TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH THEO 3 GIAI ĐOẠN

Trong bất kỳ sự kiện nào, truyền thông luôn là yếu tố then chốt giúp thu hút sự chú ý, định vị thông điệp và tạo sức lan tỏa đúng đối tượng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ truyền thông sự kiện là gì, bắt đầu từ đâu và làm thế nào để xây dựng kế hoạch hiệu quả. Cùng HBR khám phá khái niệm, vai trò và quy trình truyền thông theo 3 giai đoạn, từ đó triển khai sự kiện chuyên nghiệp, nhất quán và đạt đúng mục tiêu đề ra.

Các nội dung chính trong bài viết:

• Vai trò của truyền thông sự kiện – Lý do tại sao truyền thông quyết định sự thành bại của một chương trình.
• Quy trình 3 giai đoạn truyền thông sự kiện: Trước sự kiện - Trong sự kiện - Sau sự kiện
• Bộ KPI đánh giá hiệu quả truyền thông sự kiện – Các chỉ số quan trọng cần theo dõi.
• Nguyên tắc truyền thông hiệu quả – Những tiêu chí cốt lõi giúp chiến dịch đi đúng hướng và đạt mục tiêu.

1. Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động truyền tải thông điệp, thông tin và các nội dung liên quan đến một sự kiện cụ thể tới nhóm công chúng mục tiêu. Đây là một yếu tố then chốt trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, bởi nó giúp thu hút sự chú ý, gia tăng mức độ tham gia và mở rộng mức độ lan tỏa của thông điệp đến đúng đối tượng mà đơn vị tổ chức hướng tới.

Quá trình này bao gồm nhiều bước liên kết chặt chẽ, từ xác định mục tiêu truyền thông, lựa chọn kênh triển khai phù hợp, đến xây dựng và thực thi các chiến lược quảng cáo - PR. Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính nhất quán, tính an toàn và khả năng đáp ứng mục tiêu truyền thông của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả của chiến dịch truyền thông sự kiện.

2. Vai trò của truyền thông sự kiện

Truyền thông sự kiện không chỉ là một hạng mục hỗ trợ, mà là yếu tố quyết định mức độ thành công của toàn bộ chương trình. Một chiến lược truyền thông bài bản giúp sự kiện được ghi nhận đúng cách, tiếp cận đúng người và tạo ra hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trong cộng đồng mục tiêu. 

Cụ thể, truyền thông sự kiện đảm nhiệm những vai trò quan trọng sau:

• Thu hút sự chú ý của công chúng: Thông qua các hoạt động truyền thông trước sự kiện, doanh nghiệp có thể tạo ra sự quan tâm ban đầu, khơi gợi nhu cầu tìm hiểu và thúc đẩy nhóm đối tượng mục tiêu đăng ký hoặc tham dự.
• Định vị hình ảnh và thông điệp thương hiệu: Các nội dung truyền thông – từ thông cáo báo chí, social content đến key visual – đều góp phần truyền tải hình ảnh chuyên nghiệp, nhất quán và đúng định hướng mà doanh nghiệp muốn thể hiện.
• Tăng cường mức độ nhận diện: Việc triển khai đa kênh (social media, PR, KOL/KOC, quảng cáo…) giúp mở rộng phạm vi tiếp cận, gia tăng tần suất xuất hiện của sự kiện và thương hiệu trong tâm trí công chúng.
• Kích hoạt tương tác và kết nối: Truyền thông trong và sau sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự chú ý, khuyến khích người tham dự chia sẻ cảm nhận, hình ảnh, từ đó tạo hiệu ứng lan tỏa tự nhiên và nâng cao giá trị truyền thông.

Một chiến lược truyền thông sự kiện được đầu tư đúng mức sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, gia tăng hiệu quả tiếp cận và tạo ra dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khán giả mục tiêu.

3. 3 giai đoạn truyền thông cho sự kiện

Truyền thông sự kiện muốn đạt hiệu quả cao cần được triển khai theo một lộ trình rõ ràng, có chiến lược và có điểm nhấn ở từng thời điểm. Vì vậy, việc chia chiến dịch thành 3 giai đoạn giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, tối ưu nguồn lực và đảm bảo thu hút đúng khách hàng mục tiêu.

• Giai đoạn trước sự kiện
• Giai đoạn trong sự kiện
• Giai đoạn sau sự kiện

3.1. Giai đoạn trước sự kiện

Đây là giai đoạn quan trọng mà doanh nghiệp cần tập trung xây dựng ý tưởng, thông điệp và kế hoạch truyền thông nhằm thông báo đến khách hàng, đối tác về sự kiện sắp diễn ra. Một sự kiện được tổ chức bài bản mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, vì vậy việc để sự kiện rơi vào trạng thái “thiếu người quan tâm” là điều không ai mong muốn.

Để đảm bảo sự kiện thu hút sự chú ý ngay từ đầu và tạo ấn tượng mạnh với công chúng mục tiêu, doanh nghiệp cần truyền tải các thông tin cốt lõi của sự kiện một cách rõ ràng, nhất quán. Ba yếu tố quan trọng cần được cung cấp trong giai đoạn này gồm:

• Lịch trình sự kiện: Trình bày chi tiết các mốc thời gian và hoạt động chính, giúp khách hàng và đối tác dễ dàng sắp xếp thời gian tham dự phù hợp.
• Kênh liên lạc: Xác định và thông báo rõ ràng hình thức tham dự (trực tiếp hoặc trực tuyến), cùng các phương thức liên hệ qua mạng xã hội, ứng dụng di động hoặc hotline của doanh nghiệp.
• Hoạt động và khách mời: Công bố danh sách khách mời đặc biệt như ca sĩ, diễn viên, influencer, KOL…, cùng các chương trình mini game hoặc hoạt động tương tác để kích thích sự tò mò và tạo động lực tham gia.

Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng, doanh nghiệp cần duy trì sự chú ý của khách hàng bằng các công cụ truyền thông tiền sự kiện nhằm tăng khả năng gợi nhớ và tạo độ phủ liên tục.

Các kênh truyền thông thường dùng trong giai đoạn tiền sự kiện:

• Email Marketing: Một phương thức phổ biến và chuyên nghiệp giúp khách hàng nhận thông tin một cách cá nhân hóa và có chiều sâu.
• Mạng xã hội (Social Media): Triển khai nội dung trên Facebook, Instagram, Twitter và đặc biệt là TikTok – nền tảng đang có mức độ lan tỏa mạnh. Nội dung cần được điều chỉnh phù hợp với từng kênh và chiến lược truyền thông tổng thể.
• Hội nhóm (Group/Community): Tận dụng các group Facebook và diễn đàn - nguồn traffic tự nhiên lớn và miễn phí – để tạo chủ đề thảo luận và thu hút sự chú ý.
• Pano, Billboard, Banner: Dù chi phí cao, nhưng đây vẫn là kênh mang lại độ phủ rộng và hiệu quả nhận diện mạnh tại các khu vực đông dân cư trong thành phố.

Việc kết hợp hài hòa các công cụ truyền thông này giúp doanh nghiệp duy trì được mức độ quan tâm ổn định, tạo hiệu ứng lan tỏa và tối ưu khả năng thành công của sự kiện ngay từ giai đoạn đầu tiên.

3.2. Giai đoạn diễn ra sự kiện

Khi sự kiện chính thức bắt đầu, toàn bộ khâu chuẩn bị phải được vận hành mượt mà để bảo đảm trải nghiệm tốt nhất cho khách mời và đối tác. Đây là thời điểm mà mọi chi tiết, từ tiếp đón, hỗ trợ thông tin, xử lý tình huống đến quản lý dòng khách đều ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của người tham dự. Chỉ một phản hồi chậm hoặc sai thông tin cũng có thể làm giảm mức độ hài lòng của họ.

Để hạn chế rủi ro và giữ sự kiện diễn ra suôn sẻ, đội ngũ điều phối cần thống nhất toàn bộ thông tin quan trọng như lịch trình, địa điểm, quy trình check-in, bố trí khu vực và các yêu cầu kỹ thuật. Khi khách hàng có thắc mắc hoặc yêu cầu phát sinh, đội ngũ phải phản hồi nhanh chóng và chính xác.

Trong quá trình sự kiện diễn ra, mức độ tập trung của khách mời có thể thay đổi tùy theo nội dung chương trình. Do vậy, việc kết hợp các hoạt động tương tác sẽ giúp duy trì không khí sôi nổi và tránh sự nhàm chán:

• Chụp ảnh – quay phim: Đây là thói quen tự nhiên của khách tham dự. Doanh nghiệp nên bố trí nhân sự chủ động hỗ trợ, tạo điểm chụp ảnh và khuyến khích check-in để tăng sự kết nối và không khí vui vẻ.
• Bỏ thăm – rút thăm trúng thưởng: Một hoạt động đơn giản nhưng hiệu quả cao trong việc thu hút sự tập trung của khách mời. Các phần thưởng hấp dẫn cùng cách dẫn dắt linh hoạt của MC sẽ khiến không khí sôi động hơn.
• Cập nhật nhanh trên mạng xã hội (Push Notification): Đăng tải các khoảnh khắc, thông báo hoặc diễn biến nổi bật lên mạng xã hội giúp khách tham dự nắm bắt thông tin liên tục, đồng thời kích thích sự tò mò của những người chưa tham gia hoàn toàn miễn phí nhưng hiệu quả truyền thông rất lớn.

Các kênh truyền thông thường dùng trong giai đoạn diễn ra sự kiện:

Để tăng khả năng lan tỏa và bảo đảm khách mời luôn theo dõi sát diễn biến, doanh nghiệp có thể triển khai các kênh truyền thông sau trong thời gian sự kiện diễn ra:

• Livestream: Phát trực tiếp trên Facebook, YouTube, TikTok hoặc nền tảng riêng của doanh nghiệp giúp mở rộng phạm vi tiếp cận, thu hút khán giả không thể tham dự trực tiếp.
• Story & Reels (Facebook, Instagram): Đăng tải liên tục các đoạn video ngắn, câu chuyện hậu trường (behind-the-scenes) hoặc các khoảnh khắc nổi bật. Đây là hình thức dễ lan tỏa và giúp sự kiện luôn “trending” trong mắt người theo dõi.
• Nội dung realtime trên fanpage: Cập nhật diễn biến theo thời gian thực giúp khách mời theo dõi dễ dàng, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và độ phủ thương hiệu.
• Tường thuật nhanh (Live Tweeting/X Posting): Với các sự kiện quy mô lớn hoặc hội thảo chuyên môn, hình thức cập nhật bằng text ngắn rất phù hợp để ghi lại các phát biểu quan trọng.
• Màn hình LED/TV nội bộ trong sự kiện: Truyền tải thông báo, video highlight hoặc hướng dẫn di chuyển, giúp khách mời cập nhật thông tin nhanh chóng.
• Thông báo trên ứng dụng sự kiện (Event App): Phù hợp với hội nghị, triển lãm hoặc sự kiện lớn. App giúp gửi thông báo nhắc nhở lịch trình, ra mắt hoạt động mới, điểm danh, nhận tài liệu…
• Kênh của KOL/Influencer: Khi có KOL tham dự, họ thường chia sẻ hình ảnh – video realtime, giúp sự kiện lan tỏa nhanh chóng tới cộng đồng của họ.

3.3. Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, công việc truyền thông vẫn chưa dừng lại. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm củng cố hiệu ứng truyền thông, gia tăng độ nhận diện và duy trì sự kết nối với khách hàng, đối tác đã tham dự. Việc xử lý tốt giai đoạn này không chỉ giúp kéo dài “độ nóng” của sự kiện mà còn tạo nền tảng cho các chương trình tiếp theo của doanh nghiệp.

Để tối ưu hiệu quả truyền thông hậu sự kiện, doanh nghiệp cần triển khai một cách có hệ thống các hoạt động sau:

• Tổng hợp và chia sẻ nội dung hậu sự kiện: Bao gồm video highlight, album ảnh, recap chương trình, trích đoạn phát biểu quan trọng hoặc các khoảnh khắc đáng nhớ. Đây là cách giúp khách mời dễ dàng xem lại trải nghiệm và lan tỏa lại qua mạng xã hội.
• Gửi thư cảm ơn: Email hoặc tin nhắn cảm ơn khách hàng, đối tác, diễn giả, KOL và nhà tài trợ. Hành động này thể hiện sự trân trọng và tăng mức độ thiện cảm với thương hiệu.
• Khảo sát phản hồi (Feedback Survey): Thu thập ý kiến về trải nghiệm tham dự, chất lượng nội dung, tổ chức và mong đợi trong tương lai. Các dữ liệu này rất quan trọng để cải thiện sự kiện lần sau.
• Tổng hợp báo cáo sự kiện (Event Report): Báo cáo chi tiết về số lượng tham dự, mức độ tương tác, hiệu quả truyền thông, ngân sách và các chỉ số đạt được. Đây là tài liệu cần thiết cho lãnh đạo hoặc đội ngũ marketing.
• Chăm sóc & nuôi dưỡng khách hàng sau sự kiện: Tiếp tục gửi nội dung liên quan, tài liệu chuyên môn, ưu đãi đặc biệt hoặc thông báo về sự kiện tiếp theo để duy trì “độ ấm” của khách hàng.

4. Cách viết bài truyền thông sự kiện

Bài viết truyền thông sự kiện hay còn được gọi là bài viết PR sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý, tăng nhận thức và thúc đẩy khách hàng tham gia sự kiện. 

Có nhiều loại bài viết để truyền thông trong một sự kiện ví dụ như giới thiệu sự kiện, cập nhật lịch trình trước sự kiện, trong sự kiện, bài viết thông cáo báo chí sau sự kiện…

Cách viết bài truyền thông sự kiện hay và thu hút mà Trường Doanh nhân HBR gợi ý gồm các bước triển khai như sau:

• Xác định mục tiêu của bài viết như tăng nhận thức, thu hút tham gia, tạo leads, cảm ơn khách tham dự, PR trên báo chí...
• Hiểu rõ đối tượng mục tiêu bằng cách phân tích thông tin và lựa chọn ngôn ngữ, nội dung và cách thức truyền tải sao cho phù hợp.
• Lập kế hoạch chi tiết cho nội dung bài viết, thời gian đăng tải và kênh truyền thông.
• Triển khai bài viết, chú ý tạo tiêu đề hấp dẫn, nội dung đầy đủ thông tin, trình bày sinh động bằng cách kết hợp với hình ảnh, video, infographic...
• Đưa lời kêu gọi hành động CTA vào bài viết và khéo léo lồng ghép các thông tin quan trọng về sản phẩm/ dịch vụ.
• Đăng tải bài viết lên các kênh mục tiêu, đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung - kênh và đối tượng độc giả.
• Tương tác với độc giả bằng cách trả lời bình luận và theo dõi hiệu quả bài viết thông qua các công cụ phân tích kênh.

Nguyên tắc của một bài viết truyền thông sự kiện hiệu quả:

• Nêu được thông tin cốt lõi về sự kiện: Bản đồ địa điểm, chỗ lưu trú, phương tiện di chuyển... để người đọc dễ dàng nắm bắt, đăng ký và tham dự.
• Nội dung bài viết phải nhất quán với concept truyền thông sự kiện: Bài viết được triển khai với tinh thần, thông điệp và phong cách chung của chiến dịch truyền thông sự kiện. Bao gồm văn phong, hình ảnh, video... nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất.
• Bài viết có sự phù hợp với hình ảnh thương hiệu và doanh nghiệp: Bài viết PR cho sự kiện phù hợp với văn hóa và giá trị cốt lõi của thương hiệu, hình ảnh và các thiết kế khác bài viết phải đảm bảo sự phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu.

Một số bí quyết để bài viết truyền thông cho sự kiện thêm hấp dẫn:

• Kể chuyện: Sử dụng kỹ thuật storytelling để thu hút người đọc và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
• Sử dụng số liệu: Đưa vào bài viết và thiết kế hình ảnh các số liệu thống kê, dữ liệu nghiên cứu để tăng tính thuyết phục.
• Trích dẫn ý kiến của diễn giả, chuyên gia hoặc người tham dự để tăng độ tin cậy.
• Tạo sự khan hiếm: Nhấn mạnh số lượng vé giới hạn, thời gian đăng ký có hạn để tạo sự cấp bách.
• Tổ chức minigame: Tổ chức minigame trên mạng xã hội để thu hút sự tham gia và tương tác.
• Khuyến khích độc giả chia sẻ bài viết để lan tỏa và tiếp cận nhiều đối tượng mục tiêu hơn.

Tóm lại, kế hoạch truyền thông trước trong và sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện quảng bá đầy đủ, bài bản và nhất quán cho sự kiện. Từ đó, sự kiện thu hút được nhiều người tham gia và sự quan tâm của công chúng, góp phần nâng cao nhận thức và mức độ uy tín của thương hiệu.

5. Các nguyên tắc để truyền thông tổ chức sự kiện hiệu quả

Để một sự kiện được lan tỏa rộng rãi và tạo được dấu ấn trong mắt công chúng, doanh nghiệp không chỉ cần một chiến lược truyền thông bài bản mà còn phải tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi trong quá trình triển khai. Đây là nền tảng giúp đảm bảo mọi hoạt động đều đi đúng hướng, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả truyền thông tổng thể:

• Xác định rõ mục tiêu và đối tượng truyền thông: Doanh nghiệp cần hiểu chính xác sự kiện hướng đến ai và kỳ vọng đạt được điều gì, từ đó xây dựng thông điệp phù hợp và nhất quán.
• Đảm bảo nội dung truyền thông nhất quán và nổi bật: Toàn bộ thông điệp, hình ảnh và nội dung triển khai phải thể hiện đúng tinh thần của sự kiện, đồng thời nhấn mạnh yếu tố thương hiệu để tăng mức độ ghi nhớ.
• Phát triển ý tưởng sáng tạo mang tính đột phá: Ý tưởng truyền thông cần tạo sự khác biệt, thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, ấn tượng.
• Xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể và chặt chẽ: Kế hoạch phải bao gồm timeline, kênh triển khai, nguồn lực, ngân sách và KPI để đảm bảo chiến dịch được vận hành hiệu quả.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng: Thiết lập nhiều kịch bản xử lý rủi ro và các phương án tăng cường truyền thông khi hiệu quả vượt kỳ vọng, giúp chiến dịch luôn chủ động và tối ưu trong mọi tình huống.

Truyền thông sự kiện là mắt xích chiến lược quyết định trải nghiệm và hiệu quả lan tỏa của chương trình, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ khái niệm, nắm vững vai trò và triển khai đồng bộ theo 3 giai đoạn: trước – trong – sau sự kiện. Khi kết hợp đúng thông điệp, đúng kênh và đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý ban đầu, duy trì tương tác trong sự kiện và mở rộng độ phủ sau khi chương trình kết thúc. Song song đó, việc theo dõi KPI, đảm bảo nội dung nhất quán và chuẩn bị phương án dự phòng giúp toàn bộ chiến dịch vận hành chặt chẽ, tối ưu nguồn lực và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí công chúng. Khi được đầu tư bài bản, truyền thông sự kiện trở thành “đòn bẩy thương hiệu” giúp doanh nghiệp tăng nhận diện, củng cố uy tín và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.