XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG ĐÚNG CHUẨN, HẠN CHẾ RỦI RO PHÁP LÝ

Xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp quản trị tiền lương minh bạch, làm căn cứ thỏa thuận lương, trả lương và kiểm soát quỹ lương hiệu quả. Nếu chỉ xây dựng theo mẫu có sẵn hoặc làm để hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro về pháp lý, thiếu công bằng nội bộ và khó tạo động lực cho người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên tắc, hồ sơ, quy trình xây dựng thang bảng lương và các mức phạt liên quan để áp dụng đúng ngay từ đầu. Cùng HBR khám phá trong bài viết dưới đây

Điểm qua nội dung chính của bài:

• Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương.
• Những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng thang bảng lương.
• Hồ sơ xây dựng thang bảng lương gồm những gì.
• Quy trình xây dựng thang bảng lương chuẩn theo quy định.
• Công thức tính lương theo thang bảng lương.
• Mức phạt doanh nghiệp có thể gặp nếu vi phạm quy định về thang bảng lương.

1. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương?

Xây dựng thang bảng lương không chỉ là yêu cầu về mặt hồ sơ lao động, mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự một cách minh bạch, công bằng và có hệ thống. Đặc biệt với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, việc có một khung lương rõ ràng sẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí nhân sự, giảm phụ thuộc vào cảm tính khi tuyển dụng, trả lương và xét tăng lương.

Các lý do doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương gồm:

• Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong nội bộ: Thang bảng lương giúp người lao động hiểu rõ vì sao mình đang nhận mức lương hiện tại, cần đạt tiêu chí nào để được tăng lương và có thể phát triển thu nhập theo lộ trình nào. Khi chính sách lương được thiết kế minh bạch, doanh nghiệp sẽ giảm được tâm lý nghi ngờ, cảm giác thiên vị và các xung đột phát sinh liên quan đến thu nhập.
• Tạo động lực phát triển năng lực cho nhân sự: Một thang bảng lương được xây dựng tốt không chỉ thể hiện mức lương, mà còn cho thấy con đường phát triển của nhân sự trong doanh nghiệp. Khi nhân viên biết rằng muốn lên bậc lương cao hơn thì cần nâng cao năng lực, cải thiện hiệu suất hoặc đảm nhận trách nhiệm lớn hơn, họ sẽ có động lực rõ ràng để phát triển bản thân thay vì chỉ chờ tăng lương theo thâm niên.
• Làm căn cứ quản trị hiệu suất và đánh giá nhân sự: Thang bảng lương nên được gắn với mô tả công việc, tiêu chuẩn năng lực và kết quả thực hiện công việc. Khi đó, tiền lương không còn là khoản chi phí cố định đơn thuần, mà trở thành công cụ quản trị hiệu suất. Doanh nghiệp có thể đánh giá ai đang tạo ra giá trị tương xứng với mức lương, ai cần đào tạo thêm và vị trí nào cần điều chỉnh lại chính sách đãi ngộ.
• Giúp kiểm soát chi phí nhân sự và quỹ lương: Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, chi phí nhân sự thường tăng rất nhanh nếu không có hệ thống quản trị rõ ràng. Thang bảng lương giúp doanh nghiệp dự báo được ngân sách lương, kiểm soát chi phí tuyển dụng, tăng lương, thưởng và phụ cấp. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp SME, nơi quỹ lương cần được cân đối chặt chẽ với doanh thu, lợi nhuận và năng lực tài chính thực tế.
• Hạn chế rủi ro pháp lý trong quan hệ lao động:Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Đồng thời, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Tóm lại, thang bảng lương không nên được xem là một thủ tục hành chính làm cho đủ hồ sơ. Nếu được xây dựng bài bản, đây là công cụ giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, trả đúng giá trị, giữ chân nhân sự phù hợp và từng bước hình thành hệ thống quản trị nhân sự chuyên nghiệp hơn.

2. Nguyên tắc khi xây dựng thang bảng lương

Khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lương vừa phù hợp với cơ cấu tổ chức, vị trí công việc, năng lực người lao động, vừa tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động cần tuân thủ 4 nguyên tắc chính sau:

• Làm căn cứ tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động: Người sử dụng lao động cần xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, bố trí nhân sự, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và chi trả lương cho nhân viên.
• Định mức lao động phải phù hợp với khả năng thực hiện của đa số người lao động: Định mức lao động cần được xây dựng ở mức trung bình, bảo đảm phần lớn người lao động có thể hoàn thành trong thời giờ làm việc bình thường. Trước khi áp dụng chính thức, doanh nghiệp cần thử nghiệm để đánh giá tính phù hợp.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức này. Điều này giúp bảo đảm tính khách quan và hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp với người lao động.
• Công khai thang bảng lương trước khi áp dụng: Thang lương, bảng lương và định mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi triển khai. Việc công khai giúp người lao động nắm rõ căn cứ tính lương, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

3. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương gồm những gì?

Để xây dựng và áp dụng thang bảng lương đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ làm căn cứ ban hành, triển khai và giải trình khi cần thiết. Về cơ bản, hồ sơ xây dựng thang bảng lương năm 2026 thường bao gồm các tài liệu sau:

• Hệ thống thang bảng lương: Đây là tài liệu quan trọng thể hiện các ngạch lương, bậc lương, mức lương tương ứng với từng vị trí, chức danh hoặc nhóm công việc trong doanh nghiệp.
• Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương: Doanh nghiệp cần có quyết định chính thức về việc ban hành và áp dụng hệ thống thang bảng lương. Văn bản này là căn cứ xác nhận thang bảng lương đã được người sử dụng lao động phê duyệt và triển khai trong nội bộ.
• Biên bản tham khảo ý kiến của đại diện người lao động: Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần có biên bản ghi nhận việc tham khảo ý kiến trước khi ban hành thang bảng lương. Đây là bước giúp đảm bảo tính minh bạch, khách quan và phù hợp với quy định pháp luật lao động.
• Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ: Tài liệu này nêu rõ tiêu chuẩn, điều kiện, yêu cầu năng lực hoặc trách nhiệm tương ứng với từng chức vụ, vị trí công việc. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở để xếp lương, nâng bậc lương và quản lý nhân sự một cách thống nhất.
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp: Quy chế này quy định cụ thể cách trả lương, thưởng, phụ cấp và các khoản thu nhập khác của người lao động. Đây là tài liệu quan trọng trong quá trình quản trị nhân sự, đồng thời có thể được sử dụng làm căn cứ khi quyết toán thuế và giải trình chi phí tiền lương.

4. Cách xây dựng thang bảng lương chuẩn nhất

Để xây dựng thang bảng lương đúng quy định và phù hợp với thực tế vận hành, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống thang bảng lương phù hợp

Doanh nghiệp cần thiết kế thang bảng lương dựa trên cơ cấu tổ chức, chức danh công việc, mức độ trách nhiệm và khả năng tài chính.

Một số nguyên tắc cần lưu ý:

• Thang bảng lương phải có nhiều bậc lương: Doanh nghiệp cần xây dựng tối thiểu 2 bậc lương để tạo động lực cho người lao động. Thông thường, doanh nghiệp có thể xây dựng từ 5 đến 15 bậc tùy quy mô và chính sách nhân sự.
• Doanh nghiệp được tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương: Hiện nay, quy định bắt buộc khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương liền kề đã được bãi bỏ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tự xác định mức chênh lệch phù hợp với thực tế, chính sách lương và khả năng chi trả.
• Mức lương bậc 1 không được thấp hơn lương tối thiểu vùng: Theo khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP:

Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.

Việc này giúp:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Tăng tính minh bạch trong chính sách lương.
• Hạn chế tranh chấp lao động.
• Tạo sự đồng thuận trước khi áp dụng.

Lưu ý: Nếu không tham khảo ý kiến theo quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì không bắt buộc phải xin ý kiến công đoàn cấp trên.

Bước 3: Công khai thang bảng lương trước khi áp dụng

Doanh nghiệp phải công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Đây là yêu cầu bắt buộc theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động.

Việc công khai giúp người lao động nắm rõ:

• Nguyên tắc trả lương.
• Các bậc lương đang áp dụng.
• Cơ sở xác định mức lương.
• Điều kiện nâng bậc lương.

Nếu không công khai trước khi áp dụng, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Bước 4: Lưu trữ thang bảng lương và hồ sơ liên quan

Hiện nay, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ quản lý nội bộ, giải trình khi có kiểm tra hoặc xử lý tranh chấp.

Các hồ sơ nên lưu gồm:

• Thang lương, bảng lương đã ban hành.
• Quyết định ban hành thang bảng lương.
• Biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có.
• Quy chế trả lương, nâng lương, thưởng và phụ cấp.
• Các văn bản điều chỉnh thang bảng lương nếu có.

XEM THÊM: XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH LƯƠNG THƯỞNG CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH HẤP DẪN

5. Công thức tính lương theo thang bảng lương

Cách tính lương theo thang bảng lương sẽ phụ thuộc vào loại hình đơn vị sử dụng lao động và nhóm đối tượng áp dụng. Trong thực tế, cán bộ, công chức, viên chức thường được tính lương dựa trên hệ số lương và mức lương cơ sở do Nhà nước quy định. Trong khi đó, người lao động tại doanh nghiệp thường được tính lương theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, quy chế lương nội bộ và số ngày công làm việc thực tế.

Về cơ bản, tiền lương thường bao gồm các thành phần chính như lương cơ bản, phụ cấp và các khoản giảm trừ nếu có.

1 - Đối với cán bộ, công chức, viên chức

Đối với cán bộ, công chức, viên chức, tiền lương được xác định dựa trên hệ số lương theo ngạch, bậc, chức vụ, trình độ chuyên môn, thời gian công tác và mức lương cơ sở do Nhà nước quy định.

Công thức tính lương như sau:

Mức lương = Lương cơ sở x Hệ số lương

Trong đó:

Hệ số lương là chỉ số được xác định theo từng ngạch, bậc, chức vụ, trình độ và thời gian thâm niên công tác của cán bộ, công chức, viên chức.

Mức lương cơ sở là mức lương do Nhà nước quy định, được dùng làm căn cứ để tính lương, phụ cấp và một số chế độ khác.

Từ ngày 01/7/2024, mức lương cơ sở áp dụng là 2.340.000 đồng/tháng.

Ví dụ: Nếu một công chức có hệ số lương là 4.0 và mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng, mức lương được tính như sau:

2.340.000 x 4 = 9.360.000 đồng/tháng

Như vậy, mức lương theo hệ số của công chức này là 9.360.000 đồng/tháng, chưa bao gồm phụ cấp hoặc các khoản giảm trừ khác nếu có.

2 - Đối với người lao động trong doanh nghiệp

Đối với người lao động trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp tư nhân, tiền lương không bắt buộc phải tính theo thang bảng lương của Nhà nước. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng thang bảng lương riêng, miễn là phù hợp với quy định pháp luật lao động, hợp đồng lao động và quy chế trả lương nội bộ.

Một trong những cách tính lương phổ biến hiện nay là tính lương theo thời gian.

3 - Lương theo thời gian

Lương theo thời gian được xác định dựa trên mức lương thỏa thuận, số ngày công chuẩn trong tháng và số ngày làm việc thực tế của người lao động.

Công thức tính như sau:

Lương thực nhận = (Lương thỏa thuận / Số ngày công chuẩn trong tháng) x Số ngày làm việc thực tế trong tháng

Ví dụ: Nếu người lao động có mức lương thỏa thuận là 16.000.000 đồng/tháng, tháng đó có 26 ngày công chuẩn và người lao động đi làm thực tế 24 ngày, lương thực nhận được tính như sau:

Lương thực nhận = (16.000.000 / 26) x 24 = 14.769.231 đồng

Như vậy, trong tháng đó, người lao động sẽ nhận được 14.769.231 đồng, chưa bao gồm phụ cấp, thưởng hoặc các khoản khấu trừ khác nếu có.

6. Mức phạt khi vi phạm quy định xây dựng thang bảng lương

Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm một trong các lỗi sau:

• Không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động và quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
• Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động theo quy định.
• Không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức.
• Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và quy chế thưởng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, mức phạt sẽ cao hơn tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Cụ thể:

Như vậy, doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng thang bảng lương đầy đủ, mà còn phải công khai, tham khảo ý kiến đúng quy định và đảm bảo mức lương trả cho người lao động không thấp hơn mức lương tối thiểu hiện hành.

Xây dựng thang bảng lương là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị tiền lương minh bạch, trả lương công bằng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Khi có hệ thống lương rõ ràng, doanh nghiệp không chỉ hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng để giữ chân nhân sự, kiểm soát quỹ lương và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.