HỆ THỐNG PHÂN PHỐI LÀ GÌ? 7 BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHÂN PHỐI

Hệ thống phân phối là công cụ hữu ích mà nhiều nhà sản xuất lựa chọn để tiếp cận thị trường và khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, xây dựng một hệ thống phân phối bền vững không phải là điều đơn giản. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng trường Doanh HBR tìm hiểu 7 bước xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả.  

1. Hệ thống phân phối là gì?

Hệ thống phân phối là sự kết nối giữa các đơn vị kinh doanh từ các tổ chức hoặc cá nhân, cùng tham gia vào quá trình vận chuyển và cung cấp sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.

Hệ thống phân phối bao gồm việc thiết kế, quản lý và thực hiện các quy trình liên quan đến các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, đóng gói và lưu trữ trong kho, quản lý hàng tồn kho, xây dựng chuỗi cung ứng sản phẩm, đảm nhận các công việc hậu cần và cung cấp dịch vụ khách hàng. Quy mô của hệ thống phân phối phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn 7 bước xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả? Dưới đây là 7 bước hướng dẫn xây dựng hệ thống phân phối cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo. 

2.1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của hệ thống phân phối

Đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ khách hàng mục tiêu của mình trước khi quyết định xây dựng hệ thống phân phối. Đây là cơ sở để lựa chọn hệ thống phân phối thích hợp. 

Theo đó, doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng bằng cách trả lời những câu hỏi sau: 

• Khách hàng mục tiêu có các đặc điểm về giới tính, độ tuổi, địa điểm, thu nhập, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân,... như thế nào?
• Khách hàng có xu hướng mua hàng trực tiếp hay mua trực tuyến nhiều hơn?
• Khách hàng thường tìm kiếm thông tin về sản phẩm/dịch vụ qua những kênh nào?
• Tần suất mua sắm của khách hàng như thế nào?
• Khả năng tiêu thụ sản phẩm như thế nào trong tương lai?

>>> XEM THÊM: XÁC ĐỊNH CHÂN DUNG KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP

2.2. Xác định mục tiêu của hệ thống phân phối

Mỗi ngành hàng và lĩnh vực khác nhau sẽ có những mục tiêu đặc thù mà doanh nghiệp phải đạt được. Xác định rõ mục tiêu phân phối của hệ thống được coi là cơ sở để xây dựng các chiến lược dài hạn, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Phương pháp SMART có thể được áp dụng để xác định mục tiêu chính xác cho doanh nghiệp. SMART bao gồm 5 tiêu chí: cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn thực hiện nhất định. 

Thông thường, một hệ thống phân phối phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau: 

• Độ phủ trên thị trường
• Mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
• Doanh số bán hàng của toàn bộ hệ thống và từng kênh
• Tỷ suất lợi nhuận 
• Khả năng chiếm lĩnh và kiểm soát thị trường
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa hệ thống đại lý phân phối

2.3. Phân tích một số yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn kênh phân phối

Doanh nghiệp cần nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn kênh phân phối. Điều này đảm bảo doanh nghiệp sẽ lựa chọn được/kênh phân phối phù hợp nhất và tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động tiếp theo

Dưới đây là một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn hệ thống phân phối của doanh nghiệp:

• Phạm vi địa lý của thị trường
• Đặc điểm sản phẩm và tính cạnh tranh trên thị trường
• Nhu cầu mua sắm và hành vi mua hàng của người tiêu dùng
• Các lực lượng bán hàng trong hệ thống phân phối của doanh nghiệp
• Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
• Lợi nhuận dự kiến
• Tiềm năng mở rộng thị trường

2.4. Xác định các kênh phân phối phù hợp

Doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các phương tiện/kênh phân phối sản phẩm phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình. Sau đó, dựa vào các tiêu chí đánh giá ở trên để lựa chọn những kênh phân phối phù hợp nhất. 

Hiện nay, có nhiều loại kênh phân phối khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, ví dụ như kênh GT (General Trade), MT (Modern Trade), Horeca, eCommerce. 

Theo đó, doanh nghiệp có thể chọn hệ thống phân phối đơn kênh hoặc đa kênh để phù hợp với thị trường. Tuy nhiên, lựa chọn hệ thống phân phối đa kênh sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn. Đồng thời duy trì mức tiêu thụ hàng hóa cao hơn bởi mức độ phủ sóng của sản phẩm được nâng cao đáng kể. 

Hệ thống phân phối của Vinamilk là một trong những hệ thống chiến lược được thiết kế bài bản và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Hệ thống phân phối của Vinamilk bao gồm đa dạng các kênh sau:

• Hệ thống siêu thị và cửa hàng (nhà phân phối): các trung tâm thương mại, siêu thị lớn nhỏ, các cửa hàng tiện lợi, đại lý, chợ,...
• Kênh Key Accounts: các nhà hàng, khách sạn, trường học, cơ quan, bệnh viện
• Cửa hàng sữa của Vinamilk: hệ thống cửa hàng Giấc mơ sữa Việt trải dài từ Bắc vào Nam
• Kênh bán hàng trực tuyến: xây dựng website bán hàng, tham gia vào các kênh bán hàng trung gian như Shopee, Tiki, các trang rao vặt, kênh Youtube

>>> XEM THÊM: 4 LOẠI VÀ 4 BƯỚC CHIẾN LƯỢC PHÂN PHỐI SẢN PHẨM HIỆU QUẢ

2.5. Xác định các lực lượng bán hàng

Để xây dựng nền tảng vững chắc cho hệ thống phân phối, việc thiết lập lực lượng bán hàng là bước không thể thiếu. Lực lượng bán hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số và khả năng phát triển bền vững của hệ thống.

Theo đó, doanh nghiệp cần xác định các lực lượng bán hàng sau:

• Lực lượng bán hàng cơ hữu: Đây là đội ngũ nhân viên chính thức làm việc trực tiếp cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tiếp cận, tư vấn và bán sản phẩm cho khách hàng. Dựa vào từng khu vực và thị trường, doanh nghiệp cần phải xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết để đảm bảo mức độ phủ sóng và tần suất chăm sóc khách hàng
• Lực lượng Trade Marketing: Đây là đội ngũ chuyên trách trong doanh nghiệp với nhiệm vụ chính là tối ưu hóa sự hiện diện và cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Họ tập trung vào việc quản lý và triển khai các hoạt động marketing tại điểm bán để thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số
• Các đại lý bán hàng ký hợp đồng với doanh nghiệp: Đây là phần của hệ thống phân phối do nhà sản xuất thiết lập để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Lực lượng này có thể bao gồm các đại lý, siêu thị thuộc các kênh khác nhau như MT, GT…

2.6. Tổ chức cấu trúc dữ liệu của hệ thống phân phối

Tổ chức cấu trúc dữ liệu một cách đồng nhất và khoa học là bước thiết yếu để việc truy xuất và báo cáo dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Theo đó, doanh nghiệp cần phải thiết lập cấu trúc dữ liệu của hệ thống phân phối như sau: 

• Thiết lập dữ liệu về sản phẩm
• Thiết lập dữ liệu về các kênh bán hàng
• Thiết lập dữ liệu về khách hàng
• Thiết lập dữ liệu về các vùng và khu vực

2.7. Xây dựng và duy trì hệ thống phân phối

Không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn hệ thống phân phối sản phẩm tối ưu, doanh nghiệp cần cam kết thời gian và nguồn lực để duy trì hệ thống một cách hiệu quả. Ngay cả khi sở hữu một hệ thống phân phối đầy tiềm năng nhưng nếu không đầu tư công sức để duy trì, hệ thống sẽ mất dần giá trị khi chính thức đi vào hoạt động.

Dưới đây là 2 cách mà doanh nghiệp có thể áp dụng để duy trì hệ thống phân phối:

• Giám sát chặt chẽ hệ thống phân phối: Doanh nghiệp có thể triển khai chương trình khảo sát mức độ hài lòng của người tiêu dùng và các bên trung gian phân phối. Dữ liệu thu thập được sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn bộ hoạt động của hệ thống phân phối, từ đó đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm và nhanh chóng khắc phục các hạn chế
• Thúc đẩy tính liên kết của hệ thống phân phối: Để tối ưu hóa hệ thống phân phối trung gian, doanh nghiệp có thể triển khai các chương trình khuyến khích dành cho các thành viên trong hệ thống. Đây cũng là cách để củng cố và phát triển sản phẩm của công ty một cách hiệu quả

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét một số yếu tố quan trọng dưới đây khi xây dựng hệ thống phân phối:

• Kho hàng dự trữ: Xác định vị trí, quy mô và khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng trong khu vực để xây dựng nhà kho dự trữ phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí đầu tư

• Điểm tập kết và điểm nhập hàng: Đây là các yếu tố rất quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần chú ý đến vị trí đặt nhà xưởng cũng như các yêu cầu về dịch vụ bảo trì và hỗ trợ sau bán hàng thường xuyên

🔴Bạn là chủ doanh nghiệp nhưng đang cảm thấy bất lực vì doanh thu chững lại? Mỗi ngày phải đưa ra quyết định bằng cảm tính, chỉ dựa vào quảng cáo mà không có chiến lược dài hạn? Thậm chí, sản phẩm của bạn đang mất dần lợi thế cạnh tranh vì không có sự khác biệt và liên tục giảm giá để tồn tại?

Càng mở rộng doanh nghiệp, bạn lại càng thua lỗ, không thể quản lý quy trình hiệu quả và cảm giác như mình đang đi vào ngõ cụt?

Hãy ngừng kinh doanh theo bản năng và bước vào nhóm 10% doanh nghiệp dẫn đầu thị trường với chiến lược kinh doanh bài bản. Khóa học XÂY DỰNG VÀ CẢI TIẾN MÔ HÌNH KINH DOANH của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp các lãnh đạo/chủ doanh nghiệp:

• Xây dựng chiến lược thông minh, ra quyết định chuẩn xác: Biết cách chọn sản phẩm và thị trường mục tiêu một cách thông minh dựa trên dữ liệu rõ ràng
• Vượt qua đối thủ với sự khác biệt: Xây dựng USP (Unique Selling Proposition) cho sản phẩm, tạo ra sự khác biệt rõ nét, khó bị sao chép để không còn phải cạnh tranh về giá.
• Mở rộng kinh doanh, giảm rủi ro: Chuẩn hóa quy trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát được chi phí và duy trì lợi nhuận ổn định.
• Tối ưu lợi nhuận từ khách hàng hiện tại: Nắm vững công thức kéo dài vòng đời khách hàng, giúp tăng giá trị trung bình trên mỗi đơn hàng mà không cần phải chi quá nhiều cho quảng cáo.
• Thấu hiểu và đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng: Thành thạo các phương pháp nghiên cứu insights khách hàng, liên tục cập nhật để luôn đón đầu những xu hướng mới của thị trường, giữ vững lợi thế cạnh tranh.
• Tạo dựng tương lai dài hạn vững chắc: Với công cụ McKinsey Horizons, bạn sẽ không chỉ tối ưu hoạt động hiện tại mà còn xây dựng tầm nhìn chiến lược cho 3-5 năm tới, đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững và đột phá trong tương lai.

Đăng ký tham gia ngay – Hành động sớm, và tận dụng mọi cơ hội để doanh nghiệp của bạn tăng trưởng mạnh mẽ hơn bao giờ hết!

3. Phân loại một số hệ thống phân phối hiện nay

Các hệ thống phân phối sản phẩm hiện nay được phân chia thành 2 loại hình chính, đó là hệ thống phân phối trực tiếp và hệ thống phân phối gián tiếp. 

3.1. Hệ thống phân phối sản phẩm trực tiếp

Trong quá trình lưu thông hàng hóa, đây là con đường phân phối ngắn nhất, trong đó sản phẩm được vận chuyển trực tiếp từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng mà không qua bất kỳ trung gian nào. Phương thức này cho phép nhà sản xuất kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối.

Ví dụ, các thương hiệu lớn như Nike hoặc Dell bán sản phẩm trực tiếp cho khách hàng thông qua các trang web thương mại điện tử của họ mà không cần bên trung gian nào. 

3.2. Hệ thống phân phối sản phẩm gián tiếp

Hệ thống phân phối sản phẩm theo hình thức gián tiếp yêu cầu ít nhất một bên trung gian để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Hình thức phân phối này được chia thành 3 loại, đó là: hệ thống phân phối sản phẩm truyền thống, hệ thống phân phối sản phẩm hiện đại và hệ thống phân phối sản phẩm đa cấp. 

Hệ thống phân phối sản phẩm truyền thống (General Trade)

Hình thức phân phối này bao gồm nhiều bước để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Hệ thống phân phối truyền thống được tổ chức theo chuỗi cung ứng như sau: Nhà sản xuất => Nhà bán lẻ => Người tiêu dùng (cấp 1) và Nhà sản xuất => Nhà bán buôn => Nhà bán lẻ => Người tiêu dùng (cấp 2).

Đánh giá hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống:

• Ưu điểm: Khả năng tiếp cận khách hàng dễ dàng, đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực để cung cấp cho khách hàng với những sản phẩm phù hợp nhất
• Nhược điểm: Vì phải trải qua nhiều bước trong quá trình phân phối nên các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát giá cả

Hệ thống phân phối sản phẩm hiện đại (Modern Trade)

Sản phẩm từ nhà sản xuất và các trung gian phân phối sẽ được liên kết với nhau thông qua phương thức phân phối này. Kết quả là, các sản phẩm sẽ được chuyển trực tiếp đến tay người tiêu dùng.

Đánh giá hệ thống phân phối hàng hóa hiện đại:

• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian trong quá trình cung cấp hàng hóa đến tay khách hàng, đồng thời kiểm soát số lượng sản phẩm tồn kho và phân phối cho người tiêu dùng
• Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ và chỉ có thể áp dụng hiệu quả với một số sản phẩm và dịch vụ cụ thể

Hệ thống phân phối sản phẩm đa cấp

Hệ thống phân phối đa cấp hoạt động như một trung gian phân phối được đặt ở nhà sản xuất và người tiêu dùng với mạng lưới người tham gia gồm nhiều cấp và nhánh khác nhau. 

Đánh giá hệ thống phân phối hàng hóa đa cấp:

• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quảng cáo và tiếp thị sản phẩm, tiết kiệm chi phí thuê và đào tạo nhân viên bán hàng

• Nhược điểm: Nếu không được kiểm soát và quản lý thông tin tốt, hệ thống này có thể dễ dẫn đến thất lạc hàng hóa và nhiều sai sót khác

3. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống phân phối?

Hệ thống phân phối là cầu nối giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm/dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng và gia tăng khả năng chiếm lĩnh thị trường. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi xây dựng hệ thống phân phối. 

• Tối ưu hóa chi phí: Một hệ thống phân phối tốt giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, lưu kho và quản lý hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động
• Mở rộng thị trường: Một hệ thống phân phối mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều thị trường và khách hàng hơn, từ đó mở rộng quy mô kinh doanh và thúc đẩy tăng trưởng doanh số
• Tăng cường cạnh tranh: Nếu xây dựng được hệ thống phân phối hiệu quả, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm của mình một cách nhanh chóng và rộng rãi hơn so với đối thủ, từ đó lợi thế cạnh tranh đáng kể
• Quản lý rủi ro: Hệ thống phân phối giúp phân tán rủi ro liên quan đến tồn kho và vận chuyển, giảm thiểu tác động của các vấn đề như gián đoạn chuỗi cung ứng
• Tăng cường quan hệ đối tác: Thông qua hệ thống phân phối, doanh nghiệp có thể thiết lập mối quan hệ với các đối tác như nhà cung cấp, đại lý và nhà bán lẻ, tạo điều kiện cho các hợp tác lâu dài và bền vững

Như vậy, bài viết đã chỉ ra khái niệm hệ thống phân phối là gì và giới thiệu các loại hình hệ thống phân phối phổ biến nhất. Bên cạnh đó, gợi ý 7 bước giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống phân phối bài bản và đảm bảo phát triển bền vững. Hy vọng rằng, thông qua những chia sẻ của Trường Doanh Nhan HBR, doanh nghiệp sẽ nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống phân phối và biết cách xây dựng hệ thống này một cách hiệu quả.