KỸ NĂNG MỀM LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG MỀM TRONG THỜI ĐẠI SỐ

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, kiến thức chuyên môn không còn là yếu tố đủ để đảm bảo sự thành công của đội ngũ nhân sự trong một doanh nghiệp. Kỹ năng mềm gồm những phẩm chất cá nhân, thái độ và khả năng giao tiếp là yếu tố quyết định khả năng thích ứng, làm việc hiệu quả và phát triển bản thân của nhân viên. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ nhân sự sở hữu những kỹ năng mềm cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh? Bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp tìm ra câu trả lời.

1. Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm (Soft Skill) hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội là những khả năng và phẩm chất cá nhân. Soft skill không liên quan trực tiếp đến kiến thức chuyên môn. Thay vào đó, chúng ảnh hưởng đến cách thức chúng ta tương tác, làm việc và giao tiếp với người khác.

Ví dụ về các kỹ năng mềm:

• Giao tiếp: Nói chuyện, lắng nghe, thuyết trình, đàm phán hiệu quả.
• Làm việc nhóm: Cộng tác, phối hợp, giải quyết xung đột.
• Lãnh đạo: Đặt mục tiêu, truyền cảm hứng, đưa ra quyết định.
• Giải quyết vấn đề: Phân tích, tìm ra giải pháp, sáng tạo.
• Quản lý thời gian: Lập kế hoạch công việc và cuộc sống hiệu quả.
• Tư duy phản biện: Đánh giá thông tin, đưa ra lập luận hợp lý.
• Khả năng thích ứng: Sự linh hoạt với tình huống và sẵn sàng thay đổi.
• Trí tuệ cảm xúc: Nhận biết và quản lý cảm xúc bản thân và người khác.

Hiện nay, các nhà tuyển dụng ngày càng coi trọng kỹ năng mềm bên cạnh kiến thức chuyên môn của một ứng viên. Vì Soft Skill không chỉ giúp chúng ta giao tiếp hiệu quả, xây dựng các mối quan hệ bền vững mà còn là nền tảng để phát triển bản thân và thành công hơn trong cuộc sống.

2. Phân biệt kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

Kỹ năng cứng (Hard skills) là những kiến thức và kỹ năng chuyên môn liên quan trực tiếp đến công việc. Những kỹ năng này có thể được học qua đào tạo, thực hành và thường được chứng minh bằng các bằng cấp, chứng chỉ. Ví dụ: Lập trình, thiết kế đồ họa, phân tích dữ liệu, kế toán, kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên ngành…

Để phân biệt rõ hơn về kỹ năng mềm và kỹ năng cứng, mời bạn đọc tìm hiểu trong bảng dưới đây:

Cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm đều có vai trò quan trọng đối với việc phát triển bản thân cũng như hoạt động đánh giá và tuyển dụng. Trong khi kỹ năng cứng giúp chúng ta hoàn thành công việc một cách hiệu quả thì kỹ năng mềm sẽ quyết định khả năng làm việc tốt với đồng nghiệp, khách hàng và thăng tiến trong sự nghiệp.

3. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong thời đại số

Khi công nghệ phát triển với tốc độ nhanh chóng, kiến thức chuyên môn (kỹ năng cứng) không còn là yếu tố duy nhất quyết định sự thành công. Kỹ năng mềm đang ngày càng được chú trọng vì khả năng giúp mỗi người tương tác hiệu quả với người khác trong tập thể, tổ chức.

3.1. Đối với cá nhân

Theo nghiên cứu của LinkedIn, 85% nhà tuyển dụng cho rằng, kỹ năng mềm quan trọng hơn kỹ năng cứng. Điều này đã chứng tỏ được mức độ quan tâm của các doanh nghiệp trong việc tìm chọn những ứng viên có sự phát triển kỹ năng xã hội. Các kỹ năng mềm mang lại các lợi ích cá nhân như sau:

• Tăng cường khả năng thích ứng, giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với những tình huống mới, công nghệ mới, môi trường làm việc mới.
• Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp, bền vững trong cả công việc và cuộc sống
• Một số kỹ năng mềm như khả năng truyền cảm hứng, giải quyết xung đột, đưa ra quyết định giúp cá nhân trở thành những người lãnh đạo tài năng
• Các kỹ năng tư duy phản biện, tư duy sáng tạo giúp cá nhân đưa ra những ý tưởng mới, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và từ đó thúc đẩy sự sáng tạo ngày càng phát triển
• Những nhân viên có Soft Skill tốt nhận được nhiều cơ hội thăng tiến sự nghiệp

3.2. Đối với doanh nghiệp

Nếu mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết và ứng dụng linh hoạt thì doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều giá trị:

• Một nghiên cứu của Gallup các đội nhóm có sự kết nối cao (được xây dựng dựa trên Soft Skill) có năng suất cao hơn 21% và lợi nhuận cao hơn 22%.
• Nhân viên có kỹ năng mềm tốt làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu xung đột và tăng cường tinh thần đồng đội
• Các doanh nghiệp khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng mềm, thường xuyên tổ chức huấn luyện cho nhân viên sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo hơn, thích nghi tốt hơn với những thay đổi của thị trường.
• Văn hóa làm việc chú trọng phát triển Soft Skill sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được những nhân tài và giữ chân nhân viên tốt hơn
• Doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, từ đó tăng lòng trung thành của khách hàng

4. 10 kỹ năng mềm giúp phát triển năng lực trong thời đại số 

Vậy trong thời đại số và sự bùng nổ của công nghệ thông tin, mỗi người nên chủ động trang bị cho mình những Soft Skill nào? Nhà tuyển dụng quan tâm những bộ kỹ năng nào? Dưới đây là top 10 kỹ năng mềm quan trọng mà bất cứ ai cũng nên có:

4.1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách diễn đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng, và biết cách lắng nghe để hiểu rõ quan điểm của người khác. Kỹ năng này giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, từ đó tạo ra những cơ hội hợp tác mới.

4.2. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong hầu hết các dự án. Để thành công, các thành viên trong nhóm cần biết cách hợp tác, chia sẻ thông tin và hỗ trợ lẫn nhau. Kỹ năng làm việc nhóm giúp chúng ta tận dụng được sức mạnh của tập thể, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và tạo ra những sản phẩm chất lượng cao.

4.3. Kỹ năng làm việc độc lập

Bên cạnh việc làm việc nhóm, chúng ta cũng cần rèn luyện khả năng làm việc độc lập. Kỹ năng này giúp chúng ta tự chủ, chủ động và hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả. 

4.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong cuộc sống và công việc, chúng ta luôn phải đối mặt với những vấn đề khác nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó có thể đưa ra các giải pháp khả thi và xác định được đâu là lựa chọn tốt nhất.

4.5. Kỹ năng sáng tạo và đổi mới

Sáng tạo là yếu tố quan trọng để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới, đáp ứng nhu cầu của thị trường. Kỹ năng sáng tạo giúp chúng ta nghĩ ra những ý tưởng độc đáo, phá vỡ những giới hạn và tìm ra những cách làm việc hiệu quả hơn. Sáng tạo và đổi mới sẽ giúp mỗi người luôn cởi mở với những cơ hội, chủ động tiếp cận những cái mới để học hỏi và phát triển.

4.6. Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian

Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, chúng ta cần có kế hoạch rõ ràng và biết cách quản lý thời gian của mình. Kỹ năng này giúp chúng ta ưu tiên công việc, sắp xếp thời gian hợp lý và tránh bị quá tải. 

4.7. Kỹ năng linh hoạt và thích ứng

Khi thế giới ngày nay đang thay đổi rất nhanh, chúng ta cần phải có khả năng thích ứng với những thay đổi đó. Kỹ năng linh hoạt giúp chúng ta đối mặt với những tình huống bất ngờ, thay đổi kế hoạch khi cần thiết và học hỏi những kỹ năng mới.

4.8. Kỹ năng tư duy phản biện

Tư duy phản biện giúp chúng ta đánh giá thông tin một cách khách quan, phân tích các lập luận và đưa ra quyết định dựa trên cơ sở logic. Kỹ năng này giúp chúng ta tránh những sai lầm và đưa ra những quyết định đúng đắn.

4.9. Kỹ năng học hỏi liên tục

Trong thời đại số, kiến thức luôn được cập nhật liên tục. Vì vậy, chúng ta cần có thái độ học hỏi không ngừng để theo kịp những thay đổi. Kỹ năng học hỏi liên tục giúp chúng ta nâng cao năng lực bản thân và thích nghi với những yêu cầu mới của công việc.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG VĂN HOÁ HỌC TẬP TRONG DOANH NGHIỆP NÊN BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?

4.10. Kỹ năng về trí thông minh cảm xúc

Trí thông minh cảm xúc là một kỹ năng mềm đặc biệt và tương đối khó để rèn luyện. Kỹ năng này thể hiện khả năng nhận biết và quản lý cảm xúc của bản thân và người khác. Nhờ đó, giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, giải quyết xung đột và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. 

5. Những khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi nhân viên thiếu kỹ năng mềm

Nếu đội ngũ nhân viên thiếu hụt Soft Skill thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn. Sau đây là một số biểu hiện phổ biến của một doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự yếu kém về kỹ năng mềm:

• Khó khăn trong giao tiếp nội bộ: Khi nhân viên thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả, việc trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp trở nên khó khăn. Điều này dẫn đến hiểu lầm, thông tin sai lệch, làm chậm tiến độ công việc và gây ra những rắc rối không đáng có. Theo một nghiên cứu của McKinsey, 40% thời gian làm việc của nhân viên bị lãng phí vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giao tiếp.
• Mâu thuẫn trong làm việc nhóm: Một nghiên cứu của Gallup cho thấy, các đội nhóm có sự kết nối cao (được xây dựng dựa trên kỹ năng mềm) có năng suất cao hơn 21% và lợi nhuận cao hơn 22% so với các đội nhóm khác. Do đó, thiếu kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác khiến các thành viên trong đội ngũ khó tìm được tiếng nói chung, dẫn đến mâu thuẫn, xung đột và giảm hiệu suất làm việc. 
• Chất lượng công việc không ổn định: Khi nhân viên thiếu kỹ năng giải quyết vấn đề, sáng tạo và tư duy phản biện, chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng. Họ có thể gặp khó khăn trong việc tìm ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh, dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm và làm giảm hiệu quả công việc.
• Khó khăn trong việc thích nghi với sự thay đổi: Trong một môi trường kinh doanh luôn thay đổi, khả năng thích ứng là vô cùng quan trọng. Nếu nhân viên thiếu kỹ năng linh hoạt và thích ứng, họ sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp thu những thay đổi mới, từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

6. Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng mềm?

Như vậy, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của kỹ năng mềm đối với từng cá nhân và toàn bộ doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để rèn luyện được các Soft Skill cần thiết? Hãy cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu các phương pháp sau đây:

6.1. Các phương pháp tự trang bị kỹ năng mềm cho bản thân

Mỗi người có thể chủ động trong việc trang bị, rèn luyện và bồi dưỡng liên tục cho bản thân các kỹ năng mềm cần thiết bằng các hoạt động bổ ích sau đây:

• Đọc sách, báo, tài liệu: Tìm kiếm những cuốn sách, bài viết, blog về kỹ năng mềm và áp dụng vào thực tế
• Tham gia các khóa học: Đăng ký các khóa học về giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề để học hỏi từ những chuyên gia
• Tham gia các hoạt động ngoại khóa: Tham gia các câu lạc bộ, tổ chức tình nguyện để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và lãnh đạo
• Tự đánh giá và cải thiện Thường xuyên tự đánh giá bản thân về điểm mạnh, điểm yếu và tìm cách cải thiện
• Học hỏi từ những người xung quanh: Quan sát và học hỏi từ những người có kỹ năng mềm tốt

6.2. Các giải pháp nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên

Hướng đến xây dựng một doanh nghiệp có văn hoá trau dồi kỹ năng mềm, tạo động lực cho nhân viên chú trọng phát triển kỹ năng cá nhân, doanh nghiệp tham khảo thực hiện một số phương pháp như sau:

• Đào tạo định kỳ: Tổ chức các khóa đào tạo về Soft Skill cho nhân viên, đặc biệt là những kỹ năng cần thiết cho công việc
• Xây dựng chương trình mentoring: Kết nối nhân viên mới với những người có kinh nghiệm để học hỏi và phát triển
• Tạo môi trường làm việc khuyến khích học hỏi: Tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm, workshop, tạo không khí cởi mở để nhân viên trao đổi và học hỏi lẫn nhau.
• Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo: Thực hiện các cuộc khảo sát để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và điều chỉnh cho phù hợp.
• Tích hợp kỹ năng mềm vào công việc hàng ngày: Tạo ra các tình huống thực tế để nhân viên rèn luyện các Soft Skill trong quá trình làm việc

6.3. Vai trò của người lãnh đạo trong việc nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc đề xướng và đi đầu trong các chương trình phát triển bản thân. Sau đây là những trách nhiệm mà các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp cần thực hiện để góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh kỹ năng mềm:

• Làm gương: Lãnh đạo cần làm gương cho nhân viên bằng cách thể hiện những kỹ năng mềm mà họ muốn nhân viên có
• Tạo động lực: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên học hỏi và phát triển
• Đánh giá và khen thưởng: Đánh giá thường xuyên hiệu quả làm việc của nhân viên và khen thưởng những người có tiến bộ
• Hỗ trợ nhân viên: Cung cấp cho nhân viên những nguồn lực cần thiết để phát triển kỹ năng mềm, như sách, khóa học, cơ hội tham gia các dự án…
• Xây dựng văn hóa học hỏi: Tạo ra một văn hóa doanh nghiệp khuyến khích việc học hỏi và phát triển không ngừng

Việc rèn luyện kỹ năng mềm là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên trì. Khi nhân viên có đầy đủ Soft Skill, họ sẽ đóng góp hiệu quả hơn cho doanh nghiệp và đạt được sự thành công trong sự nghiệp.

Tóm lại, kỹ năng mềm không chỉ là một lợi thế mang tính cá nhân mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Để xây dựng một đội ngũ nhân sự vững mạnh và đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra, các chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên của mình. Trường Doanh nhân HBR mong rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp có thêm gợi ý để khắc phục những hạn chế hiện tại và đạt được những kết quả vượt trội.