6 BƯỚC XÂY DỰNG LỘ TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN ỨNG DỤNG AI HIỆU QUẢ

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, trí tuệ nhân tạo (AI) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Để nhân viên có thể ứng dụng AI một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình đào tạo bài bản và phù hợp với nhu cầu thực tế. Cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá 6 bước chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình đào tạo nhân viên ứng dụng AI hiệu quả.

Dưới đây là các điểm nổi bật của bài:

• Nhân viên cần biết cách ứng dụng AI để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động, tăng cường năng suất,...

• 6 bước doanh nghiệp cần áp dụng để đào tạo nhân viên ứng dụng AI
• Giải pháp cho doanh nghiệp khi gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên ứng dụng AI

1. Tại sao nhân viên cần biết cách ứng dụng AI?

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, trí tuệ nhân tạo (AI) không còn là một khái niệm mới mẻ, mà đã trở thành yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những nguyên nhân mà nhân viên nên biết cách ứng dụng AI hiệu quả:

• Tăng cường năng suất và hiệu quả công việc
• Giảm thiểu chi phí vận hành
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng
• Nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu
• Tạo cơ hội cho sự đổi mới và sáng tạo
• Đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động trong tương lai

1 - Tăng cường năng suất và hiệu quả công việc

AI có thể giúp tự động hóa nhiều tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu khối lượng công việc thủ công và giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo, phức tạp hơn. 

Theo một báo cáo của McKinsey Global Institute, AI có thể tăng năng suất lao động lên tới 40% trong các ngành công nghiệp chính như sản xuất, tài chính và dịch vụ khách hàng. Các công cụ AI như phân tích dữ liệu, chatbot, và các hệ thống tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót, qua đó nâng cao hiệu quả công việc.

2 - Giảm thiểu chi phí vận hành

Việc ứng dụng AI không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giúp giảm chi phí vận hành. Nhân viên biết cách vận hành các công cụ AI sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa các công cụ này để giảm chi phí, tối ưu hóa các quy trình và tiết kiệm tài nguyên.

3 - Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, trải nghiệm khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. AI giúp cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác, nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Một khảo sát của PwC cho thấy 54% doanh nghiệp sử dụng AI báo cáo cải thiện trải nghiệm khách hàng, nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu và phản hồi tự động.

4 - Nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu

AI giúp phân tích dữ liệu lớn và đưa ra các dự đoán, khuyến nghị chính xác để hỗ trợ quyết định chiến lược. Theo báo cáo của PwC, 49% các nhà lãnh đạo công nghệ cho biết AI đã được tích hợp hoàn toàn vào chiến lược kinh doanh cốt lõi của họ. Việc này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác và dựa trên dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.

5 - Tạo cơ hội cho sự đổi mới và sáng tạo

AI không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn mở ra cơ hội cho nhân viên sáng tạo và đổi mới trong công việc. Theo báo cáo của Forrester, 67% nhà lãnh đạo công nghệ dự định tăng cường đầu tư vào AI trong năm tới, cho thấy sự quan tâm ngày càng tăng đối với AI và khả năng của nó trong việc thúc đẩy sáng tạo và đổi mới. 

Nhân viên có thể sử dụng AI để phát triển các ý tưởng mới, thử nghiệm các mô hình kinh doanh sáng tạo và giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.

6 - Đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động trong tương lai

Theo báo cáo của World Economic Forum, đến năm 2030, AI và tự động hóa sẽ tạo ra khoảng 170 triệu công việc mới nhưng đồng thời cũng sẽ khiến 92 triệu công việc cũ bị thay thế, dẫn đến mức tăng ròng là 78 triệu công việc trên toàn cầu. 

Điều này nhấn mạnh rằng việc đào tạo nhân viên sử dụng AI là một yếu tố sống còn để họ không chỉ thích nghi mà còn phát triển trong môi trường làm việc tương lai. Nhân viên cần trang bị các kỹ năng AI để không bị tụt lại phía sau và nắm bắt các cơ hội nghề nghiệp mới.

2. Lộ trình ứng đào tạo nhân viên ứng dụng AI hiệu quả

Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình đào tạo rõ ràng và có hệ thống. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng một lộ trình đào tạo nhân viên ứng dụng AI hiệu quả:

• Bước 1: Xác định khoảng cách kỹ năng của nhân viên
• Bước 2: Chọn các lĩnh vực ưu tiên cho AI
• Bước 3: Xác định mục tiêu đào tạo
• Bước 4: Thiết kế chương trình đào tạo AI của bạn
• Bước 5: Tạo môi trường học tập liên tục
• Bước 6: Đánh giá và đo lường hiệu quả đào tạo

2.1. Bước 1: Xác định khoảng cách kỹ năng của nhân viên

Bước đầu tiên trong quá trình phát triển kỹ năng AI cho nhân viên là thực hiện một phân tích toàn diện về các kỹ năng AI hiện có trong nhóm của bạn. Để làm được điều này, hãy sử dụng các công cụ đánh giá kỹ năng nhằm đo lường các lĩnh vực quan trọng sau:

• Hiểu biết cơ bản về các khái niệm AI: Đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về các thuật ngữ và nguyên lý cơ bản của AI.
• Kiến thức kỹ thuật: Kiểm tra sự thành thạo trong các kỹ thuật và công cụ AI, chẳng hạn như học máy (machine learning) và phân tích dữ liệu.
• Kỹ năng cộng tác số: Xác định khả năng làm việc nhóm trong môi trường số, sử dụng các công cụ AI để giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
• Khả năng diễn giải dữ liệu: Đánh giá khả năng phân tích và diễn giải kết quả từ các công cụ AI để đưa ra quyết định.
• Kỹ thuật giải quyết vấn đề: Đo lường năng lực của nhân viên trong việc áp dụng AI để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc.

2.2. Bước 2: Chọn các lĩnh vực ưu tiên cho AI

Để đảm bảo việc triển khai AI mang lại hiệu quả cao nhất, cần tập trung vào những lĩnh vực mà AI có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Một số lĩnh vực quan trọng cần xem xét bao gồm:

• Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian: Những công việc có tính chất đơn giản nhưng chiếm nhiều thời gian, có thể được tự động hóa bởi AI để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên.
• Quy trình phân tích dữ liệu: AI có thể hỗ trợ việc xử lý và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ, giúp rút ra các thông tin quan trọng và dự đoán chính xác hơn.
• Cơ hội để con người và AI làm việc cùng nhau: Tận dụng sức mạnh của AI để hỗ trợ và nâng cao khả năng làm việc của nhân viên, thay vì thay thế hoàn toàn.
• Quản lý khối lượng thông tin lớn: AI có thể giúp xử lý và quản lý lượng dữ liệu lớn, giúp các tổ chức khai thác tri thức từ những nguồn thông tin không thể xử lý thủ công.

Để quyết định các lĩnh vực ưu tiên cho triển khai AI, bạn có thể sử dụng ma trận sau:

Thông qua việc đánh giá các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xác định được những lĩnh vực quan trọng nhất để triển khai AI, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và mang lại lợi ích cao nhất.

2.3. Bước 3: Xác định mục tiêu đào tạo

Để xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả, cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể trong ba lĩnh vực chính: năng lực kỹ thuật, hành vi và hiệu suất. Dưới đây là bảng tổng hợp các mục tiêu cùng với các ví dụ cụ thể, giúp bạn dễ dàng theo dõi và áp dụng.

2.4. Bước 4: Thiết kế chương trình đào tạo AI của bạn

Để đảm bảo chương trình đào tạo AI hiệu quả, cần phải tùy chỉnh theo các nhu cầu cụ thể của từng vai trò trong tổ chức. Dưới đây là cách bạn có thể điều chỉnh chương trình đào tạo AI để phù hợp với từng phòng ban và trách nhiệm công việc của nhân viên.

Dựa trên kết quả từ việc đánh giá mức độ sẵn sàng AI của tổ chức, bạn cần điều chỉnh chương trình đào tạo sao cho phù hợp với các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban:

Bắt đầu với các khái niệm cơ bản về AI, sau đó chuyển sang các chủ đề cụ thể hơn tùy vào yêu cầu của từng vai trò. Ví dụ, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào việc phân tích dữ liệu khách hàng và sử dụng công cụ tự động hóa để dự đoán hành vi khách hàng. Trong khi đó, nhân viên CNTT sẽ đào tạo sâu về các khía cạnh kỹ thuật như tích hợp hệ thống và bảo trì công cụ AI.

Việc phân chia chương trình đào tạo thành các module cụ thể cho từng vai trò sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa hiệu quả sử dụng AI trong công việc hàng ngày, đồng thời tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức.

2.5. Bước 5: Tạo môi trường học tập liên tục

AI là một lĩnh vực thay đổi nhanh chóng, vì vậy việc tạo ra một môi trường học tập liên tục là rất quan trọng. Để đảm bảo nhân viên luôn cập nhật với các công nghệ mới nhất, bạn có thể:

• Khuyến khích học hỏi suốt đời: Xây dựng các chương trình đào tạo bổ sung và các buổi chia sẻ kiến thức để nhân viên có thể học hỏi từ nhau và từ các chuyên gia. Điều này giúp tạo ra một môi trường thúc đẩy sự phát triển bền vững và liên tục.
• Cung cấp các cơ hội học hỏi từ thực tiễn: Tạo ra các dự án thực tế hoặc các cuộc thi nội bộ để nhân viên có thể áp dụng AI vào công việc và thử nghiệm các kỹ năng mới. Đây là cơ hội để nhân viên rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề và sáng tạo trong môi trường thực tế.
• Khuyến khích giao lưu và kết nối với các chuyên gia trong ngành: Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các hội thảo, sự kiện ngành hoặc kết nối với các chuyên gia bên ngoài. Điều này không chỉ giúp họ nâng cao kiến thức mà còn mở rộng mạng lưới và khám phá các xu hướng mới trong lĩnh vực AI.
• Cung cấp phản hồi và khen thưởng thường xuyên: Cung cấp phản hồi liên tục giúp nhân viên nhận ra các điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong việc ứng dụng AI. Ngoài ra, khuyến khích sự tiến bộ của họ bằng cách khen thưởng hoặc công nhận những thành tích đạt được, từ đó tạo động lực học hỏi.

2.6. Bước 6: Đánh giá và đo lường hiệu quả đào tạo

Để đảm bảo rằng các nỗ lực đào tạo AI mang lại kết quả tốt, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo là rất quan trọng. Hãy sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) kết hợp giữa số liệu và phản hồi từ nhân viên để đo lường mức độ thành công của chương trình đào tạo AI. Điều này giúp đảm bảo rằng đào tạo không chỉ đáp ứng mục tiêu ngắn hạn mà còn đóng góp vào mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Dưới đây là bảng các chỉ số chính và phương pháp đo lường để giúp bạn đánh giá hiệu quả đào tạo AI:

Cách thức đo lường và đánh giá:

• Năng suất: Đo lường sự cải thiện năng suất thông qua việc theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ và tỷ lệ lỗi. Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian như phần mềm quản lý công việc để xem xét các thay đổi trong hiệu suất công việc.
• Phát triển kỹ năng: Kiểm tra sự tiến bộ trong việc áp dụng các công cụ AI qua các bài kiểm tra kỹ năng hoặc chứng chỉ. Cung cấp các bài kiểm tra đánh giá để đo lường mức độ thành thạo công cụ AI và việc đạt được các chứng chỉ liên quan.
• Tác động kinh doanh: Đánh giá tác động của đào tạo AI đối với hiệu quả quy trình và tiết kiệm chi phí. Phân tích các báo cáo tài chính và quy trình làm việc để nhận diện các cải tiến và lợi ích về chi phí.
• Tăng trưởng nhân viên: Theo dõi sự thăng tiến của nhân viên và khả năng tiếp nhận trách nhiệm mới sau khi hoàn thành đào tạo. Sử dụng hồ sơ nhân sự và đánh giá của người quản lý để đánh giá mức độ phát triển nghề nghiệp.

Việc đánh giá định kỳ và xem xét các chỉ số sẽ giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề, đồng thời tạo điều kiện để cải tiến chương trình đào tạo và tối ưu hóa hiệu quả lâu dài.

3. Những khó khăn khi đào tạo nhân viên ứng dụng AI hiệu quả?

Đào tạo nhân viên ứng dụng AI có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, quá trình này cũng gặp phải không ít khó khăn. Các thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của chương trình đào tạo và việc áp dụng AI vào công việc thực tế. 

Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đào tạo nhân viên sử dụng AI, cùng với các giải pháp để khắc phục:

1 - Thiếu hụt kỹ năng cơ bản và nhận thức về AI

Khó khăn: Một trong những vấn đề chính là nhân viên có thể thiếu hiểu biết về các khái niệm cơ bản của AI, đặc biệt là trong các doanh nghiệp chưa có nền tảng công nghệ mạnh. Họ có thể cảm thấy mơ hồ hoặc lo lắng về việc làm quen với các công nghệ phức tạp.

Giải pháp:

• Đào tạo nền tảng: Bắt đầu từ những khóa học cơ bản về AI cho tất cả nhân viên, giúp họ hiểu các khái niệm cơ bản và cách AI có thể được ứng dụng vào công việc. Cung cấp tài liệu học trực tuyến, video hướng dẫn hoặc các lớp học để giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận.
• Xây dựng nhận thức: Tổ chức các buổi chia sẻ và thảo luận để giúp nhân viên hiểu tầm quan trọng của AI trong doanh nghiệp và vai trò của họ trong việc ứng dụng công nghệ này.

2 - Khả năng ứng dụng thực tế và sự thiếu tự tin

Khó khăn: Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc áp dụng kiến thức AI vào công việc thực tế. Sự thiếu tự tin trong việc sử dụng các công cụ AI có thể cản trở quá trình ứng dụng và giảm hiệu quả công việc.

Giải pháp:

• Đào tạo thực hành: Cung cấp cơ hội cho nhân viên thực hành với các công cụ AI trong môi trường thực tế, chẳng hạn như các dự án thử nghiệm hoặc bài tập thực tế.
• Hỗ trợ liên tục: Tạo ra

  

  một hệ thống hỗ trợ liên tục, nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi và nhận sự giúp đỡ khi gặp khó khăn trong việc sử dụng AI.
• Khen thưởng và công nhận: Khuyến khích nhân viên áp dụng AI trong công việc qua các chương trình khen thưởng hoặc công nhận thành tích.

3 - Khả năng tích hợp AI vào quy trình công việc

Khó khăn: Việc tích hợp AI vào quy trình công việc hiện tại có thể gặp phải các vấn đề về kỹ thuật, như sự không tương thích với phần mềm cũ hoặc sự thiếu hụt hạ tầng công nghệ.

Giải pháp:

• Đầu tư vào hạ tầng công nghệ: Đảm bảo rằng doanh nghiệp có hệ thống công nghệ và phần mềm đủ mạnh để hỗ trợ AI. Có thể cần nâng cấp các công cụ công nghệ hiện tại để tương thích với AI.
• Hướng dẫn tích hợp: Cung cấp các khóa học về cách tích hợp AI vào quy trình công việc hiện tại, từ đó giúp nhân viên hiểu cách tối ưu hóa công việc với công cụ mới.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tích hợp AI vào công việc.

4 - Chi phí và nguồn lực đào tạo

Khó khăn: Việc đào tạo nhân viên ứng dụng AI đòi hỏi một khoản đầu tư lớn về tài chính và thời gian. Các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa có thể gặp khó khăn trong việc phân bổ ngân sách cho đào tạo này.

Giải pháp:

• Đào tạo trực tuyến và tài nguyên miễn phí: Sử dụng các nền tảng đào tạo trực tuyến như Coursera, edX hoặc Udacity để giảm chi phí. Những nền tảng này cung cấp khóa học về AI từ cơ bản đến nâng cao, giúp tiết kiệm chi phí đào tạo.
• Đào tạo nội bộ: Tận dụng các chuyên gia nội bộ hoặc hợp tác với các tổ chức đào tạo bên ngoài để cung cấp các khóa học đào tạo nội bộ, giảm thiểu chi phí so với việc thuê các giảng viên bên ngoài.
• Chia sẻ tài nguyên: Tạo một cơ sở dữ liệu tài nguyên học tập chia sẻ trong công ty, nơi nhân viên có thể tự học và trao đổi kinh nghiệm về AI.

5 - Đảm bảo đào tạo hiệu quả và theo dõi tiến độ

Khó khăn: Một vấn đề phổ biến khi đào tạo nhân viên là không có hệ thống đo lường và theo dõi hiệu quả đào tạo. Doanh nghiệp không biết liệu nhân viên có áp dụng được kiến thức đã học vào công việc thực tế hay không.

Giải pháp:

• Đặt ra chỉ số đánh giá rõ ràng: Xác định các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả của đào tạo như thời gian hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng công việc, và sự cải thiện trong năng suất.
• Phản hồi và đánh giá liên tục: Cung cấp các bài kiểm tra, khảo sát và phản hồi thường xuyên để theo dõi sự tiến bộ của nhân viên trong suốt quá trình đào tạo.
• Chỉnh sửa chương trình đào tạo: Dựa trên phản hồi và kết quả đánh giá, điều chỉnh chương trình đào tạo để đảm bảo rằng nhân viên đang nhận được những gì họ cần và có thể áp dụng vào công việc hiệu quả.

Việc đào tạo nhân viên ứng dụng AI hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu quy trình và duy trì khả năng cạnh tranh. Để xây dựng lộ trình đào tạo AI hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu kỹ năng, thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng vai trò, và tạo môi trường học tập liên tục. Mặc dù có một số khó khăn như thiếu hụt kỹ năng cơ bản và chi phí đào tạo, nhưng các giải pháp như cung cấp đào tạo thực hành, hỗ trợ kỹ thuật và đánh giá hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua thử thách và đạt được kết quả đào tạo tốt nhất.