ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ LÀ GÌ? CÁCH TÍNH ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ CHO DOANH NGHIỆP

“Định biên nhân sự là gì” là một phần không thể thiếu trong công tác hoạch định nhân lực. Đây là cơ sở cốt lõi để doanh nghiệp theo dõi tình hình tuyển dụng và lập kế hoạch nhân sự hiệu quả. Tuy vậy, mặc dù là một đề tài quen thuộc nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng am hiểu và thực hiện thành công định biên nhân sự trong thực tiễn. Hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu về chủ đề này thông qua bài viết dưới đây.

1. Sơ lược về định biên nhân sự

Để thực hiện thành công cách tính định biên nhân sự trong thực tiễn, trước tiên doanh nghiệp cần được trang bị kiến thức sơ lược về định biên nhân sự, trong đó bao gồm khái niệm “định biên nhân sự là gì”, vai trò và điều kiện cụ thể để định biên nhân sự. 

1.1. Định biên nhân sự là gì?

Thuật ngữ “Định biên nhân sự” được phát biểu là quá trình xác định một số lượng con người mang phẩm chất và năng lực phù hợp để đáp ứng các mục tiêu và nhiệm vụ công việc cụ thể trong tương lai. Qua đó, giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.

Trong tiếng Anh, thuật ngữ “Định biên nhân sự” được biết đến với tên gọi “Human resource planning - HR planning” hoặc “Strategy of human resource management - HR Strategy”. Thuật ngữ "Human resource planning-HR planning" mang tính toàn diện hơn rất nhiều so với "Strategy of human resource management". Nó không chỉ dừng lại ở việc xác định số lượng nhân sự cần thiết mà còn xác định toàn bộ đường lối cho hoạt động Quản trị nguồn nhân lực. Ngược lại, cụm từ “Human resource planning-HR planning” lại mang tính cụ thể hơn “Strategy of human resource management - HR Strategy”. Đó là một kế hoạch cụ thể và chi tiết về nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong một thời kỳ nhất định, có thể triển khai theo từng tuần, tháng, năm hoặc thậm chí dài hơn.

XEM THÊM: 6 MÔ HÌNH & 5 BƯỚC XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ NÊN HỌC HỎI

1.2. Vai trò của định biên nhân sự

Trên cơ sở phân tích khái niệm “định biên nhân sự là gì”, vai trò của định biên nhân sự đã phần nào được phản ánh. Theo đó, định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp hay tổ chức. Đó là bởi quá trình này xuất phát từ vai trò của con người - nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp.

Định biên nhân sự hiệu quả sẽ mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động những lợi ích nổi bật sau:

Đối với doanh nghiệp, tổ chức:

• Giúp xác định cụ thể số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng nhân sự hiện tại và khả năng đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai. Trên cơ sở đó, giúp doanh nghiệp xác định giải pháp thích hợp để tối ưu hiệu quả nhân sự, tránh lãng phí tài nguyên

• Tạo cơ sở để doanh nghiệp chủ động tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo nhân sự để đáp ứng nhu cầu nhân sự trong tương lai. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ luôn sẵn sàng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có khả năng thích ứng tốt với những thay đổi bất ngờ

• Hỗ trợ việc theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình nhân sự, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn dựa trên dữ liệu thực tế để phục vụ sự phát triển lâu dài

• Tạo cơ sở để doanh nghiệp hoạch định ngân sách tiền lương và các chi phí xã hội khác liên quan đến người lao động (ví dụ như bảo hiểm, phúc lợi xã hội

Đối với người lao động:

• Giúp nhân sự hiểu rõ về phẩm chất, năng lực cá nhân, từ đó hiểu và hoàn thành đúng công việc, nhiệm vụ được phân công 

• Giúp nhân sự có cái nhìn toàn diện về bản thân và công việc, từ đó xây dựng định hướng phát triển bản thân phù hợp với doanh nghiệp

XEM THÊM: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ LÀ GÌ? 6 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ HIỆU QUẢ 100%

1.3. Điều kiện để định biên nhân sự

Để định biên nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cần thiết. 

Đối với doanh nghiệp, tổ chức:

• Cần xây dựng định hướng cũng như chiến lược phát triển rõ ràng

• Cần xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể, bao gồm các khoản ngân sách và kế hoạch thay đổi

Đối với từng phòng ban, bộ phận:

• Cần xác định cụ thể vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công ty

• Cần nắm bắt được tần tần suất cũng như quy trình thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả

• Cần xác định được mong muốn về mức độ thành thạo và dự đoán kết quả đầu ra cho từng vị trí công việc

• Cần xác định rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực hiện công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Nhân sự là yếu tố sống còn của một doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thu hút, tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài hiệu quả. Thấu hiểu những nỗi đau này của doanh nghiệp, Trường Doanh Nhân HBR tổ chức chương trình Chuỗi Quản Trị Nhân Sự Dành Cho Sếp.

2. Nguyên tắc tính định biên nhân sự là gì?

Sau khi trả lời được câu hỏi “định biên nhân sự là gì”, tiếp theo doanh nghiệp cần nắm vững những nguyên tắc cơ bản để định biên nhân sự một cách chính xác. Việc xây dựng định biên nhân sự trong từng tổ chức, doanh nghiệp sẽ có những điểm khác biệt cơ bản. Tuy nhiên, để định biên nhân sự đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp có thể áp dụng 3 nguyên tắc phổ biến sau: 

2.1. Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

XEM THÊM: CÁCH LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ BÀI BẢN GIÚP CHIÊU MỘ NHÂN TÀI

2.2. Nguyên tắc về định mức lao động

2.3. Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

3. Cách tính định biên nhân sự 

Trên thực tế, cách tính định biên nhân sự không dựa trên một công thức cụ thể. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần nghiên cứu để áp dụng 1 trong 3 nguyên tắc cơ bản trên để xác định cách tính thích hợp.  

Để hiểu rõ hơn về cách tính định biên nhân sự, chúng ta cùng nghiên cứu ví dụ sau đây:

Một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm ngày thường, ngày lễ Tết và chủ nhật), tương ứng với 1 ca làm việc. 

• Căn cứ theo Luật Lao động, 1 nhân viên có quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó bao gồm  ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép và 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ Tết mỗi năm. Như vậy, trong 1 năm nhân viên sẽ làm 277 ngày công (365 - 88 = 277)

• Để đảm bảo cửa hàng sẽ có đủ nhân viên làm việc trong 1 ca/ngày, cửa hàng cần tuyển 1.32 người (365 ngày/277 công = 1.32 người) [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn]

Nếu cửa hàng cho phép nhân viên nghỉ nửa ngày thứ 7, số ngày công của nhân viên trong 1 năm sẽ là 365 – 88 – 26 = 251 ngày/năm. Điều này đồng nghĩa với việc hệ số bù trừ nhân sự sẽ tăng lên 1.45 người (365 ngày/251 công  =  1,45 người).

Như vậy, ta có thể rút ra công thức tính định biên nhân sự như sau: 

Số nhân viên cần tuyển = N*C*1.32

Trong đó: 

• N là số nhân viên cần trong một ca

• C là số ca làm việc

• 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn

Như vậy, để đơn giản hoá cách làm định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức trên. 

4. 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi đã nắm rõ những kiến thức cơ bản liên quan đến khái niệm định biên nhân sự là gì, nguyên tắc tính định biên nhân sự cũng như công thức tính, doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng quy trình định biên nhân sự. Trường doanh nhân HBR sẽ hướng dẫn cách xây dựng định biên nhân sự khoa học, hiệu quả theo 5 bước dưới đây: 

Bước 1: Xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai

Bước đầu tiên trong quy trình định biên nhân sự là xác định nhu cầu nguồn nhân lực cho  doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc đưa ra những dự báo về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai một cách chuẩn xác nhất. Chỉ khi nắm bắt rõ những nhu cầu ấy, doanh nghiệp mới có cơ sở để xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp. Vì vậy, đây là bước tiền đề nhưng có vai trò vô cùng quan trọng. 

Trong đó, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin quan trọng như: mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cần đạt được trong tương lai, những hoạt động cần ưu tiên thực hiện và quy mô tổ chức sản xuất. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những dự báo chính xác về nhu cầu nhân sự. Theo đó, doanh nghiệp cần xác định 3 yếu tố sau:

• Thời gian: Khi nào doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự cho mỗi vị trí cụ thể?

• Chất lượng: Những yêu cầu về phẩm chất, năng lực, chuyên môn của nhân sự cho mỗi vị trí là gì?

• Số lượng: Doanh nghiệp cần chính xác bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí?

Bước 2: Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện tại

Trong quy trình định biên nhân sự, đánh giá thực trạng nguồn lực là bước phân tích nhằm xác định những ưu điểm và hạn chế của đội ngũ nhân sự hiện tại. Công việc này có ý nghĩa quan trọng trong việc hoạch định những chiến lược nhân sự phù hợp nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại. 

Trong quá trình phân tích thực trạng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần đưa ra 2 yếu tố chính, bao gồm yếu tố về mặt hệ thống và yếu tố về mặt quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc, phẩm chất đạo đức

• Các chính sách quản lý nhân sự như tuyển dụng, khen thưởng, xử phạt, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng…

• Cơ cấu tổ chức, trong đó bao gồm loại hình hoạt động, trách nhiệm cũng như quyền hạn trong công việc, mối quan hệ công việc  

Yếu tố về quá trình:

• Mức độ hấp dẫn, thú vị của công việc đối với người lao động

• Mức độ hài lòng, thỏa mãn của người lao động trong công việc

• Văn hóa làm việc trong doanh nghiệp, môi trường làm việc

• Mức độ rõ ràng, cụ thể của các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra

• Khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt, hạn chế cần phải giải quyết

• Cải thiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp

Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực

Dựa trên kết quả dự báo về nhu cầu và đánh giá thực trạng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành so sánh để trả lời cho câu hỏi: Nguồn lực hiện tại đang thừa hay thiếu so với nhu cầu. Đây là căn cứ để doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về bức tranh nhân sự, từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm khắc phục tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự. 

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp hiện có 60 nhân viên kinh doanh nhưng với nhu cầu mở rộng thị trường thì số lượng này sẽ không đủ để đáp ứng công việc. Do vậy, đây là thời điểm doanh nghiệp đó cần đưa ra quyết định về việc tuyển dụng thêm nhân sự.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Sau hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch định biên nhân sự cụ thể. Lập kế hoạch khoa học và hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tăng hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có khả năng cao tuyển dụng được đúng số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng đúng yêu cầu công việc. 

Để thiết lập kế hoạch định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố cơ bản sau đây:

• Kế hoạch tuyển dụng cũng như các phương thức tuyển dụng

• Đề xuất luân chuyển nhân sự hoặc đề bạt, tiến cử nhân sự

• Thiết lập cơ cấu tổ chức, bao gồm số lượng nhân viên và sự phân phối giữa các phòng ban

• Tiến hành cắt giảm những lao động trình độ kém

• Tinh giảm những lao động không đem lại giá trị cao cho công ty

Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch

Bước cuối cùng trong quy trình định biên nhân sự là đánh giá tổng quan quá trình thực hiện kế hoạch. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện được những sai lầm và hạn chế, những chênh lệch giữa nhu cầu đặt ra và kết quả thực hiện được. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhìn nhận được nguyên nhân dẫn đến sai sót và đề xuất các phương án khắc phục.

Theo đó, tại bước này, doanh nghiệp cần tập trung vào những điểm sau đây:

• Xác định nguyên nhân dẫn đến chênh lệch, thiếu sót

• Đối mặt và xử lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện

• Đề xuất và thực hiện các giải pháp để điều chỉnh kế hoạch

• Tìm kiếm và sắp xếp nhân sự phù hợp để chuẩn bị sẵn sàng cho việc tổ chức và thực hiện kế hoạch

XEM THÊM: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ ĐỂ NHÂN SỰ NÂNG CAO HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

5. Kết luận

Như vậy, để định biên nhân sự một cách hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần hiểu rõ định biên nhân sự là gì, điều kiện và nguyên tắc định biên nhân sự. Trên cơ sở nắm vững những kiến thức sơ lược ấy, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng quy trình định biên nhân sự như 5 bước hướng dẫn ở trên. Hy vọng rằng, với những kiến thức hữu ích mà Trường Doanh Nhân HBR cung cấp trong bài viết, doanh nghiệp có thể áp dụng để giải quyết thành công bài toán khó trong hoạch định nhân lực.