CÁCH XỬ LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Hàng tồn kho không bán được, không xử lý đúng cách sẽ khiến doanh nghiệp không thu hồi vốn, tốn kém chi phí lưu trữ và chi phí cơ hội cho các hạng mục đầu tư khác. Do đó, xử lý hàng tồn kho hiệu quả chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, Trường Doanh nhân HBR chia sẻ về những giải pháp xử lý hàng hoá tồn kho hiệu quả tức thời và trong dài hạn.

1. Tìm hiểu nguyên nhân để xử lý hàng tồn kho không bán được hiệu quả

Hàng tồn kho không bán được là một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Hàng hoá dữ trữ trong kho không thể tiêu thu được, vừa không tạo ra doanh thu vừa tốn kém chi phí bảo quản. Để tìm ra cách xử lý hàng tồn kho không bán được hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần xác định được nguyên nhân của vấn đề. Sau đây là top 4 nguyên nhân phổ biến của tình trạng hàng tồn kho không bán được:

1.1. Đánh giá nhu cầu tiêu dùng không chính xác

Doanh nghiệp không đánh giá chính xác nhu cầu của thị trường, khả năng tiêu thụ của khách hàng. Thông thường, điều này xảy ra là vì thiếu dữ liệu hoặc không có phương pháp dự báo không phù hợp về nhu cầu.

Doanh nghiệp không có phương án dự phòng về sự tác động của các yếu tố vĩ mô và vi mô tác động đến nhu cầu khách hàng. Ví dụ như: thiên tai, lũ lụt, vấn đề pháp lý và thay đổi chính sách thương mại, sự cạnh tranh gay gắt giữa các đối thủ…

1.2. Quản lý kho hàng kém hiệu quả, cập nhật sai sót số liệu thực tế

Hệ thống quản lý kho lỗi thời hoặc không được cập nhật thường xuyên là một trong những vấn đề thực tế ở nhiều doanh nghiệp nhỏ. Công tác quản lý kho còn nhiều thiếu sót đã dẫn đến số liệu báo cáo không chính xác với thực tế. Cuối cùng dẫn đến sự tích lũy qua các kỳ, quý, năm thì lượng hàng tồn kho tăng lên. 

Một số vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải dẫn đến kiểm kê sai sót kho hàng là:

• Không gian kho bãi không được sắp xếp gọn gàng, khoa học; không có hướng dẫn về cách sắp xếp hàng hoá dẫn đến khó kiểm đếm số lượng.
• Nhân viên kho không được đào tạo đầy đủ về nghiệp vụ kiểm kê hàng hoá, sử dụng phần mềm hoặc thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp, cẩn trọng.
• Không kiểm kê hàng hóa đầu vào mà chỉ đối chiếu từ phiếu nhập hàng dẫn đến các sai sót số liệu hàng hoá.
• Không kiểm tra định kỳ hàng hóa trong kho, khó truy xuất nguyên nhân lệch số liệu và thời điểm bắt đầu xảy ra sai sót.

Ngoài ra, có một nguyên nhân khác về việc hàng tồn kho không bán được quá nhiều là những đánh giá chủ quan của ban lãnh đạo, chủ doanh nghiệp về mức độ nghiêm trọng của lượng hàng hoá tồn kho. Không ưu tiên xử lý hoặc không có biện pháp xử lý đúng đắn, dẫn đến hàng hoá tồn ngày càng nhiều.

1.3 Chiến lược kinh doanh không hiệu quả

Hàng hoá tồn kho không bán được là những sản phẩm đã hoàn thiện và sẵn sàng đưa đến tay khách hàng. Do đó, việc hàng tồn kho nhiều có thể là các chiến lược bán hàng của doanh nghiệp không phù hợp, dẫn đến hàng hoá không được tiêu thụ. Ví dụ như:

• Giá cả sản phẩm không cạnh tranh hoặc không phù hợp với thị trường, dẫn đến người tiêu dùng ưu tiên chọn sản phẩm tương đồng từ các nhãn hàng đối thủ.
• Kênh bán hàng tiếp cận không đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, dẫn đến hàng hoá không đến được tay người tiêu dùng.
• Hoạt động marketing thiếu hiệu quả làm giảm mức độ nhận diện sản phẩm hoặc khiến sản phẩm kém hấp dẫn, không kích thích được mong muốn mua của khách hàng.
• Đội ngũ bán hàng chưa được đào tạo bài bản, không có khả năng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm.

1.4. Sản phẩm lỗi thời hoặc không đáp ứng nhu cầu thị trường

Vấn đề chất lượng sản phẩm không đáp ứng thị hiếu khách hàng cũng là một trong các nguyên nhân hàng đầu của việc hàng tồn kho quá nhiều. 

• Thay đổi xu hướng tiêu dùng và sở thích khách hàng: Ngày nay thị hiếu khách hàng thay đổi rất nhanh chóng, nếu doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt và tung ra sản phẩm phù hợp sẽ bỏ lỡ cơ hội. Và nếu doanh nghiệp chỉ cung cấp các sản phẩm cố định, thiếu tính sáng tạo và xu hướng mới thì khách hàng cũng sẽ không còn ủng hộ.
• Sự xuất hiện của sản phẩm mới cạnh tranh hơn: Sự cạnh tranh gay gắt của các thương hiệu trong ngành hàng thực sự là một cuộc đua mới, các nhãn hàng liên tục cải tiến sản phẩm, bổ sung tính năng để thu hút khách hàng.
• Chất lượng sản phẩm không tốt hoặc không đáp ứng được nhu cầu sử dụng: Một số loại hàng hoá không đảm bảo được chất lượng, không qua quy trình kiểm định chất lượng hoặc kiểm tra mức độ ứng dụng thực tế đã vội sản xuất hàng loạt sẽ gặp phải vấn đề tồn kho và rất khó để xử lý.

Doanh nghiệp cần tiến hành bước kiểm tra, phân tích để đánh giá vấn đề hàng tồn kho không bán được có thể đến từ những nguyên nhân nào, từ đó tìm ra các giải pháp hiệu quả để xử lý hàng tồn kho.

2. Giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho không bán được

Sau đây là một số cách xử lý hàng hoá tồn kho không bán được hiệu quả:

2.1. Phân loại hàng tồn kho theo các mức độ

Bước đầu trước khi tiến hành chọn giải pháp, doanh nghiệp nên xác định và phân loại rã các các mặt hàng tồn kho có vẫn có khả năng tiếp tục bán được và không còn bán được nữa.

• Ưu tiên xử lý những mặt hàng có giá trị cao và khả năng bán cao.
• Đối với các mặt hàng không còn bán được nhưng chất lượng đảm bảo thì giữ lại xử lý riêng.
• Các loại hàng tồn kho hư hại, hết hạn sử dụng và không có giá trị sử dụng thì tiến hành loại bỏ và tiêu huỷ đúng cách. 

2.2. Giải pháp đổi mới hình thức phân phối cho hàng tồn kho có thể bán được

Đối với mặt hàng có giá trị cao và có khả năng bán được thì doanh nghiệp có thể áp dụng cách xử lý hàng tồn kho theo phương pháp đổi mới hình thức phân phối. Ví dụ như:

• Bán kèm với các sản phẩm đang bán chạy hoặc sản phẩm mới ra mắt: Doanh nghiệp có thể bán đơn giản dưới dạng một sản phẩm combo hoặc sản xuất bao bì mới để đóng gói các sản phẩm lại cùng nhau cho bắt mắt và thu hút hơn.
• Thanh lý hoặc bán buôn hàng tồn kho: Đây là cách giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho nhanh chóng. Thay vì bán lẻ hoặc trực tiếp cung cấp đến các nhà phân phối, doanh nghiệp chuyển sang thanh lý, bán buôn số lượng lớn giá ưu đãi cho các đơn vị chuyên bán lẻ để giảm tải về số lượng hàng trong kho.
• Tham gia các hội chợ, triển lãm để thanh lý hàng tồn kho: Một phương án tiếp theo cũng giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho hiệu quả là mang các sản phẩm này tham gia triển lãm, hội chợ để tiếp cận với các khách hàng mới, các nhóm khách hàng doanh nghiệp chuyên phân phối trên các thị trường mới hoặc xuất khẩu.
• Bán hàng ưu đãi trên các kênh trực tuyến: Doanh nghiệp có thể tổ chức các đợt khuyến mãi lớn trên website, sàn thương mại điện tử hoặc hình thức bán hàng livestream để thu hút khách hàng. Đây là cách xử lý hàng tồn kho nhanh và hiệu quả cho doanh nghiệp trong các ngành hàng tiêu dùng nhanh, thời trang, mỹ phẩm…

2.2. Giải pháp đổi mới hình thức phân phối cho hàng tồn kho không thể bán được

Đối với các mặt hàng còn giá trị sử dụng nhưng lại không thể bán được, ví dụ hàng hoá lỗi thời, hàng hoá không còn phù hợp với xu hướng thị trường… thì doanh nghiệp có thể xử lý như sau:

• Tặng kèm miễn phí cho khách hàng trong các chương trình khuyến mãi.
• Tặng cho nhân viên và đối tác sử dụng
• Dùng làm vật phẩm quyên góp cho cộng đồng, xã hội
• Bán lại dưới dạng vật liệu thô cho các nơi chuyên tái chế hoặc xử lý phế liệu.

3. Các phương án dài hạn giúp doanh nghiệp tránh phải xử lý hàng tồn kho nhiều lần

Ngoài việc tìm giải pháp xử lý hàng tồn kho tại những thời điểm cấp bách, doanh nghiệp nên có những chiến lược và phương án lâu dài để có thể tối thiểu những trường hợp hàng tồn kho không bán được quá nhiều, vừa tốn kém chi phí vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Sau đây là 3 gợi ý giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh và quản lý kho hàng:

3.1. Xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp, sáng tạo

Chiến lược bán hàng là một trong những nguyên nhân của vấn đề hàng tồn kho không bán được. Vì vậy, làm thế nào để tối ưu chiến lược kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng phải đi xử lý hàng tồn kho nhiều lần. 

Để xây dựng được chiến lược kinh doanh tối ưu, doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu về thị trường và khách hàng mục tiêu một cách chi tiết. Dữ liệu này sẽ là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành triển khai các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất và kế hoạch phát triển sản phẩm mới. Cách để nghiên cứu khách hàng và thị trường là:

• Phân tích số liệu kinh doanh, tiếp thị trong quá khứ.
• Tổng hợp và phân tích báo cáo hoạt động của các bộ phận: bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing, vận hành, sản xuất…
• Sử dụng dịch vụ nghiên cứu từ các công ty chuyên nghiên cứu thị trường.
• Tiến hành tự nghiên cứu bằng khảo sát, phỏng vấn khách hàng.

Từ dữ liệu khách hàng đã có doanh nghiệp kết hợp với các đánh giá về nội bộ và nguồn lực doanh nghiệp (ví dụ: tài chính, nhân sự, định hướng phát triển, sứ mệnh công ty;  các yếu tố vĩ mô và vi mô khác như bối cảnh kinh tế nói chung, sức mua thị trường, nhà cung ứng, nhà phần phối… có thể xây dựng được chiến lược kinh doanh tổng thể với mục tiêu kinh doanh rõ ràng và phù hợp.

Sau đó, nhà lãnh đạo tiến hành thông báo đến các trưởng bộ phận trong công ty để triển khai các kế hoạch hành động phù hợp. Ví dụ như:

• Đối với phòng ban marketing: đội ngũ cần tiến hành lên kế hoạch quảng bá sản phẩm, xác định kênh truyền thông, xây dựng chiến lược nội dung, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, đa dạng hóa kênh phân phối phù hợp với hành vi người tiêu dùng…
• Đối với phòng ban kinh doanh và chăm sóc khách hàng: đội ngũ sẽ tiến hành triển khai mô hình kinh doanh phù hợp, đào tạo đội ngũ nhân viên, tối ưu quá trình tư vấn và chăm sóc khách hàng, đề xuất chiến lược chăm sóc và nuôi dưỡng tệp khách hàng trung thành,...
• Đối với phòng ban vận hành và xử lý đơn hàng:, trưởng bộ phận cùng đội ngũ sẽ nghiên cứu các phương án để tối ưu quá trình xử lý đơn hàng, chính sách đổi - trả hàng thuận tiện và dễ dàng, tăng hiệu suất đóng gói và vận chuyển,...
• Đối với phòng phát triển sản phẩm: nhân sự liên quan sẽ tiến hành các bước nghiên cứu và đánh giá sâu dữ liệu khách hàng, thị trường để có các ý tưởng sản xuất sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu thị hiếu khách hàng trong tương lai.

Sự phối hợp hiệu quả và thống nhất theo mục tiêu kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế trường hợp phải xử lý hàng tồn kho không bán được nhiều lần trong kỳ kinh doanh. Không chỉ tiết kiệm được chi phí lưu trữ và bảo quản, chi phí cơ hội mà còn đảm bảo vòng quay tài chính trong doanh nghiệp được ổn định.

3.2. Triển khai các công cụ để dự báo nhu cầu chính xác

Trong bối cảnh chuyển đổi số, thị trường tiêu dùng có sự phát triển rất mạnh mẽ, nhu cầu khách hàng luôn có sự đổi mới, vòng đời sản phẩm ngắn hơn. Do đó, việc nắm bắt nhanh các xu hướng, có được những dự báo đáng tin cậy trở thành một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp. Một số phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm phổ biến hiện nay là:

• Phương pháp thống kê (Statistical Method): Đây là phương pháp sử dụng các kỹ thuật và công cụ thống kê để phân tích dữ liệu và xác định xu hướng, thường được sử dụng trong trường hợp có sẵn dữ liệu lịch sử.
• Phương pháp nghiên cứu thị trường (Market Research/ Surveying): Là phương pháp thu thập thông tin từ khách hàng, thị trường, một số nguồn dữ liệu khác để đánh giá nhu cầu hiện tại và dự đoán nhu cầu tương lai, thường được sử dụng không có đủ dữ liệu lịch sử.
• Phương pháp Sales Force Composite: Là phương pháp dựa trên thông tin và đánh giá từ đội ngũ bán hàng để dự báo nhu cầu. Yêu cầu là đội ngũ phải có đủ kinh nghiệm và hiểu biết giữa thị trường và hiểu rõ về nhu cầu khách hàng.
• Phương pháp Delphi: Đây là phương pháp thu thập ý kiến ​​từ một nhóm chuyên gia, sau đó tập hợp và phân tích để đưa ra dự báo nhu cầu, thường được sử dụng trong các tình huống phức tạp, không có đủ dữ liệu lịch sử, sản phẩm/ dịch vụ mới trên thị trường hoặc thâm nhập các thị trường mới.
• Phương pháp Kinh tế lượng (Econometric Method): Đây là phương pháp kết hợp giữa nguyên lý kinh tế và mô hình toán học để dự báo nhu cầu. Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này khi lĩnh vực kinh doanh của họ có ảnh hưởng mạnh từ các yếu tố kinh tế vĩ mô nói chung.

Việc sử dụng các công cụ công nghệ tiến tiến đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng. Với khả năng truy cập dữ liệu mau chóng và hiệu quả, các công cụ này cho phép doanh nghiệp truy xuất những báo cáo dữ liệu từ tổng quan đến chi tiết trong một thời gian ngắn. Đặc biệt, các công cụ ứng dụng AI Marketing, Big Data, Machine Learning, Internet of Thing còn có khả năng cung cấp báo cáo theo thời gian thực, nghĩa là cập nhật mau chóng tình hình đang diễn ra trên thị trường.

Các phần mềm dự báo nhu cầu được đánh giá cao hiện nay là: Streamline, SAP Integrated Business Planning, Oracle, IBM Planning Analytics, Anaplan…

Sử dụng các công cụ hiệu quả và khôn ngoan sẽ giúp doanh nghiệp có thêm một phương pháp để dự báo nhu cầu thị trường chính xác. Các công cụ này còn hỗ trợ đắc lực quá trình phát hiện các insight khách hàng, dự đoán xu hướng thị trường, tối ưu các chiến lược kinh doanh. Nhờ đó, việc sản xuất hàng hoá sẽ phù hợp với thực tế hơn, tránh tình trạng dư thừa khiến doanh nghiệp phải cố gắng để xử lý hàng tồn kho sau đó.

3.3. Quản lý kho hàng hiệu quả và kiểm kê định kỳ

Một giải pháp có tính hiệu quả lâu dài mà mọi doanh nghiệp cần chú trọng chính là quản lý kho hàng hiệu quả, kiểm kê định kỳ và xây dựng phương pháp kiểm kê thông minh. Nếu doanh nghiệp đã tối ưu chiến lược kinh doanh, trang bị công cụ dự báo hiện đại mà công tác quản lý kho hàng không hiệu quả thì cũng rất dễ xảy ra tình trạng phải đi xử lý hàng tồn kho không bán được.

Thông tin về hàng tồn kho chính xác là cơ sở để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất, mua sắm, bán hàng và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách đúng đắn. Nếu số liệu sau, doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề trầm trọng như: tích luỹ nguyên vật liệu không cần thiết, tốn kém diện tích không gian, hàng hóa trong kho không được chăm sóc bảo trì dẫn đến hư hại…

Tốt nhất là doanh nghiệp nên lên kế hoạch kiểm tra định kỳ và có phương pháp kiểm tra hiệu quả. Ví dụ như kiểm tra định kỳ 3 tháng , 6 tháng, đầu năm - cuối năm kinh doanh; kiểm tra chéo giữa các kho... Để đảm bảo sự chính xác, doanh nghiệp nên trang bị những hệ thống phần mềm hiện đại để giảm bớt thời gian thực hiện thủ công và dễ dàng truy cập thông tin.

Một số phần mềm quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp trong nước tin dùng là: Sapo POS, Kiot Viet, SUNO, Ecount, Square, Zoho Inventory...

Với kết quả kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp nhanh chóng xác định các mặt hàng đang có số lượng quá ít nhiều hoặc quá ít để lên phương án xử lý hàng tồn kho cho phù hợp. Ví dụ như đẩy mạnh chương trình tiếp thị để sản phẩm được tiêu thụ nhanh hơn hoặc sản xuất thêm nếu mặt hàng đó đang có sức mua tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các tình trạng hàng hoá bị hư hại nếu có để có biện pháp xử lý và cải thiện việc bảo quản.

4. Kết luận

Như vậy, bài viết này đã cung cấp đến quý doanh nghiệp những nội dung quan trọng về xử lý hàng tồn kho với các giải pháp chi tiết theo từng loại hàng hoá tồn đọng. Đồng thời, Trường Doanh nhân HBR còn chia sẻ thêm top 3 phương án có thể giúp doanh nghiệp phát triển trong dài hạn, giúp phòng ngừa và hạn chế tình trạng hàng tồn kho khó xử lý. Hy vọng nội dung bài viết đã giúp quý doanh nghiệp có thêm nhiều ý tưởng để ứng dụng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.