SƠ ĐỒ PERT LÀ GÌ? CÁC BƯỚC VẼ SƠ ĐỒ PERT QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Theo kết quả nghiên cứu được thực hiện bởi Đại học Stanford, sơ đồ PERT giúp giảm thời gian hoàn thành dự án xây dựng trung bình 10%. Hiện nay, PERT là một công cụ quản lý dự án hiệu quả và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Vậy sơ đồ PERT là gì? Sơ đồ này được ứng dụng như thế nào?

1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT (viết tắt của cụm từ Program Evaluation and Review Technique) được phát triển vào những năm 1950 bởi Hải quân Hoa Kỳ để quản lý các dự án phức tạp liên quan đến nhiều hoạt động phụ thuộc lẫn nhau. Vậy ý nghĩa của sơ đồ Pert là gì?

1.1. Định nghĩa sơ đồ PERT?

PERT là công cụ quản lý dự án được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ một cách hiệu quả. PERT bao gồm các hộp (đại diện cho nhiệm vụ) được nối với nhau bởi các mũi tên (đại diện cho mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ) và các yếu tố khác như chi phí, nguồn lực cần thiết,... Sơ đồ này thường được sử dụng trong các dự án có độ phức tạp cao, thời gian hoàn thành dài và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ.

1.2. Khi nào nên sử dụng sơ đồ PERT?

Sơ đồ PERT được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong quản lý dự án, bao gồm:

• Xây dựng công trình: Lập kế hoạch và quản lý các dự án xây dựng như nhà ở, cầu đường, công trình công nghiệp,...
• Sản xuất hàng hoá, trang thiết bị: Lập kế hoạch và quản lý các dự án sản xuất như sản xuất ô tô, máy móc, thiết bị điện tử,...
• Phát triển các phần mềm, sản phẩm công nghệ: Lập kế hoạch và quản lý các dự án phát triển phần mềm.
• Sự kiện truyền thông, giải trí, giáo dục: Lập kế hoạch và quản lý các sự kiện như hội nghị, triển lãm, lễ hội,...

Sơ đồ PERT là công cụ quản lý dự án hữu ích, giúp chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả. Dưới đây là một số trường hợp chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo nên cân nhắc áp dụng sơ đồ quản lý dự án PERT:

• Dự án phức tạp với nhiều hoạt động phụ thuộc lẫn nhau, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Sơ đồ PERT sẽ giúp ban lãnh đạo và nhân viên hình dung rõ ràng mối quan hệ phụ thuộc, xác định thứ tự thực hiện hợp lý, tránh tình trạng tắc nghẽn hay lãng phí thời gian.
• Dự án có tính chất rủi ro cao, cần có phương án phòng ngừa hiệu quả nên sử dụng sơ đồ quản lý dự án PERT để hỗ trợ ước tính thời gian hoàn thành từng công việc và linh hoạt trong điều chỉnh khi xảy ra sự cố hoặc có thay đổi.
• Dự án đòi hỏi nguồn lực hạn chế, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, phân bổ nhân sự, vật tư hợp lý cho từng hạng mục công việc.
• Dự án có yêu cầu cao về tính chính xác và hiệu quả, cần lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ sát sao.

>>> XEM THÊM: 5 BƯỚC TRONG QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO KHI KINH DOANH

1.3. Phân biệt hai sơ đồ quản lý dự án: PERT và GANTT

Sơ đồ PERT và sơ đồ Gantt là 2 công cụ hữu ích và phổ biến trong quản lý dự án. Giữa hai sơ đồ này có sự khác biệt về tính chất và vai trò nên sẽ phù hợp để ứng dụng trong các trường hợp khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về từng loài sơ đồ.

Bảng so sánh sự khác biệt giữa sơ đồ PERT và GANTT

Như vậy, việc lựa chọn công cụ nào trong quản lý dự án là phụ thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của từng dự án. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi sử dụng từng kiểu sơ đồ để đạt được hiệu quả tối ưu.

2. Khám phá 4 yếu tố quan trọng của sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT được cấu thành từ 4 yếu tố quan trọng gồm có: Sự kiện, Công việc, Thời gian và Đường găng.

2.1. Sự kiện

Sự kiện là điểm đánh dấu bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc trong sơ đồ PERT. Mỗi sự kiện được biểu thị bằng một vòng tròn hoặc hình vuông trên PERT và có thể có nhiều sự kiện xảy ra cùng một lúc. Lưu ý là yếu tố sự kiện sẽ không tiêu tốn thời gian, chỉ đánh dấu thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc.

Ví dụ về các sự kiện trong một dự án xây dựng nhà ở:

• Sự kiện bắt đầu: Bắt đầu dự án xây dựng nhà ở.
• Sự kiện kết thúc: Hoàn thành dự án xây dựng nhà ở.
• Sự kiện trung gian: Hoàn thành phần móng nhà/ sàn nhà/ nội thất…

2.2. Công việc

Công việc là hoạt động cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án, tiêu tốn thời gian và nguồn lực. Mỗi công việc được biểu thị bằng một mũi tên trên sơ đồ PERT, độ dài của mũi tên tương đương thời gian cần có để hoàn thành. Mũi tên có chiều hướng từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện kết thúc của công việc đó. Lưu ý là mỗi công việc phải có thời gian dự kiến hoàn thành (Time Estimate - TE).

Ví dụ về các công việc trong một dự án xây dựng nhà ở:

• Thi công phần móng nhà.
• Lắp đặt hệ thống điện nước.
• Sơn nhà.

2.3. Thời gian

Thời gian là yếu tố quan trọng trong sơ đồ PERT, giúp ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án, được thể hiện bằng đơn vị ngày, tuần, tháng,... Có 3 loại thời gian quan trọng:

• Thời gian dự kiến hoàn thành (TE): Ước tính thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành công việc.
• Thời gian sớm nhất (Start Early - ES): Thời điểm sớm nhất có thể bắt đầu công việc mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
• Thời gian muộn nhất (End Late - EL): Thời điểm muộn nhất có thể hoàn thành công việc mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Ví dụ về các công việc trong một dự án xây dựng nhà ở:

• Thời gian dự kiến hoàn thành (TE): 5 ngày cho công việc thi công phần móng nhà.
• Thời gian sớm nhất (ES): 0 ngày (bắt đầu ngay sau sự kiện bắt đầu) cho công việc thi công phần móng nhà.
• Thời gian muộn nhất (EL): 10 ngày (phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc tiếp theo) cho công việc thi công phần móng nhà.

2.4. Đường găng

Đường găng là chuỗi các công việc nối liền từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện kết thúc của dự án (thường được tính theo thời gian dự kiến hoàn thành - TE ngắn nhất). Nếu bất kỳ công việc nào trên đường găng bị chậm trễ, toàn bộ dự án cũng sẽ bị chậm trễ. Nhà quản trị dự án quan sát sơ đồ PERT sẽ biết tiến độ thực hiện của toàn bộ dự án và từng hạng mục công việc.

Ví dụ về đường găng trong một dự án xây dựng nhà ở:

“Bắt đầu dự án xây dựng nhà ở -> Thi công phần móng nhà -> Thi công phần khung -> Lợp mái -> Hoàn thiện phần thô -> Lắp đặt hệ thống điện nước -> Thi công sơn bả -> Lắp đặt cửa, sàn nhà -> Nghiệm thu và bàn giao nhà.”

3. Hướng dẫn chi tiết vẽ sơ đồ PERT quản lý dự án trong doanh nghiệp

Trước khi hướng dẫn chi tiết cách vẽ một sơ đồ quản lý dự án PERT, quý doanh nghiệp hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc quan trọng như sau:

3.1. Nguyên tắc vẽ sơ đồ PERT cần phải nắm

Để vẽ sơ đồ quản lý dự án PERT hiệu quả và chính xác, người thực hiện cần nắm vững những nguyên tắc bao gồm:

• Xác định rõ ràng các sự kiện và công việc: Phân chia dự án thành các hoạt động cụ thể, có thể thực hiện độc lập và có mối quan hệ phụ thuộc với nhau.
• Phân loại các sự kiện: Phân biệt được sự kiện bắt đầu, sự kiện kết thúc và sự kiện trung gian (Lưu ý là sơ đồ PERT chỉ có 1 điểm bắt đầu và 1 điểm kết thúc)
• Ước tính thời gian dự kiến hoàn thành (TE) cho từng công việc.
• Xác định mối quan hệ phụ thuộc: Phân tích và xác định mối quan hệ ràng buộc giữa các công việc để có thể thể hiện bằng mũi tên trên sơ đồ.
• Tính toán thời gian sớm nhất (ES), thời gian muộn nhất (EL) và đường găng: Sử dụng công thức để tính toán và xác định đường dẫn tới hạn chót của dự án.
• Lập quy chuẩn bao gồm bộ ký hiệu phù hợp để thể hiện các sự kiện, công việc, thời gian và mối quan hệ phụ thuộc trên sơ đồ và tỷ lệ chiều dài mũi tên theo đơn vị thời gian.

3.2. Cách vẽ sơ đồ PERT

Để vẽ một sơ đồ quản lý dự án PERT, chúng ta thực hiện 7 bước sau:

• Bước 1 - Xác định các sự kiện và công việc: Liệt kê và phân chia dự án thành các hoạt động cụ thể
• Bước 2 - Xác định mức độ quan trọng và mối quan hệ phụ thuộc của các công việc theo trình tự logic để sắp xếp vị trí trên sơ đồ.
• Bước 3 - Kết nối các sự kiện bằng mũi tên: Mũi tên thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, hướng từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện kết thúc của công việc tương ứng.
• Bước 4 - Ghi chú thời gian dự kiến hoàn thành (TE) cho mỗi công việc bên cạnh mỗi mũi tên.
• Bước 5 - Xác định thời gian sớm nhất (ES) và thời gian muộn nhất (EL) của từng công việc
• Bước 6 - Xác định đường găng; điều kiện cần và đủ là đường găng phải đi qua tất cả công việc có thời gian dài và quan trọng nhất.
• Bước 7 - Hoàn thiện sơ đồ: Kiểm tra lại tính chính xác và logic của sơ đồ, bổ sung chú thích và hoàn thiện theo yêu cầu.

Ví dụ sơ đồ PERT của một phần dự án xây dựng nhà ở:

• Sự kiện biểu diễn dưới hình hộp
• Mũi tên thể hiện công việc và thời gian dự kiến
• Đường găng in đậm đi qua các công việc A1, A2, A3

3.3. Những lưu ý để doanh nghiệp sử dụng sơ đồ PERT hiệu quả

Sau đây là một số lưu ý Trường Doanh nhân HBR chia sẻ đến các quý doanh nghiệp để có thể ứng dụng sơ đồ PERT một cách hiệu quả.

• Trước khi bắt đầu vẽ sơ đồ, cần xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi và các yêu cầu chính của dự án.
• Thu thập thông tin chi tiết về các hoạt động, mối quan hệ phụ thuộc và thời gian cần thiết cho từng công việc. Bao gồm thông tin từ các bên liên quan trong dự án, nhà quản lý dự án, thành viên nhóm dự án, chuyên gia kỹ thuật và khách hàng.
• Sử dụng các công cụ phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của mình để tiết kiệm thời gian và công sức vẽ và quản lý dự án hiệu quả hơn.
• Thường xuyên theo dõi tiến độ thực tế và cập nhật sơ đồ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
• Cần chia sẻ sơ đồ quản lý dự án PERT với các bên liên quan để mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và tiến độ công việc của mình, từ đó tăng cường sự phối hợp và hợp tác hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
• Sử dụng sơ đồ PERT một cách linh hoạt và sáng tạo để phù hợp với nhu cầu và đặc điểm cụ thể của từng dự án; không nên áp dụng PERT như một quy trình cứng nhắc.
• Đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về cách sử dụng sơ đồ hiệu quả.
• Có thể được kết hợp PERT với các phương pháp quản lý dự án khác như sơ đồ Gantt, sơ đồ WBS (Work Breakdown Structure - Cấu trúc Phân rã Công việc)... để tạo ra hệ thống quản lý dự án toàn diện và hiệu quả.

4. Đánh giá ưu điểm - nhược điểm của sơ đồ PERT trong quản lý dự án

Sơ đồ PERT là một trong rất nhiều công cụ hữu ích trong quản lý dự án hiện nay. Để có thể đưa ra quyết định sử dụng công cụ nào, doanh nghiệp nên tìm hiểu về các ưu nhược điểm của từng công cụ. Sau đây, Trường Doanh nhân HBR sẽ phân tích những ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ quản lý dự án PERT để áp dụng phù hợp cho từng dự án cụ thể.

4.1. Ưu điểm

Sơ đồ quản lý dự án PERT có nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm:

• Hiểu rõ cấu trúc và tiến trình dự án: Sơ đồ PERT giúp trực quan hóa các hoạt động, mối quan hệ phụ thuộc và thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Từ đó, nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng thể về dự án, có thể dễ dàng xác định những hoạt động quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung của dự án (thông quan quan sát đường găng).
• Lập kế hoạch chi tiết và hiệu quả: Dựa trên sơ đồ này, ban quản trị có thể dễ dàng lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, nguồn lực cần thiết và phân công các nhân sự phụ trách. Việc lập kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến độ và ngân sách đề ra.
• Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án: PERT giúp nhà quản lý dự án và các nhân viên tham gia dự án theo dõi tiến độ thực tế của từng công việc so với kế hoạch đã đề ra. Nhờ vậy, đội ngũ có thể kịp thời phát hiện những sai lệch và điều chỉnh kế hoạch phù hợp để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
• Xác định rủi ro và đưa ra giải pháp: Quá trình lập và sử dụng sơ đồ quản lý dự án PERT giúp chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Từ đó, có thể đưa ra các giải pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ.
• Tăng cường giao tiếp và phối hợp: PERT chính là một công cụ hữu ích để giao tiếp thông tin về dự án giữa các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý dự án, thành viên nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan khác. Việc chia sẻ sơ đồ quản lý dự án PERT giúp mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và tiến độ công việc của mình, từ đó tăng cường sự phối hợp và hợp tác hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.

4.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, sơ đồ PERT cũng có một số hạn chế cần lưu ý như sau:

• Tốn nhiều thời gian và công sức để lập: Việc lập sơ đồ PERT đòi hỏi sự thu thập thông tin chi tiết về các hoạt động, mối quan hệ phụ thuộc và thời gian cần thiết cho từng công việc. Quá trình này có thể tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với những dự án phức tạp, có thời gian triển khai dài hoặc liên quan tới nhiều bộ phận.
• Khó cập nhật khi có thay đổi: Nếu có thay đổi trong tiến độ thực tế của dự án, việc cập nhật sơ đồ quản lý dự án PERT có thể gặp khó khăn và tốn thời gian. Do đó, ngay từ bước đầu lập sơ đồ, nhà quản lý dự án đảm bảo tính chính xác và hiệu quả để hạn chế việc sửa đổi hay cập nhật sau đó.
• Thiếu tính linh hoạt: PERT tập trung vào việc xác định thời gian lý tưởng cần thiết để hoàn thành dự án, do đó có thể hạn chế tính linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Nhưng trong thực tế, luôn có thể xảy ra những tình huống bất ngờ khiến kế hoạch dự án cần được điều chỉnh nên công cụ này không đáp ứng được tốt yêu cầu này.
• Phụ thuộc vào dữ liệu ước tính: Việc lập sơ đồ PERT dựa trên dữ liệu ước tính về thời gian cần thiết cho từng công việc. Do đó, độ chính xác của sơ đồ sẽ phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu ước tính.
• Khó áp dụng cho dự án nhỏ: PERT thường được sử dụng cho những dự án lớn và phức tạp. Đối với những dự án nhỏ, việc sử dụng sơ đồ này có thể không cần thiết và tốn thời gian. Doanh nghiệp, đội nhóm có thể cân nhắc sử dụng sơ đồ Gantt.

5.  Các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ PERT 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ PERT cho doanh nghiệp. Dưới đây là các phần mềm phổ biến:

• Creately: Phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng, nhiều tính năng nâng cao như tạo mới, tạo style, phím tắt... Doanh nghiệp có thể trải nghiệm phiên bản miễn phí trước khi quyết định mua phiên bản nâng cao với đầy đủ các tính năng.
• MindOnMap: Đây là phần mềm vẽ sơ đồ PERT iễn phí, có lịch sử chỉnh sửa giúp dễ dàng khôi phục các dữ liệu, an toàn và dễ sử dụng. Tuy nhiên, phần mềm cung cấo ít tính năng so với các phần mềm trả phí khác.
• ProjectManager: Một phần mềm trả phí có đầy đủ tính năng quản lý dự án, tích hợp vẽ sơ đồ PERT, theo dõi tiến độ, báo cáo.

Một số phần mềm khác như là SmartDraw, XMind, Dia,...Ngoài ra, doanh nghiệp có thể vẽ các sơ đồ PERT đơn giản bằng một số công cụ thiết kế và soạn thảo khác như Canva, Google Doc và Luchidchart... Việc lựa chọn phần mềm nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách. Doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố về mức độ dễ sử dụng, giao diện trực quan, tính năng đa dạng và chính sách hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ trước khi chọn mua phần mềm hỗ trợ.

Như vậy, bài viết đã giới thiệu các thông tin chi tiết về sơ đồ PERT trong quản lý dự án bao gồm định nghĩa, ứng dụng, 4 yếu tố quan trọng và hướng dẫn chi tiết cách vẽ một sơ đồ. Trường Doanh nhân HBR hy vọng các nội dung trong bài viết sẽ góp phần hỗ trợ quý doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt trong việc chọn ra công cụ, phương pháp và cách thức để quản lý dự án hiệu quả trong doanh nghiệp.