượng và lịch giao hàng theo từng tuần. Sau đó, mỗi tuần nhà hàng sẽ phát hành các đơn đặt hàng chi tiết dựa trên khung Contract PO đã ký kết.

4 - Service Purchase Order 

Service Purchase Order được sử dụng khi doanh nghiệp mua các dịch vụ thay vì hàng hóa hay vật tư hữu hình. Loại PO này thường áp dụng cho các hoạt động thuê ngoài hoặc dịch vụ định kỳ, trong đó nêu rõ các thông tin chi tiết như:

• Loại dịch vụ được cung cấp (ví dụ: bảo trì hệ thống, vệ sinh công nghiệp, tư vấn chiến lược, thiết kế website…).
• Thời gian hoặc chu kỳ thực hiện dịch vụ.
• Giá trị hợp đồng dịch vụ, có thể tính theo giờ, theo ngày, theo gói hoặc trọn gói dự án.
• Điều kiện kèm theo, bao gồm tiêu chuẩn chất lượng, cam kết dịch vụ (SLA) và điều khoản thanh toán.

Ví dụ: Một doanh nghiệp ký Service PO với đơn vị bảo trì hệ thống CNTT. Trong PO ghi rõ: dịch vụ bảo trì định kỳ hàng tháng, thời gian thực hiện 12 tháng, chi phí 15 triệu đồng/tháng, thanh toán vào cuối mỗi tháng, kèm điều kiện đảm bảo thời gian khắc phục sự cố không quá 24 giờ.

5 - Planned Purchase Order

Planned Purchase Order (PPO) được sử dụng khi doanh nghiệp lên kế hoạch mua hàng cho tương lai, thường dựa trên kế hoạch sản xuất, dự án hoặc nhu cầu dự kiến. Loại PO này chưa xác định ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ nêu số lượng dự kiến, loại hàng hóa và khoảng thời gian ước tính cần sử dụng.
Khi đến từng giai đoạn thực tế, doanh nghiệp sẽ phát hành PO chi tiết dựa trên Planned PO đã lập sẵn.

Ví dụ: Một công ty sản xuất đồ điện tử dự kiến trong 9 tháng tới sẽ cần 50.000 con chip vi xử lý. Doanh nghiệp tạo Planned PO với nhà cung cấp, ghi rõ số lượng dự kiến và khoảng thời gian giao hàng, nhưng chưa ấn định ngày cụ thể. Khi bước vào từng giai đoạn sản xuất, công ty sẽ phát hành các đơn đặt hàng chính thức cho số chip cần thiết ở mỗi đợt nhập.

5. Cấu trúc của một Purchase Order tiêu chuẩn gồm những gì?

Để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và đầy đủ thông tin trong quá trình đặt hàng, mua hàng, mỗi Purchase Order (PO) cần được trình bày theo một cấu trúc tiêu chuẩn. Một PO được lập đúng quy cách không chỉ giúp hai bên đối chiếu dễ dàng mà còn tăng tính pháp lý và chuyên nghiệp cho toàn bộ giao dịch.

Dưới đây là những thành phần cơ bản cần có trong một Purchase Order tiêu chuẩn:

Một Purchase Order tiêu chuẩn không chỉ là chứng từ xác nhận nhu cầu mua hàng mà còn là công cụ quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng giao dịch mua – bán. Việc chuẩn hóa cấu trúc PO giúp hạn chế sai sót, đảm bảo tính minh bạch và tăng hiệu quả vận hành trong toàn bộ quy trình mua hàng.

6. Quy trình Purchase Order trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp, việc sử dụng và quản lý Purchase Order (PO) có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, quá trình mua hàng bằng PO thường diễn ra theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Doanh nghiệp hoặc bộ phận có nhu cầu (như sản xuất, vận hành, marketing...) tiến hành rà soát và xác định loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua. Nhu cầu này có thể xuất phát từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu bảo trì, bổ sung nguyên vật liệu hoặc đặt dịch vụ bên ngoài. Sau khi được phê duyệt nội bộ, thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành tạo PO.

Bước 2: Lập và gửi PO cho nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng lập Đơn đặt hàng (Purchase Order) với các thông tin chi tiết: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và địa điểm nhận hàng. PO sau khi được phê duyệt nội bộ sẽ được gửi chính thức đến nhà cung cấp (bên bán) để đề nghị thực hiện giao dịch.

Bước 3: Nhà cung cấp xác nhận PO

Nhà cung cấp tiếp nhận PO và tiến hành xem xét các điều kiện được đề nghị. Họ sẽ xác định khả năng đáp ứng về số lượng, chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng. Nếu không thể đáp ứng, nhà cung cấp sẽ từ chối hoặc đề xuất điều chỉnh PO; nếu đồng ý, họ sẽ xác nhận PO để làm căn cứ tiến hành giao dịch.

Bước 4: Chuẩn bị và lên kế hoạch giao hàng

Sau khi xác nhận PO, bên bán bắt đầu triển khai quá trình chuẩn bị hàng hóa hoặc dịch vụ theo nội dung đã cam kết. Đối với sản phẩm có sẵn, hàng sẽ được lấy từ kho; với sản phẩm cần sản xuất, nhà cung cấp sẽ lên lịch sản xuất hoặc đặt lại nguyên liệu để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng mà PO yêu cầu.

Bước 5: Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ

Khi hàng hóa đã sẵn sàng, bên bán có thể tự vận chuyển hoặc thuê đơn vị logistics giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận. Quá trình giao hàng cần đảm bảo đúng số lượng, chất lượng và thời gian được quy định trong PO. Trong trường hợp là dịch vụ, bên cung cấp sẽ triển khai thực hiện theo đúng nội dung và chu kỳ đã cam kết.

Bước 6: Phát hành hóa đơn và đối chiếu thông tin

Sau khi hoàn tất giao hàng hoặc dịch vụ, nhà cung cấp lập hóa đơn (Invoice) tương ứng với nội dung trong PO. Hóa đơn phải ghi rõ số PO để đảm bảo tính nhất quán, phục vụ cho quá trình đối chiếu và kiểm tra chứng từ giữa hai bên.

Bước 7: Kiểm tra, nghiệm thu và thanh toán

Bên mua tiến hành kiểm tra hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ đã nhận. Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán cho bên bán theo điều khoản đã ghi trong PO (ví dụ: thanh toán ngay, trả chậm, hoặc theo tiến độ). Trường hợp phát sinh sai lệch về số lượng, chất lượng hoặc thời gian, hai bên sẽ cùng trao đổi để xử lý, điều chỉnh hoặc lập biên bản bổ sung.

Quy trình PO giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động mua sắm, kiểm soát chi phí, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch với nhà cung cấp. Đây là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản trị chuỗi cung ứng và kế toán nội bộ hiện đại.

7. Những sai lầm thường gặp khi quản lý Purchase Order

Mặc dù Purchase Order (PO) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và quy trình mua hàng, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sai sót trong việc quản lý và sử dụng PO, dẫn đến rủi ro tài chính, sai lệch dữ liệu và giảm hiệu quả vận hành. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường mắc phải:

• Tạo PO không đúng quy trình, bỏ qua khâu phê duyệt
• Không đối chiếu PO với hóa đơn và phiếu nhập kho
• Lưu trữ PO thủ công, thiếu hệ thống quản lý tập trung
• Không phân quyền rõ ràng trong việc tạo và phê duyệt PO

1 - Tạo PO không đúng quy trình, bỏ qua khâu phê duyệt

Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên hoặc bộ phận mua hàng tự lập PO mà không có bước duyệt chính thức từ cấp quản lý hoặc kế toán. Điều này dễ dẫn đến việc mua hàng ngoài kế hoạch, vượt ngân sách hoặc không đúng với nhu cầu thực tế. Một quy trình PO chuẩn cần có các cấp duyệt rõ ràng để đảm bảo tính kiểm soát và minh bạch tài chính.

2 - Không đối chiếu PO với hóa đơn và phiếu nhập kho

Sai lầm này khiến doanh nghiệp khó kiểm tra tính chính xác giữa hàng hóa nhận được và đơn đặt hàng ban đầu. Nếu không đối chiếu PO với hóa đơn (Invoice) và phiếu nhập kho, doanh nghiệp có thể thanh toán nhầm, thanh toán dư hoặc bỏ sót đơn hàng chưa hoàn tất. Việc đối chiếu ba chứng từ (PO – Hóa đơn – Phiếu nhập kho) là nguyên tắc bắt buộc trong kiểm soát nội bộ.

3 - Lưu trữ PO thủ công, thiếu hệ thống quản lý tập trung

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý PO bằng file Excel hoặc bản in giấy, khiến việc tìm kiếm, theo dõi và đối chiếu trở nên khó khăn. Cách làm này dễ dẫn đến thất lạc dữ liệu, sai sót trong thống kê và tốn thời gian xử lý. Do đó, doanh nghiệp nên chuyển sang quản lý PO bằng phần mềm ERP hoặc hệ thống quản trị mua hàng điện tử (e-Procurement) để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và dễ truy xuất.

4 - Không phân quyền rõ ràng trong việc tạo và phê duyệt PO

Thiếu sự phân quyền dẫn đến tình trạng một người có thể tự lập, tự duyệt và tự gửi PO, gây rủi ro cao trong kiểm soát chi tiêu. Quy trình chuẩn cần có sự phân tách nhiệm vụ rõ ràng giữa các vai trò: người yêu cầu, người lập, người duyệt và người thực hiện thanh toán. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận mà còn tăng tính minh bạch trong toàn bộ hoạt động mua sắm.

PO (Purchase Order) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng – từ xác định nhu cầu, đặt hàng, giao nhận đến thanh toán. Việc hiểu rõ PO là gì, phân biệt với Invoice, nắm được các loại PO phổ biến, cũng như cấu trúc và quy trình lập PO chuẩn, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, minh bạch tài chính và nâng cao hiệu quả quản trị. Khi được triển khai đúng cách, PO không chỉ là chứng từ giao dịch, mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững.