CÁCH XỬ LÝ “NHÂN SỰ THỤ ĐỘNG” KHÔNG MUỐN THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC

Trong mọi tổ chức, việc tồn tại những nhân sự làm việc cầm chừng, ngại đổi mới hay sợ rủi ro là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không có hướng xử lý phù hợp, nhóm nhân sự này sẽ trở thành “điểm nghẽn” cản trở sự phát triển chung. Bài viết dưới đây chia sẻ cách xử lý “nhân sự thụ động” không muốn thay đổi giúp nhà lãnh đạo khơi dậy tinh thần chủ động, truyền cảm hứng và tạo nên một đội ngũ linh hoạt, sẵn sàng thích ứng trong thời đại mới.

Nội dung chính: 

• Nhân sự thụ động là gì và tại sao cần xử lý: Nhân sự thụ động là những cá nhân có xu hướng tránh đổi mới, ngại thử thách và thiếu tinh thần chủ động trong công việc

• Dấu hiệu nhận diện sự thụ động: thể hiện rõ qua thái độ, hành vi và mức độ chủ động của nhân viên trong công việc hằng ngày

• Nguyên nhân khiến nhân sự thụ động không muốn thay đổi: sợ rủi ro, thiếu động lực và niềm tin vào chiến lược tổ chức, văn hóa tổ chức chưa khuyến khích chủ động

• 7 cách tiếp cận hiệu quả giúp lãnh đạo chuyển hóa nhân sự thụ động thành những cá nhân chủ động và có giá trị đóng góp thực sự.

1. Nhân sự thụ động là gì và tại sao cần xử lý? 

Trong môi trường làm việc hiện đại, nhân sự thụ động là những cá nhân có xu hướng tránh đổi mới, ngại thử thách và thiếu tinh thần chủ động trong công việc. Họ thường chỉ làm theo chỉ đạo, không tự tìm cách cải thiện kết quả hay đóng góp ý tưởng cho tổ chức. 

Họ không phải không làm được việc, thậm chí nhiều người làm rất tốt nhưng phải “ủn mông” mới chịu làm. Dù không gây ra xung đột hay lỗi nghiêm trọng, nhóm nhân sự này lại làm chậm nhịp đổi mới và khiến tổ chức trì trệ theo thời gian.

Vấn đề của nhân sự thụ động không chỉ nằm ở năng suất thấp, mà còn ở ảnh hưởng dây chuyền đến văn hóa doanh nghiệp. Khi một số cá nhân “đứng yên”, những người năng động khác có thể bị giảm động lực, cảm thấy nỗ lực của mình không được ghi nhận hoặc môi trường thiếu công bằng. Tình trạng này, nếu kéo dài, sẽ khiến tổ chức mất đi sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng thích ứng với thay đổi.

Vì vậy, xử lý nhân sự thụ động không có nghĩa là loại bỏ họ ngay lập tức, mà là tìm hiểu nguyên nhân, khơi dậy động lực và thiết lập cơ chế thúc đẩy sự chủ động. Một tổ chức chỉ thực sự phát triển khi mỗi cá nhân đều nhận thức được vai trò của mình trong hành trình chung.

2. Dấu hiệu nhận diện nhân sự thụ động trong tổ chức

Việc nhận diện nhân sự thụ động trong tổ chức là bước đầu tiên để nhà lãnh đạo kịp thời điều chỉnh và ngăn chặn sự trì trệ lan rộng. Những dấu hiệu này thường không quá ồn ào hay tiêu cực, nhưng nếu quan sát kỹ, chúng thể hiện rõ qua thái độ, hành vi và mức độ chủ động của nhân viên trong công việc hằng ngày.

2.1. Trì hoãn công việc và thiếu sáng kiến

Nhân sự thụ động thường có biểu hiện rõ ràng nhất là trì hoãn nhiệm vụ và thiếu tinh thần chủ động trong công việc. Họ chỉ hành động khi được nhắc nhở, thường để công việc đến sát hạn mới làm hoặc tìm lý do để kéo dài tiến độ. Thói quen này khiến quy trình làm việc của cả nhóm bị chậm lại, gây áp lực cho những người năng động hơn.

Một đặc điểm khác là họ hiếm khi đề xuất sáng kiến hoặc ý tưởng cải tiến. Ngay cả khi được khuyến khích đóng góp, họ vẫn chọn cách im lặng hoặc ủng hộ theo số đông, tránh thể hiện quan điểm riêng. Điều này khiến tổ chức mất đi nhiều cơ hội đổi mới từ nội lực bên trong.

Dấu hiệu cụ thể:

• Thường xuyên chậm trễ trong việc hoàn thành công việc.
• Không tự tìm cách tối ưu hoặc cải tiến quy trình.
• Trả lời “đang làm” nhưng không có tiến triển thực tế.
• Giữ thái độ “ai sao tôi vậy”, thiếu khát vọng đóng góp.

2.2. Ngại chịu trách nhiệm, sợ sai và né tránh quyết định

Một nhân viên thụ động thường né tránh trách nhiệm cá nhân, sợ mắc sai lầm và không dám đưa ra quyết định. Khi đối mặt với rủi ro hoặc thử thách mới, họ chọn “đứng ngoài cuộc” hoặc chờ người khác hành động trước. Điều này khiến tổ chức mất đi tinh thần dấn thân, đó là yếu tố then chốt trong giai đoạn đổi mới và cạnh tranh.

Thực tế, nhiều người trong nhóm này không thiếu năng lực, mà thiếu niềm tin vào bản thân hoặc cảm giác an toàn khi thử nghiệm cái mới. Văn hóa “đổ lỗi” trong tổ chức cũng là một nguyên nhân khiến họ co mình lại. Nếu lãnh đạo không kịp thời phát hiện, nhóm nhân sự này dễ trở thành “điểm nghẽn tâm lý” cản trở sự chuyển mình của tập thể.

Dấu hiệu cụ thể:

• Luôn tránh nhận trách nhiệm khi dự án gặp sự cố.
• Thường xuyên nói “em không chắc”, “để anh/chị khác làm”.
• Không dám ra quyết định dù trong phạm vi chuyên môn.
• Ưa làm việc an toàn, không muốn thử điều mới.

2.3. Thường phản ứng chậm với thay đổi hoặc sáng kiến mới

Trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển đổi liên tục, tốc độ thích ứng là yếu tố sống còn. Nhân sự thụ động thường phản ứng chậm với những thay đổi trong quy trình, công nghệ hay chiến lược. Họ cần thời gian dài để “làm quen”, đôi khi còn tỏ thái độ chống đối ngầm hoặc tỏ ra không quan tâm.

Sự chậm chạp này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân mà còn tạo lực cản cho toàn đội ngũ. Khi một nhóm người không kịp thích ứng, tổ chức dễ rơi vào tình trạng “lệch pha”, một bên tiến nhanh, bên kia dậm chân tại chỗ.

Dấu hiệu cụ thể:

• Luôn tỏ ra bối rối khi có quy trình mới hoặc công cụ mới.
• Hay so sánh “ngày xưa làm thế này nhanh hơn”.
• Không tham gia tích cực vào các dự án đổi mới.
• Cần nhắc nhở nhiều lần mới thực hiện theo định hướng mới.

2.4. Thiếu tinh thần học hỏi, không quan tâm đến kết quả chung

Nhân sự thụ động thường thiếu động lực học hỏi và không quan tâm đến kết quả tập thể. Họ coi công việc là nhiệm vụ phải hoàn thành chứ không phải cơ hội để phát triển. Dù tổ chức có tổ chức các khóa đào tạo hay chương trình phát triển năng lực, nhóm này vẫn thờ ơ, không áp dụng vào thực tế.

Thái độ “đi làm cho xong” của họ khiến tinh thần học hỏi trong đội ngũ giảm sút. Dần dần, tổ chức trở nên kém năng động, thiếu người kế thừa và bị tụt lại so với các đối thủ biết học nhanh hơn.

Dấu hiệu cụ thể:

• Không đăng ký hoặc tham gia hời hợt trong các khóa đào tạo.
• Ít đọc tài liệu, không cập nhật xu hướng mới của ngành.
• Làm việc đúng vai trò, không quan tâm kết quả tổng thể.
• Thiếu khát khao phát triển nghề nghiệp cá nhân.

2.5. Không thể hiện mong muốn phát triển bản thân hoặc đóng góp cho tổ chức

Cuối cùng, dấu hiệu rõ ràng nhất của nhân sự thụ động là họ không thể hiện bất kỳ mong muốn phát triển nào. Họ bằng lòng với vị trí hiện tại, không có kế hoạch nghề nghiệp rõ ràng và ít khi đặt ra mục tiêu cho bản thân. Khi được hỏi về định hướng tương lai, họ thường trả lời chung chung hoặc “sao cũng được”.

Sự thiếu khát vọng này khiến họ trở thành “người ở lại” chứ không phải “người tiến lên”. Với tổ chức, đó là tín hiệu cho thấy nhân sự đang thiếu gắn kết cảm xúc và mục tiêu dài hạn – yếu tố cực kỳ nguy hiểm trong môi trường cạnh tranh cao.

Dấu hiệu cụ thể:

• Không đề xuất mục tiêu cá nhân trong kỳ đánh giá.
• Không quan tâm đến cơ hội thăng tiến hoặc thử thách mới.
• Làm việc ở mức tối thiểu, không tìm kiếm sự cải thiện.
• Không có mong muốn đóng góp ý tưởng hoặc xây dựng đội nhóm.

3. Nguyên nhân khiến nhân sự thụ động không muốn thay đổi

Trong mọi tổ chức, việc một số nhân sự tỏ ra thụ động trước thay đổi không phải là điều ngẫu nhiên, mà thường bắt nguồn từ các yếu tố tâm lý, động lực và môi trường làm việc. Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn chuyển đổi, những rào cản này có thể trở thành “lực kéo ngược” khiến tiến trình đổi mới bị chậm lại.

Để xử lý hiệu quả, lãnh đạo cần hiểu rõ vì sao nhân sự không muốn thay đổi, họ thực sự đang sợ hãi điều gì, thiếu niềm tin ở đâu, hay đang bị môi trường làm việc bó hẹp. Chỉ khi xác định đúng nguyên nhân gốc rễ, tổ chức mới có thể đưa ra giải pháp phù hợp, giúp đội ngũ chuyển từ trạng thái phòng thủ sang chủ động thích ứng.

1 - Sợ rủi ro và thay đổi môi trường

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến nhân sự trở nên thụ động là nỗi sợ rủi ro và thay đổi. Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn chuyển mình, áp dụng công nghệ mới, tái cấu trúc hay đổi chiến lược nhiều người cảm thấy bất an. Họ lo lắng mình không đủ năng lực để thích ứng, sợ phạm sai lầm, thậm chí mất vị trí hiện tại.

Tâm lý này khiến nhân sự chọn “an toàn” bằng cách giữ nguyên cách làm cũ, dù biết rằng điều đó không còn hiệu quả. Thay vì coi thay đổi là cơ hội phát triển, họ lại nhìn nó như một mối đe dọa. Nếu lãnh đạo không truyền thông rõ ràng và hỗ trợ kịp thời, tâm lý sợ hãi này sẽ lan rộng, làm giảm tinh thần dấn thân của cả đội ngũ.

2 - Thiếu động lực và niềm tin vào chiến lược tổ chức

Động lực làm việc của nhân viên gắn liền với niềm tin vào định hướng của tổ chức. Khi họ không hiểu hoặc không tin vào chiến lược mà ban lãnh đạo đưa ra, sự thụ động gần như là phản ứng tự nhiên. Họ cảm thấy “dù cố gắng cũng chẳng thay đổi được gì”, từ đó chỉ làm việc ở mức cầm chừng, không đầu tư tâm huyết.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không có chính sách ghi nhận và thưởng hợp lý, nhân sự sẽ mất cảm giác được trân trọng. Một tổ chức không rõ ràng về tầm nhìn, thiếu nhất quán trong hành động sẽ khiến người lao động hoài nghi, dẫn đến tình trạng “làm cho qua ngày”.

3 - Văn hóa tổ chức chưa khuyến khích chủ động

Một nguyên nhân sâu xa khác nằm ở văn hóa doanh nghiệp. Trong nhiều tổ chức, môi trường làm việc vẫn mang tính mệnh lệnh, nặng về kiểm soát, ít tạo không gian cho nhân viên thể hiện ý kiến hoặc sáng kiến cá nhân. Khi sự chủ động không được khuyến khích hoặc tệ hơn, bị phê phán khi sai, nhân sự dần hình thành thói quen “làm đúng quy trình”, không dám nghĩ khác, làm khác.

Văn hóa “sợ sai, sợ bị đánh giá” khiến con người chọn im lặng thay vì đóng góp. Ngược lại, những tổ chức biết tạo môi trường cởi mở, khuyến khích thử nghiệm và chấp nhận sai lầm thường có đội ngũ năng động hơn, sẵn sàng thay đổi cùng doanh nghiệp.

4. 7 cách xử lý nhân sự thụ động hiệu quả cho lãnh đạo

Việc xử lý nhân sự thụ động không nên được xem là hành động trừng phạt, mà là quá trình kích hoạt lại tinh thần và năng lượng của đội ngũ. Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ nhìn thấy ai đang làm tốt, mà còn nhận ra ai đang “chững lại” để giúp họ lấy lại động lực.

Dưới đây là 7 cách xử lý “nhân sự thụ động” không muốn thay đổi hiệu quả giúp lãnh đạo chuyển hóa nhân sự thụ động thành những cá nhân chủ động và có giá trị đóng góp thực sự.

4.1. Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhân viên trở nên thụ động là thiếu định hướng rõ ràng. Khi không hiểu rõ tổ chức đang đi đâu, mình đóng vai trò gì trong bức tranh lớn, nhân viên dễ rơi vào trạng thái “làm cho xong việc”. Sự mơ hồ về mục tiêu khiến họ không thể chủ động ra quyết định hoặc đề xuất sáng kiến mới.

Do đó, người lãnh đạo cần duy trì giao tiếp minh bạch, thường xuyên và có mục đích. Mỗi mục tiêu cần được cụ thể hóa, gắn liền với tầm nhìn của doanh nghiệp và kết quả công việc cụ thể của từng cá nhân. Điều này giúp nhân viên cảm thấy công việc của mình có giá trị và gắn kết với thành công chung.

Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, nhân sự sẽ giảm bớt lo lắng, tăng sự chủ động và sẵn sàng hành động vì biết rõ mình cần đạt được gì, bằng cách nào và vì sao điều đó quan trọng.

Cách thực hiện:

• Xác định rõ tầm nhìn, mục tiêu chiến lược và chia nhỏ thành mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận.
• Tổ chức buổi “alignment meeting” để đảm bảo mọi người hiểu cùng một thông điệp.
• Thường xuyên cập nhật tiến độ, điều chỉnh kỳ vọng nếu có thay đổi.
• Đặt câu hỏi gợi mở để đảm bảo nhân viên hiểu đúng mục tiêu.
• Khuyến khích phản hồi hai chiều để củng cố sự minh bạch.

4.2. Thiết lập KPI và chỉ số đo lường cụ thể

Khi không có tiêu chuẩn rõ ràng, nhân viên thụ động dễ “ẩn mình” sau những công việc mờ nhạt, không đo được hiệu quả. KPI là công cụ quan trọng giúp chuyển hóa mục tiêu thành hành động cụ thể và tạo trách nhiệm cá nhân rõ ràng trong mỗi kết quả đạt được.

Một hệ thống KPI hiệu quả không chỉ đo lường năng suất, mà còn phản ánh mức độ đóng góp và tinh thần chủ động của nhân viên. Việc công khai các chỉ số giúp tạo sự công bằng và thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh trong nội bộ.

Khi có các tiêu chí minh bạch, nhân viên sẽ nhận thức rõ điều gì cần cải thiện, từ đó chủ động hơn trong việc tối ưu công việc để đạt kết quả tốt hơn.

Cách thực hiện:

• Xác định KPI bám sát mục tiêu chiến lược và đặc thù từng vị trí.
• Thiết lập chỉ số SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
• Cập nhật và theo dõi tiến độ hàng tuần/tháng qua dashboard hoặc báo cáo trực quan.
• Đưa KPI vào đánh giá thưởng – phạt công bằng.

4.3. Khuyến khích tham gia và lắng nghe ý kiến

Nhân sự thụ động thường cảm thấy ý kiến của mình không có giá trị, dẫn đến tâm lý “nói cũng vô ích”. Lãnh đạo cần phá bỏ rào cản này bằng cách tạo không gian để mọi người được lên tiếng, tranh luận và đóng góp.

Khi tiếng nói của nhân viên được lắng nghe và phản hồi nghiêm túc, họ sẽ cảm nhận được sự tôn trọng và tin tưởng từ lãnh đạo. Điều đó kích hoạt tinh thần trách nhiệm, giúp họ chủ động hơn trong việc tìm kiếm giải pháp cho tổ chức.

Văn hóa lắng nghe không chỉ là hành động nhất thời, mà là nền tảng để xây dựng đội ngũ gắn kết, sáng tạo và sẵn sàng thay đổi vì lợi ích chung.

Cách thực hiện:

• Tổ chức các buổi “open talk” hoặc “sharing session” định kỳ giữa lãnh đạo và nhân viên.
• Thiết lập kênh phản hồi ẩn danh để nhân sự thoải mái chia sẻ.
• Phản hồi công khai và hành động thực tế dựa trên đề xuất của nhân viên.
• Khen ngợi và lan tỏa những ý kiến đóng góp giá trị.
• Đưa việc lắng nghe và phản hồi vào KPI của nhà quản lý cấp trung.

4.4. Đào tạo và nâng cao kỹ năng

Nhiều nhân sự trở nên thụ động không phải vì thiếu thái độ, mà vì thiếu năng lực để hành động. Khi không đủ kỹ năng hoặc tự tin để đáp ứng yêu cầu công việc, họ chọn cách “đứng ngoài” để tránh rủi ro.

Nhà lãnh đạo cần xem đào tạo là khoản đầu tư dài hạn, không chỉ cho năng lực hiện tại mà còn cho sự phát triển tương lai của nhân viên. Việc trang bị kỹ năng mới giúp họ cảm thấy được trao quyền và có khả năng kiểm soát kết quả công việc.

Bên cạnh đào tạo chuyên môn, doanh nghiệp cũng nên phát triển kỹ năng mềm, tư duy phản biện và tinh thần đổi mới, nhằm giúp nhân sự chủ động hơn trong các tình huống thực tế.

Cách thực hiện:

• Đánh giá khoảng cách năng lực (skill gap) định kỳ.
• Tổ chức khóa đào tạo phù hợp với từng nhóm nhân sự.
• Triển khai chương trình mentoring hoặc coaching cá nhân.
• Cho phép nhân viên tham gia dự án liên phòng ban để học hỏi thực tiễn.
• Khuyến khích văn hóa “tự học” bằng thư viện nội bộ hoặc khóa học online.

4.5. Tạo động lực bằng phần thưởng và ghi nhận

Ghi nhận không chỉ là hành động khen ngợi, mà là thông điệp cho thấy nỗ lực được trân trọng. Với nhân sự thụ động, một lời công nhận đúng lúc có thể là “liều thuốc” giúp họ lấy lại năng lượng và niềm tin vào bản thân.

Hệ thống phần thưởng và khen thưởng nên dựa trên sự tiến bộ và tinh thần cải thiện, chứ không chỉ là kết quả cuối cùng. Điều này giúp nhân viên cảm thấy dù bước tiến nhỏ vẫn được nhìn thấy và ghi nhận.

Một môi trường nơi sự nỗ lực được tôn vinh sẽ tự nhiên thúc đẩy nhân viên hành động, vì họ biết rằng mỗi đóng góp, dù nhỏ, đều có ý nghĩa.

Cách thực hiện:

• Thiết lập chính sách khen thưởng đa dạng: tài chính, tinh thần, cơ hội thăng tiến.
• Ghi nhận công khai trong các buổi họp hoặc bản tin nội bộ.
• Gửi thư cảm ơn hoặc lời khen cá nhân từ lãnh đạo.
• Khen thưởng cho cả hành vi tích cực, không chỉ kết quả.
• Xây dựng “văn hóa cảm ơn” lan tỏa trong toàn tổ chức.

4.6. Xây dựng văn hóa linh hoạt và thích ứng

Một tổ chức cứng nhắc, nặng kiểm soát sẽ vô tình “giết chết” sự chủ động. Ngược lại, văn hóa linh hoạt khuyến khích nhân viên dám thử – dám sai – dám học, giúp họ vượt qua tâm lý sợ thay đổi.

Lãnh đạo cần dẫn dắt bằng tấm gương: sẵn sàng thử nghiệm, thừa nhận sai lầm và học từ chúng. Khi nhân viên thấy rằng sai không đồng nghĩa với bị phạt, họ sẽ tự tin hơn trong việc đưa ra ý tưởng mới.

Văn hóa linh hoạt cũng giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với biến động, từ đó giảm thiểu sự kháng cự và tăng tính chủ động trong toàn đội ngũ.

Cách thực hiện:

• Trao quyền cho nhân viên tự quyết trong phạm vi công việc.
• Thúc đẩy thử nghiệm và học từ thất bại có kiểm soát.
• Kể các câu chuyện thành công từ sự đổi mới.
• Tạo diễn đàn nội bộ để chia sẻ bài học, sai lầm tích cực.
• Truyền thông liên tục về tinh thần “thích ứng – cải tiến – phát triển”.

4.7. Quyết định dứt khoát với nhân sự cản trở quá mức

Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp hỗ trợ mà nhân sự vẫn không thay đổi hoặc tiếp tục lan tỏa năng lượng tiêu cực, lãnh đạo cần hành động dứt khoát. Một cá nhân thụ động quá lâu có thể làm suy giảm tinh thần cả đội.

Sự kiên quyết trong quản trị không phải là thiếu nhân văn, mà là hành động bảo vệ tập thể. Một tổ chức muốn tiến nhanh cần đảm bảo rằng mọi thành viên đều cùng hướng về mục tiêu chung.

Việc xử lý đúng lúc và minh bạch sẽ giúp duy trì kỷ luật, đồng thời gửi thông điệp mạnh mẽ rằng sự chủ động là giá trị không thể thỏa hiệp.

Cách thực hiện:

• Ghi nhận quá trình hỗ trợ và đánh giá tiến bộ khách quan.
• Đặt thời hạn rõ ràng cho kế hoạch cải thiện.
• Nếu không thay đổi, thực hiện điều chuyển vị trí phù hợp hơn.
• Trường hợp cần thiết, chấm dứt hợp tác minh bạch và tôn trọng.
• Thông tin rõ ràng với đội ngũ để củng cố niềm tin vào hệ giá trị tổ chức.

Đối mặt với nhân sự thụ động là thách thức thường gặp trong mọi tổ chức, nhưng cũng là cơ hội để nhà lãnh đạo thể hiện bản lĩnh và tư duy quản trị hiện đại. Cách xử lý “nhân sự thụ động” không muốn thay đổi hiệu quả không chỉ nằm ở việc điều chỉnh hành vi của cá nhân, mà còn ở việc thiết lập lại văn hóa làm việc, khơi dậy tinh thần trách nhiệm và sáng tạo trong toàn đội ngũ.

Quan trọng hơn, nhà lãnh đạo cần giữ vững sự công bằng và truyền cảm hứng để nhân viên hiểu rằng sự chủ động không phải là nghĩa vụ, mà là cơ hội phát triển. Khi mỗi người được dẫn dắt đúng cách và có môi trường phù hợp để bứt phá, tổ chức sẽ tự nhiên hình thành một hệ sinh thái năng động, nơi mọi cá nhân đều sẵn sàng thay đổi và cùng tiến về phía trước.