SMART KPI: GIẢI PHÁP LIÊN KẾT MỤC TIÊU KINH DOANH VÀ TĂNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

Nhiều doanh nghiệp đặt KPI rất “đẹp” nhưng cuối tháng vẫn không thấy hiệu quả rõ rệt, vì KPI mơ hồ, khó đo lường và thiếu mốc thời gian. SMART KPI ra đời như một giải pháp giúp liên kết mục tiêu kinh doanh với hành động cụ thể, đồng thời đo lường – theo dõi – tối ưu hiệu suất làm việc một cách rõ ràng và thực tế hơn. Cùng HBR khám phá ngay để biến SMART KPI thành hệ thống quản trị hiệu suất giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Điểm qua những nội dung chính của bài

• SMART KPI là gì và cấu trúc 5 tiêu chí cốt lõi (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound)
• Sự khác nhau giữa SMART KPI và KPI thông thường, vì sao nhiều KPI thất bại do mơ hồ, khó đo và thiếu thời hạn
• Những lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp ứng dụng SMART KPI trong quản trị hiệu suất và tăng trưởng
• 5 bước xây dựng SMART KPI hiệu quả, giúp KPI rõ ràng – khả thi – đo lường được – bám mục tiêu
• Ví dụ SMART KPI thực tế theo từng phòng ban (Marketing, Kinh doanh, CSKH, Nhân sự, Kỹ thuật) để bạn dễ áp dụng

1. SMART KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicators” trong tiếng Anh, có nghĩa là các chỉ số đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Nói một cách đơn giản, KPI là công cụ giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian của một cá nhân, tổ chức, dự án, chương trình hoặc một hoạt động cụ thể.

Ví dụ: KPI của Phòng Nhân sự có thể là tuyển được 01 nhân viên vị trí Nhân viên Kinh doanh trong thời gian không quá 02 tuần làm việc.

Bên cạnh đó, nguyên tắc SMART là một hệ thống tiêu chí được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp nhằm thiết lập mục tiêu theo hướng rõ ràng và khả thi. SMART bao gồm 5 yếu tố: Cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có giới hạn thời gian.

Dựa trên định nghĩa của KPI và SMART như trên, có thể hiểu rằng SMART KPI là các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc được xây dựng dựa trên 5 tiêu chí của SMART, bao gồm:

• S – Specific (Cụ thể)
• M – Measurable (Đo lường được)
• A – Achievable (Khả thi)
• R – Relevant (Liên quan)
• T – Time-Bound (Giới hạn thời gian)

2. Phân biệt SMART KPI với KPI thông thường

KPI thông thường có thể được ví như một tấm bản đồ thiếu tọa độ cụ thể: doanh nghiệp biết mình cần hướng đến mục tiêu nào, nhưng lại không xác định rõ cách đi, lộ trình triển khai và thời gian hoàn thành. Ngược lại, SMART KPI giống như một hệ thống GPS – không chỉ chỉ đường rõ ràng, mà còn giúp theo dõi tiến độ liên tục và đưa ra các điều chỉnh kịp thời, từ đó giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu hiệu quả hơn.

Dưới đây là bảng so sánh để làm rõ sự khác biệt giữa KPI thông thường và SMART KPI:

Bảng so sánh SMART KPI và KPI thông thường

3. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng SMART KPI trong doanh nghiệp

SMART KPI là phương pháp thiết lập KPI nhằm đánh giá mức độ hiệu quả trong thực hiện công việc, đồng thời giúp cá nhân và tổ chức đạt mục tiêu một cách thông minh, rõ ràng và hiệu quả hơn.

Dưới đây là những lý do quan trọng khiến doanh nghiệp nên áp dụng SMART KPI:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: SMART KPI giúp làm rõ mục tiêu cần đạt trong công việc bằng cách đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể, có thể đo lường được và gắn với một khoảng thời gian xác định. Nhờ đó, người thực hiện hiểu chính xác mình cần đạt được điều gì.
• Đo lường đúng chất lượng công việc: SMART KPI hỗ trợ đo lường chính xác chất lượng và hiệu suất công việc, từ đó hướng đến việc cải thiện và tối ưu kết quả. Các chỉ số rõ ràng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực hiện, đồng thời nhận diện các vấn đề tồn tại và cơ hội cải tiến.
• Tăng động lực và nâng cao sự tập trung: SMART KPI góp phần tạo động lực cho nhân sự và giúp họ tập trung vào những mục tiêu cụ thể. Bằng việc mô tả rõ kết quả mong đợi, SMART KPI khuyến khích nhân viên nỗ lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Đảm bảo mục tiêu được triển khai đúng hướng: SMART KPI tập trung vào các mục tiêu cốt lõi, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng. Khi KPI rõ ràng và cụ thể, toàn bộ thành viên trong tổ chức sẽ dễ dàng hiểu và đồng thuận, từ đó cùng đóng góp vào mục tiêu chung.
• Hỗ trợ định hướng phát triển cá nhân: SMART KPI cung cấp một khung tham chiếu giúp cá nhân đánh giá mức độ hoàn thành và định hướng phát triển. Nhờ vậy, mỗi nhân sự có thể nhận diện điểm mạnh – điểm yếu, từ đó điều chỉnh và nâng cao năng lực phù hợp.

Tóm lại, SMART KPI là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu và nâng cao hiệu suất làm việc. Việc áp dụng SMART KPI không chỉ tăng cường động lực và sự tập trung, mà còn đảm bảo công việc được triển khai đúng hướng, đồng thời tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát triển bền vững.

4. 5 bước xây dựng SMART KPI hiệu quả

Rất nhiều doanh nghiệp đặt KPI nhưng cuối cùng đội ngũ vẫn làm việc theo cảm tính, vì KPI mơ hồ, thiếu đo lường và không có thời hạn rõ ràng. Nếu bạn muốn KPI trở thành “hệ thống quản trị hiệu suất” thay vì chỉ là con số báo cáo, hãy bắt đầu với 5 bước xây dựng SMART KPI hiệu quả dưới đây:

• Bước 1: Xây dựng KPI cụ thể
• Bước 2: Xây dựng KPI cụ thể
• Bước 3: Xem xét mức độ khả thi của KPI
• Bước 4: Xem xét mức độ liên quan của KPI
• Bước 5: Gắn KPI với giới hạn thời gian

4.1. Bước 1: Xây dựng KPI cụ thể

KPI là chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc và hiệu suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng KPI dưới dạng các chỉ tiêu mang tính “định lượng” để quản trị và đánh giá nhân sự. 

Tuy nhiên, một KPI sẽ khó phát huy hiệu quả nếu không gắn với quyền lợi hoặc cơ chế đãi ngộ của nhân viên. Vì vậy, khi thiết lập KPI, doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng KPI càng cụ thể và rõ ràng càng tốt.

Ví dụ: Nếu bạn muốn nhân viên kinh doanh đạt doanh số ký hợp đồng trong một năm là bao nhiêu, bạn cần đặt KPI với con số cụ thể, chẳng hạn: 1 tỷ đồng, 2 tỷ đồng hoặc 500 triệu đồng,…

Doanh nghiệp không nên xây KPI theo kiểu chung chung như: “Cố gắng nỗ lực tối đa để đạt kết quả tốt nhất”, bởi cách diễn đạt này khiến nhân viên không xác định được mức độ nào được coi là hoàn thành, cũng như không hiểu rõ kỳ vọng của lãnh đạo.

XEM THÊM: XÂY DỰNG KPI CHO TRƯỞNG PHÒNG MARKETING: BÍ QUYẾT ĐO LƯỜNG VÀ TỐI ƯU HOÁ HIỆU SUẤT

4.2. Bước 2: Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường

Việc đo lường KPI là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng và triển khai KPI, bởi đây là nền tảng để đảm bảo KPI phù hợp với thực tế và có thể theo dõi được. Mức độ quan trọng của đo lường KPI được thể hiện rõ đối với các nhóm đối tượng sau:

• Đối với người xây dựng KPI: Việc đo lường và tính toán giúp thiết lập KPI sát với năng lực thực tế và nguồn lực hiện có.
• Đối với người thực hiện KPI: Đây là căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành và đo lường hiệu quả thực hiện công việc.

Ở bước này, nhà quản trị có thể giải thích rõ cơ sở đưa ra KPI cho các đối tượng liên quan. Nói cách khác, đây là quá trình làm rõ tính khả thi của mục tiêu, chứng minh rằng KPI được đưa ra có căn cứ, thay vì chỉ là những con số mơ hồ áp đặt từ cấp trên. Khi đó, các thành viên trong tổ chức sẽ hiểu được khả năng đạt được và mức độ thách thức của KPI.

Ví dụ: SMART KPI cho phòng Kinh doanh có thể là: đạt 1 tỷ đồng doanh số, tương đương tăng 10% so với tháng trước.

4.3. Bước 3: Xem xét mức độ khả thi của KPI

Về bản chất, KPI được thiết lập nhằm giao cho nhân viên một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Tuy nhiên, KPI chỉ có thể được hoàn thành khi mục tiêu đó có tính khả thi. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các yếu tố như nguồn lực của công ty, năng lực thực tế, cũng như kinh nghiệm và chuyên môn của nhân sự để đánh giá liệu họ có đủ điều kiện đáp ứng KPI hay không.

Ví dụ: Nếu nhân viên kinh doanh của bạn đã từng ký kết tổng doanh số hợp đồng trong năm 2022 đạt 1 tỷ đồng, thì sang năm 2023, doanh nghiệp có thể đặt KPI tăng 5%, tương đương 1.050.000.000 đồng.

Mức KPI này vừa đảm bảo tính thách thức, vừa nằm trong phạm vi nhân viên có thể nỗ lực để đạt được. Ngược lại, trong bối cảnh khó khăn như giai đoạn dịch bệnh năm 2020, nếu doanh nghiệp đặt KPI cho nhân viên kinh doanh tăng gấp đôi lên 2 tỷ đồng, thì đây sẽ là mục tiêu rất khó thực hiện, thậm chí gần như không thể đạt được.

4.4. Bước 4: Xem xét mức độ liên quan của KPI

Trong mô hình SMART, yếu tố “R – Relevant” được sử dụng để đánh giá mức độ liên quan của KPI. KPI của từng cá nhân cần có sự liên kết và bổ trợ với KPI của các thành viên khác để hoàn thành KPI của cả nhóm. Đồng thời, KPI của từng nhóm cũng cần đóng góp trực tiếp vào việc đạt được KPI chung của doanh nghiệp.

Khi xây dựng KPI cho một nhân sự, doanh nghiệp không nên coi đây là một mục tiêu tách biệt, chỉ dành riêng cho từng cá nhân. Thay vào đó, KPI cần được đặt trong tổng thể vận hành của tổ chức. Chỉ khi các nhiệm vụ và mục tiêu có sự liên kết chặt chẽ, doanh nghiệp mới có thể tạo ra giá trị và nâng cao hiệu quả công việc một cách bền vững.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt SMART KPI tổng là đạt 4 tỷ doanh số trong tháng 8, trong đó 3 tỷ đến từ kênh bán hàng trực tuyến và 1 tỷ đến từ kênh bán hàng trực tiếp.

4.5. Bước 5: Gắn KPI với giới hạn thời gian

Để hoàn thiện tiêu chí SMART trong KPI, bước cuối cùng bạn cần thực hiện là gắn KPI với mốc thời gian cụ thể.

Khi thiết lập KPI cho nhân viên, doanh nghiệp nên xác định rõ thời hạn hoàn thành, bởi nếu KPI không có giới hạn thời gian, quá trình triển khai sẽ dễ phát sinh nhiều vấn đề như:

• Nhân viên có thể chậm trễ trong việc hoàn thành KPI, gây ảnh hưởng đến tiến độ chung và làm gián đoạn công việc của các phòng ban/nhóm khác.
• Nhân viên khó cảm nhận được mức độ quyết liệt và kỳ vọng thực sự của lãnh đạo đối với mục tiêu đã đặt ra.
• Nhân viên không xác định được tính cấp thiết của KPI, từ đó khó phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý để ưu tiên thực hiện.

Ví dụ: Sản phẩm A của công ty X đang trong giai đoạn hoàn thiện để chuẩn bị đưa ra thị trường vào ngày 10/08/2025, với mục tiêu doanh số kỳ vọng là 100 triệu đồng. Để đảm bảo buổi ra mắt diễn ra đúng kế hoạch, bộ phận sản xuất cần hoàn tất sản phẩm trước ngày 10/07/2025. Trong tháng tiếp theo (từ 11/07 đến 10/08), các bộ phận Marketing và Kinh doanh sẽ tiếp tục triển khai các hoạt động chuẩn bị, nhằm đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho ngày chính thức mở bán.

5. Ví dụ thực tế về SMART KPI cho các phòng ban

Lý thuyết về SMART KPI sẽ trở nên vô nghĩa nếu không chuyển hóa thành các chỉ số cụ thể để đội ngũ có thể triển khai và đo lường. Dưới đây là những ví dụ thực tế về SMART KPI cho từng phòng ban, giúp bạn xây KPI rõ ràng, khả thi và đúng định hướng.

5.1. Ví dụ 1: SMART KPI cho phòng Marketing

Mục tiêu KPI: Tăng 1.100 lượt tương tác (like, share, comment) trên Fanpage chính của công ty trong tháng 7 (tương đương tăng khoảng 28% so với tháng 6).

• Specific (Cụ thể): Tăng 1.100 lượt tương tác trên Fanpage chính của công ty.
• Measurable (Đo lường): Tăng khoảng 28% tổng lượt tương tác, bao gồm like, share, comment.
• Achievable (Khả thi): KPI được xây dựng phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp và năng lực nhân sự hiện tại.
• Relevant (Liên quan): Gia tăng tương tác trên Fanpage giúp tạo ra sự kết nối tích cực với khách hàng, đồng thời hỗ trợ hoạt động xây dựng thương hiệu.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Thực hiện trong 1 tháng (chỉ trong tháng 7).

5.2. Ví dụ 2: SMART KPI cho phòng Kinh doanh

Mục tiêu KPI: Đạt 850 triệu đồng doanh số bán hàng trên TikTok Shop trong tháng 7.

• Specific (Cụ thể): Đạt doanh số 850 triệu đồng trên TikTok Shop.
• Measurable (Đo lường): Theo dõi doanh thu cập nhật trực tiếp trên hệ thống TikTok Shop dành cho người bán.
• Achievable (Khả thi): Doanh thu tháng 6 đã đạt khoảng 760 triệu, cùng với xu hướng mua sắm trên TikTok tăng cao, tạo điều kiện thuận lợi để đạt KPI trong tháng 7.
• Relevant (Liên quan): Tăng doanh thu từ kênh TikTok Shop góp phần cải thiện doanh thu và lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Thực hiện trong 1 tháng (duy nhất trong tháng 7).

5.3. Ví dụ 3: SMART KPI cho phòng Chăm sóc khách hàng

Mục tiêu KPI: Tăng tỷ lệ khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ từ 3,2% lên 5,2% trong quý 3 năm nay.

• Specific (Cụ thể): Tăng tỷ lệ khách hàng gia hạn thêm khoảng 2%.
• Measurable (Đo lường): Theo dõi số lượng khách hàng gia hạn trong quý 3 và so sánh với kết quả quý 2 của năm nay.
• Achievable (Khả thi): KPI có thể đạt được nếu triển khai các hoạt động nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng tương tác với khách hàng và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
• Relevant (Liên quan): Gia tăng tỷ lệ gia hạn giúp giữ chân khách hàng và nâng cao trải nghiệm, chất lượng dịch vụ tổng thể.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Thực hiện trong quý 3 năm nay (tháng 7, 8, 9).

5.4. Ví dụ 4: SMART KPI cho phòng Nhân sự

Mục tiêu KPI: Tuyển 18 chuyên viên kinh doanh có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên trong tháng 8 nhằm mở rộng quy mô phòng Kinh doanh, phục vụ mục tiêu đạt 12,5 tỷ doanh số trong tháng 10.

• Specific (Cụ thể): Tuyển 18 chuyên viên kinh doanh.
• Measurable (Đo lường): Đo lường bằng số lượng nhân sự Sales được tuyển mới và đáp ứng tiêu chí trên 1 năm kinh nghiệm.
• Achievable (Khả thi): Có thể hoàn thành nếu áp dụng chiến lược tuyển dụng đúng kênh, tối ưu quy trình tuyển chọn và xây dựng môi trường làm việc đủ hấp dẫn để thu hút – giữ chân ứng viên phù hợp.
• Relevant (Liên quan): Bổ sung đội ngũ Sales giúp tăng năng lực bán hàng, đóng góp trực tiếp vào mục tiêu đạt 12,5 tỷ doanh số trong tháng 10.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Hoàn thành trong tháng 8.

5.5. Ví dụ 5: SMART KPI cho phòng Kỹ thuật

Mục tiêu KPI: Hoàn thiện 9 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC trong 8 ngày, từ ngày 01/08 đến ngày 08/08.

• Specific (Cụ thể): Hoàn thiện 9 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC.
• Measurable (Đo lường): Đo lường bằng số lượng tính năng và yêu cầu được hoàn thành đúng theo kế hoạch trong thời gian 8 ngày (từ 01/08 đến 08/08).
• Achievable (Khả thi): KPI có thể thực hiện nếu đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên, phân công công việc rõ ràng và kiểm soát tiến độ chặt chẽ.
• Relevant (Liên quan): Việc hoàn thiện các tính năng mới giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng năng lực cạnh tranh của phần mềm trên thị trường.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Thực hiện trong 8 ngày, từ 01/08 đến 08/08.

6. Những lưu ý khi ứng dụng SMART KPI trong doanh nghiệp

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp áp dụng SMART KPI nhưng vẫn không đạt hiệu quả như kỳ vọng, vì KPI chỉ “đúng cấu trúc” chứ chưa đúng cách triển khai. Để SMART KPI thực sự trở thành công cụ quản trị hiệu suất và tạo ra kết quả kinh doanh rõ ràng, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng dưới đây.

• Gắn KPI với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: KPI chỉ có ý nghĩa khi nó phục vụ trực tiếp cho mục tiêu lớn như tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, tối ưu chi phí hay giữ chân khách hàng. Tránh đặt KPI theo kiểu “dễ đo” nhưng không tạo ra giá trị thật (ví dụ: chỉ tăng tương tác nhưng không tăng lead chất lượng).
• Luôn có baseline (dữ liệu nền) trước khi đặt KPI: Trước khi đặt KPI theo SMART, bạn cần biết hiện tại doanh nghiệp đang ở đâu: tháng trước đạt bao nhiêu, nguồn lực hiện có thế nào, xu hướng tăng trưởng ra sao. Có baseline giúp KPI vừa thách thức vừa khả thi, tránh tình trạng “đặt theo cảm giác” khiến nhân sự phản ứng hoặc bỏ cuộc.
• Không đặt quá nhiều KPI – tập trung vào những chỉ số quan trọng nhất: Một sai lầm phổ biến là mỗi nhân sự có quá nhiều KPI khiến họ không biết ưu tiên điều gì, còn quản lý thì không theo dõi nổi. Thực tế, mỗi vị trí chỉ nên có khoảng 3-5 KPI (1–2 KPI kết quả + 2–3 KPI dẫn) để đủ tập trung và dễ triển khai.
• Kết hợp KPI “kết quả” và KPI “dẫn” để kiểm soát tiến độ: KPI kết quả (doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ gia hạn…) chỉ cho bạn biết “đích đến”. Nhưng muốn đảm bảo đạt đích, bạn cần KPI dẫn (số lead/ngày, tỷ lệ chốt, số cuộc gọi, thời gian phản hồi…). Nhờ KPI dẫn, doanh nghiệp có thể theo dõi theo tuần và điều chỉnh kịp thời thay vì chờ cuối tháng mới biết fail.

SMART KPI không chỉ là cách viết KPI “đúng form”, mà là một phương pháp giúp doanh nghiệp biến mục tiêu kinh doanh thành các chỉ số cụ thể – đo lường được – khả thi – liên quan – có thời hạn, từ đó quản trị hiệu suất bằng dữ liệu thay vì cảm tính. Qua bài viết, bạn đã hiểu SMART KPI là gì, khác gì KPI thông thường, lợi ích khi áp dụng, quy trình 5 bước xây dựng SMART KPI hiệu quả, cùng các ví dụ thực tế theo từng phòng ban để dễ triển khai. Khi KPI được thiết kế đúng và theo dõi định kỳ, đội ngũ sẽ làm việc đúng hướng, nhà quản trị kiểm soát tiến độ tốt hơn và doanh nghiệp có nền tảng vững chắc để tăng trưởng bền vững.