CÁCH THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NHÂN LỰC VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Biểu đồ nhân lực là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý phân bổ và theo dõi nguồn nhân lực trong các dự án một cách hiệu quả. Bài viết này Trường Doanh Nhân HBR sẽ giải thích rõ ràng khái niệm biểu đồ nhân lực và hướng dẫn cách tạo biểu đồ nhân lực trong Excel để giúp bạn dễ dàng quản lý và tối ưu hóa công việc, nâng cao hiệu suất trong từng giai đoạn của dự án.

1. Biểu đồ nhân lực là gì?

Biểu đồ nhân lực là công cụ hỗ trợ việc quản lý và giám sát phân bổ nhân lực trong các dự án. Công cụ này giúp cải thiện hiệu quả quản lý dự án bằng cách cung cấp cái nhìn rõ ràng về số lượng nhân sự cần thiết, thời gian làm việc của từng cá nhân và khả năng đáp ứng yêu cầu công việc ở mỗi giai đoạn của dự án.

Một biểu đồ nhân lực hiệu quả là biểu đồ có cấu trúc mượt mà, ít điểm nhấp nhô, và đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động sau:

• Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tổng thể tiến độ công việc của dự án một cách dễ dàng.
• Ngăn ngừa tình trạng quá tải nhân lực, từ đó giảm thiểu sự suy giảm hiệu suất và bảo vệ sức khỏe tinh thần của người lao động.
• Việc sử dụng biểu đồ thay vì báo cáo dạng chữ giúp nhà điều hành dễ dàng quan sát và nắm bắt thông tin cần thiết của dự án.
• Giúp nhà quản trị nhân sự lập kế hoạch chính xác hơn, đồng thời ứng phó linh hoạt với các thay đổi bất thường từ môi trường bên ngoài.
• Tạo điều kiện cho người lao động dễ dàng theo dõi và thực hiện công việc một cách nhịp nhàng, đúng tiến độ đã được đề ra.

2. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ nhân lực

Biểu đồ nhân lực hiện nay được coi là một trong những phương pháp quản lý nguồn lực phổ biến và hiệu quả nhất.

Theo Mr. Tony Dzung, môt chuyên gia về quản trị nhân sự nhấn mạnh: “Các doanh nghiệp nên xem xét việc áp dụng biểu đồ nhân lực lâu dài cho các công trình, dự án thay vì sử dụng báo cáo chữ truyền thống, phức tạp. 

Dựa trên việc phân tích những ưu điểm và nhược điểm dưới đây, việc áp dụng biểu đồ nhân lực sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả công việc trong các dự án

2.1. Ưu điểm của biểu đồ nhân lực

1 - Dễ hiểu, dễ so sánh và dễ theo dõi lượng lớn thông tin:
Biểu đồ nhân lực trực quan giúp lãnh đạo và nhà quản trị dễ dàng nắm bắt và kiểm soát các yếu tố quan trọng trong dự án, bao gồm số lượng công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành từng giai đoạn, và ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi giai đoạn.

2 - Duy trì và nâng cao năng suất của người lao động:
Khi thiếu kế hoạch phân chia và điều chuyển nguồn lực rõ ràng, nhân viên có thể phải đảm nhận quá nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến việc quên hoặc trễ hạn, ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Biểu đồ nhân lực giúp phân định trách nhiệm rõ ràng cho mỗi cá nhân, từ đó duy trì hiệu quả làm việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm vì mục tiêu chung của cả nhóm.

3 - Điều chỉnh, phân phối hợp lý nguồn nhân sự của công ty:
Khác với các báo cáo chữ truyền thống dài dòng khó theo dõi, biểu đồ nhân lực cung cấp cái nhìn tổng quan chỉ trong một trang, giúp nhà quản lý dễ dàng phân bổ nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. 

2.2. Nhược điểm của biểu đồ nhân lực

1 - Mất tính hiệu quả đối với các công trình dài hạn:

Biểu đồ nhân lực giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về kế hoạch phân bổ nguồn lực của dự án chỉ qua một trang. Tuy nhiên, đối với các công trình dài hạn, khi khối lượng công việc và số lượng nhân lực gia tăng, đồng thời phải chia thành nhiều giai đoạn, việc thể hiện toàn bộ dự án trên một trang trở nên không khả thi. Điều này làm mất đi tính năng cơ bản của biểu đồ, đó là sự đơn giản và dễ hiểu, khiến việc theo dõi và quản lý trở nên phức tạp hơn.

2 - Phụ thuộc lớn vào cấu trúc phân chia ban đầu:
Mỗi biểu đồ nhân lực đều có một cấu trúc phân chia ban đầu cố định và nhiệm vụ của nhà quản lý là phân bổ nhân sự dựa trên cấu trúc này. Tuy nhiên, nếu các yếu tố môi trường thay đổi khiến cấu trúc đồ thị bị điều chỉnh (chẳng hạn như bỏ sót một khung thời gian, sai lệch thứ tự các giai đoạn trong dự án...), nhà quản lý sẽ phải bắt đầu lại từ đầu, làm mất thời gian và công sức trong việc tái tạo lại biểu đồ.

3. Vì sao nhà quản lý nên sử dụng biểu đồ nhân lực?

Biểu đồ nhân lực được thiết kế với hai trục chính: trục tung thể hiện số lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành các công việc theo kế hoạch, và trục hoành biểu thị các giai đoạn thời gian trong kế hoạch đó. Công cụ này giúp quản lý nhân sự phân bổ nguồn lực hiệu quả trong từng giai đoạn của công trình. Các trường hợp cụ thể mà quản lý nhân sự cần sử dụng biểu đồ nhân lực bao gồm:

• Nhà quản trị: cần một báo cáo nguồn lực chi tiết để có thể kiểm soát và giám sát toàn diện nhân lực trong suốt quá trình thực hiện dự án, từ đó đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu.
• Nhân viên cần một kế hoạch phân công công việc rõ ràng. Một bảng phân công chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phân bổ thời gian hợp lý, và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, nâng cao hiệu quả làm việc.
• Bộ phận nhân sự cần bảng thống kê nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn. Thông qua biểu đồ nhân lực, bộ phận nhân sự có thể xác định chính xác số lượng nhân sự cần tuyển dụng hoặc điều chỉnh trong từng giai đoạn của dự án, từ đó đưa ra các kế hoạch tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên phù hợp, giúp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình vận hành.

Việc sử dụng biểu đồ nhân lực không chỉ giúp các bộ phận liên quan quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn giúp dự báo, điều chỉnh kế hoạch nguồn lực phù hợp với từng giai đoạn của dự án, tối ưu hóa quy trình và năng suất lao động.

“Vì vậy, biểu đồ nhân lực là công cụ thiết yếu trong quản lý dự án, giúp các nhà quản lý duy trì sự cân đối giữa các nguồn lực, tối ưu hóa tiến độ và giảm thiểu các rủi ro không lường trước, từ đó đảm bảo thành công cho dự án”, Mr. Tony Dzung khẳng định.

4. Các loại biểu đồ nhân lực phổ biến

Hiện nay, có nhiều loại biểu đồ nhân lực phổ biến mà các nhà quản lý có thể sử dụng để phân bổ nguồn nhân sự trong công ty. Tùy thuộc vào tính chất của dự án, loại sản phẩm và quy mô nhân sự, các chuyên viên có thể chọn lựa biểu đồ phù hợp để tối ưu hóa quản lý nhân lực cho doanh nghiệp.

1 - Biểu đồ nhân lực tròn

Biểu đồ nhân lực dạng tròn thể hiện tổng số nhân sự cần thiết cho dự án dưới dạng một hình tròn, trong đó mỗi phần nhỏ đại diện cho số lượng nhân viên cần thiết cho từng giai đoạn hoặc công việc cụ thể. Mỗi phần sẽ được biểu diễn dưới dạng phần trăm, giúp người quản lý dễ dàng hình dung và phân bổ nguồn lực.

2 - Biểu đồ nhân lực ngang

Biểu đồ nhân lực dạng ngang thể hiện số lượng nhân sự theo chiều ngang và chủ yếu được sử dụng để so sánh các giá trị cụ thể giữa các giai đoạn hoặc công việc khác nhau trong dự án. Đây là công cụ hữu ích giúp quản lý dễ dàng đánh giá và đối chiếu sự phân bổ nhân lực giữa các phần của dự án.

3 - Biểu đồ nhân lực cột

Biểu đồ nhân lực cột sử dụng hai trục chính để đại diện cho số lượng nhân sự và các giai đoạn của dự án. Trong đó, số lượng nhân viên cần thiết cho từng giai đoạn được trình bày dưới dạng các cột hoặc cụm cột, giúp dễ dàng so sánh và theo dõi sự phân bổ nhân lực qua các giai đoạn khác nhau của công trình.

4 - Biểu đồ nhân lực đường

Biểu đồ nhân lực đường sử dụng hai trục tung và hoành để biểu thị số lượng nhân viên và các khoảng thời gian. Mỗi điểm trên biểu đồ đại diện cho số lượng nhân sự ở từng giai đoạn, và khi các điểm này được nối lại với nhau, sẽ tạo thành một đường liền mạch, giúp theo dõi sự thay đổi nhân lực qua các giai đoạn trong dự án.

5 - Biểu đồ kết hợp

Biểu đồ kết hợp là sự kết hợp giữa biểu đồ cột và biểu đồ đường trong cùng một bảng. Dạng biểu đồ này thường được sử dụng trong các báo cáo nhân sự theo dự án hoặc khi cần lập kế hoạch phân công nhân sự chi tiết, giúp cung cấp cái nhìn tổng quan và rõ ràng về cả số lượng nhân lực và sự thay đổi của nhân lực qua các giai đoạn khác nhau.

5. Quy trình tạo lập biểu đồ nhân lực cho dự án

Theo Mr. Tony Dzung chia sẻ: “Để quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả trong dự án, việc xây dựng biểu đồ nhân lực là một bước quan trọng giúp đảm bảo phân bổ công việc hợp lý và theo dõi tiến độ dự án.” 

Quy trình tạo lập biểu đồ nhân lực không chỉ giúp tối ưu hóa việc phân chia nhân sự mà còn hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình nhân lực trong suốt quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là các bước chi tiết để tạo lập biểu đồ nhân lực cho dự án:

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn của dự án

• Phân tích công việc: Lập danh sách chi tiết tất cả các hạng mục công việc cần thực hiện trong dự án.
• Phân bổ nhân lực: Xác định số lượng và loại hình nhân lực cần thiết cho từng hạng mục công việc (ví dụ: kỹ sư, thợ xây, giám sát, lao động phổ thông).
• Ưu tiên thời gian: Lên kế hoạch lịch trình cho từng nhóm công việc, từ đó xác định yêu cầu nhân sự theo từng thời điểm cụ thể trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Bước 2: Thu thập dữ liệu nhân lực hiện có và khả năng tuyển dụng bổ sung

• Đánh giá nguồn lực nội bộ: Xác định các nhân sự hiện có trong công ty, bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân.
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định nhu cầu tuyển dụng bổ sung dựa trên sự thiếu hụt giữa yêu cầu nhân lực của dự án và nguồn lực hiện có, từ đó lên kế hoạch tuyển dụng phù hợp.

Bước 3: Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp

• Biểu đồ cột (Bar Chart): Hiển thị số lượng nhân lực cần thiết cho từng giai đoạn của dự án, giúp dễ dàng so sánh giữa các phần công việc.
• Biểu đồ đường (Line Chart): Thể hiện xu hướng thay đổi số lượng nhân lực trong suốt toàn bộ dự án, giúp nhận diện các giai đoạn tăng giảm nhu cầu nhân sự.
• Biểu đồ kết hợp: Kết hợp cả biểu đồ cột và đường để so sánh nhu cầu nhân lực với nguồn cung ứng, giúp quản lý theo dõi và điều chỉnh kịp thời.

Bước 4: Vẽ biểu đồ cung ứng nhân lực

• Chuẩn bị dữ liệu: Tổng hợp đầy đủ số liệu về số lượng nhân lực cần thiết, nguồn lực hiện có và kế hoạch bổ sung trong từng giai đoạn của dự án.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ:
• Excel hoặc Google Sheets: Tạo bảng dữ liệu và sử dụng các tính năng biểu đồ tự động để xây dựng biểu đồ nhanh chóng và dễ dàng.
• Phần mềm chuyên dụng: Sử dụng các phần mềm như Microsoft Project hoặc Primavera để lập kế hoạch nhân sự chuyên nghiệp và chi tiết.
• Thể hiện trực quan: Đánh dấu rõ ràng các giai đoạn quan trọng, các điểm đỉnh (cao nhất) hoặc đáy (thấp nhất) trong nhu cầu nhân lực, giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.

Bước 5: Đánh giá và tối ưu hóa biểu đồ

• Kiểm tra tính khả thi: Đảm bảo biểu đồ phản ánh chính xác nhu cầu nhân lực và khả năng đáp ứng của công ty trong từng giai đoạn của dự án.
• Xem xét yếu tố rủi ro: Đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng đến nguồn nhân lực, như nghỉ phép, sự cố không lường trước, và xây dựng phương án dự phòng phù hợp.
• Cập nhật định kỳ: Điều chỉnh và cập nhật biểu đồ theo tiến độ thực tế của dự án, đồng thời cập nhật các thay đổi trong kế hoạch nhân lực để duy trì sự chính xác và hiệu quả.

6. Cách vẽ biểu đồ nhân lực trong excel đơn giản 

Để tạo biểu đồ cung ứng nhân lực phù hợp với dự án và phản ánh chính xác tình hình nguồn nhân lực thực tế của công ty, các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ – Excel, và thực hiện các bước phân chia nguồn nhân lực như dưới đây.

Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Microsoft Excel trên máy tính, sau đó mở phần mềm

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Insert => Chart => Chọn loại biểu đồ phù hợp với cơ cấu tổ chức và yêu cầu phân bổ nhân sự của kế hoạch.

Bước 3: Nhấn vào loại biểu đồ đã chọn và tùy chỉnh chi tiết hình dạng biểu đồ theo nhu cầu để trình bày trong báo cáo.

Bước 4: Sử dụng các chức năng trong thẻ Chart Tools để tiến hành vẽ biểu đồ. Lưu ý đặt tên cho biểu đồ tại thanh chữ nhật hiển thị ngay trên biểu đồ, và nhấn vào biểu đồ để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn trong Sheet.

Bước 5: Tùy chỉnh thiết kế biểu đồ để đảm bảo sự rõ ràng và hấp dẫn đối với người đọc. Nhà quản lý có thể thay đổi màu sắc, kiểu biểu đồ và các số liệu trên biểu đồ theo ý muốn để tối ưu hóa khả năng truyền đạt thông tin.

7. Những lỗi thường gặp khi xây dựng biểu đồ nhân lực

Khi xây dựng biểu đồ nhân lực, có một số sai sót phổ biến mà các nhà quản lý có thể gặp phải, ảnh hưởng đến hiệu quả của việc phân bổ và quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục để đảm bảo biểu đồ nhân lực luôn chính xác và tối ưu.

1 - Ước tính nhu cầu nhân lực không chính xác
Việc xác định số lượng và loại hình nhân lực không phù hợp với khối lượng công việc thực tế là một lỗi thường gặp. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự hoặc lãng phí nguồn lực. Để khắc phục, cần phải phân tích kỹ lưỡng từng giai đoạn dự án, từ đó xác định rõ ràng yêu cầu nhân lực cụ thể cho từng vị trí công việc.

2 - Thiếu cập nhật dữ liệu và tính linh hoạt
Nhiều biểu đồ nhân lực không được điều chỉnh kịp thời khi dự án thay đổi, khiến kế hoạch trở nên lỗi thời. Bên cạnh đó, thiếu tính linh hoạt để điều chỉnh kế hoạch trong các tình huống như biến động lao động hoặc thay đổi tiến độ sẽ gây khó khăn trong quản lý. Việc cập nhật định kỳ và xây dựng phương án dự phòng sẽ giúp biểu đồ phản ánh chính xác và sát với thực tế hơn.

3 - Không cân nhắc đến chi phí nhân lực
Bỏ qua yếu tố chi phí như lương, phúc lợi và chi phí tuyển dụng có thể khiến kế hoạch nhân lực vượt quá ngân sách dự án. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế mà còn làm giảm khả năng triển khai lâu dài. Để tránh lỗi này, cần đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch nhân lực và ngân sách dự án, từ đó quản lý chi phí hiệu quả.

Biểu đồ nhân lực là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý dự án tối ưu hóa quy trình phân bổ và theo dõi nguồn nhân lực, đảm bảo dự án tiến hành hiệu quả và đúng tiến độ. Việc sử dụng Excel để vẽ biểu đồ nhân lực không chỉ giúp đơn giản hóa công tác quản lý mà còn nâng cao khả năng đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực tế. 

Mặc dù vậy, việc xây dựng biểu đồ nhân lực cũng không thiếu thách thức, từ việc ước tính nhu cầu nhân lực chính xác đến việc cập nhật dữ liệu kịp thời và cân nhắc đến chi phí nhân lực. Do đó, việc nắm vững quy trình tạo lập và những lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa trong việc sử dụng biểu đồ nhân lực, góp phần vào sự thành công bền vững của dự án.