BIỂU ĐỒ GANTT: QUY TRÌNH 3 BƯỚC QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Biểu đồ Gantt là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà quản lý dự án tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực. Với khả năng tạo kế hoạch rõ ràng và trực quan, biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng giám sát mọi giai đoạn của dự án. Bài viết này Trường Doanh Nhân HBR sẽ giới thiệu chi tiết về cách ứng dụng biểu đồ Gantt vào công việc, cùng những phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt phổ biến.

1. Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là sự kết hợp giữa bảng tính và biểu đồ thanh, cung cấp một cái nhìn trực quan về tiến độ của dự án. Đây là công cụ thể hiện sinh động các mốc thời gian và cột mốc quan trọng, cho phép theo dõi chi tiết lẫn tổng thể về kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án. 

Theo Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng Quản trị HBR Holding nhấn mạnh: “Biểu đồ Gantt giúp đội ngũ dự án chuyển đổi mục tiêu thành các kế hoạch cụ thể, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên và giám sát tiến độ cho đến khi hoàn thành.”

Biểu đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, một nhà tư vấn quản lý người Mỹ, người đã nghiên cứu và phát triển các biểu đồ quản lý dự án vào đầu thế kỷ 20. Mục tiêu của ông là tạo ra một công cụ đơn giản, giúp các nhóm và người giám sát dễ dàng nhận biết khi nào dự án đang tiến triển đúng tiến độ, chậm tiến độ hay vượt tiến độ.

Khi thay đổi ngày hoặc thời hạn của một nhiệm vụ trong dự án, ngày đến hạn của các nhiệm vụ tiếp theo sẽ tự động điều chỉnh theo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc điều chỉnh toàn bộ kế hoạch. 

Điều này khiến biểu đồ Gantt trở thành một công cụ vô cùng hiệu quả trong việc quản lý dự án, so với phương pháp thủ công truyền thống. 

XEM THÊM: BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ LÀ GÌ? CÁCH VẼ BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ ĐƠN GIẢN, NHANH CHÓNG

2. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ phổ biến trong quản lý dự án, nhưng như mọi công cụ khác, nó cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là những điểm mạnh và hạn chế cần lưu ý khi sử dụng biểu đồ Gantt.

2.1. Ưu điểm

Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà sơ đồ Gantt mang lại cho các doanh nghiệp và đội ngũ dự án.

1 - Lập kế hoạch dự án dễ dàng và trực quan
Sơ đồ Gantt là công cụ lý tưởng cho việc lập kế hoạch cho các dự án đơn giản, ít phức tạp. Với cách xây dựng dễ dàng, sơ đồ Gantt giúp tạo ra cái nhìn trực quan về công việc và tiến độ thực hiện, giúp người xem dễ dàng theo dõi và hiểu rõ kế hoạch dự án.

2 - Quản lý thông tin rõ ràng và đầy đủ
Sơ đồ Gantt sử dụng hai trục chính để thể hiện các thông tin quan trọng trong một dự án, bao gồm người chịu trách nhiệm, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành các công việc, cũng như mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và tiến độ tổng thể của dự án. 

Cách thể hiện này đơn giản nhưng rất hiệu quả, giúp người xem nắm bắt được ngay các thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và dễ hiểu.

3 - Nâng cao năng suất làm việc
Việc thể hiện rõ ràng người phụ trách và tiến độ công việc giúp các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án. 

Khi mỗi cá nhân nhận thức được tầm quan trọng của nhiệm vụ và biết rằng sự chậm trễ của mình có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung, họ sẽ chủ động hơn trong việc hoàn thành công việc. 

Theo Mr. Tony Dzung, chuyên gia về quản trị nhân sự cho rằng để năng cao được năng suất làm việc của nhân sự gồm 3 bước sau:

• Xây dựng thói quen tốt
• Tìm ra ADN chung
• Nhân bản

Bí Quyết Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Sự | Trường Doanh Nhân HBR - Tony Dzung

XEM THÊM: XU THẾ ỨNG DỤNG AI MARKETING 2025 ĐỂ X5 - X10 NĂNG SUẤT LÀM VIỆC

4 - Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Sơ đồ Gantt cung cấp cái nhìn trực quan về tổng thể dự án, giúp người quản lý dễ dàng phân bổ công việc cho các thành viên. 

Nhờ vậy, các nhiệm vụ được giao một cách hợp lý, đảm bảo rằng nguồn nhân lực được sử dụng hiệu quả và tối ưu nhất, giúp tránh lãng phí và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả.

2.2. Nhược điểm

Mặc dù sơ đồ Gantt có nhiều ưu điểm nổi bật về tính rõ ràng và dễ hiểu, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần lưu ý:

1 - Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia công việc ban đầu
Khi nhà quản lý dự án xây dựng cấu trúc phân chia công việc song song với việc lập biểu đồ Gantt, nếu bỏ sót một yếu tố nào đó hoặc có sự sai lệch trong ước tính thời gian, họ sẽ phải bắt đầu lại toàn bộ lịch trình dự án, gây lãng phí thời gian và công sức.

2 - Chỉ phù hợp với các dự án nhỏ
Biểu đồ Gantt thường phù hợp nhất với các dự án quy mô nhỏ, ít nhiệm vụ. Khi dự án có quá nhiều tác vụ hoặc cần nhiều hơn một trang để hiển thị, việc theo dõi tiến độ sẽ trở nên khó khăn. 

Hơn nữa, việc cập nhật thông tin cho các dự án lớn với hàng trăm hoặc hàng ngàn nhiệm vụ sẽ tốn nhiều thời gian và công sức của người quản lý.

3 - Giới hạn trong việc mô tả sự phức tạp
Biểu đồ Gantt không thể hiện được sự phức tạp của một dự án khi có các cột mốc lớn với nhiều công việc cần hoàn thành, mỗi công việc lại có các nhiệm vụ nhỏ khác. Điều này khiến biểu đồ Gantt khó có thể quản lý và theo dõi các dự án phức tạp.

4 - Không xử lý hiệu quả các ràng buộc của dự án
Trong quá trình quản lý dự án, ba yếu tố quan trọng cần được cân nhắc là thời gian, chi phí và phạm vi. 

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt chủ yếu tập trung vào thời gian, nên chi phí và phạm vi sẽ không được thể hiện đầy đủ. Hơn nữa, khi các công việc chồng chéo nhau, việc xác định công việc nào cần ưu tiên trở nên khó khăn, dẫn đến việc khó xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất trong dự án.

3. Khi nào nên sử dụng biểu đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt là công cụ lý tưởng cho các dự án có những đặc điểm và yêu cầu sau:

1 - Lập kế hoạch dự án và thời gian một cách trực quan
Sơ đồ Gantt giúp thể hiện một cách trực quan các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian hoàn thành và thứ tự thực hiện các công việc. 

Điều này tạo ra một cái nhìn rõ ràng và dễ hiểu về tiến độ của dự án, giúp các thành viên trong nhóm nắm bắt được kế hoạch một cách nhanh chóng.

2 - Phối hợp nhiều bộ phận liên quan
Trong một dự án, thường có sự tham gia của nhiều bộ phận thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Biểu đồ Gantt giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về việc mỗi bộ phận đang làm gì và khi nào chuyển giao nhiệm vụ cho người tiếp theo, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các nhóm.

3 - Dự án được thể hiện trực quan
Biểu đồ Gantt cho phép nhìn nhận rõ ràng về yêu cầu thời gian và nguồn lực cho một dự án. Dựa trên đó, người quản lý có thể phân bổ tài nguyên hợp lý và thiết lập thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng phần việc trong dự án.

Với những tính năng này, sơ đồ Gantt là công cụ đơn giản nhưng vô cùng hữu ích, giúp tổng hợp lịch trình dự án một cách dễ hiểu, phục vụ cho các nhân viên, khách hàng hoặc đối tác khi cần theo dõi tiến độ.

4. Quy trình ứng dụng biểu đồ Gantt vào công việc

Để sử dụng biểu đồ Gantt một cách hiệu quả trong quản lý công việc, việc hiểu rõ quy trình áp dụng là rất quan trọng. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn có thể áp dụng biểu đồ Gantt vào công việc của mình một cách dễ dàng và hiệu quả.

Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng biểu đồ Gantt là xác định tất cả các đầu mục công việc cần thực hiện trong dự án. Đây là một bước rất quan trọng vì nó giúp bạn hiểu rõ mọi nhiệm vụ cần hoàn thành, từ những công việc lớn đến những chi tiết nhỏ.

Các bước thực hiện:

• Liệt kê tất cả các công việc: Hãy bắt đầu bằng cách ghi lại mọi nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án. Việc này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào. Ví dụ như “Xây dựng kế hoạch marketing”, “Mua nguyên vật liệu”, hoặc “Đào tạo nhân viên”.
• Xác định mục tiêu của dự án: Mục tiêu này sẽ giúp bạn xác định được các công việc có liên quan và những công việc không cần thiết. Mục tiêu cần cụ thể và đo lường được để mọi người trong nhóm đều hướng đến một đích chung.
• Ước lượng thời gian bắt đầu và kết thúc: Xác định thời gian bắt đầu sớm nhất có thể cho từng nhiệm vụ và thời gian hoàn thành dự kiến. Thông thường, bạn cần xem xét các yếu tố bên ngoài như tài nguyên có sẵn, sự phối hợp giữa các bộ phận, và độ phức tạp của từng công việc. 
• Phân loại công việc theo mức độ quan trọng: Hãy phân loại các công việc theo mức độ ưu tiên. Một số công việc có thể là bước mở đầu quan trọng, trong khi các nhiệm vụ khác có thể thực hiện sau.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Trong bước này, bạn cần xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Đây là một điểm mạnh của sơ đồ Gantt, giúp bạn thể hiện mối liên kết giữa các nhiệm vụ, từ đó dễ dàng quản lý tiến độ và sự phụ thuộc giữa các công việc.

Các loại mối quan hệ giữa công việc:

• Công việc "tuần tự" (tuyến tính): Đây là những công việc cần được thực hiện theo thứ tự nhất định. Công việc sau chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước đã hoàn thành. Đây là mối quan hệ phụ thuộc tuyến tính, thường gặp trong các dự án có quy trình làm việc chặt chẽ.
• Công việc "song song": Các công việc này có thể được thực hiện đồng thời mà không phụ thuộc vào nhau. Khi nhiều nhiệm vụ có thể thực hiện cùng lúc, thời gian hoàn thành dự án sẽ được rút ngắn đáng kể. Điều này giúp tăng hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.

Ba mối quan hệ chính trong sơ đồ Gantt:

• Finish to Start (FS): Mối quan hệ này chỉ ra rằng công việc tiếp theo không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước đó kết thúc. Đây là mối quan hệ phụ thuộc phổ biến nhất trong quản lý dự án.
• Start to Start (SS): Mối quan hệ này cho biết công việc tiếp theo không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu. Các công việc này có thể thực hiện đồng thời nhưng yêu cầu sự đồng bộ về thời gian bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): Mối quan hệ này thể hiện rằng công việc tiếp theo không thể kết thúc trước khi công việc trước đó kết thúc. Đây là loại mối quan hệ thường được sử dụng khi hai công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian tương đương.

Mối liên kết hiếm gặp:

• Start to Finish (SF): Mối quan hệ này cực kỳ hiếm gặp, và chỉ được sử dụng trong những tình huống đặc biệt, khi công việc sau phải bắt đầu trước khi công việc trước đó hoàn thành.

Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Sau khi đã thu thập đầy đủ các dữ liệu cần thiết, bước tiếp theo là vẽ biểu đồ Gantt. Bạn có thể thực hiện việc này bằng tay hoặc sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ như Basecamp, Zoho Projects, Gantt Canva, và nhiều công cụ khác.

Bên cạnh đó, một số phần mềm quản lý dự án hiện đại được thiết kế dựa trên nền tảng đám mây, giúp các thành viên ở các bộ phận khác nhau dễ dàng phối hợp làm việc. 

Nhờ vào tính năng truy cập từ xa, các thành viên có thể thảo luận, báo cáo và cập nhật tiến độ công việc từ bất kỳ đâu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dự án hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt bằng excel

1 - Bước 1: Tạo mới biểu đồ

Trên thanh công cụ, trong thẻ Insert, chọn Chart > Bar > Stacked Bar.

2 - Bước 2: Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (khi bấm vào biểu đồ vừa tạo, thẻ Chart Tools sẽ xuất hiện trên thanh công cụ), chọn mục Design, sau đó chọn Select Data.

Trong Chart data range, chọn vùng dữ liệu để nạp vào biểu đồ.

Để thêm một vùng dữ liệu nữa là Start date, trong phần Legend Entries (series), nhấn Add.

Thay đổi thứ tự của Start date sao cho nó xuất hiện trước mục Days trong Legend Entries, và chỉnh sửa lại mục Horizontal (category) Axis Labels. Sau khi hoàn tất bước này, bạn sẽ có được biểu đồ như hình dưới đây:

3 - Bước 3: Sắp xếp thứ tự của Task

Trong biểu đồ trên, các Task hiện đang được sắp xếp theo thứ tự ngược lại với mong muốn. Để điều chỉnh lại thứ tự, thực hiện theo các bước sau:

• Bấm vào tên các Task trong biểu đồ.
• Trong cửa sổ Axis Options, chọn Categories in reverse order.

4 - Bước 4 Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh thể hiện số ngày thực hiện cho các Task, trong khi phần tô màu vàng tính từ mốc bắt đầu và được Excel tự động gợi ý.

Để ẩn phần tô màu vàng, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Click chuột phải vào thanh biểu đồ.
• Chọn Format Data Series.
• Trong mục Fill, chọn No fill và trong mục Border, chọn No Line.

5 - Bước 5: Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ kiểu này, Excel sẽ tự động gợi ý khoảng thời gian. Tuy nhiên, gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác và cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với dự án thực tế.

Khi bạn click chuột vào mục Ngày trong biểu đồ, bạn sẽ thấy:

• Ngày nhỏ nhất hiển thị dưới dạng số 43120, tương ứng với ngày 20/01/2018.
• Ngày lớn nhất hiển thị dưới dạng số 43240, tương ứng với ngày 20/05/2018.

Mục đích là thay đổi các giá trị này thành:

• Ngày nhỏ nhất gần sát với dự án có thể chọn là 01/03/2018.
• Ngày lớn nhất gần sát với dự án có thể chọn là 10/05/2018.

Để thực hiện, bạn nhập hai ngày này vào bất kỳ vị trí nào trong Sheet, sau đó format cells cho hai ô này dưới dạng General để thấy giá trị ngày được hiển thị dưới dạng số. Cuối cùng, nhập hai số này vào phần trên để cập nhật lại khoảng thời gian cho biểu đồ.

6 - Bước 6: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, bạn cần thêm phần Days completed vào biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm điều này, bạn cần thêm một đối tượng gọi là Error Bar vào biểu đồ.

Để thực hiện, bạn làm theo các bước sau:

• Bấm chuột vào biểu đồ.
• Chọn trong thẻ Chart Tools > Design > Add Chart Element > Error Bars > More Error Bar Options....

Khi chọn More Error Bar Options, một cửa sổ sẽ xuất hiện với mục Add Error Bars based on Series, tức là Excel muốn hỏi bạn sẽ thêm dữ liệu Error Bar cho vùng dữ liệu nào. Trong trường hợp này, bạn cần chọn Start date.

Trong mục Format Error Bars, thiết lập các tùy chọn như sau:

• Direction: Chọn Plus.
• End style: Chọn No cap.
• Error Amount: Chọn Custom/ Specify Value, sau đó chọn vùng Days Completed (vùng O4:O9).

Tiếp theo, định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

• Chọn màu (color): Lựa chọn màu có độ tương phản cao so với màu hiện tại trên biểu đồ.
• Chọn độ rộng (width): Tùy chỉnh độ rộng của Error Bar sao cho phù hợp với độ rộng của vùng biểu đồ gốc, đảm bảo Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ.

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau: (Trong biểu đồ dưới đây, màu Working days được đổi thành màu vàng, còn Days completed được thể hiện bằng màu xanh).

5. Phần mềm hỗ trợ vẽ biểu đồ Gantt phổ biến

Khi lựa chọn công cụ để tạo sơ đồ Gantt, thường sẽ có ba sự lựa chọn chính: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart chuyên dụng, và phần mềm quản lý dự án có tích hợp module Gantt chart. Gần đây, một công cụ mới như Canva cũng đã xuất hiện và hỗ trợ tạo sơ đồ Gantt.

5.1. Excel

Excel là công cụ phổ biến nhất nhờ vào tính linh hoạt và sự quen thuộc với người dùng. Một trong những ưu điểm lớn của Excel là khả năng tùy chỉnh dễ dàng, cùng với việc cung cấp nhiều tính năng trên thanh công cụ giúp bạn tạo sơ đồ Gantt theo nhu cầu. 

Tuy nhiên, Excel chỉ thực sự phù hợp cho các dự án nhỏ và đơn giản. Khi quy mô dự án trở nên phức tạp, Excel sẽ bộc lộ nhiều nhược điểm.

Trong Excel, dù là dự án đơn giản hay phức tạp, người dùng đều phải tạo sơ đồ Gantt thủ công. Các hướng dẫn cơ bản chỉ giúp bạn thực hiện những bước đầu, nhưng để biến dữ liệu bảng tính thành một công cụ theo dõi dự án trực quan, người dùng cần có kỹ năng và chuyên môn cao hơn.

Thêm vào đó, mỗi khi có sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, bạn phải quay lại file Excel gốc, cập nhật thủ công và thông báo cho từng người liên quan. Các thao tác này rất cồng kềnh, khiến cho việc quản lý dự án trở nên thiếu linh động và tốn thời gian cho cả nhà quản lý và nhân viên.

5.2. Canva

Canva là một ứng dụng trực tuyến cung cấp đa dạng công cụ thiết kế nhanh, trong đó có các mẫu sơ đồ Gantt sẵn có. Ưu điểm nổi bật của Canva là giao diện trực quan và dễ sử dụng, cùng với thao tác kéo - thả đơn giản. 

Người dùng có thể tuỳ chỉnh linh hoạt màu sắc, font chữ, kích thước và hình minh hoạ. Ngoài ra, bạn có thể truy cập vào Canva từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet để cập nhật thông tin cho sơ đồ Gantt.

Tuy nhiên, Canva chủ yếu là công cụ thiết kế đồ họa, nên không đáp ứng được yêu cầu về tính chính xác khi cần thay đổi dữ liệu trong sơ đồ Gantt. Các thao tác theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và phối hợp giữa các nhân sự cũng gặp một số bất tiện.

Vì vậy, Canva phù hợp hơn cho các dự án có quy mô nhỏ, cá nhân hoặc nhóm, và thời gian triển khai ngắn.

5.3. Phần mềm chuyên dụng vẽ sơ đồ Gantt

Có nhiều phần mềm chuyên dụng như Instagantt, TeamGantt,... được thiết kế riêng để vẽ và quản lý sơ đồ Gantt. Những công cụ này rất phù hợp vì được tối ưu hóa cho việc tạo biểu đồ Gantt, cho phép bạn dễ dàng tạo biểu đồ cho nhiều loại dự án khác nhau.

Tuy nhiên, những phần mềm này chỉ hoạt động tốt trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Khi chuyển sang thực thi công việc, quản lý tiến độ và giao tiếp với đội ngũ, bạn sẽ cần phải chuyển sơ đồ Gantt sang một nền tảng hoặc công cụ khác, điều này có thể gây khó khăn và mất thời gian. 

Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án vô cùng hiệu quả, giúp các nhà quản lý tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa nguồn lực một cách trực quan. Với khả năng lập kế hoạch chi tiết và dễ dàng điều chỉnh, biểu đồ Gantt không chỉ phù hợp với các dự án nhỏ mà còn có thể áp dụng vào các dự án lớn nếu được quản lý đúng cách. 

Mặc dù có những hạn chế nhất định như phụ thuộc vào cấu trúc ban đầu và khó khăn trong việc xử lý các dự án phức tạp, nhưng với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ, biểu đồ Gantt vẫn là công cụ lý tưởng cho việc quản lý dự án thành công. Việc hiểu và áp dụng đúng quy trình sử dụng biểu đồ Gantt sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.