EXIT INTERVIEW: 14 CÂU HỎI CHO LÃNH ĐẠO PHỎNG VẤN NHÂN SỰ THÔI VIỆC

Khi tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với sự gián đoạn trong công việc mà còn gặp khó khăn trong việc duy trì sự ổn định và phát triển bền vững. Chính vì vậy, việc áp dụng Exit Interview (phỏng vấn thôi việc) vào chiến lược quản lý nhân sự là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nhận diện và giải quyết những vấn đề tiềm ẩn. Cùng HBR khám phá 14 câu hỏi quan trọng trong Exit Interview dành cho lãnh đạo, giúp doanh nghiệp thu thập những thông tin hữu ích từ nhân viên trước khi họ rời đi.

Điểm qua những nội dung chính của bài:

• Lý do cần phỏng vấn nhân sự thôi việc: Xác định nguyên nhân nghỉ việc, cải thiện tuyển dụng, phát hiện vấn đề nội bộ, giữ chân nhân tài.

• Quy trình Exit Interview: Xây dựng kế hoạch, câu hỏi trọng tâm, áp dụng công nghệ.

• Lưu ý để buổi phỏng vấn thành công: Lắng nghe, đặt câu hỏi đúng, giữ mối quan hệ tốt, tạo không gian thoải mái.
• Ứng dụng kết quả vào chiến lược quản lý: Phân tích, cải tiến quy trình tuyển dụng, đánh giá và điều chỉnh chiến lược.

1. Exit Interview là gì?

Exit interview (phỏng vấn thôi việc) là một cuộc trò chuyện đặc biệt giữa nhà tuyển dụng và nhân viên trước khi họ chính thức rời khỏi doanh nghiệp.

Mục đích của buổi phỏng vấn này là giúp nhà quản lý hiểu rõ nguyên nhân chủ yếu dẫn đến quyết định nghỉ việc của nhân viên, từ đó xác định liệu lý do đó có liên quan đến các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp hay không, để có thể tìm ra các giải pháp phù hợp.

Mặc dù exit interview là một công cụ phổ biến trong quản trị nhân sự, nhưng nó vẫn chưa được thực hiện một cách đầy đủ và hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, khoảng 92% doanh nghiệp ở khu vực Châu Á – Thái Bình Dương tiến hành exit interview, tuy nhiên phần lớn chỉ thực hiện mang tính hình thức mà không khai thác được những thông tin quan trọng để cải thiện công tác quản lý nhân sự

2. Tại sao doanh nghiệp cần phỏng vấn nhân sự thôi việc?

Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động và giữ chân nhân tài. Dưới đây là một số lý do vì sao doanh nghiệp cần thực hiện phỏng vấn nhân sự khi họ nghỉ việc:

• Xác định nguyên nhân thực sự dẫn đến việc nghỉ việc
• Cải thiện quy trình tuyển dụng và đào tạo
• Phát hiện và khắc phục vấn đề nội bộ
• Giữ chân nhân viên tiềm năng
• Tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên còn lại

1 - Xác định nguyên nhân thực sự dẫn đến việc nghỉ việc

Exit interview giúp doanh nghiệp tìm hiểu những lý do cụ thể khiến nhân viên quyết định rời đi, từ đó xác định xem nguyên nhân có liên quan đến môi trường làm việc, văn hóa công ty, hay các vấn đề nội bộ khác. Việc này giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình thực tế trong tổ chức.

2 - Cải thiện quy trình tuyển dụng và đào tạo

Thông qua các câu trả lời trong phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp có thể nhận ra những khoảng trống trong công tác tuyển dụng và đào tạo. Điều này giúp cải thiện các quy trình này trong tương lai, đảm bảo tuyển chọn đúng người và hỗ trợ nhân viên phát triển tốt hơn trong công việc.

3 - Phát hiện và khắc phục vấn đề nội bộ

Khi nhân viên chia sẻ những vấn đề mà họ gặp phải trong công ty, doanh nghiệp có thể phát hiện những thiếu sót trong quản lý, văn hóa công ty, hoặc các vấn đề về giao tiếp. Phỏng vấn thôi việc là cơ hội để giải quyết những vấn đề này, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết hơn.

4 - Giữ chân nhân tài

Những phản hồi từ phỏng vấn thôi việc có thể giúp doanh nghiệp nhận ra các yếu tố cần cải thiện để giữ chân những nhân viên tiềm năng. Nếu các vấn đề không được giải quyết kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng nhân viên rời đi liên tục, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững.

5 - Tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên còn lại

Khi nhân viên thấy rằng ý kiến của họ được lắng nghe và quan tâm, họ sẽ cảm thấy công ty coi trọng đóng góp của họ. Điều này có thể tăng cường sự gắn kết của những nhân viên còn lại, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và giữ được sự ổn định trong tổ chức.

3. Quy trình triển khai Exit Interview chuyên nghiệp, hiệu quả

Để đảm bảo Exit Interview không chỉ là một cuộc trò chuyện hình thức mà thực sự mang lại thông tin hữu ích, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình triển khai bài bản và khoa học. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu quan trọng mà còn giúp tạo ra môi trường mở để nhân viên chia sẻ ý kiến một cách trung thực và thoải mái.

3.1. Xây dựng kế hoạch phỏng vấn

Việc xây dựng kế hoạch phỏng vấn là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng để đảm bảo quá trình Exit Interview diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Các yếu tố cần lưu ý trong kế hoạch bao gồm:

• Lên lịch phỏng vấn ngay khi nhân viên quyết định rời đi: Phỏng vấn cần được thực hiện ngay sau khi nhân viên thông báo quyết định nghỉ việc. Việc này giúp giảm thiểu sự căng thẳng và đảm bảo nhân viên có thể chia sẻ quan điểm mà không cảm thấy bị áp lực. 
• Đảm bảo tính bảo mật và sự thoải mái: Doanh nghiệp cần cam kết với nhân viên rằng các phản hồi sẽ được giữ kín và không ảnh hưởng đến mối quan hệ trong tương lai. Điều này giúp nhân viên cảm thấy an toàn và cởi mở hơn khi chia sẻ những lý do thật sự dẫn đến việc họ nghỉ việc. 
• Chọn người phỏng vấn phù hợp: Đảm bảo rằng người tiến hành phỏng vấn có đủ khả năng lắng nghe và hiểu được những thông điệp mà nhân viên muốn truyền tải. Người phỏng vấn cần phải trung lập, không có mối quan hệ trực tiếp với nhân viên đó để tránh tạo cảm giác thiên vị hoặc gây ảnh hưởng đến sự trung thực của câu trả lời.

3.2. Bộ 14 câu hỏi cho lãnh đạo/quản lý để phỏng vấn nhân sự nghỉ việc

Câu hỏi trong Exit Interview cần phải được thiết kế sao cho không chỉ thu thập được thông tin về lý do nhân viên nghỉ việc mà còn giúp phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trong doanh nghiệp. Một số câu hỏi trọng tâm bao gồm:

1 - Các câu hỏi nhằm xác định góc nhìn và kỳ vọng của người lao động về công việc

Nhóm câu hỏi này nhằm hiểu rõ lý do tại sao nhân viên lựa chọn làm việc tại công ty và xem xét liệu những kỳ vọng của họ có được đáp ứng trong suốt thời gian làm việc hay không. Các câu hỏi này giúp nhà quản lý nắm bắt được sự kỳ vọng và trải nghiệm của nhân viên từ lúc bắt đầu công việc cho đến khi rời đi.

• Lý do trước đây bạn lựa chọn làm việc tại công ty là gì?
• Các kỳ vọng của bạn có được đáp ứng khi làm việc tại công ty? Có điều gì khác với kỳ vọng của bạn không?
• Mối quan hệ giữa bạn và quản lý trực tiếp như thế nào?
• Công việc thay đổi như thế nào từ khi bạn mới nhận việc?
• Những đóng góp của bạn có được công ty ghi nhận hay không?
• Theo bạn, người thay thế vị trí này của bạn cần có thêm những kỹ năng mới nào?

2 - Các câu hỏi nhằm xác định điểm tốt và chưa tốt của doanh nghiệp

Nhóm câu hỏi này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những yếu tố đã làm tốt và những điểm cần cải thiện. Thông qua các câu trả lời, doanh nghiệp có thể nhận diện những vấn đề tồn tại, điều chỉnh và cải thiện môi trường làm việc cũng như các chiến lược quản lý nhân sự.

• Tại sao bạn quyết định tìm kiếm một công việc mới?
• Lý do chính khiến bạn nghỉ việc là gì?
• Bạn thích điều gì ở công việc này?
• Có điều gì ở công việc khiến bạn không hài lòng hay không?

3 - Một số câu hỏi khác

Ngoài những câu hỏi cơ bản, nhóm câu hỏi dưới đây giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự hài lòng tổng thể của nhân viên và các yếu tố có thể giúp cải thiện công việc trong tương lai.

• Nếu được thay đổi, bạn sẽ thay đổi gì ở công việc này?
• Bạn có sẵn sàng giới thiệu công việc của công ty đến bạn bè và người quen không?
• Bạn đã tìm được công việc mới chưa? Điều quan trọng nhất để bạn đồng ý nhận công việc này là gì?
• Nếu được đáp ứng các điều kiện phù hợp về công việc, bạn có sẵn sàng quay lại công ty không?

3.3. Áp dụng công nghệ để thu thập dữ liệu

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng các công cụ công nghệ để thu thập và phân tích dữ liệu từ Exit Interview sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và khách quan hơn về tình hình nhân sự. Một số phương pháp phổ biến để áp dụng công nghệ trong Exit Interview bao gồm:

• Khảo sát trực tuyến: Sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Forms, SurveyMonkey, hoặc các phần mềm khảo sát chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên cảm thấy dễ dàng hơn khi chia sẻ ý kiến mà không cần phải gặp trực tiếp. Hơn nữa, dữ liệu thu thập từ các cuộc khảo sát trực tuyến dễ dàng được phân tích và tổng hợp hơn, giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng và vấn đề một cách nhanh chóng.
• Phỏng vấn qua video call: Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, phỏng vấn qua video call (Zoom, Microsoft Teams, etc.) là một giải pháp tiện lợi. Việc phỏng vấn trực tiếp qua video giúp duy trì tính cá nhân trong cuộc trò chuyện, đồng thời giúp nhà quản lý có thể thu thập các thông tin chi tiết hơn từ biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của nhân viên.
• Phân tích dữ liệu tự động: Sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về các lý do nhân viên rời đi, xu hướng chung và các yếu tố cần cải thiện trong doanh nghiệp. Các công cụ này giúp tạo ra các báo cáo chi tiết và giúp ra quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

4. Những điều nhà quản lý/lãnh đạo cần lưu ý để có 1 buổi Exit Interview thành công

Exit Interview là cơ hội quan trọng để nhà quản lý thu thập phản hồi từ nhân viên rời đi, giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc, quy trình quản lý và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, để buổi phỏng vấn đạt hiệu quả, nhà quản lý cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:

1 - Lắng nghe và không phán xét

• Lắng nghe chủ động: Nhà quản lý cần chú ý lắng nghe, không cắt lời nhân viên khi họ đang chia sẻ. Đặt câu hỏi mở để khuyến khích nhân viên diễn đạt hết suy nghĩ và cảm nhận của mình.
• Tránh phản ứng tiêu cực: Dù nhân viên chia sẻ lý do nghỉ việc có thể có yếu tố tiêu cực, nhà quản lý cần giữ thái độ tích cực, không phán xét hay bảo vệ công ty. Việc này giúp xây dựng sự tin tưởng và khuyến khích nhân viên chia sẻ những thông tin chân thật.

2 - Đặt câu hỏi đúng và có mục đích

• Câu hỏi mở và chi tiết: Câu hỏi trong Exit Interview cần được thiết kế sao cho khuyến khích nhân viên chia sẻ chi tiết về lý do họ rời đi, cũng như những vấn đề gặp phải trong công việc. Tránh hỏi những câu hỏi quá chung chung mà không mang lại thông tin cụ thể.
• Hỏi về cả điểm tích cực và tiêu cực: Đảm bảo rằng câu hỏi không chỉ tập trung vào vấn đề tiêu cực. Cũng cần hỏi về những điểm mà nhân viên thích ở công ty, giúp doanh nghiệp nhận diện các yếu tố mạnh mẽ cần duy trì.

3 - Tôn trọng và giữ mối quan hệ tốt

• Kết thúc buổi phỏng vấn một cách tích cực: Dù lý do nghỉ việc có thể liên quan đến vấn đề tiêu cực, nhà quản lý cần kết thúc cuộc trò chuyện trong một không khí tích cực và xây dựng. Cảm ơn nhân viên đã đóng góp và chia sẻ ý kiến.
• Duy trì mối quan hệ sau khi nhân viên rời đi: Việc giữ mối quan hệ tốt với nhân viên cũ có thể giúp doanh nghiệp có cơ hội hợp tác trong tương lai, hoặc thậm chí mời nhân viên quay lại làm việc nếu tình hình thay đổi.

4 - Tạo không gian thoải mái và bảo mật

• Đảm bảo sự riêng tư: Nhân viên cần cảm thấy an toàn khi chia sẻ thông tin. Đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra trong không gian kín đáo, không có sự gián đoạn, và thông tin thu thập được sẽ được giữ bí mật.
• Khuyến khích sự cởi mở: Tạo một không gian thân thiện, không có sự áp lực hay cảm giác chỉ trích. Điều này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ các vấn đề, khó khăn mà họ gặp phải.

5. Làm sao để ứng dụng kết quả Exit Interview vào chiến lược quản lý?

Exit Interview là một công cụ quý giá giúp doanh nghiệp hiểu rõ lý do nhân viên nghỉ việc, nhận diện các vấn đề tiềm ẩn trong tổ chức và cải thiện môi trường làm việc. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, nhà quản lý cần biết cách ứng dụng các kết quả thu được từ Exit Interview vào chiến lược quản lý. 

Dưới đây là các bước cụ thể để biến thông tin từ Exit Interview thành các hành động cải tiến thực tế:

• Phân tích và tổng hợp thông tin từ Exit Interview
• Đưa ra các giải pháp cải tiến từ kết quả Exit Interview
• Áp dụng các thông tin vào quy trình tuyển dụng và duy trì nhân sự
• Định kỳ đánh giá và điều chỉnh chiến lược

1 - Phân tích và tổng hợp thông tin từ Exit Interview

• Tổng hợp dữ liệu từ các cuộc phỏng vấn: Sau khi thu thập dữ liệu từ nhiều Exit Interview, bước đầu tiên là tổng hợp và phân loại thông tin. Các lý do nghỉ việc có thể được nhóm lại theo các chủ đề như: môi trường làm việc, chính sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến, mối quan hệ với đồng nghiệp, quản lý, hay các yếu tố bên ngoài (như thay đổi gia đình, lý do cá nhân).
• Xác định các xu hướng chung: Việc phân tích thông tin sẽ giúp nhà quản lý nhận diện các xu hướng nổi bật. Ví dụ, nếu nhiều nhân viên chia sẻ rằng họ không hài lòng với việc thiếu cơ hội thăng tiến, đây có thể là vấn đề cần được giải quyết. Cần chú ý đến những yếu tố xuất hiện nhiều lần trong các cuộc phỏng vấn để hiểu rõ điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp.

2 - Đưa ra các giải pháp cải tiến từ kết quả Exit Interview

• Cải thiện chính sách đãi ngộ và phúc lợi: Nếu nhiều nhân viên nghỉ việc vì lý do liên quan đến phúc lợi, lương thưởng không phù hợp, hoặc cơ hội thăng tiến không rõ ràng, doanh nghiệp cần xem xét lại các chính sách này. Có thể cần điều chỉnh mức lương, các phúc lợi đi kèm, hay các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp để giữ chân nhân viên tốt hơn.
• Nâng cao văn hóa công ty và môi trường làm việc: Nếu vấn đề lớn nhất mà nhân viên rời đi liên quan đến môi trường làm việc, giao tiếp, hoặc mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng văn hóa làm việc tích cực hơn. Điều này có thể bao gồm các chương trình xây dựng đội nhóm, cải thiện kỹ năng lãnh đạo, và khuyến khích sự giao tiếp cởi mở hơn giữa các phòng ban.
• Cải thiện quá trình đào tạo và phát triển nhân sự: Nếu kết quả Exit Interview chỉ ra rằng nhân viên cảm thấy thiếu cơ hội học hỏi và thăng tiến, doanh nghiệp cần tạo ra các chương trình đào tạo chuyên sâu, phát triển kỹ năng, và các cơ hội thăng tiến rõ ràng. Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của mình.

3 - Áp dụng các thông tin vào quy trình tuyển dụng và duy trì nhân sự

• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Kết quả Exit Interview có thể cung cấp thông tin quý báu giúp cải thiện quy trình tuyển dụng. Ví dụ, nếu nhiều nhân viên chia sẻ rằng họ không cảm thấy công việc phù hợp ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác tuyển dụng để tìm kiếm những ứng viên phù hợp hơn với văn hóa công ty và yêu cầu công việc. 
• Chú trọng đến việc giữ chân nhân tài: Dựa trên thông tin từ Exit Interview, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình giữ chân nhân viên hiệu quả, như cải thiện phúc lợi, tăng cơ hội thăng tiến, hoặc phát triển các chính sách làm việc linh hoạt. Cần chú ý đến việc duy trì sự hài lòng của nhân viên hiện tại để giảm thiểu tình trạng nhân viên nghỉ việc liên tục.

4 - Định kỳ đánh giá và điều chỉnh chiến lược

• Đánh giá kết quả triển khai các thay đổi: Sau khi áp dụng các giải pháp từ kết quả Exit Interview, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của những thay đổi này. Điều này có thể thông qua khảo sát nhân viên định kỳ, phỏng vấn nhân viên hiện tại, hoặc kiểm tra tỷ lệ giữ chân nhân viên trong những tháng tiếp theo.
• Điều chỉnh chiến lược khi cần thiết: Các giải pháp cải tiến từ Exit Interview không phải lúc nào cũng thành công ngay lập tức. Do đó, nhà quản lý cần sẵn sàng điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Đánh giá kết quả thường xuyên giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện vấn đề và có giải pháp kịp thời.

Anh/chị có đang gặp phải những khó khăn khi tỷ lệ nhân viên nghỉ việc liên tục tăng cao? Hay anh/chị đang loay hoay tìm cách cải thiện môi trường làm việc và gắn kết đội ngũ nhân viên, nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Những vấn đề này không phải là hiếm gặp trong quá trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Sự ra đi của nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn tạo ra những lỗ hổng khó khắc phục trong đội ngũ.

Vậy làm sao để giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả?

Chính là lúc anh/chị cần phải ứng dụng kết quả từ Exit Interview vào chiến lược quản lý của mình. Khóa Học Quản Trị Nhân Sự Dành Cho Sếp sẽ giúp anh/chị biến những phản hồi từ Exit Interview thành hành động cải tiến thực tế, từ đó giải quyết được những vấn đề về tỷ lệ nghỉ việc, cải thiện môi trường làm việc và xây dựng một chiến lược nhân sự bền vững.

Khóa học này sẽ hữu ích đối với anh/chị nếu:

• Anh/chị đang gặp khó khăn trong việc duy trì nhân sự ổn định và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Anh/chị muốn cải thiện môi trường làm việc nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu.
• Anh/chị cần một chiến lược nhân sự toàn diện để thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Khóa học sẽ mang đến cho anh/chị những giải pháp cụ thể:

• Xây dựng các giải pháp cải tiến như điều chỉnh chính sách đãi ngộ, cải thiện cơ hội thăng tiến, và phát triển văn hóa công ty tích cực hơn.
• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và giữ chân nhân tài, giúp giảm thiểu tình trạng nhân viên nghỉ việc liên tục và tăng cường sự ổn định.
• Đánh giá và điều chỉnh chiến lược nhân sự theo định kỳ, giúp doanh nghiệp luôn phát triển vững mạnh và duy trì nguồn nhân lực chất lượng.

Đừng để những thách thức này tiếp tục ảnh hưởng đến doanh nghiệp của anh/chị. 

Đăng ký ngay hôm nay để trở thành một nhà lãnh đạo chiến lược, đưa doanh nghiệp của anh/chị phát triển bền vững!

Exit Interview là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ lý do nghỉ việc của nhân viên, từ đó cải thiện quy trình quản lý nhân sự, tối ưu hóa tuyển dụng, và phát hiện vấn đề nội bộ. Việc ứng dụng kết quả từ Exit Interview giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, giữ chân nhân tài và phát triển chiến lược nhân sự bền vững. Lắng nghe phản hồi từ nhân viên là chìa khóa để xây dựng đội ngũ gắn kết và đạt được sự ổn định lâu dài cho doanh nghiệp.