HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG NỘI QUY LAO ĐỘNG CÔNG TY

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng nội quy lao động hoàn chỉnh và hợp pháp. Đây là tài liệu quan trọng giúp hạn chế mâu thuẫn giữa chủ doanh nghiệp và người lao động, cũng như duy trì kỷ luật nơi làm việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm hoặc chưa biết cách xây dựng một quy trình và chế tài làm việc hiệu quả. Hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR đi gỡ rối những băn khoăn này ngay trong bài viết dưới đây.

1. Nội quy lao động công ty là gì?

Trước khi tìm hiểu cách xây dựng nội quy lao động, lãnh đạo cần hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp. 

1.1. Khái niệm

Nội quy lao động là văn bản được ban hành bởi người sử dụng lao động. Nội dung của văn bản là những quy định về quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. 

1.2. Tầm quan trọng của nội quy lao động với doanh nghiệp

Nội quy lao động là văn bản quan trọng với mọi doanh nghiệp khi vừa là quyền và nghĩa vụ của tổ chức này. Cụ thể, 2 vai trò chính của văn bản này là:   

• Tạo ra và duy trì kỷ luật trong lao động: Lao động buộc phải tuân theo những quy định được đưa ra nhằm tạo ra sự ổn định, duy trì trật tự và hiệu quả công việc để bảo vệ quyền lợi của hai bên   

• Cơ sở để xử lý vi phạm: Đây cũng là cơ sở để xử lý các vi phạm lao động, giải quyết các tranh chấp lao động và phòng ngừa các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp nào cần đăng ký nội quy lao động công ty

Nội quy lao động là văn bản cần thiết để duy trì hiệu quả trật tự của doanh nghiệp nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần đăng ký văn bản này. Theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, chỉ những doanh nghiệp sở hữu từ 10 lao động trở lên mới cần đăng ký nội quy tại cơ quan nhà nước.

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô dưới 10 nhân sự thì không cần ban hành văn bản nội quy bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đạt được thỏa thuận giữa 2 bên về kỷ luật trong lao động và trách nhiệm cá nhân trong hợp đồng lao động. 

3. Những nội dung cần có trong nội quy lao động công ty

Nội dung chi tiết của nội quy lao lộng của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nội dung chính vẫn phải được xây dựng trên yêu cầu của Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, 9 nội dung cơ bản cần có ở văn bản nội quy bao gồm:

Để hình dung rõ hơn về những phần cần có của bản nội quy lao động chủ doanh nghiệp hãy tham khảo văn bản nội quy của một công ty giáo dục tiếng Anh sau đây. 

3.1. Mục đích của nội quy lao động

Ở phần đầu tiên của nội quy lao động, doanh nghiệp cần chỉ ra mục đích khi soạn thảo văn bản này. Mục này sẽ giúp nhân sự hiểu rõ mong muốn, đòi hỏi của doanh nghiệp khi phát hành nội quy để áp dụng khi làm việc.  

Thông thường, việc xây dựng nội quy sẽ bao gồm 3 mục đích chính: 

• Xác định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của người lao động làm việc tại Công ty giáo dục Tiếng Anh ABC 

• Quy định các quy tắc ứng xử chung của nhân viên trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp

• Là căn cứ để xử lý kỷ luật, thực hiện trách nhiệm vật chất đối với người lao động vi phạm  

3.2. Phạm vi áp dụng

Tiếp theo, doanh nghiệp cần chỉ ra nội quy lao động này có hiệu lực đối với những đối tượng nào để doanh nghiệp dễ dàng quản lý. Một doanh nghiệp có nhiều đối tượng nhân sự như: nhân sự làm việc theo hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, hợp đồng thời vụ, hợp đồng thử việc và hợp đồng học việc. Nếu quy định không áp dụng với toàn bộ nhân viên, thì trong văn bản phải nêu rõ để người lao động biết được mình cần tuân thủ bộ quy tắc hay không. 

Ví dụ, ở phần phạm vi áp dụng, công ty giáo dục Tiếng Anh ABC viết: “Áp dụng cho toàn thể người lao động đang làm việc tại Công ty giáo dục Tiếng Anh ABC”.    

3.3. Các từ viết tắt và định nghĩa

Trong nội quy lao động sẽ có những từ viết tắt được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, để đảm bảo toàn bộ người lao động đều hiểu rõ nội dung khi tiếp nhận văn bản thì doanh nghiệp cần giải thích các từ viết tắt và các định nghĩa được sử dụng trong nội quy. 

1 - Từ viết tắt

Một số từ viết tắt thường được sử dụng trong nội quy lao động là: 

• HĐLĐ: Hợp đồng lao động

• CBNV/NV: Cán bộ nhân viên/nhân viên

• TNLĐ: Tai nạn lao động

• NSDLĐ: Người sử dụng lao động

• NLĐ: Người lao động

2 - Định nghĩa
Một số định nghĩa có thể xuất hiện trong nội quy lao động là: 

• Người sử dụng lao động: Ai là người trực tiếp sử dụng sức lao động của các nhân sự bị ảnh hưởng của hợp đồng lao động? VD: Công ty giáo dục Tiếng Anh ABC 

• Đại diện người sử dụng lao động: Ai là đại diện người chịu trách nhiệm cho lao động? VD: Tổng giám đốc công ty giáo dục Tiếng Anh ABC  

• Người lao động: Là những người thuộc phạm vi áp dụng của văn bản nội quy này. VD: Cán bộ công nhân viên - lao động đã ký hợp đồng lao động với Công ty và hợp đồng lao động còn hiệu lực

3.4. Nội dung

Nội dung là phần quan trọng nhất của nội quy lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần trình bày cụ thể, chi tiết và rõ ràng nhất. Nội dung sẽ khác nhau tùy theo mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản doanh nghiệp cần bám sát 9 nội dung được đề cập trong Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 đã nêu ở phần trước. 

CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CHUNG

Ở phần quy định chung, doanh nghiệp cần chỉ ra cách sử dụng  cơ bản của nội quy lao động này như: 

• Phạm vi lưu hành

• Mục đích của văn bản nội quy 

• Nội quy lao động của công ty so với quy định của Luật lao động, Luật bảo hiểm xã hội và các quy định khác của nhà nước

• Văn bản được ký kết ở đầu và thời gian có hiệu lực bắt đầu từ khi nào

• Nội quy gồm bao nhiêu chương, bao nhiêu điều khoản

CHƯƠNG 2: THỜI GIAN LÀM VIỆC, THỜI GIAN NGHỈ NGƠI, QUY ĐỊNH NGHỈ PHÉP, NGHỈ VIỆC

Ở chương 2 của nội quy lao động sẽ quy định thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần bao gồm một số quy định sau: 

• Quy định giờ làm việc bình thường trong 1 ngày/tuần/ca làm

• Thời gian bắt đầu làm việc và thời gian kết thúc

• Thời gian làm thêm giờ (nếu có) 

• Thời gian nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ

• Các ngày nghỉ hàng tuần/hàng năm/nghỉ việc riêng/nghỉ không hưởng lương

Người xây dựng nội quy cần điều chỉnh sao cho nội dung phù hợp với đặc trưng của từng doanh nghiệp. Dưới đây là ví dụ về quy định lao động của công ty giáo dục Tiếng Anh ABC mà bạn có thể tham khảo. 

Điều 1: Quy định về thời gian làm việc

1 - Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi:

Đối với thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi, doanh nghiệp cần nêu cụ thể chi tiết cho từng đối tượng nhân viên như: nhân viên văn phòng full-time, nhân viên part-time, cộng tác viên, nhân viên online… Nội quy cần chỉ rõ thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, số ngày làm việc trong tuần, số tiếng/ca, số ca trên tuần/tháng (chủ yếu là đối với nhân viên part-time và cộng tác viên), ngày nghỉ.

Bên cạnh đó, nếu có những quy định đặc biệt như chỉ làm 2 thứ 7/tháng, hoặc số lượng ca tối thiểu đối với nhân sự ký hợp đồng từ ngày 15 trở đi… thì doanh nghiệp cần nêu rõ để hạn chế tranh cãi.

2 - Quy định chấm công

Quy định chấm công trong nội quy lao động là một trong những nội dung quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý khi soạn thảo. Chấm công là cơ sở để tính lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm và các quyền lợi khác của người lao động. Do đó, nội quy lao động cần quy định rõ các nguyên tắc, phương thức và trách nhiệm liên quan đến việc chấm công của nhân viên. Một số quy định chấm công cơ bản mà nội quy lao động có thể bao gồm như sau:

• Cách thức chấm công: bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt, mã QR… 

• Số lần chấm công/ngày, thời điểm chấm công

• Quy định chấm công với các trường hợp đặc biệt (nếu có): với nhân sự có nhu cầu kết thúc ca làm việc sớm, với nhân sự đảm nhận vị trí ca như Giám đốc/Phó Giám đốc Điều hành… 

• Quy định về mức phạt, số lần phạt khi vi phạm điều cấm sau khi đã chấm công như đi ra ngoài khu vực công ty làm việc riêng sau giờ bắt đầu làm việc

3 - Quy định tính công

Nội dung về quy định tính công trong nội quy lao động sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Quy định này phải phù hợp với đặc thù của ngành nghề, vị trí công việc và điều kiện lao động của cá nhân cũng như doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Điều 2: Quy định về việc nghỉ phép

1 - Thời gian áp dụng

Quy định về nghỉ phép là nội dung quan trọng trong nội quy lao động. Theo đó, doanh nghiệp cần chỉ ra rõ một số nội dung sau: 

• Thời gian áp dụng tính theo năm dương lịch/âm lịch, thời gian bắt đầu và kết thúc là khi nào?

• Nghỉ phép năm áp dụng đối với đối tượng nhân viên nào? 

• Chế độ nghỉ phép của người lao động có đủ 12 tháng làm việc 

• Chế độ nghỉ phép đối với trường hợp làm không đủ năm (dưới 12 tháng)

• Số ngày nghỉ phép được tăng theo thâm niên làm việc như thế nào?

• Cơ chế nghỉ phép với CBNV Part-time 

• Lịch nghỉ phép hàng năm

• Cách giải quyết số ngày phép chưa nghỉ hết trong năm 

2 - Quy định về việc xin nghỉ phép

Điều 3: Nghỉ việc, chấm dứt HĐLĐ

Nghỉ việc, chấm dứt HĐLĐ cũng là nội dung quan trọng trong nội quy lao động. Ở mục này, doanh nghiệp cần chỉ rõ thời gian thông báo tối thiểu với từng vị trí dựa theo cấp bậc. 

Đối với những vị trí quan trọng, thời gian thông báo tối thiểu cần dài hơn để doanh nghiệp chuẩn bị được người thay thế. Ví dụ, với nhân sự ở vị trí Thử việc chỉ cần thông báo trước 3 ngày, trong khi cấp bậc quản lý nên báo trước tối thiểu 6 tháng.

Doanh nghiệp cũng cần nêu rõ Quy trình nghỉ việc để nhân sự tuân thủ trong thời gian chuẩn bị nghỉ việc. Vấn đề pháp lý về đóng và cắt giảm đóng Bảo Hiểm Xã Hội cũng cần được trình bày bằng văn bản rõ ràng để hạn chế xung đột giữa hai bên.

CHƯƠNG 3: TRẬT TỰ NƠI LÀM VIỆC

Chương 3 trong nội quy lao động là các quy định về trật tự nơi làm việc. Đây là yếu tố quan trọng để hoạt động của doanh nghiệp ổn định và cam kết hiệu quả. 

CHƯƠNG 4: BẢO VỆ TÀI SẢN, BÍ MẬT KINH DOANH, CHỐNG ĐẠO VĂN VÀ VI PHẠM BẢN QUYỀN CỦA CÔNG TY

Chương 4 trong nội quy lao động là những quy định về bảo vệ tài sản và chống đạo văn. Tài sản của công ty bao gồm cả vật chất và phi vật chất, như máy móc, thiết bị, phần mềm, dữ liệu, thông tin, bằng sáng chế, thương hiệu, logo và các sản phẩm hay dịch vụ do công ty cung cấp. Doanh nghiệp cần quy định rõ về mục đích sử dụng hợp pháp và hợp lý, quy định về lưu trữ và phát tán thông tin. 

Đạo văn là hành vi sao chép hay sử dụng một phần hay toàn bộ tác phẩm của người khác mà không có sự cho phép hay ghi nguồn. Những hành vi này không chỉ là bất hợp pháp mà còn là bất đạo đức và gây tổn hại cho uy tín và lợi ích của công ty. Doanh nghiệp nên có văn bản riêng biệt để nêu rõ quy định về vấn đề này, đồng thời đưa ra mức phạt đối với nhân sự vi phạm. 

CHƯƠNG 5: AN TOÀN, VỆ SINH LAO ĐỘNG

CHƯƠNG 6: PHÒNG, CHỐNG QUẤY RỐI TÌNH DỤC TẠI NƠI LÀM VIỆC

3.5. Thời gian hiệu lực

Phần cuối cùng của nội quy lao động là thời gian hiệu lực của văn bản này. Công ty cần đề cập rõ, những quy định được áp dụng từ ngày nào và đã thay thế cho các quy định trước đây. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phông công rõ Bộ phận có vai trò phổ biến quy định đến toàn bộ nhân sự. Đồng thời, Ban Giám đốc cần lắng nghe và ghi nhận ý kiến để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa. 

4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động công ty

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động được nêu tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019. Theo đó, hồ sơ cần có:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động

• Nội quy lao động

• Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có)

5. Trình tự thủ tục và hiệu lực của nội quy lao động công ty

Hiện nay, nội quy lao động có thể được thực hiện qua 3 hình thức sau: Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến, Nộp hồ sơ trực tiếp, Nộp qua đường bưu điện. Nơi tiếp nhận hồ sơ là cơ quan có thẩm quyền như Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện/cấp tỉnh. 

Thủ tục đăng ký được nêu rõ trong khoản 2, khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và mục 8 Phần II Quyết định 338/2021/QĐ-LĐTBXH. Cụ thể, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự: 

• Bước 1: Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ cần thiết đã được đề cập ở phần 4

• Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền theo 3 cách nêu trên. Thời gian nộp tối đa là 10 ngày kể từ khi doanh nghiệp ban hành nội quy lao động 

• Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung hoặc đăng ký lại nếu có bất kỳ sai sót nào trong thời hạn 7 ngày làm việc 

Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đăng ký. Hiệu lực của văn bản này là vô hạn cho đến khi doanh nghiệp đăng ký lại. 

6. Kết luận 

Nội quy lao động giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả hai bên, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn. Hy vọng, bài viết trên đã giúp chủ doanh nghiệp giải quyết được nỗi đau không biết cách xây dựng cơ chế và nội quy làm việc hiệu quả.