KẾ HOẠCH KẾ NHIỆM: CHÌA KHÓA GIẢM RỦI RO MẤT NHÂN SỰ CHỦ CHỐT

Kế hoạch kế nhiệm không chỉ là một công cụ quản trị nhân sự mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì sự ổn định, phát triển bền vững và truyền lửa lãnh đạo cho thế hệ kế cận. Bài viết này HBR sẽ đi sâu vào phân tích các vấn đề:

• Giải thích khái niệm, tầm quan trọng của kế hoạch kế nhiệm trong chiến lược nhân sự của doanh nghiệp

• Chi tiết 5 bước lập kế hoạch kế nhiệm

• 4 mô hình lập kế hoạch kế nhiệm phổ biến

• Các ứng dụng công nghệ và AI giúp tăng hiệu quả trong lập kế hoạch kế nghiệm

• Thách thức và giải pháp trong quá trình lập kế hoạch kế nhiệm

• Cách đo lường hiệu quả lập kế hoạch kế nhiệm 

1. Kế hoạch kế nhiệm là gì?

Kế hoạch kế nhiệm (Succession Planning) là một chiến lược quản trị nhân sự dài hạn, trong đó doanh nghiệp chủ động chuẩn bị đội ngũ kế cận nhằm thay thế các vị trí lãnh đạo hoặc nhân sự chủ chốt khi cần thiết. Nói cách khác, đây là “bản thiết kế” giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn khi có sự thay đổi nhân sự cấp cao.

Theo Investopedia, kế hoạch kế nhiệm đảm bảo các vị trí lãnh đạo của công ty được nắm giữ bởi những người có kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết. Kế hoạch giúp xác định nhân sự cho các vị trí cấp cao, tạo cơ hội phát triển cho nhân viên và giúp công ty duy trì lợi thế cạnh tranh.

Điểm khác biệt của kế hoạch kế nhiệm so với quản trị nhân sự thông thường nằm ở tính chiến lược và sự chuẩn bị trước. Thay vì chỉ tuyển dụng khi có nhu cầu, doanh nghiệp có kế hoạch kế nhiệm sẽ:

• Xác định trước những vị trí trọng yếu có ảnh hưởng đến sự sống còn
• Đánh giá, lựa chọn và phát triển nhân sự tiềm năng từ sớm
• Tạo lộ trình đào tạo và thử thách thực tiễn để đảm bảo người kế cận đủ năng lực khi bước vào vị trí mới

Với các tập đoàn lớn, kế hoạch kế nhiệm là một phần tất yếu trong chiến lược phát triển bền vững. Nhưng với các SME tại Việt Nam, đây vẫn là khái niệm còn mới mẻ. 

Tuy nhiên, trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và tốc độ thay đổi nhân sự cao, việc chủ động xây dựng kế hoạch kế nhiệm không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn khẳng định tầm nhìn dài hạn của người lãnh đạo.

2. Vì sao doanh nghiệp cần có kế hoạch kế nhiệm?

Không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào tăng trưởng ngắn hạn mà bỏ qua câu hỏi quan trọng: “Ai sẽ là người tiếp quản khi lãnh đạo hoặc nhân sự chủ chốt rời đi?” Việc có một kế hoạch kế nhiệm rõ ràng có thể giúp doanh nghiệp:

1 - Giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục

Hãy tưởng tượng một ngày, CEO của bạn đột ngột nghỉ việc, hoặc trưởng phòng kinh doanh chủ chốt nhận lời mời từ đối thủ. Doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng, các quyết định quan trọng bị trì hoãn và hiệu suất công việc sụt giảm nghiêm trọng.

Theo một nghiên cứu của PwC, các công ty có kế hoạch kế nhiệm được chuẩn bị tốt có thể giảm thiểu rủi ro hoạt động và duy trì tính liên tục trong lãnh đạo. Việc có sẵn một "hồ sơ" nhân tài tiềm năng cho phép doanh nghiệp nhanh chóng lấp đầy khoảng trống, tránh được sự gián đoạn và tổn thất về tài chính.

2 -  Xây dựng nguồn nhân lực nội bộ mạnh mẽ

Thay vì phải "đốt tiền" cho các headhunter để tìm kiếm nhân sự cấp cao từ bên ngoài, kế hoạch kế nhiệm cho phép doanh nghiệp tập trung vào việc đào tạo và phát triển nhân tài ngay trong nội bộ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích khác:

• Tăng động lực và sự gắn kết: Khi thấy con đường thăng tiến rõ ràng, nhân viên sẽ có động lực để cống hiến và học hỏi. Họ cảm thấy được trân trọng và đầu tư, từ đó tăng lòng trung thành với tổ chức.
• Phát huy tiềm năng: Kế hoạch kế nhiệm buộc doanh nghiệp phải đánh giá sâu hơn về năng lực và tiềm năng của nhân viên. Điều này giúp phát hiện ra những "viên ngọc thô" có thể trở thành những nhà lãnh đạo xuất sắc trong tương lai.

3 - Giữ chân và phát triển nhân tài

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, khi nhân sự tiềm năng nhìn thấy cơ hội trở thành lãnh đạo trong tương lai, họ sẽ gắn bó lâu dài hơn với tổ chức. Ngược lại, nếu thiếu lộ trình rõ ràng, nhân tài dễ dàng rời đi để tìm kiếm cơ hội tại nơi khác. Một kế hoạch kế nhiệm bài bản giúp doanh nghiệp không chỉ giữ chân người giỏi mà còn phát triển họ thành những “thủ lĩnh tương lai”.

4 -  Nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi

Trong bối cảnh thị trường biến động nhanh, doanh nghiệp cần những lãnh đạo kế cận có khả năng nắm bắt xu hướng, áp dụng công nghệ và đổi mới liên tục. Một kế hoạch kế nhiệm tốt đảm bảo rằng, khi “người cũ” rời đi, “người mới” không chỉ thay thế vị trí mà còn mang đến tư duy và năng lực phù hợp với kỷ nguyên mới.

Tóm lại, kế hoạch kế nhiệm không chỉ là biện pháp “chữa cháy” khi lãnh đạo ra đi, mà là một chiến lược dài hạn đảm bảo tính liên tục, sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Đây chính là “tấm khiên” giúp doanh nghiệp đứng vững trước những cú sốc nhân sự và “cây cầu” đưa tổ chức tiến xa trong tương lai.

3. 5 bước lập kế hoạch kế nhiệm nhân sự cho doanh nghiệp

Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không thể làm theo kiểu “chữa cháy”, mà cần được xây dựng bài bản theo từng bước. Dưới đây là 5 bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định vị trí trọng yếu cần kế nhiệm

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định "điểm yếu" của tổ chức. Bạn cần trả lời các câu hỏi:

• Những vị trí nào nếu thiếu người sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh?
• Những vai trò nào đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu và khó để tuyển dụng từ bên ngoài?
• Những vị trí lãnh đạo cấp cao nào có khả năng nghỉ hưu hoặc chuyển đổi công việc trong vài năm tới?

Đây không chỉ là các vị trí CEO, giám đốc mà còn có thể là trưởng nhóm kỹ thuật, chuyên gia tài chính cấp cao, hoặc trưởng phòng kinh doanh chủ lực. Việc lập danh sách này giúp bạn tập trung nguồn lực vào những vị trí mang tính chiến lược nhất.

Nhiều công ty gia đình ở Việt Nam thường bỏ qua bước này, dẫn đến khi chủ doanh nghiệp muốn nghỉ hưu thì toàn bộ hoạt động bị đình trệ do không ai đủ khả năng thay thế.

Bước 2: Đánh giá và lựa chọn nhân sự tiềm năng

Sau khi đã có danh sách các vị trí cần kế nhiệm, bạn sẽ tìm kiếm các ứng viên tiềm năng trong chính nội bộ. Quá trình này đòi hỏi sự công bằng và minh bạch. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau để đánh giá:

• Hiệu suất công việc: Họ có luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao không?
• Tiềm năng phát triển: Họ có sẵn sàng học hỏi, thích nghi với những thử thách mới và mong muốn thăng tiến không?
• Kỹ năng lãnh đạo: Họ có khả năng truyền cảm hứng, hướng dẫn và quản lý đội nhóm không?
• Thái độ: Họ có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và có tinh thần trách nhiệm cao không?

Bạn có thể sử dụng các công cụ như ma trận 9 ô (9-box grid) để phân loại nhân viên dựa trên hiệu suất và tiềm năng, từ đó dễ dàng xác định những người có khả năng trở thành người kế nhiệm.

Bước 3: Xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển

Đây là bước biến kế hoạch trên giấy thành hành động thực tế. Mỗi nhân viên tiềm năng cần có một lộ trình phát triển cá nhân (Individual Development Plan - IDP) rõ ràng. Lộ trình này cần bao gồm:

• Các khóa đào tạo: Đào tạo kỹ năng mềm (lãnh đạo, giao tiếp), kỹ năng cứng (quản lý dự án, phân tích tài chính).
• Luân chuyển công việc: Cho nhân viên làm việc ở các phòng ban khác nhau để có cái nhìn tổng quan về tổ chức.
• Mentoring và coaching: Ghép cặp họ với các lãnh đạo cấp cao để học hỏi kinh nghiệm trực tiếp.
• Thực hiện các dự án đặc biệt: Giao cho họ các dự án có tầm ảnh hưởng để thử thách và phát triển khả năng.

Lộ trình này cần được thảo luận và điều chỉnh thường xuyên giữa nhân viên và quản lý để đảm bảo phù hợp với mục tiêu của cả hai bên. GE (General Electric) từng nổi tiếng với hệ thống đào tạo lãnh đạo tại Crotonville, nơi mà nhiều CEO và lãnh đạo cấp cao được “ươm mầm” từ rất sớm.

Bước 4: Thiết lập cơ chế thử thách & đánh giá liên tục

Sau khi đã có lộ trình phát triển, điều quan trọng là phải biến lý thuyết thành hành động. Bước này chính là "lò luyện thép" để các ứng viên tiềm năng chứng minh năng lực thực sự.

• Giao các dự án thử thách: Không gì tốt hơn việc học hỏi qua trải nghiệm thực tế. Hãy giao cho các nhân sự kế cận những dự án có tầm ảnh hưởng, đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề, ra quyết định và làm việc dưới áp lực. Đây là cơ hội để họ bộc lộ khả năng lãnh đạo và quản lý.
• Thiết lập KPI rõ ràng và phản hồi định kỳ: Đặt ra các chỉ số hiệu suất (KPI) cụ thể cho từng cá nhân và tổ chức các buổi phản hồi 1-1 thường xuyên. Điều này giúp họ biết mình đang ở đâu, cần cải thiện những gì và nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ ban lãnh đạo.
• Ứng dụng công nghệ: Trong kỷ nguyên số, dữ liệu và AI là công cụ đắc lực. Hãy sử dụng các phần mềm nhân sự để theo dõi tiến trình phát triển của từng cá nhân, phân tích hành vi lãnh đạo, năng lực ra quyết định và các chỉ số hiệu suất khác. Điều này giúp việc đánh giá trở nên khách quan và chính xác hơn.

Một ví dụ điển hình là việc job rotation (luân chuyển công việc) đang được áp dụng rộng rãi tại các tập đoàn đa quốc gia. Họ luân chuyển các nhân tài tiềm năng qua nhiều bộ phận khác nhau (ví dụ: từ marketing sang kinh doanh, từ sản xuất sang tài chính). Việc này không chỉ mở rộng kiến thức mà còn giúp họ hiểu sâu sắc hơn về bộ máy hoạt động của toàn tổ chức, một kỹ năng cực kỳ cần thiết cho vị trí lãnh đạo.

Bước 5: Chính thức chuyển giao, đánh giá và điều chỉnh

Sau tất cả các bước chuẩn bị, đây là thời điểm chuyển giao quyền lực. Tuy nhiên, quá trình này cần được thực hiện một cách cẩn trọng và có lộ trình.

• Chuyển giao dần dần: Tránh việc chuyển giao đột ngột. Hãy để người kế nhiệm và người tiền nhiệm có một giai đoạn làm việc song song. Trong giai đoạn này, người kế nhiệm sẽ dần tiếp quản các trách nhiệm, còn người tiền nhiệm sẽ đóng vai trò cố vấn, hỗ trợ và truyền đạt kinh nghiệm. Điều này đảm bảo sự ổn định, không gây xáo trộn cho toàn bộ tổ chức.
• Người tiền nhiệm trở thành cố vấn: Vai trò của người tiền nhiệm trong giai đoạn này là cực kỳ quan trọng. Họ không còn là người ra quyết định, mà là người dẫn đường, hỗ trợ người kế nhiệm vượt qua những thách thức ban đầu và xây dựng uy tín trong nội bộ.

Apple và Tim Cook là một ví dụ kinh điển về kế hoạch kế nhiệm thành công. Steve Jobs đã chuẩn bị cho Tim Cook kế thừa vị trí CEO trong nhiều năm. Ông trao quyền dần dần và tin tưởng vào khả năng của Tim. Nhờ quá trình chuyển giao có tính toán trước, Apple vẫn duy trì được sự ổn định và tiếp tục phát triển mạnh mẽ sau sự ra đi của vị thuyền trưởng huyền thoại.

Như vậy, một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không chỉ dừng ở việc “chọn người thay thế”, mà còn là cả một hành trình đào tạo, thử thách và chuyển giao có chiến lược. Điều này giúp doanh nghiệp luôn chủ động, không bị động trước biến động nhân sự cấp cao.

Không có một “công thức chung” cho mọi doanh nghiệp, nhưng trên thực tế, nhiều tổ chức đã áp dụng những mô hình kế hoạch kế nhiệm sau đây để đảm bảo tính hiệu quả:

4. Các mô hình lập kế hoạch kế nhiệm phổ biến

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề và đặc thù nhân sự khác nhau, vì vậy không thể áp dụng một “công thức chung” trong việc lập kế hoạch kế nhiệm. Trên thực tế, nhiều tổ chức thành công đã áp dụng những mô hình kế nhiệm khác nhau, từ tập trung vào phát triển nội bộ, xây dựng “hồ sơ kế thừa” cho từng vị trí đến việc kết hợp đào tạo và tuyển dụng bên ngoài. 

Việc lựa chọn mô hình phù hợp giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì đội ngũ lãnh đạo kế thừa mà còn tối ưu chi phí, giảm rủi ro gián đoạn vận hành, các mô hình phổ biến bao gồm: 

4. 1. Mô hình 9-box grid 

Mô hình lưới 9 ô hay 9 Box Grid là một dạng trong ma trận nhân tài, mô hình giúp doanh nghiệp phân loại nhân viên dựa trên hai trục:

• Hiệu suất công việc hiện tại (Performance)
• Tiềm năng phát triển trong tương lai (Potential)

Doanh nghiệp có thể chia nhân sự thành 9 nhóm: từ những người có hiệu suất cao & tiềm năng lớn (ứng viên kế nhiệm sáng giá) cho đến những nhân sự cần đào tạo thêm hoặc không phù hợp cho lộ trình dài hạn. Nhiều tập đoàn đa quốc gia như Unilever, Coca-Cola đã sử dụng mô hình này để phát hiện và nuôi dưỡng lãnh đạo kế cận, từ cấp quản lý trung đến cấp điều hành.

4.2. Mô hình khung kế hoạch phát triển

Mô hình này tập trung vào việc xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho từng ứng viên kế nhiệm, giúp họ chuẩn bị kỹ năng và kinh nghiệm để sẵn sàng đảm nhận vị trí mới.

Khung kế hoạch thường gồm:

• Mục tiêu phát triển cá nhân: Gắn với vị trí kế nhiệm, đặt theo nguyên tắc SMART.
• Kỹ năng & năng lực cần bổ sung: So sánh yêu cầu công việc với năng lực hiện tại để xác định khoảng cách.
• Lộ trình hành động: Đào tạo, luân chuyển công việc, tham gia dự án chiến lược, mentoring.
• Giám sát & đánh giá: Đánh giá định kỳ, có mentor hỗ trợ.
• Điều chỉnh linh hoạt: Thay đổi theo bối cảnh doanh nghiệp và thị trường.

Mô hình này giúp nhân sự có lộ trình rõ ràng, tăng gắn kết; doanh nghiệp chủ động chuẩn bị thế hệ lãnh đạo kế thừa. Unilever xây dựng chương trình “Leadership Development Program” kéo dài 2–3 năm, đào tạo ứng viên qua nhiều vị trí trước khi họ tiếp quản vai trò quản lý cấp cao.

4.3.  Kế nhiệm kết hợp Mentoring & Job Rotation

Đây là một phương pháp hiện đại, kết hợp hai yếu tố then chốt để phát triển nhân sự kế cận một cách toàn diện. Mentoring là việc lãnh đạo hiện tại đóng vai trò người thầy, trực tiếp hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm và chia sẻ kiến thức với nhân sự kế cận. Trong khi đó, Job Rotation cho phép nhân sự tiềm năng luân chuyển qua nhiều vị trí và phòng ban khác nhau, giúp họ có cái nhìn tổng quan và toàn diện về doanh nghiệp.

Samsung là một ví dụ điển hình khi thường xuyên luân chuyển các lãnh đạo tiềm năng sang nhiều thị trường quốc tế để họ tích lũy kinh nghiệm và khả năng thích ứng trước khi nắm giữ các vai trò quan trọng trong tập đoàn.

5. Ứng dụng công nghệ & AI trong xây dựng kế hoạch kế nhiệm

Trong thời đại số, việc hoạch định kế hoạch kế nhiệm không còn chỉ dựa vào trực giác của lãnh đạo hay đánh giá chủ quan của cấp quản lý. Công nghệ – đặc biệt là AI và dữ liệu lớn đang trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược kế nhiệm hiệu quả và khách quan hơn.

1. AI hỗ trợ đánh giá năng lực và tiềm năng nhân sự

Thay vì chỉ dựa trên hồ sơ cá nhân hay kết quả KPI, AI có thể phân tích dữ liệu hiệu suất làm việc, hành vi lãnh đạo, mức độ hợp tác trong nhóm, kỹ năng giao tiếp và ra quyết định. Thuật toán máy học giúp phát hiện ra nhân sự có tiềm năng lãnh đạo ẩn, vốn có thể bị bỏ qua trong các đánh giá truyền thống.
Một số tập đoàn công nghệ như IBM đã dùng AI để phân tích dữ liệu nhân viên nhằm dự đoán khả năng thăng tiến và đề xuất lộ trình đào tạo phù hợp.

2. Sử dụng hệ thống HR Tech và dữ liệu lớn (Big Data)

Các nền tảng quản trị nhân sự (HRM/HRIS) hiện đại tích hợp công cụ đánh giá 360 độ, theo dõi năng lực nhân viên theo thời gian thực. Dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp xác định xu hướng nhân sự: tỷ lệ nghỉ việc, mức độ gắn kết, rủi ro thiếu hụt lãnh đạo trong tương lai.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng các phần mềm HRM như Base.vn, AMIS HRM để xây dựng lộ trình kế nhiệm, đặc biệt cho đội ngũ quản lý trung.

3. Mô phỏng kịch bản kế nhiệm bằng công nghệ

AI có thể tạo ra các mô hình giả định: Nếu một lãnh đạo cấp cao rời đi trong 3 tháng tới, ai sẽ đảm nhiệm? Ảnh hưởng tới doanh thu, nhân sự, vận hành ra sao? Các kịch bản này giúp lãnh đạo chủ động hơn trong việc xây dựng “ngân hàng lãnh đạo dự bị”.
Một số ngân hàng lớn ở Mỹ sử dụng hệ thống mô phỏng để kiểm tra khả năng ứng phó của nhân sự kế nhiệm trong các tình huống khủng hoảng tài chính.

4. Cá nhân hóa lộ trình phát triển nhân sự kế cận

AI có thể gợi ý lộ trình học tập – đào tạo riêng cho từng ứng viên kế nhiệm, từ khóa học trực tuyến, sách, dự án thử thách cho đến chương trình mentoring. Điều này giúp nhân sự phát triển đúng điểm mạnh và khắc phục điểm yếu một cách nhanh chóng.
Nhiều doanh nghiệp đang tích hợp Learning Management System (LMS) với AI để tự động hóa việc gợi ý khóa học phù hợp cho nhân sự kế cận.
Có thể thấy, công nghệ và AI đang mở ra cách tiếp cận hoàn toàn mới cho việc xây dựng kế hoạch kế nhiệm. Không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn, mà còn dự báo, mô phỏng và huấn luyện thế hệ lãnh đạo kế cận theo cách cá nhân hóa và tối ưu chi phí.

6. Thách thức khi lập kế hoạch kế nhiệm

Xây dựng kế hoạch kế nhiệm là một quá trình chiến lược và dài hạn. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là SME và doanh nghiệp gia đình – thường gặp những thách thức dưới đây:

1. Thiếu nhân sự kế cận đủ năng lực

Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng “người cũ muốn nghỉ nhưng người mới chưa sẵn sàng”. Đặc biệt trong doanh nghiệp gia đình, thế hệ kế tiếp có thể không đủ kinh nghiệm hoặc thiếu kỹ năng lãnh đạo.

• Giải pháp: Doanh nghiệp cần chủ động đầu tư vào đào tạo nội bộ, triển khai mentoring từ sớm và tạo cơ hội thử thách thực tế cho ứng viên kế cận. Ví dụ, Vinamilk thường xuyên luân chuyển quản lý trẻ qua nhiều phòng ban để họ có đủ trải nghiệm trước khi đảm nhận vai trò lớn hơn.

2. Khó khăn trong việc đánh giá công bằng

Nhiều lãnh đạo đánh giá ứng viên kế nhiệm dựa trên cảm tính, dẫn đến tình trạng “chọn sai người” hoặc bỏ sót nhân tài tiềm ẩn.

• Giải pháp: Ứng dụng công cụ đánh giá chuẩn hóa như mô hình 9-box grid, đánh giá 360 độ, hoặc sử dụng phần mềm HRM tích hợp AI để phân tích dữ liệu khách quan. Ví dụ, Unilever áp dụng hệ thống đánh giá năng lực toàn cầu, kết hợp với AI để dự đoán tiềm năng phát triển của nhân sự.

3. Rủi ro “người kế nhiệm” rời bỏ doanh nghiệp

Một thách thức lớn là ứng viên kế nhiệm sau khi được đào tạo, đầu tư nhiều năm lại rời sang công ty đối thủ hoặc khởi nghiệp riêng. Điều này gây thất thoát nguồn lực và lãng phí thời gian.

• Giải pháp: Doanh nghiệp cần có chính sách giữ chân nhân tài, bao gồm lộ trình thăng tiến rõ ràng, quyền lợi gắn với kết quả kinh doanh (ESOP, cổ phần), và tạo môi trường làm việc hấp dẫn. Ví dụ, FPT giữ chân lãnh đạo trẻ bằng cách trao cơ hội điều hành công ty thành viên cùng với cơ chế cổ phần hóa.

4. Văn hóa doanh nghiệp chưa ủng hộ kế hoạch kế nhiệm

Một số doanh nghiệp Việt Nam còn xem kế hoạch kế nhiệm như “chuyện xa xỉ” hoặc ngại bàn đến chuyện thay thế lãnh đạo vì sợ nhạy cảm. Kết quả là đến khi biến động xảy ra, tổ chức không kịp xoay trở.

• Giải pháp: Lãnh đạo cần thay đổi tư duy, coi kế hoạch kế nhiệm là một phần tất yếu của quản trị chiến lược, không phải chỉ để thay thế cá nhân mà để đảm bảo tính bền vững. Case study: GE, Microsoft, Apple đều xem succession planning là một “chuẩn mực” văn hóa quản trị.

Tóm lại, thách thức trong xây dựng kế hoạch kế nhiệm là điều không tránh khỏi, nhưng hoàn toàn có thể xử lý nếu doanh nghiệp có tư duy đúng và áp dụng công cụ phù hợp. Điều quan trọng là lãnh đạo cần nhìn nhận kế hoạch kế nhiệm không phải là chi phí, mà là khoản đầu tư chiến lược cho sự ổn định và phát triển lâu dài.

7. Đo lường hiệu quả công tác lập kế hoạch kế nhiệm

Một kế hoạch kế nhiệm chỉ thực sự thành công khi doanh nghiệp có thể đo lường được hiệu quả một cách rõ ràng, thay vì chỉ dừng lại ở việc “có người thay thế”. 

Việc đo lường này giúp lãnh đạo đánh giá tính khả thi, phát hiện lỗ hổng và điều chỉnh kịp thời. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng:

1 - Tỷ lệ kế nhiệm thành công

Một trong những chỉ số quan trọng nhất chính là tỷ lệ kế nhiệm thành công, được tính dựa trên số vị trí lãnh đạo chủ chốt có người kế nhiệm đảm nhận hiệu quả so với tổng số vị trí cần kế nhiệm. Chỉ số này cho thấy mức độ thực tiễn của kế hoạch và khả năng dự phòng rủi ro của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ cao, điều đó đồng nghĩa rằng tổ chức đã chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự đầu tư dài hạn. Ngược lại, tỷ lệ thấp phản ánh lỗ hổng trong đào tạo và chọn lựa nhân sự kế thừa.

2 -  Thời gian chuyển giao lãnh đạo

Thời gian từ khi một vị trí lãnh đạo bị khuyết đến khi có người kế nhiệm chính thức đảm nhận là tiêu chí quan trọng để đánh giá tính sẵn sàng của kế hoạch. Thời gian càng ngắn thì tổ chức càng ít bị gián đoạn. Ở những tập đoàn lớn như Toyota hay Samsung, thời gian chuyển giao được giữ trong khoảng dưới 3 tháng, đảm bảo sự liên tục trong chiến lược và vận hành.

3 - Hiệu suất làm việc của nhân sự kế nhiệm

Không chỉ dừng ở việc “có người thay thế”, hiệu quả thực sự của kế hoạch kế nhiệm thể hiện qua hiệu suất làm việc của nhân sự mới trong 6–12 tháng đầu. Nếu họ đạt hoặc vượt KPI/OKR so với kỳ vọng, điều đó chứng minh tổ chức đã chuẩn bị đúng người, đúng cách. Trường hợp như Apple, khi Tim Cook kế nhiệm Steve Jobs, công ty không chỉ duy trì mà còn bứt phá doanh thu nhờ chiến lược mở rộng sang dịch vụ.

4 - Mức độ gắn kết và niềm tin của nhân viên

Một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không chỉ tác động đến lãnh đạo mà còn ảnh hưởng tới toàn bộ đội ngũ. Mức độ gắn kết và niềm tin có thể đo bằng khảo sát nội bộ (Employee Engagement Survey) hoặc chỉ số eNPS. Nếu nhân viên cảm nhận được sự minh bạch, công bằng trong chính sách kế nhiệm, họ sẽ gia tăng lòng trung thành và nỗ lực cống hiến. Đây chính là yếu tố mềm nhưng cực kỳ quan trọng để giữ vững sự ổn định trong giai đoạn chuyển giao.

5 - Chi phí gắn liền với kế hoạch kế nhiệm

Một tiêu chí thực tế khác là chi phí. Doanh nghiệp cần so sánh chi phí đào tạo, huấn luyện, luân chuyển nhân sự nội bộ để kế nhiệm với chi phí tuyển dụng lãnh đạo từ bên ngoài. Theo Deloitte, chi phí đào tạo nhân sự kế nhiệm thường thấp hơn 40–60% so với việc “săn đầu người” trên thị trường. Điều này cho thấy đầu tư cho kế hoạch kế nhiệm không chỉ an toàn hơn mà còn mang lại hiệu quả kinh tế dài hạn.

6 - Tỷ lệ giữ chân nhân sự tiềm năng

Cuối cùng, tỷ lệ giữ chân những nhân sự được xác định là tiềm năng kế nhiệm phản ánh sức hút và sự bền vững của kế hoạch. Nếu những nhân sự này gắn bó lâu dài, điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã tạo ra lộ trình phát triển rõ ràng, công bằng và có sức thuyết phục. Ngược lại, nếu họ rời bỏ, kế hoạch sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng bị động, thậm chí phá sản.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp Việt Nam cần coi kế hoạch kế nhiệm như một phần trong chiến lược dài hạn, thay vì chỉ giải quyết tình huống trước mắt. Việc lựa chọn mô hình phù hợp, xây dựng tiêu chí rõ ràng và thường xuyên đo lường hiệu quả sẽ giúp lãnh đạo chủ động trước mọi thay đổi, đồng thời nâng cao giá trị nhân sự – yếu tố cốt lõi để tăng trưởng.

Kế hoạch kế nhiệm không chỉ là một công cụ quản trị nhân sự, mà còn là chiến lược sống còn để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đội ngũ kế thừa giúp tổ chức tránh rủi ro gián đoạn, giữ chân nhân tài, đồng thời tạo môi trường làm việc minh bạch, nơi mỗi cá nhân đều nhìn thấy cơ hội phát triển.