Mục lục [Ẩn]

1. Biểu đồ xương cá là gì?
2. Ý nghĩa của việc sử dụng biểu đồ xương cá
3. Phân tích cấu trúc biểu đồ xương cá trong sản xuất, kinh doanh
5. Cách triển khai vẽ biểu đồ xương cá đơn giản, hiệu quả

5.1. Xác định vấn đề chính cần tìm nguyên nhân
5.2. Xác định các nguyên nhân chính gây ảnh hưởng
5.3. Xác định các nguyên nhân có thể phát sinh từ từng yếu tố
5.4. Phân tích nguyên nhân và tìm hướng giải quyết phù hợp

6. Một số tips giúp triển khai biểu đồ xương cá hiệu quả
7. Ví dụ về ứng dụng của biểu đồ xương cá
8. Đánh giá ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá

Sử dụng biểu đồ xương cá cho phép cho doanh nghiệp kiểm soát quá trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu biểu đồ xương cá là gì và cách triển khai biểu đồ xương cá đơn giản, hiệu quả.

1. Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá hay (fishbone diagram) là một công cụ hỗ trợ xác định nguyên nhân cốt lõi của một lỗi, khiếm khuyết hoặc biến thể trong một quy trình cụ thể. Biểu đồ này có hình dáng giống như xương cá, với một đường thẳng nằm ngang biểu thị vấn đề cần giải quyết và các xương nhỏ hơn đại diện cho các nguyên nhân gây ra vấn đề đó.

Biểu đồ xương cá được phổ biến rộng rãi bởi Kaoru Ishikawa - một kỹ sư người Nhật Bản. Ông đã sử dụng biểu đồ này để phân tích các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề trong sản xuất. Từ đó, biểu đồ xương cá đã trở thành một công cụ được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, quản lý, giáo dục, y tế,...

2. Ý nghĩa của việc sử dụng biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá là một công cụ hữu ích giúp phân tích các vấn đề một cách hiệu quả, đảm bảo mọi nguyên nhân gây ra vấn đề đều được xem xét và giải quyết triệt để.

Xác định nguyên nhân gốc rễ: Giúp khám phá và xác định các nguyên nhân sâu xa dẫn đến vấn đề, thay vì chỉ xem xét các triệu chứng bề mặt

Hệ thống hoá thông tin: Biểu đồ xương cá giúp tổ chức thông tin một cách rõ ràng và có hệ thống. Nó cho phép người dùng sắp xếp và phân loại các nguyên nhân theo từng nhóm để dễ dàng phân tích và đánh giá

Trực quan hoá vấn đề: Biểu đồ xương giúp cách trình bày vấn đề một cách trực quan, dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng hình dung mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả
Hỗ trợ tìm ra giải pháp: Biểu đồ xương cá cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các yếu tố gây ra vấn đề, từ đó cho phép người dùng đề xuất các biện pháp phù hợp nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu các yếu tố gây đó
Khuyến khích tư duy và hợp tác: Biểu đồ xương cá khuyến khích sự tham gia của các thành viên trong nhóm, tạo ra một diễn đàn để cùng nhau thảo luận và phân tích vấn đề. Từ đó, khuyến khích tư duy phản biện và sự hợp tác giữa mọi người
Ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề: Bằng cách xác định và giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, biểu đồ xương cá giúp ngăn chặn tình trạng các vấn đề tương tự sẽ tái diễn trong tương lai

Ý nghĩa của việc sử dụng biểu đồ xương cá

3. Phân tích cấu trúc biểu đồ xương cá trong sản xuất, kinh doanh

Cấu trúc cơ bản của một biểu đồ xương cá Ishikawa được sử dụng rộng rãi trong sản xuất và kinh doanh sẽ bao gồm 6 thành phần cơ bản. Đó là Materials, Man, Environment, Machines, Methods và Measurement. Các thành phần này còn được gọi là mô hình 5M1E. Cụ thể như sau:

Cấu trúc biểu đồ xương cá trong lĩnh vực sản xuất

Thành phần	Nội dung
Materials - Nguyên vật liệu	Đây là yếu tố quan trọng nhất vì nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ không thể tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Hơn nữa, người tiêu dùng ngày nay rất chú trọng đến chất liệu của sản phẩm. Vì vậy, nguyên liệu có thể là yếu tố cần được xem xét đầu tiên nếu sản phẩm không được đánh giá tốt. Việc chọn nguyên liệu không phù hợp có thể làm giảm chất lượng sản phẩm, gây lãng phí trong sản xuất và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp.
Man - Con người	Đây là nhóm nguyên nhân khó kiểm soát nhất, vì con người có thể tác động trực tiếp đến thành phẩm hoặc điều khiển máy móc để tạo ra sản phẩm. Chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu người thực hiện không có kỹ năng, tay nghề cao. Vì vậy, nhóm nguyên nhân này cần được xem xét kỹ lưỡng khi xảy ra vấn đề.
Environment - Môi trường	Môi trường làm việc cũng là yếu tố có thể tác động đến sản phẩm hoặc hiệu suất làm việc của nhân viên. Một môi trường làm việc an toàn, hiện đại có thể nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Bên cạnh một số yếu tố môi trường có thể dự đoán được, vẫn tồn tại một số yếu tố không thể kiểm soát được, ví dụ như bão, lũ, ngập lụt, động đất.
Machines - Máy móc	Nếu máy móc, thiết bị không được nâng cấp và bảo trì thường xuyên, nó có thể bị hư hỏng và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất. Do đó, yếu tố này cũng cần được xem xét và cải thiện khi xảy ra vấn đề.
Methods - Phương pháp	Nếu xảy ra sai sót trong quy trình hoặc phương pháp sản xuất, sản phẩm có thể không đạt tiêu chuẩn hoặc các giai đoạn khác cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Measurement - Đo lường	Đây là bước kiểm tra cuối cùng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Mỗi doanh nghiệp sẽ có các tiêu chí đo lường và đánh giá riêng. Tuy nhiên, nếu các phép đo không nhất quán hoặc quy trình kiểm duyệt thiếu chặt chẽ thì cũng có thể gây ra những rủi ro nhất định.

5. Cách triển khai vẽ biểu đồ xương cá đơn giản, hiệu quả

Vậy làm thế nào để triển khai vẽ biểu đồ xương cá? Dưới đây là 4 bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

5.1. Xác định vấn đề chính cần tìm nguyên nhân

Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình phân tích và giải quyết vấn đề. Đây cũng chính là phần đầu cá, biểu thị cho vấn đề lớn cần được giải quyết.

Ở bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp 5W1H để trả lời các câu hỏi: What (Vấn đề là gì?), Who (Những ai có liên quan), When (Vấn đề xảy ra ở thời điểm nào?), Where (Nơi xảy ra vấn đề?), Why (Tại sao vấn đề xảy ra?), và How (Vấn đề xảy ra như thế nào?).

Tiếp theo, hãy ghi vấn đề vào góc phải của trang giấy và đóng khung nó, đồng thời kéo một thẳng đường ngang bắt đầu từ khung này. Đây chính là trục xương sống của sơ đồ, bắt nguồn từ đầu cá (vấn đề).

5.2. Xác định các nguyên nhân chính gây ảnh hưởng

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định các nhóm nguyên nhân chính có thể gây ra vấn đề. Hãy cố gắng liệt kê tất cả các yếu tố đã được đề cập trong mô hình 5M1E, bao gồm vật liệu, máy móc, con người, phương pháp, môi trường, đo lường. Sau đó, vẽ các mũi tên nhánh hướng về trục xương sống, mỗi mũi tên đại diện cho một nhân tố chính. Đây là phần “xương nhánh” của biểu đồ.

5.3. Xác định các nguyên nhân có thể phát sinh từ từng yếu tố

Mỗi nguyên nhân chính sẽ đi kèm các nguyên nhân phụ, được biểu thị bởi các nhánh xương con hướng vào. Nếu vấn đề phức tạp, số lượng xương con sẽ nhiều hơn và được chia thành nhiều cấp khác nhau.

Ở bước này, doanh nghiệp có thể áp dụng kỹ thuật Brainstorming để khuyến khích các thành viên cùng nhau thảo luận và chỉ ra những nguyên nhân phụ có thể gây nên vấn đề. Quá trình thảo luận sẽ diễn ra cho đến khi không còn nguyên nhân nào được đưa ra nữa.

Doanh nghiệp có thể đặt những câu hỏi dưới đây để tìm ra những nguyên nhân thứ cấp của từng nguyên nhân chính.

Nguyên nhân chính	Nguyên nhân phụ
Materials - Nguyên vật liệu	Nguyên vật liệu đã được kiểm tra và xử lý đúng cách trước khi đưa vào sản xuất chưa? Chất lượng của nguyên vật liệu có đạt tiêu chuẩn không? Quy trình thu mua nguyên vật liệu đã được kiểm tra và xác thực chưa? xác nhận không? Liệu công ty có sẵn các nguyên vật liệu thay thế không?
Man - Con người	Nhân viên có đủ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện công việc hay không? Nhân viên đã được đào tạo bài bản và kỹ lưỡng trước khi tham gia vào quá trình sản xuất chưa? Nhân viên có được nhận đầy đủ các chế độ đãi ngộ và bảo hiểm không? Nhân viên có đang gặp tình trạng quá tải công việc hay không?
	Quá trình sản xuất có bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng... không? Các điều kiện trong môi trường sản xuất có đạt tiêu chuẩn không? Môi trường làm việc có đảm bảo an toàn cho người lao động không?
Machines - Máy móc	Máy móc có được lập trình và sử dụng đúng cách không? Máy móc có được kiểm tra và bảo trì, nâng cấp thường xuyên không? Môi trường hoặc người lao động có bị ảnh hưởng tiêu cực bởi việc vận hành máy móc không? Doanh nghiệp đã khai thác hết tiềm năng sử dụng của máy móc chưa?
Methods - Phương pháp	Nhân viên có được đào tạo bài bản để thực hiện các phương pháp sản xuất đúng cách không? Các phương pháp mới đã được kiểm nghiệm trước khi áp dụng chưa? Nhân viên có được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết để vận hành quy trình một cách hiệu quả không? Các phương pháp có được đánh giá và cập nhật thường xuyên để nâng cao hiệu quả không?
Measures - Đo lường	Độ chính xác của việc đo lường có bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường không? Các tiêu chuẩn cần thiết đã được đưa vào quá trình đo lường chưa? Các thiết bị đo lường có đảm bảo độ chính xác tuyệt đối 100% không?

Xác định nguyên nhân có thể phát sinh từ từng yếu tố chính

5.4. Phân tích nguyên nhân và tìm hướng giải quyết phù hợp

Lúc này, biểu đồ xương cá đã được hoàn thiện với tất cả các các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề. Quản lý và nhân viên có thể bắt đầu phân tích từng nhóm nguyên nhân để đưa ra các biện pháp khắc phục phù hợp. Các nhóm nguyên nhân nên được đánh số thứ tự hoặc tô màu khác nhau để xác định mức độ ưu tiên.

6. Một số tips giúp triển khai biểu đồ xương cá hiệu quả

Dưới đây là một số tips giúp triển khai biểu đồ xương cá dễ dàng và hiệu quả:

Xây dựng một nhóm phù hợp để đảm nhận nhiệm vụ vẽ biểu đồ xương cá. Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm những thành viên từ nhiều lĩnh vực có liên quan để đa dạng hoá ý kiến trong quá trình thuận luận
Với mỗi nhánh xương chính nên có khoảng 3 - 4 nhánh xương con bổ sung. Điều này sẽ giúp biểu đồ xương cá trở nên chi tiết hơn nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Khi xác định mức độ quan trọng của các yếu tố ảnh hưởng, nhóm cần dựa vào những bằng chứng và dữ liệu khách quan, tránh việc liệt kê nguyên nhân dựa trên cảm tính chủ quan
Áp dụng phương pháp 5W1H khi phân tích biểu đồ xương cá, liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” để nhanh chóng tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề
Áp dụng hình thức biểu quyết để xác định nguyên nhân gốc rễ dựa trên sự đồng tình của đa số các thành viên trong nhóm
Sử dụng công cụ khác phù hợp hơn nếu vấn đề quá phức tạp và khiến biểu đồ xương cá trở nên lộn xộn

Một số tips giúp triển khai biểu đồ xương cá hiệu quả

7. Ví dụ về ứng dụng của biểu đồ xương cá

Doanh nghiệp có thể ứng dụng biểu đồ xương cá trong việc xác định nguyên nhân và giải quyết các vấn đề về sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn như:

Sản phẩm bị lỗi hàng loạt, không đạt tiêu chuẩn

Quy trình sản xuất kém hiệu quả, chi phí sản xuất lớn

Giảm sút doanh số bán hàng
Thị phần bị thu nhỏ do có nhiều đối thủ cạnh tranh

Dưới đây là một ví dụ về cách ứng dụng biểu đồ xương cá trong lĩnh vực sản xuất

Trong quý đầu tiên của năm 2024, tỷ lệ lỗi sản xuất đã tăng 25%. Điều này gây tổn thất chi phí và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp. Sử dụng sơ đồ xương cá, doanh nghiệp có thể xác định tất cả các nguyên nhân dẫn đến vấn đề trên như sau:

Nguyên nhân chính	Nguyên nhân phụ
Man - Con người	Lao động phổ thông không có trình độ chuyên môn và tay nghề cao Thiếu tính đồng bộ trong đào tạo nhân sự Công nhân không tuân thủ đúng các quy định, hướng dẫn trong quá trình sản xuất Công nhân thiếu tinh thần làm việc, thiếu động lực
Máy móc	Máy móc không được kiểm tra và bảo trì thường xuyên, dẫn đến hư hỏng và xuống cấp Máy móc được thiết lập và vận hành sai cách, dẫn đến dư thừa sản phẩm
Phương pháp	Quy trình sản xuất không rõ ràng Phương pháp sản xuất lỗi thời, kém hiệu quả
Đo lường	Sai sót trong quá trình tính toán, đo lường các chỉ số Các chỉ số đo lường không đồng nhất
Nguyên vật liệu	Nhà cung cấp nguyên vật liệu không uy tín Không kiểm tra kỹ chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất Quá trình lưu trữ không đảm bảo, ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu
Môi trường	Độ ẩm cao Nhiệt độ tăng mạnh

8. Đánh giá ưu điểm và hạn chế của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá có một số ưu điểm nổi bật sau:

Là công cụ hiệu quả để thực hành brainstorming và xây dựng bản đồ tư duy cho cá nhân hoặc nhóm

Giúp làm rõ mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả của một vấn đề
Việc liên tục đặt câu hỏi “tại sao” giúp đi sâu vào gốc rễ của vấn đề và đơn giản hóa những vấn đề phức tạp

Bên cạnh những ưu điểm trên, biểu đồ xương cá cũng tồn tại một số nhược điểm sau:

Biểu đồ xương cá có thể dẫn đến sai sót trong việc xác định nguyên nhân do nó đòi hỏi sự đánh giá chủ quan từ các chuyên gia và phụ thuộc vào suy luận của nhóm phân tích
Xây dựng biểu đồ xương cá đòi hỏi phải có kiến thức, kinh nghiệm về quy trình và lĩnh vực cụ thể. Vì vậy, thiếu kiến thức chuyên môn có thể gây ra sai sót trong quá trình xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp
Sử dụng biểu đồ xương cá với nhiều nhánh xương con có thể khiến việc phân tích các vấn đề phức tạp trở nên khó khăn
Do chỉ cho phép xác định một nguyên nhân chính nên biểu đồ xương cá có thể dẫn đến sai sót khi xác định nguyên nhân cốt lõi

Như vậy, bài viết đã giới thiệu biểu đồ xương cá là gì, ý nghĩa và cấu trúc của nó trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, gợi ý các bước triển khai vẽ biểu đồ xương cá đơn giản, hiệu quả. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng biểu đồ xương cá thành công để nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.