13 CHIẾN LƯỢC TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP DÀNH CHO CÁC SME

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt giúp tăng trưởng bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ giới thiệu 10 chiến lược tối ưu hóa chi phí vận hành, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ đến các tập đoàn lớn. Cùng khám phá cách tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp để tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu suất hoạt động trong môi trường kinh doanh đầy biến động!

1. Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là quá trình phân tích và quản lý các chi phí vận hành doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả, nhằm giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất và tối đa hóa lợi nhuận.

Cụ thể, tối ưu hóa chi phí không phải là việc cắt giảm chi phí một cách tùy tiện, mà là việc sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp một cách thông minh, đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh với mức chi phí hợp lý nhất. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, duy trì sự phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và tránh nhầm lẫn giữa chiến lược tối ưu hóa chi phí và cắt giảm chi phí, dưới đây là bảng so sánh về sự khác biệt giữa hai chiến lược này:

"Đối với các doanh nghiệp, thay vì chỉ tập trung vào việc cắt giảm chi phí một cách cấp bách, hãy xem tối ưu hóa chi phí như một chiến lược dài hạn. Đầu tư vào công nghệ, cải thiện quy trình làm việc và sử dụng tài nguyên một cách thông minh là chìa khóa để không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh”, Mr. Tony Dzung nhấn mạnh.

2. Tại sao phải tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp?

Theo Mr. Tony Dzung - chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp, với kinh nghiệm tư vấn kinh doanh cho hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ khẳng định rằng: “Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, tối ưu hóa chi phí không chỉ là một chiến lược tài chính mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ duy trì sự phát triển bền vững và cạnh tranh.” 

Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà việc tối ưu hóa chi phí có thể mang lại:

• Tăng trưởng lợi nhuận: Việc giảm chi phí sản xuất và vận hành giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính. Khi các chi phí được kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể tăng cường lợi nhuận, từ đó tạo ra nguồn tài chính để tái đầu tư vào các hoạt động phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh, hoặc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Nâng cao sức cạnh tranh: Khi doanh nghiệp giảm được chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng, họ có thể cung cấp sản phẩm/dịch vụ với giá thành hợp lý hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều khách hàng hơn và mở rộng thị phần. Do đó, tối ưu hóa chi phí không chỉ giúp tiết kiệm mà còn là một công cụ quan trọng để gia tăng sự cạnh tranh trên thị trường.
• Cải thiện hiệu quả công việc: Tối ưu hóa chi phí yêu cầu doanh nghiệp phải đánh giá lại toàn bộ quy trình làm việc. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ phát hiện và loại bỏ những quy trình kém hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Việc này giúp tăng năng suất lao động và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, từ đó góp phần vào việc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
• Tăng cường tính linh hoạt: Khi doanh nghiệp có khả năng kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ và hợp lý, họ sẽ có nguồn lực tài chính vững mạnh hơn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường, đối phó với khủng hoảng kinh tế hoặc nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới mà không gặp phải những rào cản tài chính.
• Phát triển bền vững: Tối ưu hóa chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững. Việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và giảm thiểu lãng phí không chỉ giúp giảm chi phí mà còn bảo vệ môi trường. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ xây dựng được một hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng và đối tác, qua đó nâng cao uy tín thương hiệu.

Tuy nhiên, khi thực hiện tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần lưu ý rằng đây là một quá trình dài hạn và phải cân bằng giữa việc giảm chi phí và duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Nếu chỉ chú trọng vào việc cắt giảm chi phí mà không chú ý đến sự hài lòng của khách hàng hay đời sống của nhân viên, điều này có thể gây ra những hệ quả tiêu cực về lâu dài. Do vậy, tối ưu hóa chi phí cần được thực hiện một cách hợp lý, có chiến lược rõ ràng và không làm ảnh hưởng đến các yếu tố quan trọng khác của doanh nghiệp.

3. Các bước tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Theo Mr. Tony Dzung, với 16 năm kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp cho rằng:“Để tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả, doanh nghiệp SME cần thực hiện một quy trình chặt chẽ, từ việc nhận diện các khoản chi phí cho đến việc triển khai và điều chỉnh chiến lược phù hợp.”

Dưới đây là các bước cụ thể, giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt ngân sách mà còn đạt được những kết quả dài hạn, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3.1. Xác định các khoản chi phí

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tối ưu hóa chi phí là xác định và phân loại các khoản chi phí trong doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng những khoản chi nào đang chiếm tỷ trọng lớn và có thể được kiểm soát hoặc giảm thiểu.

Các loại chi phí cần phân loại bao gồm:

• Chi phí cố định: Đây là các chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất, như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, bảo hiểm.
• Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi theo hoạt động sản xuất, như nguyên vật liệu, chi phí điện nước, chi phí vận chuyển.
• Chi phí trực tiếp: Bao gồm chi phí nguyên liệu đầu vào, lương nhân viên sản xuất trực tiếp, hay chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất.
• Chi phí gián tiếp: Các chi phí liên quan đến hoạt động hỗ trợ như chi phí quảng cáo, marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

3.2. Phân tích chi phí

Phân tích chi phí giúp doanh nghiệp không chỉ hiểu được số tiền chi tiêu vào đâu mà còn phát hiện những điểm chưa tối ưu trong quá trình vận hành.

Các phương pháp phân tích chi phí phổ biến:

• Phân tích điểm hòa vốn: Xác định mức doanh thu tối thiểu để bù đắp chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược giá bán sao cho hiệu quả.
• Phân tích tỷ lệ chi phí: So sánh tỷ lệ chi phí với doanh thu để nhận diện những khoản chi nào chiếm phần lớn trong tổng chi phí, từ đó có phương án cắt giảm hợp lý.
• Phân tích xu hướng chi phí: Theo dõi sự thay đổi của chi phí qua các giai đoạn để kịp thời điều chỉnh và cải tiến chiến lược tài chính.

3.3. Xây dựng chiến lược tối ưu hóa chi phí

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và lựa chọn các phương án tối ưu hóa chi phí hiệu quả, đảm bảo rằng việc giảm chi phí không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hay dịch vụ.

Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi quan trọng:

• Mục tiêu của việc cắt giảm chi phí là gì? (Tăng lợi nhuận, duy trì dòng tiền, mở rộng quy mô kinh doanh,...)
• Khoản chi phí nào có thể cắt giảm mà không làm giảm chất lượng sản phẩm hay dịch vụ?
• Những khoản chi phí nào có thể thay thế bằng các giải pháp hiệu quả và rẻ hơn?
• Công nghệ có thể giúp tối ưu hóa chi phí ở những khâu nào?
• Việc tối ưu chi phí có ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên hoặc trải nghiệm khách hàng không?

3.4. Triển khai và giám sát

Sau khi có chiến lược tối ưu hóa chi phí, việc triển khai và giám sát chặt chẽ là rất quan trọng để đảm bảo chiến lược có hiệu quả thực tế.

Những yếu tố cần giám sát:

• So sánh các khoản chi phí trước và sau khi thực hiện chiến lược để đo lường hiệu quả.
• Thu thập phản hồi từ các bộ phận bị ảnh hưởng bởi các biện pháp tối ưu hóa chi phí.
• Đo lường tác động của việc tối ưu hóa chi phí đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong môi trường cắt giảm chi phí.

3.5. Đánh giá kết quả và cải tiến liên tục

Tối ưu hóa chi phí không phải là một quy trình thực hiện một lần mà là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần phải định kỳ đánh giá và cải tiến chiến lược để tối ưu hóa chi phí lâu dài.

Cách đánh giá hiệu quả tối ưu hóa chi phí:

• So sánh chi phí trước và sau khi thực hiện chiến lược để xác định mức độ thành công.
• Đo lường tác động đến hiệu suất làm việc, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

4. 13 giải pháp giúp tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp

Chi phí luôn là nỗi trăn trở lớn của nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là khi muốn mở rộng nhưng nguồn lực còn hạn chế. Dưới đây là 13 giải pháp thiết thực giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát tốt dòng tiền, vận hành tinh gọn và tập trung vào tăng trưởng bền vững:

4.1. Tối ưu hóa chi phí đầu vào

Chi phí đầu vào là toàn bộ khoản chi phục vụ cho quá trình sản xuất và vận hành, bao gồm: nguyên vật liệu, năng lượng, dịch vụ logistics, vận chuyển, lưu kho,... Việc kiểm soát tốt chi phí đầu vào giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, cải thiện biên lợi nhuận mà không cần tăng giá bán.

Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp nên tập trung vào 3 hoạt động chính sau:

1 - Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả hơn

• Khảo sát định kỳ ít nhất 3–5 nhà cung cấp để so sánh về: giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và chính sách hậu mãi.
• Chủ động đàm phán với nhà cung cấp hiện tại để có giá tốt hơn, nhất là khi doanh nghiệp có nhu cầu mua số lượng lớn hoặc hợp tác dài hạn.
• Tận dụng ưu đãi theo khối lượng hoặc hợp đồng cam kết dài hạn để tối ưu chi phí ổn định, tránh bị ảnh hưởng bởi biến động giá thị trường.

2 - Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

• Thiết lập quy trình quản lý kho bài bản, sử dụng phần mềm để kiểm soát số lượng hàng nhập – xuất – tồn theo thời gian thực.
• Ứng dụng phương pháp Just-In-Time (JIT) nhằm nhập hàng sát thời điểm sản xuất/kinh doanh, giảm chi phí lưu trữ.
• Kiểm kê kho định kỳ, thanh lý các sản phẩm lỗi thời, chậm bán để giải phóng dòng tiền.

3 - Tìm kiếm nguyên liệu thay thế tiết kiệm hơn

• Đánh giá khả năng thay thế nguyên liệu hiện tại bằng các loại nguyên liệu khác có giá thành rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, tính năng.
• Thử nghiệm và kiểm định quy mô nhỏ trước khi áp dụng rộng rãi nhằm đảm bảo tính ổn định.
• Lập kế hoạch chuyển đổi nguyên liệu có hệ thống: từ việc lựa chọn nhà cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, đến hướng dẫn vận hành.

4.2. Xây dựng định mức chi phí – Kiểm soát tài chính có hệ thống

Định mức chi phí là một công cụ quản lý tài chính cực kỳ hiệu quả, giúp doanh nghiệp xác định giới hạn chi tiêu hợp lý cho từng hoạt động. Khi có định mức rõ ràng, chủ doanh nghiệp sẽ:

• Biết được khoản nào đang chi tiêu hợp lý, khoản nào đang vượt mức.
• Dễ dàng kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát.
• Tăng hiệu quả sử dụng ngân sách mà không làm giảm chất lượng vận hành.

Để xây dựng được định mức chi phí thì phải đảm bảo các yếu tố sau:

1 - Xác định định mức chi phí cho từng hoạt động

• Phân loại và thống kê chi phí theo từng hoạt động: marketing, bán hàng, nhân sự, vận hành,...
• Phân tích dữ liệu trong 6–12 tháng gần nhất để xác định mức chi tiêu trung bình.
• Thiết lập mức chi tiêu tiêu chuẩn cho từng phòng ban, quy trình hoặc chiến dịch cụ thể – phù hợp với quy mô, năng lực và thị trường ngành.

2 - Giám sát và kiểm soát chi phí theo định mức

• Thiết lập hệ thống báo cáo chi phí định kỳ theo tuần/tháng để so sánh với định mức.
• Rà soát thường xuyên và điều chỉnh khi có thay đổi về thị trường, nhân sự, quy mô.
• Đào tạo đội ngũ hiểu rõ khái niệm định mức – từ nhân viên kế toán đến các trưởng bộ phận để cùng nhau tuân thủ và giám sát.

3 - Khen thưởng các đơn vị tối ưu chi phí hiệu quả

• Ghi nhận và thưởng nóng cho các cá nhân, phòng ban đạt hoặc vượt định mức mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
• Tổ chức chia sẻ điển hình “tối ưu chi phí thành công” để lan tỏa tư duy tiết kiệm thông minh.
• Biến việc tối ưu chi phí thành một chỉ số KPI trong đánh giá hiệu quả công việc định kỳ.

4.3. Sử dụng các kênh tiếp thị miễn phí

Trong bối cảnh ngân sách marketing còn hạn chế, việc tận dụng các kênh tiếp thị miễn phí là một lựa chọn thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn duy trì được sự hiện diện trên thị trường. Những nền tảng sẵn có nếu được khai thác đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, xây dựng thương hiệu và nuôi dưỡng mối quan hệ lâu dài một cách hiệu quả.

Một số kênh phổ biến có thể kể đến như: mạng xã hội (Facebook, TikTok, Zalo, LinkedIn...), email marketing, blog, group cộng đồng, diễn đàn chuyên ngành, livestream chia sẻ kiến thức, và nền tảng video như YouTube Shorts, Reels. Điều quan trọng là duy trì sự đều đặn, nhất quán trong việc chia sẻ thông tin và tạo giá trị thực sự cho khách hàng.

4.4. Tối ưu chi phí nguồn nhân lực – Sử dụng hiệu quả quỹ lương và nguồn lực

Chi phí nhân sự luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành doanh nghiệp. Việc tối ưu nguồn lực nhân sự không chỉ giúp giảm áp lực tài chính mà còn nâng cao hiệu suất và hiệu quả quản trị. Khi sử dụng nhân sự hiệu quả, chủ doanh nghiệp sẽ:

• Tránh tình trạng thừa nhân lực, giảm chi phí không cần thiết.
• Tăng năng suất làm việc của đội ngũ mà không cần tăng nhân sự.
• Linh hoạt phân bổ nhân sự theo đúng năng lực và nhu cầu thực tế.

Để tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yếu tố sau:

1 – Rà soát và đánh giá hiệu quả nhân sự

Phân tích lại cơ cấu tổ chức hiện tại, xác định rõ chức năng – nhiệm vụ từng vị trí.
Đánh giá hiệu suất làm việc, mức độ đóng góp của từng nhân viên hoặc bộ phận.
Xem xét các vị trí chồng chéo, kém hiệu quả để có phương án điều chỉnh phù hợp.

2 – Cân đối và tinh gọn cơ cấu nhân sự

Sắp xếp lại bộ máy theo hướng tinh gọn – hiệu quả, giảm các tầng nấc trung gian.
Ưu tiên đào tạo chéo để một nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều vai trò.
Ứng dụng công nghệ, phần mềm hỗ trợ quản trị để giảm gánh nặng nhân sự thủ công.

3 – Gắn chi phí nhân sự với hiệu quả công việc

Thiết lập KPIs rõ ràng, đo lường kết quả theo đầu việc và đóng góp thực tế.
Xây dựng chính sách lương thưởng linh hoạt theo hiệu suất – tránh cào bằng.
Định kỳ rà soát và điều chỉnh cơ cấu chi trả để đảm bảo công bằng và tối ưu ngân sách.

4.5. Thuê ngoài (Outsource) các công việc ngắn hạn – Tối ưu nguồn lực linh hoạt

Trong giai đoạn doanh nghiệp cần tiết giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc, việc thuê ngoài các vị trí ngắn hạn hoặc theo dự án là giải pháp hiệu quả. Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng nhờ vào tính linh hoạt, dễ triển khai và khả năng kiểm soát chi phí tốt hơn so với việc tuyển dụng toàn thời gian.

Lợi ích cụ thể khi doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài:

• Tiết kiệm chi phí: Không phát sinh các khoản chi cố định như lương, bảo hiểm, chi phí văn phòng, thiết bị...
• Tăng hiệu suất: Nguồn lực thuê ngoài thường chuyên sâu theo lĩnh vực, có thể bắt tay vào việc ngay mà không tốn thời gian đào tạo.
• Linh hoạt nguồn lực: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp đội ngũ theo từng giai đoạn hoặc khối lượng công việc thực tế.
• Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Giúp doanh nghiệp dành nguồn lực tốt hơn cho các hoạt động mang tính chiến lược như phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường...

Các công việc phù hợp để thuê ngoài ngắn hạn có thể bao gồm: thiết kế, viết nội dung, chạy quảng cáo, quản trị website, chỉnh sửa video, phân tích dữ liệu, quản lý fanpage, nhập liệu, khảo sát thị trường,…

4.6. Tự động hóa – Giảm việc lặp lại, tăng thời gian cho việc quan trọng

Trong một doanh nghiệp nhỏ, nhân sự thường kiêm nhiệm nhiều việc. Nếu cứ mãi loay hoay với những tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, gửi email, lập báo cáo thủ công… thì rất khó để có thời gian làm những việc quan trọng hơn như chăm sóc khách hàng hay lên chiến lược phát triển.

Đây chính là lúc doanh nghiệp nên nghĩ đến việc tự động hóa và quy trình hóa các công việc thường ngày. Khi có quy trình rõ ràng và công cụ hỗ trợ phù hợp, doanh nghiệp sẽ:

• Làm việc nhanh hơn, chính xác hơn, ít phụ thuộc vào cá nhân.
• Giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ, đặc biệt là các phòng ban back-office.
• Dễ dàng mở rộng quy mô mà không cần tăng quá nhiều nhân sự.

Bạn có thể bắt đầu đơn giản: dùng phần mềm quản lý công việc (Trello, Notion), tạo biểu mẫu Google Form thay vì nhập tay, cài đặt email trả lời tự động, hay dùng chatbot để hỗ trợ khách hàng 24/7. Sau đó, từng bước nâng cấp lên các hệ thống chuyên nghiệp hơn như phần mềm CRM, phần mềm kế toán, hoặc nền tảng marketing automation.

4.7. Cải tiến quy trình phối hợp giữa các bộ phận

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, mọi người có thể trao đổi trực tiếp, phối hợp nhanh chóng. Nhưng khi quy mô mở rộng, nhân sự tăng lên, công việc nhiều hơn… nếu quy trình phối hợp giữa các bộ phận không rõ ràng, rất dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm, hoặc làm việc trùng lặp gây lãng phí.

Quy trình không tối ưu không chỉ làm chậm tiến độ, mà còn tạo ra chi phí ẩn như: mất thời gian xử lý lỗi, tăng nhân sự để xử lý phần việc không cần thiết, hoặc mất khách hàng do trải nghiệm không đồng nhất.

Một ví dụ dễ thấy là khi khách hàng không được chăm sóc kịp thời vì bộ phận sale đẩy thông tin chậm cho bộ phận CSKH – trong khi khách hàng đang rất cần phản hồi. Tình trạng này lặp lại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp, kéo theo mất khách – mất doanh thu.

Giải pháp cải tiến có thể bắt đầu từ:

• Rà soát lại toàn bộ quy trình giữa các phòng ban.
• Cắt bỏ những bước trung gian không cần thiết.
• Thiết lập luồng phối hợp rõ ràng – ai làm gì, khi nào, chuyển tiếp cho ai.
• Sử dụng công cụ quản lý công việc (Trello, Asana, ClickUp…) để minh bạch thông tin và trạng thái công việc.
• Đào tạo lại nhận thức về “tư duy làm việc theo quy trình” cho đội ngũ.

Việc cải tiến quy trình không cần quá cầu kỳ, nhưng phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng – và đặc biệt là phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

4.8. Số hóa văn phòng – Cắt giảm chi phí, tiết kiệm không gian

Văn phòng truyền thống với hàng tá giấy tờ, hồ sơ in ấn, hóa đơn giấy... không chỉ chiếm diện tích mà còn tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ mỗi tháng. Những thứ tưởng như nhỏ lẻ như giấy, mực in, bưu phí, vật tư văn phòng – khi cộng dồn theo thời gian – có thể trở thành một khoản chi đáng kể, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Việc chuyển đổi sang môi trường làm việc số không chỉ giúp tiết kiệm lên tới 60% chi phí văn phòng phẩm mỗi tháng cho mỗi nhân sự, mà còn góp phần giảm tải không gian lưu trữ, nâng cao tính linh hoạt trong công việc và bảo vệ môi trường.

Chỉ với vài thay đổi nhỏ, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí, mà còn tăng tốc độ xử lý công việc, dễ dàng truy xuất thông tin và vận hành linh hoạt hơn trong môi trường làm việc hiện đại.

4.8. Kiểm soát chi tiêu – Loại bỏ những khoản không cần thiết

Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chi tiêu dàn trải, phát sinh những khoản nhỏ nhưng không mang lại giá trị rõ ràng. Theo thời gian, những khoản chi này tích tụ thành gánh nặng tài chính đáng kể nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

Việc rà soát định kỳ toàn bộ các khoản chi phí – từ thuê ngoài, phần mềm, dịch vụ, sự kiện, chi phí tiếp khách, đến các khoản nhỏ như điện thoại, in ấn, vật tư… – sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra đâu là phần có thể loại bỏ, cắt giảm hoặc thay thế bằng giải pháp tiết kiệm hơn.

Một số câu hỏi gợi ý để đánh giá chi tiêu:

• Khoản chi này có tạo ra giá trị thực sự hay không?
• Có phương án thay thế nào hiệu quả hơn mà chi phí thấp hơn không?
• Khoản chi này có thể gộp lại, đàm phán lại giá hoặc tạm dừng không?

Sau khi cắt giảm, doanh nghiệp cũng cần theo dõi hiệu quả thực tế: Chi phí đã giảm bao nhiêu? Có ảnh hưởng đến hoạt động không? Những gì cần điều chỉnh tiếp theo?

Quản lý chi tiêu không chỉ là việc cắt giảm một lần, mà là quá trình liên tục: đánh giá – điều chỉnh – tối ưu để giữ cho doanh nghiệp luôn vận hành một cách tinh gọn, hiệu quả và bền vững.

4.10. Rà soát & thương lượng lại chi phí định kỳ – Giữ ngân sách luôn trong tầm kiểm soát

Nhiều chi phí cố định hoặc lặp lại hằng tháng như phần mềm, dịch vụ thuê ngoài, chi phí văn phòng, logistics… thường được duy trì theo thói quen mà không xem xét lại hiệu quả thực tế. Theo thời gian, những khoản này có thể trở nên lãng phí nếu không còn phù hợp với quy mô hoặc mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp.

Việc kiểm tra định kỳ các hợp đồng, gói dịch vụ, khoản chi dài hạn và tiến hành đàm phán lại hoặc chuyển đổi nhà cung cấp là một cách tiết kiệm chi phí hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

Doanh nghiệp nên đặt ra các câu hỏi sau mỗi 3–6 tháng:

• Dịch vụ này có đang được sử dụng tối đa công suất không?
• Mức giá hiện tại có còn phù hợp so với giá thị trường không?
• Có thể hợp nhất các dịch vụ/gói phần mềm để tiết kiệm hơn không?
• Có thể thay thế bằng giải pháp nội bộ hoặc chi phí thấp hơn không?

Sau khi thương lượng lại, hãy đo lường cụ thể mức tiết kiệm để xác định hiệu quả và duy trì quy trình này như một thói quen quản trị tài chính thông minh.

Việc chủ động rà soát và thương lượng lại định kỳ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính chủ động trong quản lý tài chính, đảm bảo ngân sách luôn được sử dụng đúng cách và hiệu quả nhất.

4.11. Xây dựng hệ thống quản lý, kiểm soát chất lượng

Quản lý chất lượng không chỉ là vấn đề chuyên môn, mà còn là yếu tố quyết định đến chi phí vận hành và mức độ hài lòng của khách hàng. Một lỗi nhỏ trong sản phẩm hay dịch vụ, nếu không được kiểm soát kịp thời, có thể dẫn đến khiếu nại, hoàn trả, mất uy tín thương hiệu – tất cả đều gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Giải pháp cần thiết là xây dựng hệ thống quản lý và kiểm soát chất lượng toàn diện, giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi sát sao từng khâu trong quy trình sản xuất, cung ứng, dịch vụ.
• Phát hiện lỗi, sự cố kịp thời và xử lý ngay từ giai đoạn sớm nhất.
• Chuẩn hóa quy trình vận hành để giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu suất.

Doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm quản lý chất lượng hoặc công cụ kiểm tra tự động, giúp cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, dễ dàng đánh giá hiệu quả và nhanh chóng điều chỉnh khi cần thiết.

Bên cạnh đó, việc thu thập phản hồi từ khách hàng và thị trường, kết hợp với đánh giá nội bộ định kỳ, sẽ giúp hệ thống không ngừng cải tiến – từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu chi phí do lỗi phát sinh và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

4.12. Hạn chế đầu tư dàn trải – Tập trung vào thế mạnh để tối ưu nguồn lực

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ là đầu tư theo cảm tính, mở rộng quá nhiều lĩnh vực cùng lúc trong khi nguồn lực còn hạn chế. Điều này không chỉ gây lãng phí chi phí mà còn làm giảm hiệu quả vận hành và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Giải pháp là tập trung nguồn lực vào thế mạnh cốt lõi, lựa chọn các dịch vụ, sản phẩm có biên lợi nhuận cao, thị trường rõ ràng và khả năng kiểm soát tốt. Doanh nghiệp nên:

• Rà soát lại toàn bộ danh mục đầu tư, sản phẩm/dịch vụ hiện có.
• Tạm dừng hoặc cắt bỏ những mảng không sinh lời, ít tiềm năng.
• Tập trung đầu tư chiều sâu để nâng cao chất lượng, tối ưu hiệu suất và trải nghiệm khách hàng.

Ngoài ra, việc trở thành đối tác hoặc thầu phụ trong các dự án lớn cũng là cách giúp doanh nghiệp tăng doanh thu mà không cần đầu tư toàn diện về hệ thống. Hợp tác đúng cách sẽ giúp tận dụng năng lực hiện có và mở rộng cơ hội kinh doanh mà không phải gánh quá nhiều rủi ro tài chính.

4.13. Tối ưu cơ hội kinh doanh – Phát triển đúng hướng, đúng thời điểm

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp không thể phát triển theo cảm tính. Việc tận dụng đúng cơ hội kinh doanh sẽ giúp tăng trưởng nhanh hơn mà không cần mở rộng quá nhiều chi phí.

Bước đầu tiên là phân tích thị trường và khách hàng tiềm năng để xác định đâu là nhu cầu đang nổi bật, đâu là khoảng trống chưa được đáp ứng. Từ đó, đánh giá xem doanh nghiệp có thể khai thác được không, với nguồn lực hiện có.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần so sánh năng lực nội tại với đối thủ, để xác định điểm mạnh – điểm yếu và xây dựng chiến lược cạnh tranh phù hợp.

Cuối cùng, dựa trên phân tích, hãy chọn lọc và phát triển những sản phẩm – dịch vụ phù hợp với cơ hội đó. Đầu tư vào R&D, nâng cao trải nghiệm, đổi mới mô hình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng mà không tốn kém lan man.

Tối ưu chi phí không chỉ là cắt giảm đơn thuần, mà là tư duy quản trị tinh gọn – hiệu quả – bền vững. 13 giải pháp trên chính là kim chỉ nam giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm soát dòng tiền, vận hành thông minh và tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài. Từ việc tái cấu trúc nhân sự, tự động hóa quy trình, đến việc tận dụng công nghệ và cải tiến chất lượng – mỗi bước đi đúng đắn đều có thể tạo ra sự chuyển mình mạnh mẽ cho doanh nghiệp.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang trăn trở với bài toán chi phí, nhân sự, marketing hay quản trị tổng thể, Trường Doanh Nhân HBR sẽ là đối tác đồng hành đáng tin cậy. Với hệ sinh thái đào tạo – tư vấn – công nghệ, HBR giúp bạn từng bước xây dựng doanh nghiệp bài bản, linh hoạt ứng biến với thị trường và sẵn sàng bứt phá trong thời đại AI.