6 MẪU BÁO CÁO MARKETING GIÚP NHÀ QUẢN LÝ TỐI ƯU HIỆU QUẢ CHIẾN LƯỢC

Trong thời đại dữ liệu lên ngôi, việc ra quyết định dựa trên cảm tính đã không còn phù hợp. Để quản lý hiệu quả các chiến dịch marketing và tối ưu hiệu suất kinh doanh, nhà quản lý cần đến một công cụ phân tích chuyên sâu, trực quan và dễ ứng dụng. Trường Doanh Nhân HBR giới thiệu mẫu báo cáo marketing cho nhà quản lý – giải pháp toàn diện giúp bạn nắm bắt nhanh hiệu quả từng hoạt động, điều chỉnh kịp thời chiến lược và bứt phá tăng trưởng. 

1. Báo cáo marketing là gì?

Báo cáo marketing là tài liệu tổng hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng khác nhau, nhằm phản ánh bức tranh toàn cảnh về hiệu quả hoạt động của các chiến lược tiếp thị.

Các báo cáo này thường được trình bày dưới dạng biểu mẫu có dữ liệu trực quan, sinh động và dễ hiểu. Điều này giúp đội ngũ marketing dễ dàng chia sẻ thông tin với cấp quản lý, các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng, để theo dõi và đánh giá hiệu suất chiến dịch một cách rõ ràng và minh bạch.

Phạm vi của mỗi báo cáo marketing có thể khác nhau, tùy thuộc vào số lượng nền tảng, loại chiến dịch được theo dõi hoặc mục tiêu cụ thể của báo cáo. Một số mẫu báo cáo phổ biến bao gồm: báo cáo quảng cáo Facebook, Google Ads, SEO và báo cáo fanpage (về lượt theo dõi, lượng truy cập, mức độ tiếp cận…).

Tuy nhiên, điểm chung của các báo cáo này là cung cấp cái nhìn rõ nét về hiệu quả chiến lược marketing – từ khả năng tạo chuyển đổi đến mức độ định hướng đúng mục tiêu – đồng thời đưa ra các cơ sở giúp cải tiến và tối ưu hoạt động trong tương lai.

2. Chức năng của báo cáo Marketing

Báo cáo marketing có nhiệm vụ chủ yếu là phân tích và đánh giá các chiến lược marketing đã thực hiện. Qua đó, đưa ra những nhận định và đề xuất cải tiến nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động marketing và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là chức năng của một bản báo cáo marketing hoàn chỉnh:

• Phân tích tình hình thị trường và đối thủ cạnh tranh. 
• Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và sự kiện đã triển khai. 
• Đo lường các chỉ số KPI (Key Performance Indicator). Báo cáo các chỉ tiêu quan trọng như tỷ lệ chuyển đổi, mức tăng trưởng doanh thu, lượng truy cập website, v.v.
• Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, từ đó đưa ra những giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và củng cố mối quan hệ với khách hàng.
• Đề xuất các chiến lược marketing mới để thúc đẩy sự phát triển bền vững.

3. Những nội dung cần có trong bản báo cáo marketing

Để hiểu rõ hơn về các yếu tố quan trọng giúp đánh giá hiệu quả các chiến lược marketing, dưới đây là những nội dung cần có trong bản báo cáo marketing. 

1 - Tóm tắt kết quả

Báo cáo marketing cần tóm tắt các chỉ số quan trọng như danh sách các kênh marketing chính, phạm vi và điểm nổi bật của các chiến lược marketing đã triển khai, cũng như hiệu quả hoạt động trong khoảng thời gian báo cáo.

2 - Chỉ số kinh doanh và tỷ lệ chuyển đổi

Tổng số khách hàng tiềm năng thu được

Số lượng khách hàng tiềm năng từ mỗi kênh (website, nền tảng mạng xã hội, biểu mẫu email)

Lượng khách hàng tiềm năng tự nhiên hoặc từ các chiến dịch quảng cáo trả tiền

Chi phí mỗi lần nhấp cho các kênh quảng cáo trả phí (Google Ads, YouTube Ads)

3 - Chỉ số lưu lượng truy cập

Tổng số khách truy cập trang web

Số lượng khách truy cập từ từng nguồn

Lượng khách truy cập duy nhất vào trang web

Phân loại lưu lượng truy cập: trả phí và không trả phí

Tỷ lệ thoát trên thiết bị di động/máy tính để bàn

4 - SEO và các chỉ số tương tác

Kết quả trên công cụ tìm kiếm (SERPs) và xếp hạng trang web

Thời gian truy cập trung bình trong các khoảng thời gian tuần/tháng/quý

ROI từ các chiến dịch quảng cáo (chi phí mỗi khách hàng)

So sánh hiệu quả của các chiến dịch PPC, bao gồm đầu tư, khách hàng tiềm năng và lợi nhuận từ các nền tảng xã hội.

5 - Chỉ số đánh giá chất lượng 

Chỉ số chất lượng bao gồm các đo lường hiệu quả marketing, cụ thể như sau:

• Số lượt tái truy cập website: Đo lường mức độ quay lại của khách truy cập, phản ánh sự hấp dẫn và giá trị của nội dung website.
• Giá trị sinh lời từ hoạt động marketing: Đánh giá liệu các chiến dịch marketing chỉ thu hút khách hàng hay thực sự tạo ra doanh thu.
• Tỷ lệ click (CTR): Đo lường hành động của khách truy cập trên trang web, ví dụ như đăng ký nhận bản tin hoặc đặt lịch hẹn.
• Chỉ số tác động kinh doanh: Bao gồm các yếu tố như số khách hàng mới trong khoảng thời gian cụ thể, tác động của marketing đến tăng trưởng khách hàng.
• Chi phí có một khách hàng mới (CAC): Đo lường chi phí bỏ ra để có được một khách hàng mới, từ đó đánh giá hiệu quả chi phí marketing.
• Tổng số khách hàng tiềm năng đủ điều kiện trên mỗi nguồn (SQLs): Xác định số lượng khách hàng tiềm năng đã đủ điều kiện để chuyển đổi thành khách hàng thực tế từ mỗi nguồn marketing.

Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ hiệu quả của các chiến dịch marketing và tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

4. 6 mẫu báo cáo marketing cần thiết cho doanh nghiệp của bạn

Mr. Tony Dzung chia sẻ: “Để đảm bảo chiến lược marketing của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc theo dõi và đánh giá thường xuyên các chỉ số quan trọng là điều không thể thiếu.”

Dưới đây là 6 mẫu báo cáo marketing cơ bản và thiết yếu mà mỗi doanh nghiệp cần có để đo lường kết quả và tối ưu hóa các chiến dịch marketing của mình.

4.1. Mẫu báo cáo content marketing

Báo cáo chất lượng nội dung bắt đầu với dữ liệu về thời gian quay vòng – chỉ số cho biết thời gian từ khi lên ý tưởng cho đến khi bài viết hoàn thành và được xuất bản. Việc theo dõi chỉ số này giúp bạn nhận diện được thời gian cần thiết để sản xuất một bài viết và xác định giai đoạn nào trong quy trình sáng tạo tốn nhiều thời gian nhất.

Việc nắm rõ cách làm báo cáo Content Marketing sẽ giúp các marketer kiểm soát tiến độ công việc và tìm ra các điểm nghẽn trong quy trình sáng tạo nội dung. Qua đó, họ có thể đưa ra các giải pháp cải tiến để tăng hiệu quả sản xuất nội dung.

Mẫu báo cáo content không chỉ dừng lại ở việc đo lường thời gian sản xuất, mà còn bao gồm các chỉ số về tương tác của bài viết, chẳng hạn như lượng like, share, comment. Bằng cách kết hợp các chỉ số này với các dữ liệu khác, marketer có thể phân tích và nhận diện nội dung mà khách hàng mục tiêu yêu thích và dễ dàng bị thu hút.

Một số mẫu báo cáo chất lượng nội dung còn đi xa hơn khi sử dụng thang điểm độ dễ đọc, đánh giá khả năng tiếp cận của nội dung đối với người dùng. Đây là cơ sở để người sáng tạo nội dung có thể điều chỉnh ngôn từ, văn phong sao cho phù hợp và dễ hiểu với đối tượng độc giả của mình.

4.2. Mẫu báo cáo Ads

Báo cáo Ads tổng hợp các chỉ số quan trọng và hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo trả phí, bao gồm các nền tảng như Google Ads, Facebook Ads, Tiktok Ads, quảng cáo trên sàn thương mại điện tử, v.v. Mỗi nền tảng quảng cáo yêu cầu báo cáo riêng biệt để đánh giá chi tiết các kết quả đạt được.

1 - Báo cáo Google Ads

Google Ads là một trong những nền tảng quảng cáo trả phí chủ yếu hiện nay, vì vậy mẫu báo cáo marketing cho nền tảng này là công cụ không thể thiếu đối với các marketer.

Báo cáo Google Ads bao gồm các chỉ số liên quan đến từ khóa, lượt nhấp chuột, tỷ lệ lead, và các yếu tố quan trọng khác. Thông qua báo cáo này, marketer sẽ biết được từ khóa nào thu hút người dùng nhiều nhất, lượng chi phí đang được đầu tư vào vị trí quảng cáo nào, và mức độ hiệu quả của các chiến dịch.

Chỉ số CTR (Click-Through Rate) trung bình ở các địa điểm có quảng cáo Google Ads xuất hiện sẽ giúp marketer đánh giá độ hiệu quả của bộ từ khóa đang sử dụng. Từ đó, họ có thể quyết định điều chỉnh chiến lược từ khóa để tối ưu hóa kết quả chiến dịch.

2 - Báo cáo facebook Ads

Facebook vẫn là một nền tảng chủ đạo trong các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả của chiến dịch quảng cáo Facebook, báo cáo cần tập trung vào các chỉ số quan trọng sau:

Các yếu tố cần phân tích trong báo cáo Facebook Ads:

Mục đích cuối cùng của báo cáo Facebook Ads là xác định liệu chi phí đã tiêu có xứng đáng với hiệu quả thu được chưa. Các mẫu quảng cáo nào hiệu quả, mẫu nào chưa hiệu quả, và từ đó đưa ra các bước cải tiến, nhân rộng hoặc hủy bỏ chiến dịch không đạt yêu cầu.

4.3. Mẫu báo cáo social media marketing 

Các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram, Youtube, Tiktok,… đều có lượng người dùng theo dõi rất lớn, làm nền tảng mạnh mẽ cho các chiến dịch marketing. Mẫu báo cáo truyền thông và marketing trên các nền tảng này thường sẽ bao gồm các chỉ số quan trọng như: lượng người xem, người theo dõi, lượt tương tác, lượt hiển thị, lượt tiếp cận, và các số liệu liên quan đến mức độ tương tác với bài viết, thời gian trung bình để tạo ra chuyển đổi, v.v.

Thông tin trong mẫu báo cáo chiến dịch marketing trên mạng xã hội cần được liên kết chặt chẽ và thể hiện một cách rõ ràng. Điều này giúp người xem dễ dàng đánh giá kết quả chiến dịch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu cần thiết.

Ví dụ, mẫu báo cáo cho Fanpage Facebook thể hiện đầy đủ các chỉ số trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tăng trưởng của fanpage, nhận diện được phong cách content nào đang mang lại hiệu quả cao và từ đó đưa ra quyết định hợp lý về việc phân bổ ngân sách cho kênh này.

4.4. Mẫu báo cáo SEO và hoạt động Marketing trên Website

Google Analytics là một công cụ hữu ích để theo dõi hành vi khách hàng trên website. Khi làm báo cáo marketing về hiệu quả hoạt động trên website, các marketers sẽ cần đến những số liệu thu thập được từ công cụ này để đánh giá hiệu quả chiến dịch.

Nội dung của báo cáo marketing về website thường bao gồm các dữ liệu sau:

• Tổng số lượt truy cập: Đo lường lượng người truy cập vào website.
• Lượt người dùng mới: Thống kê số lượng người dùng lần đầu tiên truy cập website.
• Tỷ lệ thoát trang (Bounce Rate): Tỷ lệ người dùng rời trang sau khi chỉ xem một trang duy nhất.
• Thời gian ở lại trên trang: Đánh giá mức độ tương tác của người dùng với các trang trên website.
• Số lượng chuyển đổi và tỷ lệ chuyển đổi: Chỉ ra tỷ lệ người dùng thực hiện hành động mong muốn (ví dụ: mua hàng, đăng ký, v.v.).

Những thống kê này có thể được phân tích theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm, giúp marketer nhận ra những thay đổi và xác định xu hướng tăng giảm của các chỉ số trên website. Báo cáo hoạt động trên website còn cung cấp thông tin liên quan đến khu vực địa lý của khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp quyết định đầu tư ngân sách vào các khu vực tiềm năng và lựa chọn thời điểm phù hợp cho các chiến dịch.

Mẫu báo cáo SEO

Báo cáo SEO là công cụ quan trọng giúp các marketer nắm bắt thông tin về vị trí và hiệu quả nhấp chuột vào từng bộ từ khóa trên website. Báo cáo này cho biết vị trí của các bài viết trên Google Search và các chỉ số quan trọng khác liên quan đến SEO.

Một đặc điểm của SEO là cần có thời gian dài mới có thể nhìn thấy kết quả rõ rệt, do đó các mẫu báo cáo marketing về SEO thường không được thực hiện hàng ngày mà thường xuyên vào các kỳ định kỳ như hàng tháng hoặc hàng quý.

Lượng thông tin thu thập từ các báo cáo SEO có thể rất lớn, bao gồm:

• Từ khóa nào đang thúc đẩy lượng truy cập vào website.
• Sự thay đổi thứ hạng của các bài viết trên công cụ tìm kiếm.
• Khu vực địa lý của khách hàng truy cập từ SEO.
• Tỷ lệ thay đổi lưu lượng truy cập từ các từ khóa SEO.
• Tác động của kỹ thuật SEO hiện tại đến kết quả lưu lượng truy cập và thứ hạng từ khóa.

Để lập báo cáo SEO, các marketer có thể lấy số liệu từ Google Analytics, Google Search Console, và các công cụ hỗ trợ SEO khác.

4.5. Mẫu báo cáo chiến dịch tiếp thị email marketing

Báo cáo Email Marketing là công cụ cực kỳ hữu ích để đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị qua email trong từng giai đoạn. Báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số quan trọng như số lượng đăng ký mới, hủy đăng ký và tỷ lệ thoát (unsubscribe rate), từ đó giúp các marketer đánh giá mức độ thành công và đưa ra các biện pháp tối ưu cho chiến lược tiếp thị qua email.

Báo cáo này không chỉ giúp bạn theo dõi các chỉ số trong từng chiến dịch email mà còn cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tăng trưởng trong thời gian dài. Cụ thể, bạn có thể thấy số lượng đăng ký mới trong 30 ngày qua, từ đó đánh giá sức hấp dẫn của các chiến dịch gần đây. Ngoài ra, tỷ lệ tăng trưởng đăng ký hàng tháng cho phép bạn nhận diện xu hướng phát triển của danh sách email theo thời gian, giúp hoạch định chiến lược tiếp theo.

Bảng điều khiển sử dụng các biểu đồ cột và biểu đồ đường để hiển thị rõ ràng các dữ liệu tiếp thị qua email. Các biểu đồ này không chỉ trực quan mà còn dễ dàng phân tích, giúp bạn nhanh chóng nhận ra các biến động trong tỷ lệ đăng ký và hủy đăng ký, cũng như đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch. Thông qua việc sử dụng các biểu đồ này, marketer có thể dễ dàng nhận diện thời điểm nào chiến dịch đạt hiệu quả tốt nhất và từ đó nhân rộng hoặc điều chỉnh chiến lược cho những tháng tiếp theo.

Một số chỉ số quan trọng có thể được theo dõi trong báo cáo Email Marketing Dashboard bao gồm:

• Tỷ lệ mở email (Open Rate): Đo lường mức độ hiệu quả của dòng tiêu đề email và sự hấp dẫn của nội dung.
• Tỷ lệ nhấp chuột (Click-Through Rate): Đánh giá khả năng người nhận hành động sau khi mở email, ví dụ như nhấp vào các liên kết hoặc CTA.
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate): Phân tích tỷ lệ người nhận thực hiện hành động mong muốn như mua hàng, đăng ký dịch vụ, v.v.
• Tỷ lệ hủy đăng ký (Unsubscribe Rate): Giúp bạn đánh giá mức độ hài lòng của người nhận với nội dung mà bạn gửi đi.

Nhờ vào các biểu đồ và báo cáo chi tiết này, các marketer có thể dễ dàng điều chỉnh chiến lược, tối ưu hóa từng chiến dịch email và cải thiện các yếu tố như nội dung, thiết kế và cách thức phân phối email để đạt được kết quả tốt hơn trong các chiến dịch tiếp theo.

4.6. Mẫu báo cáo hiệu suất bán hàng

Mẫu báo cáo này tập trung vào việc đo lường tạo khách hàng tiềm năng, hiệu suất kênh bán hàng và doanh thu. Báo cáo cung cấp thông tin về số lượng liên hệ mới, phiên truy cập, giao dịch đã đóng thành công, và tổng doanh thu cho một tháng cụ thể. Nó cũng theo dõi các kênh bán hàng và tiếp thị, giúp đánh giá hiệu quả của từng kênh và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng trong các giai đoạn bán hàng.

Báo cáo tự động tính toán tỷ lệ chuyển đổi cho các khách hàng đã thu hút và các giao dịch đã thành công, giúp bạn so sánh kết quả doanh thu với mục tiêu bán hàng đã đề ra. Điều này giúp đánh giá hiệu quả chiến lược bán hàng và tối ưu hóa quy trình để đạt được kết quả tốt hơn trong các tháng tiếp theo.

5. Những điều cần chú ý khi làm mẫu báo cáo marketing 

Khi lập báo cáo marketing, việc đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu là rất quan trọng để hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Dưới đây là những điều cần chú ý khi làm mẫu báo cáo marketing để giúp bạn tạo ra báo cáo hiệu quả, đáp ứng mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

5.1. Xác định mục tiêu của báo cáo

Để xây dựng một báo cáo Marketing hiệu quả, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu mà báo cáo cần đạt được. Các marketer cần hiểu rõ mình và các nhà quản lý muốn giải quyết vấn đề gì thông qua báo cáo này.

Việc này giúp định hướng cho quá trình lựa chọn chỉ số cần đo lường, cách sử dụng số liệu thu được và cách trình bày thông tin trên báo cáo một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập báo cáo, mà còn tránh được tình trạng thu thập nhiều số liệu mà không biết cách áp dụng chúng.

5.2. Sắp xếp và cấu trúc dữ liệu báo cáo

Trong quá trình tương tác của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu, sẽ có rất nhiều dữ liệu thu thập được. Vì vậy, marketer cần phải biết cách phân loại và tổ chức dữ liệu một cách hợp lý, chia nhỏ thành các phần có liên quan và giúp giải quyết một vấn đề cụ thể.

Ví dụ, dữ liệu có thể được phân chia theo hành trình chuyển đổi của khách hàng, hoặc theo mức độ tương tác của khách hàng trên các kênh mạng xã hội. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu có ý nghĩa, tránh việc quá tải thông tin hoặc bỏ sót các chỉ số quan trọng. Một dữ liệu không thể phục vụ cho tất cả các chiến lược marketing, vì vậy việc phân chia rõ ràng sẽ giúp marketer dễ dàng quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả hơn.

5.3. Xác định đối tượng người nhận báo cáo

Mỗi mẫu báo cáo Marketing có thể phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau như bộ phận kinh doanh, phòng sản xuất, phòng mua hàng, các cấp quản lý hoặc thậm chí là khách hàng.

“Tùy theo đối tượng người nhận, các marketer cần điều chỉnh nội dung và hình thức báo cáo sao cho phù hợp. Điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ thông tin, đồng thời tránh tình trạng sai lệch trong quyết định do việc không hiểu đúng các chỉ số hoặc dữ liệu trong báo cáo”, Mr. Tony Dzung khẳng định.

5.4. Trung thực với kết quả, kể cả khi không tốt

Việc che giấu các kết quả không khả quan trong báo cáo sẽ làm mất đi tính chính xác và minh bạch của thông tin. Khi đó, các marketer và nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá thực tế tình trạng công việc, khó phân tích được nguyên nhân và không thể đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả.

Do đó, sự trung thực là yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo. Khi nhìn nhận một cách thẳng thắn những kết quả chưa đạt được, doanh nghiệp không chỉ có thể tìm ra giải pháp khắc phục mà còn giúp cá nhân trong nhóm nhận ra những thiếu sót để cải thiện trong tương lai.

5.5. Sử dụng phần mềm tự động để lập báo cáo và theo dõi KPI

Việc thu thập số liệu và lập báo cáo Marketing thủ công là một công việc tốn thời gian và không hiệu quả, nhất là khi phải thu thập các dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau.

Trong thời đại công nghệ số 4.0, việc ứng dụng phần mềm tự động trong hoạt động Marketing giúp quản lý dữ liệu tập trung, dễ dàng truy xuất và lập báo cáo nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho đội ngũ marketing mà còn giúp họ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, như sáng tạo nội dung và tối ưu hóa chiến lược.

Việc sử dụng mẫu báo cáo marketing không chỉ giúp các nhà quản lý và marketer theo dõi hiệu quả chiến dịch mà còn là công cụ thiết yếu để đánh giá và tối ưu hóa các chiến lược marketing. Bài viết đã chia sẻ các mẫu báo cáo quan trọng, từ content, ads, SEO đến email marketing, giúp bạn dễ dàng nắm bắt các chỉ số và đưa ra quyết định chính xác.

Để làm chủ công cụ báo cáo marketing và phát triển chiến lược marketing mạnh mẽ hơn, hãy tham gia các khóa học marketing chuyên sâu tại Trường Doanh Nhân HBR. Khóa học của chúng tôi sẽ trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để không chỉ hiểu rõ dữ liệu báo cáo mà còn áp dụng chúng vào thực tiễn, tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch marketing của bạn.