Doanh nghiệp tuyển mãi không được người phù hợp, tốn kém nhiều chi phí và thời gian để chọn lọc ứng viên phù hợp. Đây là “tảng đá” lớn của rất nhiều doanh nghiệp Việt? Vấn đề cốt lõi là do quy trình tuyển dụng nhân sự chưa chuẩn và chưa phù hợp với thời đại 4.0. Bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR bật mí chi tiết 7 bước để giúp các doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng thời điểm.
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Tuyển dụng nhân sự trong Tiếng anh là “Recruitment”. Đây là quá trình giữa người lao động tìm kiếm việc làm và nhà tuyển dụng của các doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí công việc đề ra. Việc tuyển dụng nhân sự xuất phát từ nhu cầu muốn mở rộng hoặc thay thế nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu công việc hiệu quả phù hợp với định hướng phát triển doanh nghiệp.
Từ mục đích trên, các doanh nghiệp sẽ thiết lập quy trình chặt chẽ để lựa chọn ứng viên phù hợp, theo đó quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ là quá trình xác định nhân sự, thu hút, sàng lọc ứng viên, tuyển chọn, phỏng vấn và tuyển dụng đào tạo người mới.
XEM THÊM: 4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP
2. Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự với sự phát triển của doanh nghiệp
Lawrence Bossidy - Giám đốc điều hành AlliedSignal (sau này là Honeywell ) từng chia sẻ rằng: “Tôi bị thuyết phục rằng không có việc gì quan trọng hơn là tuyển dụng và phát triển con người bởi vì cuối cùng, chúng ta đặt cược vào con người, chứ không phải chiến lược.”
Với quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, các doanh nghiệp sẽ thu hút nhiều ứng viên có năng lực. Đây là bước đầu tiên để xây dựng doanh nghiệp thu hút nhiều ứng viên tiềm năng. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ hội phát triển bền vững trên thương trường khốc liệt ngày nay.
2.1. Giúp tìm kiếm những ứng viên có năng lực, tăng hiệu suất làm việc
Tuyển dụng đúng người đúng việc, đúng lúc, đúng vị trí sẽ tạo ra sự hài hòa giữa nhân viên với công việc và đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu, định hướng kinh doanh hiệu quả. Đặc biệt cho phép hoàn thành kế hoạch đã lên sẵn. Theo quy định, hoạt động tuyển dụng được thực hiện khi công ty cần thực hiện một cuộc cải cách nội bộ, vì vậy kế hoạch đã định có thể được thực hiện đầy đủ nếu hoạt động tuyển dụng đạt hiệu quả.
2.2. Giúp tìm kiếm những ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Theo định nghĩa của Harvard Business Review có đề cập đến khái niệm “phù hợp văn hóa” được hiểu rằng: “Phù hợp với văn hóa là khả năng một nhân sự có thể thích nghi và hòa nhập với những giá trị cốt lõi, thái độ và hành vi làm việc đặc trưng của tổ chức.”
Từ định nghĩa trên có thể thấy rằng việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp không những đáp ứng nhu cầu về năng lực mà doanh nghiệp đặt ra, mà còn tìm được người có khả năng làm việc phù hợp với giá trị và tiêu chí của công ty.
XEM THÊM: VAI TRÒ CỦA VĂN HÓA HỌC TẬP TRONG TỔ CHỨC
2.3. Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng
Từ những vai trò trên, các hoạt động tuyển dụng tuân thủ đúng quy trình tuyển dụng sẽ giúp chủ doanh nghiệp lựa lựa chọn được ứng viên phù hợp, thu hút được nhiều ứng viên chất lượng để đạt được tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.
Việc này không chỉ tối ưu về chi phí hạn chế doanh nghiệp đổ tiền vào quảng cáo, đăng tin trải dài trên các website tuyển dụng, đặc biệt còn rút ngắn thời gian giúp giúp nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên nhanh chóng.
2.4. Giúp chủ động trong công tác tuyển dụng
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng bài bản sẽ chiêu mộ được ứng viên tiềm năng, từ đó giúp các nhà lãnh đạo và phòng nhân sự chủ động thống nhất với nhau về chiến lược tuyển dụng. Và tất nhiên, tùy trường hợp, công ty có thể tinh chỉnh chiến lược để nâng cao chất lượng ứng viên và củng cố danh tiếng của công ty.
3. Đề xuất giá trị nhân sự EVP trước khi tiến hành tuyển dụng
Đề xuất giá trị nhân sự (Employee Value Proposition) là một khái niệm không mới nhưng không nhiều doanh nghiệp Việt biết đến và thật sự hiểu để áp dụng trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiện nay.
Các doanh nghiệp Việt hiện nay đang trong cuộc cạnh tranh khốc liệt để tạo sự khác biệt. Đề làm được điều này, doanh nghiệp thường tập trung nghiên cứu phát triển các sản phẩm tốt, dịch vụ khách hàng phù hợp… Nhưng tất cả điều này sẽ không thể thực hiện thành công nếu không có một đội ngũ nhân viên có năng lực tốt, tin cậy và trách nhiệm cao.
Việc thu hút và giữ chân những nhân sự tốt không phải dễ dàng. Nếu doanh nghiệp thật sự muốn sở hữu nhân viên tốt, bạn cần thấu hiểu những mong muốn và đặt lợi ích của nhân sự lên hàng đầu. Các đề xuất giá trị cho nhân sự rất quan trọng, quyết định tới sự thành bại của một tổ chức. Do đó, các doanh nghiệp Việt muốn tìm đúng người để thành công thì nhất định phải thiết kế đề xuất giá trị nhân sự.
3.1. Đề xuất giá trị nhân sự là gì?
Hiểu đơn giản, đề xuất giá trị nhân viên là những gì nhà tuyển dụng có thể cung cấp cho ứng viên/ nhân sự để thức đẩy họ tham gia/ cống hiến cho công ty. Doanh nghiệp lấy nhân viên làm trung tâm, đưa ra các chế độ, phúc lợi, phần thưởng tương xứng với năng lực của nhân viên.
Một đề xuất giá trị nhân sự EVP hiệu quả cần đáp ứng 5 yếu tố cơ bản sau:
-
Chế độ: mức lương thỏa đáng, cơ chế thưởng/ bồi thường phù hợp, tăng lương và thăng tiến, khung thời gian…
-
Phúc lợi: Thời gian nghỉ, Lễ Tết, bảo hiểm, sự hài lòng với hệ thống, hưu trí, giáo dục, gia đình…
-
Sự nghiệp: Ổn định, khả năng và cơ hội tiến bộ và phát triển, đào tạo và giáo dục…
-
Môi trường làm việc: Ghi nhận, tự chủ, thành tựu cá nhân, cân bằng giữ công việc và cuộc sống…
-
Văn hóa: Thấu hiểu mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức…
3.2. Tại sao doanh nghiệp cần đề xuất giá trị nhân sự trước khi tuyển dụng?
EVP cùng thương hiệu cá nhân của lãnh đạo và thương hiệu doanh nghiệp chính là chiến lược để đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân sự.
1 - EVP giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng ứng viên tiềm năng
EVP tốt sẽ đưa thương hiệu doanh nghiệp lên tầm cao mới trong thị trường lao động, trở thành “thỏi nam châm” hút các ứng viên giỏi, phù hợp.
2 - EVP giúp doanh nghiệp truyền cảm hứng cho nhân viên
Xây dựng EVP cho phép doanh nghiệp lắng nghe và thấu hiểu nhân viên hiện tại. Điều này giúp ban lãnh đạo, cấp quản lý gần gũi hơn, xây dựng niềm tin với nhân viên.
3 - EVP giúp doanh nghiệp gây ấn tượng với nhóm ứng viên khác
Mỗi vị trí công việc sẽ có những nhu cầu và thị hiếu riêng. Một EVP hiệu quả không chỉ gây ấn tượng về chiều rộng và còn cả chiều sâu.
4 - EVP giúp doanh nghiệp tinh lọc mục tiêu tuyển dụng
Trong quá trình xây dựng và phát triển EVP, doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận và đào sâu những nhu cầu quan trọng của nhân viên hiện tại và ứng viên tiềm năng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tự định hướng công tác tuyển dụng, đưa ra những đề nghị hấp dẫn nhất cho người lao động.
5 - EVP giúp doanh nghiệp bớt sự cạnh tranh về thù lao
Hiện nay, nhiều ứng viên Gen Z sẵn sàng cân nhắc về mức lương nếu họ thấy EVP của doanh nghiệp hấp dẫn và phù hợp với nhu cầu. Từ đó, doanh nghiệp có thể dùng EVP để cạnh tranh với những doanh nghiệp đối thủ.
3.3. Các bước xây dựng EVP hiệu quả cho quy trình tuyển dụng nhân sự
Doanh nghiệp hãy thật sự nghiêm túc đầu tư để xây dựng EVP hiệu quả, nhằm hỗ trợ đắc lực cho quy trình tuyển dụng nhân sự ở phần 4.
Bước 1: Liệt kê các chế độ đãi ngộ doanh nghiệp đang áp dụng
Trước khi tiến hành xây dựng EVP, doanh nghiệp hãy liệt kê và đánh giá các chế độ đang áp dụng với nhân viên hiện tại thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn sâu giấu tên.
Bước 2: Nghiên cứu nhu cầu của ứng viên
Doanh nghiệp hãy coi nhân viên như là khách hàng cao cấp để thực hiện nghiên cứu và khảo sát những việc cần làm, nỗi đau và mong muốn thầm kín của nhân sự. Do mỗi vị trí có tính chất công việc khác nhau nên ban quản lý cần phân chia kết quả theo từng nhóm nhân viên như: nhân viên đội Sales, nhân viên phòng Marketing…
Sau đó, người thực hiện nghiên cứu tìm ra những nhu cầu chung nhất của từng nhóm. Nhu cầu chung này chính là những điều mà nhà tuyển dụng cần đề cập trong tin tuyển dụng.
Bước 3: Luận bàn với ban lãnh đạo, cấp quản lý
Người thực hiện nghiên cứu hãy đào sâu vào kết quả nghiên cứu bằng cách tham vấn ý kiến của ban lãnh đạo và những chuyên gia tuyển dụng. Từ đó, bạn sẽ quyết định đâu là chế độ và lợi ích quan trọng, khác biệt nhất của doanh nghiệp để dễ dàng thu hút ứng viên tiềm năng.
Bước 4: Xây dựng EVP và áp dụng EVP vào thực tiễn
Hãy sử dụng thông tin đã thu thập được ở bước 2 và 3 để thực hiện hóa những điều mà người lao động luôn mong muốn. Điều này sẽ được thể hiện rất rõ trong bản mô tả công việc khi đăng tin tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng có thể tham khảo cách xây dựng bản mô tả tuyển dụng ở phần 4.
Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh EVP
Hãy luôn hỏi: “EVP đưa ra có phù hợp với môi trường doanh nghiệp? Đáp ứng được bao nhiêu mong muốn của nhân sự?”. Doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát nội bộ định kỳ hằng năm để đo hiệu quả EVP và điều chỉnh phù hợp với thời đại, với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
4. Quy trình tuyển dụng nhân sự với 7 bước hiệu quả
Một quy trình tuyển dụng nhân sự tiêu chuẩn thường được lên kế hoạch với nhiều nhiều khâu để từ đó nhà tuyển dụng có thể nắm được kỹ năng chuyên môn, cũng như chọn lọc được ứng viên có kinh nghiệm cần thiết để đảm nhận vị trí đặt ra. Theo đó quy trình tuyển dụng sẽ bao gồm các bước như sau:
4.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng là khâu xem xét vị trí nào còn trống, vị trí nào cần được bổ sung, xác định số lượng và nhu cầu cần tuyển để đáp ứng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Tiếp đó, nhà tuyển dụng sẽ xác định xem điều kiện tuyển dụng của vị trí này cần yếu tố gì, xem xét vấn đề còn tồn đọng chưa được giải quyết của vị trí đó là gì để đưa ra những năng lực cần có của ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không. Xét về khối lượng công việc đưa ra có tăng lên nếu tuyển dụng người mới hay không. Và cuối cùng là đánh giá hiệu suất, phẩm chất, các kỹ năng mà doanh nghiệp đang thiếu.
4.2. Xây dựng các mô tả công việc và đăng tin tuyển dụng
1 - Lập bản mô tả công việc
Cơ hội tuyển dụng thành công là rất mong manh nếu công ty không có bản mô tả công việc rõ ràng. Mô tả công việc giúp tìm được ứng viên phù hợp ở giai đoạn đầu. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận lại được những CV thích hợp. Để thu hút các ứng viên quan tâm đến công ty, bản mô tả công việc nên cung cấp đầy đủ các thông tin từ quan trọng nhất đến ít quan trọng.
Về mô tả công việc:
-
Tên công ty
-
Mô tả về công việc cần thực hiện
-
Yêu cầu về chuyên môn, kiến thức kỹ năng
-
Trách nhiệm trong công việc
-
Yêu cầu về kỹ năng cụ thể, kiến thức, kinh nghiệm hoặc đào tạo cần thiết cho công việc
-
Những phẩm chất cần có và lợi thế bổ sung
Về quyền lợi:
-
Vị trí chức vụ, phong ban đang muốn tìm kiếm + Mức lương/thưởng
-
Vị trí, thời gian làm việc
-
Những quyền lợi mà ứng viên sẽ có được khi làm việc
Ví dụ: Tuyển dụng vị trí Content Marketing tại Công ty TNHH AZ
Mô tả công việc:
-
Tìm hiểu insight khách hàng, sáng tạo nội dung, biên tập cho các chiến dịch marketing (sáng tạo slogan, tagline, các văn bản, video,...) mục đích phục vụ cho công việc truyền thông và xây dựng thương hiệu, quảng cáo sản phẩm.
-
Lên ý tưởng triển khai content marketing mục đích tăng lượt tương tác traffic, khách hàng tiềm năng trên các kênh truyền thông của công ty như: Facebook. website, Instagram…
-
Viết bài Pr cho sản phẩm, đăng bài báo quảng cáo thương hiệu cho công ty.
-
Tìm kiếm Booking đặt bài viết.
-
Phối hợp với team Marketing triển khai hoạt động sự kiện cho doanh nghiệp.
Yêu cầu ứng viên:
-
Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành marketing, báo chí, truyền thông và những ngành có liên quan.
-
Đã có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm viết content về mảng công nghệ, tài chính, đầu tư.
-
Đam mê viết lách, sáng tạo nội dung.
Quyền lợi ứng viên:
-
Lương cứng: 10-12 triệu + Thưởng.
-
Thời gian làm việc từ thứ 2 - thứ 6 hàng tuần.
-
Được tham gia hoạt động đào tạo của công ty.
-
Đề xuất tăng lương định kỳ 1 lần/năm.
-
Du lịch, nghỉ mát, team building, Year end Party...
-
Nghỉ lễ theo lịch nhà nước và thưởng tiền
-
Nghỉ phép năm 12 ngày/năm.
Thông tin doanh nghiệp
Công ty TNHH AZ được thành lập năm 2018, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển và cung cấp giải pháp Internet of Thing, công nghệ phần mềm, máy tính. Đến nay AZ đang hợp tác với hơn 50 doanh nghiệp, tập đoàn trên toàn quốc.
Công ty liên tục nằm trong top doanh nghiệp công nghệ có môi trường làm việc tốt nhất tại Việt Nam. Nhờ hướng đi tập trung phát triển lấy nhân viên làm gốc, AZ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và là doanh nghiệp thuộc Top 100 nhà cung cấp dịch vụ phần mềm trên toàn quốc.
2 - Đăng tin tuyển dụng
Với sự phát triển của công nghệ và internet, các trang tuyển dụng dần trở thành xu hướng để các nhà tuyển dụng tìm kiếm nhân sự. Các website tuyển dụng miễn phí chính là cầu nối giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều ứng viên hơn. Các nhà tuyển dụng có thể tham khảo một số website dưới đây để tìm kiếm nhân tài: Top CV, Tìm việc 365, TimViecNhanh, Jobsgo, Vietnamwork, ViecLam24h…
4.3. Tìm kiếm các CV phù hợp và phỏng vấn qua điện thoại
Trong quá trình tuyển dụng đôi khi doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc lựa chọn ứng viên, nếu HR đang băn khoăn không biết giải quyết vấn đề này như nào có thể tham khảo các bước sau:
-
Tìm kiếm những hồ sơ đáp ứng đúng yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra
-
Ưu tiên xem xét những hồ sơ của ứng viên có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn, cũng như kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển dụng
-
Lựa chọn các ứng viên đạt được hai tiêu chí trên
-
Gọi điện và phỏng vấn ứng viên qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại mục đích để nhà tuyển dụng thu thập thông tin về ứng viên, để đánh giá sơ bộ về quá trình làm việc và những kỹ năng mà ứng viên trình bày trong CV.
Đối với những doanh nghiệp lớn chuyên nghiệp như HBR, vòng phỏng vấn qua điện thoại sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu về ứng viên hơn, biết được định hướng nghề nghiệp và mục tiêu sắp tới của ứng viên. Chuyên nghiệp hơn, HR nên giúp ứng viên nhận ra những hạn chế của mình, đưa ra giải pháp và định hướng nghề nghiệp cho ứng viên.
Điều cần lưu ý ở khâu này đó là phía tuyển dụng phải có năng lực đánh giá ứng viên tốt để tìm kiếm nhân sự tiềm năng cho công ty. Theo đó, HR cần tập chung vào công việc, hoàn thành mọi nhiệm vụ nắm rõ được nhiệm vụ và lộ trình phát triển của vị trí đó. Ngoài ra còn phải thực sự quan tâm, chăm sóc ứng viên tiềm năng, tạo dựng lòng tin của mình đối với nhân sự.
4.4. Phỏng vấn để kiểm tra chuyên môn
Ở bước này cần có sự kết hợp giữa phòng nhân sự và bộ phận chuyên môn. Trong vòng này phía tuyển dụng sẽ xác định lại bạn có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Với chuyên môn thì thông thường sẽ được đánh giá thông qua kỹ năng ứng viên từng làm và cách khắc phục lỗi sai của ứng viên.
Bên cạnh đó có thể đặt ra câu hỏi mang tính chuyên môn trong công việc. Nếu là doanh nghiệp lớn có thể đặt cho ứng viên tình huống cụ thể để đánh giá, đây là cơ cơ hội để cả hai được hiểu rõ kỹ năng và cách xử lý trước tình huống từ đó lựa chọn được ứng viên tiềm năng.
4.5. Phỏng vấn để kiểm tra thái độ ứng viên
Tại vòng này, giám đốc/ CEO sẽ trực tiếp phỏng vấn để kiểm tra thái độ ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không. Do đó, trước khi thực hành quy trình tuyển dụng nhân sự, người lãnh đạo cần thống nhất với toàn bộ nhân viên hiện tại về văn hóa doanh nghiệp.
Chẳng hạn với văn hóa doanh doanh nghiệp của HBR là Học hỏi. Tại vòng này ban tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi để kiểm chứng ứng viên đó có tinh thần học hỏi thật sự không, ứng viên đó có nỗ lực hay không. Bằng việc đưa ra các câu hỏi như: “Khi đi làm em có sẵn sàng tham gia các khóa học bổ trợ cuối tuần hay không?” Nếu ứng viên trả lời có và mong muốn được học hỏi và liên tục đổi mới bản thân. Qua đó có thể đánh giá ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Đa phần nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm người tích cực, tự tin và không ngại nâng cấp bản thân, những người này sẽ đem lại góc nhìn lạc quan trong đội nhóm cũng như tôn trọng lắng nghe người khác.
XEM THÊM: TUYỂN SAI NGƯỜI VÌ KHÔNG XÁC ĐỊNH ĐƯỢC VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
4.6. Kiểm tra năng lực thực tế
Đây là vòng quyết định xem có nên lựa chọn ứng viên đó hay không. Có nhiều hình thức kiểm tra, có thể trắc nghiệm hoặc tự luận trong khoảng thời gian nhất định, với nội dung bám sát công việc chuyên môn.
Mục đích của vòng này là để kiểm chứng ứng viên có kinh nghiệm như đã nêu ở CV và có thái độ tốt như đã nói ở các vòng phỏng vấn trước đó không? Nếu ứng viên chăm chỉ làm bài kiểm tra, trình này cẩn thận thì có thể đánh giá người đó có tinh thần trách nhiệm cao và cẩn thận trong công việc.
4.7. Định hướng nhân viên mới
Dựa trên bài test và câu trả lời của ứng viên trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ quyết định lựa chọn nhân sự phù hợp với vị trí yêu cầu. Nếu mọi thứ đều ổn, đã đến lúc doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng và đưa ra lời đề nghị với ứng viên. Thư mời nhận việc doanh nghiệp đưa ra nên bao gồm chi tiết vị trí, ngày bắt đầu nhận việc, điều kiện tuyển dụng, thời gian làm việc, lương thưởng…
Trong thời gian thử việc các HR và lãnh đạo nên dẫn dắt ứng viên nắm rõ các thông tin cơ bản về công ty. Khi vào làm chính thức, hãy hỗ trợ kiến thức chuyên môn và sắp xếp gắn kết đội nhóm, khuyến khích nhân viên hòa đồng với đồng nghiệp cùng với đó tuyên truyền rõ ràng về giá trị cốt lõi văn hóa doanh nghiệp.
Đặc biệt hơn hãy vạch rõ lộ trình định hướng sự nghiệp cho nhân sự để họ có thêm động lực làm việc và cống hiến cho công ty.
XEM THÊM: CÁCH THỨC NHẬN DIỆN ĐÚNG NGƯỜI TÀI TRONG TỔ CHỨC
5. Kết luận
Bài viết trên đã nêu rất chi tiết quy trình tuyển dụng nhân sự được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng. Lưu ý, mỗi doanh nghiệp và từng vị trí phòng ban sẽ có những đặc điểm khác nhau vậy nên việc linh hoạt điều chỉnh chiến lược là điều quan trọng.
Thời gian:
11-12/05/2024 
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
