9 BƯỚC ĐỒNG BỘ MỤC TIÊU VÀ CHIẾN LƯỢC KINH DOANH HIỆU QUẢ

Mục tiêu và chiến lược kinh doanh là những yếu tố cốt lõi quyết định hướng đi và thành tựu của một tổ chức. Khi được thiết lập một cách rõ ràng và được đồng bộ hóa trên toàn bộ doanh nghiệp thì có thể tạo ra sự đồng thuận và phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, hãy cùng tìm hiểu về 9 bước đồng bộ hóa chiến lược mà một doanh nghiệp cần tuân theo để đạt được mục tiêu và chiến lược kinh doanh hiệu quả.

1. Xác định mục tiêu và tầm nhìn

Mục tiêu của doanh nghiệp giống như kim chỉ nam giúp định hình hướng đi và các chiến lược phù hợp. Để xây dựng mục tiêu thành công, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời đảm bảo có sự đồng bộ giữa cả hai mục tiêu nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp.

Mục tiêu ngắn hạn

Đây là những mục tiêu hoặc kế hoạch có thời hạn ngắn hơn, thường đối với doanh nghiệp là trong khoảng 1 - 3 năm. Mục tiêu ngắn hạn có thể giúp doanh nghiệp cũng như toàn thể nhân viên định hình được hướng đi và tập trung công việc vào những nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn. 

Ví dụ những mục tiêu ngắn hạn mà các doanh nghiệp thường đặt ra đó là: 

• Tăng doanh số bán hàng lên 10% trong quý I năm 2024

• Tăng mức đáp ứng của sản phẩm với tiêu chuẩn chất lượng trong vòng 6 tháng

• Đào tạo và thực hiện chương trình đào tạo cho nhân viên mới trong vòng 2 tháng

Mục tiêu dài hạn

Là khía cạnh xây dựng phát triển chiến lược, định hình tầm nhìn và hướng đi mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một tương lai xa hơn. Trong môi trường kinh doanh, mục tiêu dài hạn đặt ra thường từ 5 năm trở lên. Các mục tiêu dài hạn có thể bao gồm việc mở rộng quy mô, thâm nhập vào thị trường quốc tế, sáng tạo sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc thậm chí thay đổi ngành cả trong quá trình. 

Bên cạnh xây dựng mục tiêu thì doanh nghiệp cũng cần phải xác định tầm nhìn rõ ràng. Quá trình này được xem như vẽ một bức tranh lớn hơn mà lãnh đạo muốn đưa doanh nghiệp đến trong tương lai. Tầm nhìn là một mô tả tổng quan về mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 

Tầm nhìn tạo ra một tương lai lý tưởng mà doanh nghiệp muốn xây dựng. Nó không chỉ liên quan đến tăng trưởng kinh doanh mà là việc thể hiện giá trị đối với khách hàng cộng đồng, xây dựng mối quan hệ lâu dài,  bền vững với đối tác… Xây dựng tầm nhìn thường liên quan đến mục tiêu dài hạn thường kéo dài từ vài năm đến thập kỷ. Do vậy doanh nghiệp cần phải xem xét và có sự đồng bộ thống nhất giữa mục tiêu và tầm nhìn.

👉Khóa học chuyên sâu XÂY DỰNG & CẢI TIẾN MÔ HÌNH KINH DOANH chính là giải pháp trọn gói cung cấp cho Ban Lãnh đạo mọi kiến thức nền tảng và mô hình chiến lược hiệu quả nhất để thiết kế, triển khai, lựa chọn và tối ưu chiến lược kinh doanh.

2. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể

Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể là quá trình tạo ra một kế hoạch chi tiết và toàn diện để định hình hướng đi sao cho đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh tổng thể giúp doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng các khía cạnh quan trọng như xác định thị trường mục tiêu, sản phẩm dịch vụ, đối tượng khách hàng, cơ cấu tổ chức và các tài nguyên. Chiến lược kinh doanh tổng thể giúp đảm bảo sự đồng nhất, phát triển bền vững và tạo ra một khung hoạt động chiến lược đồng bộ cho doanh nghiệp.

3. Liên kết giữa mục tiêu và chiến lược kinh doanh

Để đồng bộ thì chiến lược kinh doanh nên thiết kế phản ánh đúng mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp. Ngược lại mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp cũng hỗ trợ hoạch định những chiến lược cụ thể. Nếu mục tiêu không tương ứng hoặc không thể hiện rõ ràng những gì doanh nghiệp muốn đạt được thông qua chiến lược dễ khiến kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng.

Doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc điều chỉnh mục tiêu để đảm bảo rằng chúng phù hợp với chiến lược. Đồng thời có thể hỗ trợ cho việc đạt được những kế hoạch mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

4. Thảo luận cùng các bộ phận quan trọng, cốt lõi trong công ty

Thảo luận cùng các bộ phận quan trọng và cốt lõi trong một công ty là quá trình giao tiếp và trao đổi ý kiến giữa các phòng ban hoặc bộ phận quan trọng của tổ chức. Mục tiêu chung là đảm bảo sự hài hòa, hiệu quả và đồng thuận trong hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. Các cuộc thảo luận trao đổi có thể diễn ra trong nhiều ngữ cảnh khác nhau như trong cuộc họp, phiên làm việc hoặc qua các phương tiện truyền thông nội bộ.

Những bộ phận cốt lõi không thể thiếu trong doanh nghiệp như: R&D (Nghiên cứu và phát triển sản phẩm), Marketing, Sales, Nhân sự, Công nghệ, Tài chính kế toán. Đây là những bộ phận đóng góp vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Do đó cần phải đảm bảo rằng có sự kết nối và đồng bộ chiến lược giữa các phòng ban chức năng này. 

Ví dụ: Một công ty công nghệ đang phát triển một sản phẩm mới. Lúc này các bộ phận cần phải tham gia vào quá trình thảo luận.

• Bộ phận R&D (Nghiên cứu và Phát triển): Bộ phận này đặc trách về việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Các nhân viên sẽ đưa ra thông tin về các công nghệ mới và khả năng kỹ thuật để tạo ra sản phẩm mới. Thảo luận tập trung vào khả năng thực hiện và phạm vi sản phẩm như thế nào

• Bộ phận Tiếp thị (Marketing): Bộ phận tiếp thị đưa ra thông tin về nhu cầu thị trường, khách hàng tiềm năng và cách sản phẩm mới có thể được tiếp thị hiệu quả. Từ đó họ sẽ đề xuất chiến lược tiếp thị và phân tích cơ hội thị trường

• Bộ phận Kinh doanh (Sales): Bộ phận này cung cấp thông tin về kế hoạch bán hàng và thảo luận cách tiếp thị mới có thể hỗ trợ mục tiêu bán hàng. Họ cũng cung cấp thông tin về khách hàng hiện tại và tiềm năng cho bộ phận Marketing

• Bộ phận Tài chính và Kế toán: Bộ phận này cung cấp thông tin về tài chính của công ty, dự án chi phí và lợi nhuận kỳ vọng của sản phẩm mới. Họ đánh giá tính khả thi tài chính và cung cấp thông tin về nguồn tài trợ. Từ đó có những các bộ phận Marketing và Sales đưa ra những chiến lược phù hợp

• Bộ phận Nhân sự (HR): Bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho dự án phát triển sản phẩm mới. Họ cung cấp thông tin về nguồn nhân lực và kế hoạch đào tạo

• Bộ phận Công nghệ thông tin (IT): Bộ phận này đảm bảo rằng hệ thống công nghệ thông tin và hạ tầng phù hợp với sản phẩm mới và đưa ra thông tin về khả năng triển khai công nghệ

Trong quá trình thảo luận, các bộ phận này cùng nhau đánh giá và đề xuất cách tiếp cận phát triển sản phẩm mới. Cuộc thảo luận sẽ giúp thiết lập một kế hoạch phát triển sản phẩm bao gồm nguồn lực cần thiết, chiến lược tiếp thị, dự án tài chính và kế hoạch nhân sự. Các quyết định đưa ra sẽ đảm bảo rằng sản phẩm mới sẽ được phát triển một cách hợp lý hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của thị trường và đạt được lợi nhuận cho công ty.

5. Xây dựng hệ thống KPIs

Xây dựng hệ thống KPIs (Key Performance Indicators) là quá trình xác định, thiết lập và theo dõi các chỉ số, thước đo quan trọng để đánh giá hiệu suất hoặc tiến trình trong doanh nghiệp. Hệ thống KPIs là công cụ quan trọng giúp xác định những điểm mạnh điểm yếu của tổ chức đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định hợp lý và điều chỉnh chiến lược nếu cần. 

Ví dụ: Một công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng trực tuyến đang muốn cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của khách hàng. Họ quyết định xây dựng một hệ thống KPIs để đo lường hiệu suất và đánh giá sự thăng tiến. Hệ thống KPIs của công ty có thể được xây dựng như sau: 

• Tỷ lệ hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Rate): Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng sau mỗi giao dịch

• Thời gian trả lời (Response Time): Đo lường thời gian mà khách hàng phải chờ đợi trước khi nhận được câu trả lời hoặc giải quyết yêu cầu

• Xác định tiêu chuẩn: Công ty xác định các tiêu chuẩn hoặc mục tiêu cụ thể cho mỗi KPI. Ví dụ: Mục tiêu đạt 90% tỷ lệ hài lòng khách hàng và thời gian trả lời không vượt quá 24 giờ

• Phân chia KPIs theo cấp bậc: KPIs được theo dõi và đo lường ở mức cơ sở (nhân viên hỗ trợ), mức bộ phận (bộ phận hỗ trợ khách hàng) và mức tổng công ty

• Thu thập dữ liệu: Công ty sử dụng các công cụ và hệ thống để tự động thu thập dữ liệu liên quan đến KPIs bao gồm thông tin từ cuộc thăm dò khách hàng và hệ thống quản lý tương tác khách hàng

• Theo dõi liên tục: Công ty thiết lập hệ thống theo dõi liên tục để theo dõi KPIs và thông báo khi có bất kỳ biến động hay thay đổi nào

• Phản hồi và điều chỉnh: Dựa trên dữ liệu KPIs, công ty sẽ phản hồi và điều chỉnh chiến lược hỗ trợ khách hàng, đào tạo nhân viên hoặc cải tiến quy trình nếu cần thiết để đảm bảo rằng họ đạt được mục tiêu và tiêu chuẩn đã đề ra

Từ ví dụ trên có thể thấy rằng hệ thống KPIs giúp doanh nghiệp có thể đo lường đánh giá hiệu suất, hướng dẫn chiến lược, theo dõi tiến trình hoạt động. Từ đó có những phương hướng điều chỉnh và cải thiện hoạt động, tạo sự đồng thuận và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ngoài chỉ số KPIs, doanh nghiệp có thể thực hiện đo lường bằng các chỉ số khác nhau. Cùng tìm hiểu thêm tại bài viết: CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ KINH DOANH ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN ĐÚNG ĐẮN.

6. Xây dựng kế hoạch hành động

Xây dựng kế hoạch hành động là quá trình lập ra một tài liệu chi tiết và cụ thể về cách thực hiện các bước, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh. Kế hoạch hành động được sử dụng để định hình rõ "làm thế nào" và "khi nào" thì cần được thực hiện nhằm đảm bảo rằng mục tiêu hoặc kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả.

Khi xây dựng kế hoạch hành động, quá trình này thường bắt đầu bằng việc đánh giá tình hình hiện tại và xác định những bước cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Sau đó cần xác định nguồn lực cần có, tạo ra một lịch trình công việc và phân chia trách nhiệm cho từng thành viên trong tổ chức.

Kế hoạch hành động không chỉ giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian mà còn giúp quản lý rủi ro và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực. Nó cung cấp một khung thời gian cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất cho phép điều chỉnh chiến lược khi cần.

7. Đảm bảo sự tham gia của toàn bộ doanh nghiệp

Đảm bảo sự tham gia của toàn bộ doanh nghiệp ám chỉ việc tạo điều kiện và môi trường để tất cả các thành viên, bộ phận và nhân viên trong một doanh nghiệp tham gia và đóng góp vào các quyết định cũng như các hoạt động cơ bản của doanh nghiệp. Để quá trình này diễn ra hiệu quả thì đòi hỏi sự cam kết và đồng lòng từ tất cả các bộ phận từ quản lý cấp cao đến nhân viên.

Trước hết, cần phải thông tin rõ ràng và hiệu quả về mục tiêu,  chiến lược kinh doanh cho toàn bộ nhân viên. Mọi người cần hiểu rõ vai trò và cách thức đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung của công ty. Hoạt động này có thể thông qua các cuộc họp, tài liệu hoặc hệ thống thông tin nội bộ.

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần tạo ra môi trường làm việc khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ mọi người. Tích hợp ý kiến và góp ý từ cả nhóm nhân viên đa dạng về mọi khía cạnh của chiến lược có thể tạo ra những giải pháp sáng tạo và động viên mọi người làm việc hết mình. Sự tham gia của toàn bộ doanh nghiệp đồng nghĩa với việc tạo ra một tập thể đoàn kết, tập trung cùng nhau phát triển vì một mục tiêu chung.

8. Theo dõi và đánh giá

Theo dõi và đánh giá là một phần quan trọng của quá trình quản lý đặc biệt là khi các bộ phận làm việc không hiệu quả. Để xem xét và cải thiện tình hình, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá 3 khía cạnh quan trọng sau đây:

• Nhà quản lý (Leader): Cần xem xét liệu các nhà quản trị đã cung cấp đủ hỗ trợ và tài nguyên cho nhóm làm việc hay chưa. Nếu người quản lý không thực hiện đúng vai trò của họ, có thể cần cải thiện hoặc thay thế họ

• Quy trình làm việc (KPIs/OKRs): Các phòng ban cần theo dõi, kiểm tra và đánh giá xem các chỉ số hiệu suất có được đo lường chính xác và có liên quan đến mục tiêu chung hay không

• Con người thực thi: Đánh giá và xem xét kỹ năng, đào tạo và nguồn lực để đảm bảo có đủ khả năng để thực hiện công việc. Nếu có vấn đề về hiệu suất của con người thực thi cần thực hiện các biện pháp như đào tạo, phát triển kỹ năng hoặc điều chỉnh vị trí công việc hợp lý

Quá trình theo dõi và đánh giá dựa trên 3 khía cạnh này giúp xác định nguyên nhân gây ra hiệu suất kém và đề xuất các biện pháp cải thiện. Nó cũng tạo ra sự minh bạch và đảm bảo rằng mọi người có thể thực hiện tốt, đạt đúng mục tiêu của doanh nghiệp.

9. Điều chỉnh và cải tiến đảm bảo đáp ứng tính linh hoạt của thị trường

Dựa vào thông tin phản hồi và kết quả thực hiện, doanh nghiệp điều chỉnh mục tiêu và chiến lược để đảm bảo phù hợp với môi trường kinh doanh hiện tại. Thông tin phản hồi khách hàng bao gồm cả khen ngợi, bình luận và phàn nàn. Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm các phản hồi từ phần phàn nàn. Doanh nghiệp cần phải hiểu rằng phản hồi phàn nàn không chỉ là việc chỉ trích mà nó còn là cơ hội quý báu để tìm hiểu về những vấn đề trong hệ thống, quy trình và sự tương tác con người. 

Dựa trên phản hồi phàn nàn, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược kinh doanh mới hoặc điều chỉnh chiến lược hiện tại để đảm bảo tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng. Đồng thời cũng xây dựng hoặc điều chỉnh quy trình kinh doanh để giải quyết các vấn đề được đề cập nhằm đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả. Từ đó đưa vào quy trình vận hành thông qua đội ngũ nhân viên. Cuối cùng, với những chính sách cải tiến có thể tạo ra dịch vụ cung ứng tốt nhất để mang đến trải nghiệm khách hàng tốt nhất. 

Nhà lãnh đạo cần xem xét phản hồi phàn nàn như một tài sản và một cơ hội quý báu. Cần phải hiểu rằng những phản hồi này giúp thúc đẩy sự cải tiến liên tục và xây dựng một doanh nghiệp ngày càng xuất sắc. Hãy luôn lắng nghe và có những điều chỉnh cải tiến dựa trên phản hồi của khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.

Trên đây là chi tiết 9 bước về quy trình xây dựng sự đồng bộ chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Ở mỗi bước Trường Doanh Nhân HBR đã tập trung và phân tích chi tiết toàn bộ từng yếu tố nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức và phát triển bền vững. Đó là cách để đạt được sự đồng bộ hóa và định hình tương lai một cách chắc chắn. Doanh nghiệp nào biết áp dụng nó một cách hiệu quả sẽ nắm giữ chìa khóa của thành công trong thế giới kinh doanh ngày nay.