8 BƯỚC TRONG CHU KỲ MUA HÀNG GIÚP KIỂM SOÁT DÒNG TIỀN TỐT HƠN

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải tối ưu chi phí và kiểm soát dòng tiền, chu kỳ mua hàng giữ vai trò then chốt trong quản trị vận hành. Một quy trình mua hàng bài bản giúp kiểm soát chi tiêu, giảm thất thoát tài chính và tăng hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Cùng HBR khám phá 8 bước trong chu kỳ mua hàng, đồng thời khám phá cách ứng dụng công nghệ và AI để tự động hóa.

Điểm qua những nội dung chính trong bài:

• Khái niệm chu kỳ mua hàng – Hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.

• 8 bước trong chu kỳ mua hàng – Từ tạo đơn đặt hàng đến phê duyệt thanh toán, giúp kiểm soát quy trình từ A–Z.

• Những thách thức phổ biến – Các vấn đề khiến quy trình mua hàng kém hiệu quả và rủi ro tài chính tăng cao.
• Giải pháp hệ thống hóa bằng công nghệ & AI – Ứng dụng các công cụ thông minh giúp tự động hóa, minh bạch và tối ưu dòng tiền.

1. Chu kỳ mua hàng là gì?

Chu trình mua hàng là tập hợp các bước được thực hiện trong quá trình xử lý đơn đặt hàng từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi hoàn tất giao dịch. Đây là một phần trọng yếu trong chu trình mua sắm doanh nghiệp, đồng thời là chỉ số hiệu suất cốt lõi (KPI) phản ánh năng suất và năng lực vận hành của bộ phận mua hàng.

Còn được gọi là chu kỳ mua sắm hoặc quy trình mua hàng – thanh toán (P2P: Procure-to-Pay), hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý trọn vẹn quá trình đặt hàng, nhận hàng và thanh toán một cách minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả cho các hàng hóa, dịch vụ cần thiết phục vụ hoạt động kinh doanh.

2. 8 bước trong chu kỳ mua hàng

Chu trình mua hàng bao gồm một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ, giúp đảm bảo quy trình đặt hàng và thanh toán được thực hiện đúng quy định, tiết kiệm chi phí và kiểm soát tốt dòng tiền.

Dưới đây là 8 bước cơ bản trong chu kỳ mua hàng doanh nghiệp:

• Tạo đơn đặt hàng
• Kiểm tra ngân sách và xác định nhà cung cấp hiện có
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
• Đàm phán hợp đồng 
• Phát hành lệnh mua hàng
• Theo dõi và giám sát giao hàng
• Nhận và kiểm tra hàng hóa
• Phê duyệt và thanh toán hóa đơn

2.1. Tạo đơn đặt hàng (Purchase Requisition & Purchase Order)

Quy trình bắt đầu khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ. Nhân viên hoặc bộ phận liên quan sẽ lập yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) và gửi cho bộ phận mua sắm để xem xét, phê duyệt.

Sau khi được phê duyệt, yêu cầu này được chuyển thành đơn đặt hàng chính thức (Purchase Order – PO).
Nếu có nhiều mặt hàng thuộc cùng nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ được tạo thành một đơn đặt hàng riêng để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.

Lưu ý:

• Trong các doanh nghiệp lớn, chỉ bộ phận mua sắm mới có quyền phát hành đơn đặt hàng.
• Đối với doanh nghiệp nhỏ, quyền tạo và ký duyệt đơn đặt hàng thường thuộc về chủ doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận tài chính.

2.2. Kiểm tra ngân sách và xác định nhà cung cấp hiện có

Sau khi đơn đặt hàng được khởi tạo, bộ phận tài chính sẽ tiến hành kiểm tra ngân sách để đảm bảo nguồn chi phù hợp với kế hoạch tài chính.

Tiếp theo, nhóm mua hàng rà soát xem doanh nghiệp đã có hợp đồng khung hoặc nhà cung cấp đủ điều kiện cho mặt hàng này chưa.

• Nếu đã có nhà cung cấp trong danh mục hợp tác, đơn đặt hàng sẽ được gửi trực tiếp đến họ để thực hiện.
• Nếu chưa có nhà cung cấp phù hợp, bộ phận mua hàng sẽ phát hành yêu cầu báo giá (RFP – Request for Proposal) tới nhiều nhà cung cấp tiềm năng khác nhau.

Mục tiêu của bước này là tìm kiếm báo giá cạnh tranh, đảm bảo chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất cho doanh nghiệp.

2.3. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Sau khi nhận được báo giá và đề xuất từ nhiều nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành so sánh, đánh giá và lựa chọn dựa trên các tiêu chí:

• Giá cả và điều khoản thanh toán
• Năng lực sản xuất hoặc cung ứng
• Kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp
• Mức độ phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của doanh nghiệp

Trong giai đoạn này, ý kiến từ các phòng ban liên quan (như sản xuất, tài chính, kỹ thuật, hoặc kiểm soát chất lượng) thường được thu thập để đảm bảo quyết định chọn nhà cung cấp là thống nhất và có lợi nhất cho toàn tổ chức.

2.4. Đàm phán hợp đồng (Negotiation)

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước tiếp theo là đàm phán hợp đồng – một giai đoạn quan trọng nhằm đảm bảo cả hai bên hiểu rõ và thống nhất về các điều khoản hợp tác.

Trong quá trình này, bộ phận mua hàng và nhà cung cấp sẽ tiến hành thảo luận, thương lượng và giải quyết các mối quan tâm chung để giao dịch được diễn ra thuận lợi, minh bạch và đôi bên cùng có lợi.

Nội dung đàm phán thường bao gồm:

• Yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
• Thời gian giao hàng và các ràng buộc về tiến độ.
• Điều khoản thanh toán, chiết khấu và trách nhiệm pháp lý.
• Cơ chế xử lý tranh chấp và bảo mật thông tin giao dịch.

Đối với các giao dịch mua sắm có giá trị lớn, doanh nghiệp nên phát hành yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation) để thu thập báo giá cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Việc này giúp bộ phận mua hàng có cơ sở so sánh và lựa chọn phương án tốt nhất về giá, chất lượng, điều khoản thanh toán và dịch vụ hậu mãi.

Sau khi tổng hợp báo giá, bộ phận mua hàng sẽ đàm phán chi tiết lần cuối để đạt được mức giá và điều kiện tối ưu nhất trước khi tiến hành đặt hàng.

2.5. Phát hành lệnh mua hàng (Purchase Order Issuance)

Khi các điều khoản đàm phán đã được thống nhất, lệnh mua hàng (Purchase Order – PO) sẽ được lập và gửi đến nhà cung cấp để xác nhận chính thức.

Sự phê duyệt bằng văn bản hoặc chữ ký số từ nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng, vì đó là căn cứ pháp lý xác nhận thỏa thuận mua bán giữa hai bên có hiệu lực.

Ngay khi được chấp thuận, đơn đặt hàng trở thành hợp đồng ràng buộc quy định rõ:

• Sản phẩm, số lượng, giá trị đơn hàng.
• Thời gian giao hàng.
• Điều khoản thanh toán và các điều kiện liên quan.

Bộ phận mua hàng sẽ gửi bản sao PO đến các bộ phận liên quan như kế toán, kho hàng hoặc quản lý thu – chi, nhằm đảm bảo quy trình phối hợp vận hành trơn tru và thống nhất trong toàn tổ chức.

2.6. Theo dõi và giám sát giao hàng (Order Tracking & Delivery)

Sau khi đơn đặt hàng được xác nhận, nhà cung cấp chịu trách nhiệm chính trong việc sản xuất và giao hàng đúng tiến độ. Tuy nhiên, bộ phận mua hàng của doanh nghiệp vẫn cần chủ động theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình để đảm bảo cam kết được thực hiện đúng.

Trong trường hợp có dấu hiệu chậm trễ giao hàng hoặc nguy cơ không đáp ứng tiêu chuẩn, nhóm mua hàng cần:

• Liên hệ và phối hợp ngay với nhà cung cấp để nắm bắt tình hình thực tế.
• Thực hiện biện pháp khắc phục như đẩy nhanh tiến độ sản xuất, sắp xếp lại lịch vận chuyển hoặc điều chỉnh kế hoạch nội bộ để giảm thiểu ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

Mục tiêu của bước này là đảm bảo hàng hóa đến đúng thời điểm, đúng số lượng và đúng chất lượng, từ đó duy trì sự ổn định trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

2.7. Nhận và kiểm tra hàng hóa (Goods Receipt & Inspection)

Khi hàng hóa được giao đến, bộ phận tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết để đảm bảo mọi thông tin và chất lượng đều phù hợp với đơn đặt hàng (PO).

Quá trình kiểm tra thường bao gồm các nội dung:

• Đối chiếu số lượng hàng nhận với số lượng ghi trong đơn đặt hàng.
• Kiểm tra chủng loại, quy cách, mã hàng và chất lượng sản phẩm.
• Xác minh hóa đơn và chứng từ kèm theo do nhà cung cấp cung cấp.

Sau khi kiểm tra, bộ phận tiếp nhận sẽ lập biên bản hoặc báo cáo kiểm hàng, ghi nhận toàn bộ kết quả:

• Nếu phát hiện sai lệch về số lượng, chất lượng hoặc chứng từ, báo cáo sẽ được gửi ngay cho bộ phận mua hàng để phối hợp xử lý và làm rõ nguyên nhân.
• Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, đơn hàng được xác nhận hoàn tất và một bản sao biên bản kiểm hàng sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng và kế toán để đối chiếu thanh toán.

Trong trường hợp đơn hàng chưa được giao đủ hoặc hàng chưa đạt chuẩn, lô hàng sẽ được tạm giữ và chờ hoàn tất, đồng thời bộ phận mua hàng sẽ được thông báo để làm việc lại với nhà cung cấp.

Mục tiêu của bước này là đảm bảo hàng hóa được nhận chính xác, đầy đủ và đạt chất lượng cam kết, qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt rủi ro trong chuỗi cung ứng.

2.8. Phê duyệt và thanh toán hóa đơn (Invoice Verification & Payment Approval)

Sau khi đơn hàng được xác nhận hoàn tất, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn thanh toán cho doanh nghiệp. Lúc này, bộ phận kế toán và mua hàng sẽ tiến hành đối chiếu và phê duyệt thanh toán.

Quy trình này thường bao gồm bước đối chiếu ba bên (3-way matching) giữa:

• Đơn đặt hàng (Purchase Order) – Thông tin về sản phẩm, giá và điều kiện giao hàng.
• Báo cáo nhận hàng (Goods Receipt Report) – Kết quả kiểm hàng thực tế.
• Hóa đơn của nhà cung cấp (Invoice) – Giá trị yêu cầu thanh toán.

Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra sự nhất quán giữa ba tài liệu này, đảm bảo:

• Không có chênh lệch về số lượng, giá trị hoặc điều khoản.
• Các khoản chiết khấu và điều kiện thanh toán được áp dụng đúng theo hợp đồng.

Nếu có sai khác, bộ phận mua hàng và kế toán sẽ phối hợp làm rõ và điều chỉnh trước khi phê duyệt.
Sau khi kiểm tra hợp lệ, hóa đơn được phê duyệt và chuyển sang bộ phận tài chính để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, chính thức khép lại chu kỳ mua hàng (Procure-to-Pay Cycle).

3. Những thách thức thường gặp trong chu kỳ mua hàng

Mặc dù quy trình mua hàng mang lại nhiều lợi ích cho việc kiểm soát chi phí và tối ưu chuỗi cung ứng, nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau trong quá trình triển khai.
Những thách thức này có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô và mức độ tự động hóa của tổ chức, song nhìn chung, các doanh nghiệp thường gặp phải bốn vấn đề phổ biến dưới đây:

1 - Thiếu kế hoạch và dự báo chính xác

Giai đoạn lập kế hoạch mua hàng có vai trò quyết định đến hiệu quả tài chính và tiến độ vận hành chung của doanh nghiệp.
Nếu không có kế hoạch mua hàng rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Rối loạn dòng tiền và phát sinh chi phí không cần thiết.
• Thiếu nguyên vật liệu trong sản xuất hoặc ngược lại – tồn kho dư thừa.
• Chậm trễ trong giao hàng hoặc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất – kinh doanh.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lập kế hoạch mua sắm bài bản, áp dụng các mô hình dự báo và quản trị cung ứng hiện đại, từ đó đảm bảo tính chủ động và ổn định cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

2 - Duy trì mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM) là yếu tố cốt lõi quyết định sự ổn định của hoạt động mua hàng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có chiến lược đánh giá và duy trì hợp tác dài hạn với đối tác cung cấp.

Việc đánh giá năng lực và hiệu suất nhà cung cấp cần được thực hiện thường xuyên dựa trên các tiêu chí đã thỏa thuận, như chất lượng sản phẩm, mức độ tuân thủ, thời gian giao hàng và khả năng phản hồi.
Một mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự minh bạch, tin cậy và cùng phát triển sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

3 - Thiếu minh bạch và kiểm soát dữ liệu

Một trong những khó khăn phổ biến nhất của các bộ phận mua sắm hiện nay là thiếu minh bạch trong quy trình và dữ liệu không nhất quán.
Khi thông tin bị phân tán trên nhiều hệ thống như ERP, phần mềm mua sắm, bảng tính Excel, việc truy xuất và phân tích dữ liệu trở nên phức tạp, dẫn đến:

• Rủi ro sai lệch dữ liệu và lỗi nhập thủ công.
• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
• Tăng nguy cơ gian lận và giảm tính minh bạch trong quy trình mua hàng.

Theo một số khảo sát, gần 60% lãnh đạo doanh nghiệp coi việc thiếu minh bạch giữa bộ phận mua sắm và nhà cung cấp là rủi ro nghiêm trọng, trong khi 24% giám đốc điều hành thừa nhận chưa đánh giá được hiệu suất nhà cung cấp do thiếu dữ liệu chuẩn hóa.

Giải pháp hiệu quả nhất để khắc phục tình trạng này là tự động hóa quy trình mua sắm. Việc ứng dụng công nghệ số và AI giúp giảm thiểu sai sót thủ công, nâng cao hiệu quả quản trị, tăng tính minh bạch và kiểm soát chi phí tốt hơn.

4 - Quản trị và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng

Rủi ro cung ứng là thách thức thường trực đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình mua sắm. Các rủi ro này có thể bao gồm:

• Biến động giá cả và chi phí đầu vào.
• Rủi ro thị trường, chất lượng hàng hóa hoặc chậm trễ giao hàng.
• Gian lận thương mại hoặc vi phạm cam kết hợp đồng.
• Rủi ro về tuân thủ pháp lý và chính sách nội bộ.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản trị mua hàng có kiểm soát chặt chẽ, thiết lập cơ chế giám sát nhà cung cấp, đồng thời đa dạng hóa nguồn cung để tránh phụ thuộc vào một đối tác duy nhất.
Việc đánh giá định kỳ và cập nhật quy trình tuân thủ cũng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hoạt động mua sắm an toàn và bền vững.

5 - Thách thức trong quản lý nhà cung cấp

Một trong những khó khăn phổ biến nhất trong hoạt động mua sắm doanh nghiệp là quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.

Từ khâu xác định, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn, đến việc theo dõi hiệu suất, đảm bảo chất lượng và duy trì nguồn cung ổn định, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức xuyên suốt toàn bộ chu trình mua hàng.

Nếu không có quy trình đánh giá và quản trị nhà cung cấp rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các vấn đề như sản phẩm kém chất lượng, giao hàng chậm trễ hoặc phụ thuộc quá mức vào một nguồn cung duy nhất, làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.

 6 - Tình trạng mua hàng ngoài quy trình (Mua hàng đen)

Một thách thức khác thường gặp là mua hàng ngoài quy trình chính thức của doanh nghiệp, còn gọi là “mua hàng đen” (maverick spending).

Đây là những giao dịch phát sinh không thông qua quy trình phê duyệt hoặc hệ thống mua sắm đã được thiết lập, dẫn đến tình trạng chi tiêu không kiểm soát và thiếu minh bạch trong quản lý tài chính.

Hậu quả của việc này là doanh nghiệp không thể truy xuất hoặc đối chiếu chứng từ hợp lệ, gây ra thất thoát ngân sách, sai lệch trong báo cáo tồn kho và mất kiểm soát dòng tiền.

Dù quy mô lớn hay nhỏ, các tổ chức cần thiết lập chính sách mua hàng thống nhất, giám sát quy trình nghiêm ngặt và đào tạo nhân sự để hạn chế tối đa tình trạng mua hàng ngoài quy định.

4. Hệ thống hóa quy trình mua hàng bằng công nghệ và AI

Trong thời đại chuyển đổi số, AI (Trí tuệ nhân tạo) đang trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tự động hóa, tối ưu chi phí và tăng tính minh bạch trong toàn bộ chu trình mua hàng.

Dưới đây là các công cụ và ứng dụng AI tiêu biểu giúp doanh nghiệp hệ thống hóa quy trình này hiệu quả:

Chu kỳ mua hàng đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Thông qua 8 bước quản trị mua hàng bài bản, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ từ khâu lập đơn, lựa chọn nhà cung cấp đến thanh toán cuối cùng. Khi kết hợp cùng công nghệ và AI, quy trình này trở nên tự động, minh bạch và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.