QA QC QS LÀ GÌ? NHIỆM VỤ VÀ PHÂN BIỆT VỊ TRÍ QA, QC, QS

Để đảm bảo sản phẩm/ dịch vụ luôn đạt tiêu chuẩn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp thường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Một số vị trí chuyên môn liên quan đến quá trình này là QA, QC, QS. Vậy QA QC QS là gì? Mỗi vị trí có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp? Sự khác biệt của từng vị trí là như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này của Trường Doanh nhân HBR!

1. QA QC QS là gì?

Trong lĩnh vực quản lý chất lượng và xây dựng, chúng ta thường nghe nhắc đến các thuật ngữ QA, QC và QS. Vậy QA QC QS là gì?

1.1. QA là gì?

QA là viết tắt của từ Quality Assurance có nghĩa là “đảm bảo chất lượng”. QA là một tập hợp các hoạt động được thực hiện để đảm bảo rằng một sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã được quy định trước. Nói cách khác, QA tập trung vào việc thiết lập các quy trình, tiêu chuẩn và hướng dẫn rõ ràng để hạn chế tối đa các lỗi phát sinh trong sản xuất. Ví dụ về công việc QA trong thực tế:

• Lĩnh vực sản xuất: Thiết lập một hệ thống kiểm soát chất lượng để đảm bảo tất cả các sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn trước khi xuất xưởng.
• Lĩnh vực xây dựng: Xây dựng một kế hoạch quản lý chất lượng chi tiết, bao gồm các quy trình kiểm tra, nghiệm thu các công đoạn thi công.

1.2. QC là gì?

QC là viết tắt của từ Quality Control, có nghĩa là “kiểm soát chất lượng”. QC là quá trình kiểm tra và đo lường các sản phẩm/ dịch vụ để đảm bảo chúng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng bao gồm nguyên vật liệu đầu vào, công đoạn sản xuất và thành phẩm. QC tập trung vào việc phát hiện và sửa lỗi sau khi chúng xảy ra. Ví dụ như:

• Lĩnh vực sản xuất: Kiểm tra kích thước, trọng lượng, màu sắc của sản phẩm để đảm bảo chúng đúng tiêu chuẩn.
• Lĩnh vực xây dựng: Kiểm tra độ bằng phẳng của sàn, độ thẳng của tường, chất lượng bê tông…

1.3. QS là gì?

QS là viết tắt của Quantity Surveyor có nghĩa là “Kỹ sư dự toán”. QS là vị trí chuyên môn có nhiệm vụ ước tính chi phí, quản lý hợp đồng và các nguồn lực trong các dự án xây dựng. QS đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ và đúng ngân sách. Họ chịu trách nhiệm cho các công việc như tính toán khối lượng công việc, lập dự toán chi phí cho các hạng mục công trình, quản lý hợp đồng với các nhà thầu.

Tóm lại, QA QC QS là gì? QA tập trung việc thiết lập các hệ thống và quy trình để đảm bảo chất lượng nhằm ngăn ngừa lỗi. Trong khi đó QC tập trung vào việc kiểm tra và đo lường để phát hiện và sửa lỗi. Và QS tập trung vào việc quản lý chi phí và nguồn lực của dự án.

>>> XEM THÊM: QUẢN LÝ SẢN XUẤT LÀ GÌ? MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CẦN CÓ

2. Tầm quan trọng của QA QC QS là gì?

Trong doanh nghiệp, các hoạt động và nhân sự liên quan đến QA QC QS đóng góp vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ hoàn thiện các dự án. Vậy cụ thể vai trò của QA QC QS là gì? Tổng quan, tầm quan trọng của QA QC QS được thể hiện qua 4 khía cạnh sau đây:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: QA, QC và QS đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Thông qua việc thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ các quy trình sản xuất và phát hiện sớm các lỗi, QA QC QS giúp nâng cao độ tin cậy và hiệu năng của sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng mà còn tạo dựng được lợi thế cạnh tranh trên thị trường
• Giảm thiểu chi phí sản xuất: Bằng cách phát hiện và khắc phục lỗi ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp tránh được những tổn thất do sản phẩm lỗi gây ra, như chi phí sửa chữa, bảo hành, và thậm chí là mất khách hàng. Ngoài ra, việc tối ưu hóa quy trình sản xuất nhờ vào QA QC QS cũng góp phần tăng năng suất lao động và giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm và dịch vụ đạt chất lượng cao và ổn định sẽ tạo ra sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng vào thương hiệu. Từ đó, doanh nghiệp vừa có thể giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Khách hàng hài lòng còn sẵn sàng giới thiệu sản phẩm cho người thân và bạn bè giúp doanh nghiệp góp phần mở rộng thị trường và tăng doanh số
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Một thương hiệu có sản phẩm/ dịch vụ chất lượng cao sẽ xây dựng được hình ảnh uy tín trong lòng khách hàng. Uy tín thương hiệu không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các thị trường mới mà còn giúp doanh nghiệp vượt qua các cuộc khủng hoảng, cạnh tranh hiệu quả, thu hút được những nhân tài và có vị thế vững chắc trên thị trường

3. Nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí QA QC QS là gì?

Vậy nhiệm vụ của từng vị trí chuyên môn của QA QC QS là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết:

3.1. QA - Đảm bảo chất lượng

Vai trò chính của vị trí QA trong doanh nghiệp là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất và cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã định trước. QA tập trung vào việc ngăn ngừa lỗi xảy ra bằng cách thiết lập các hệ thống, quy trình và tiêu chuẩn.

Nhiệm vụ cụ thể của vị trí QA bao gồm các hạng mục như sau:

• Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Thiết lập các quy trình, tiêu chuẩn, chỉ số đánh giá chất lượng cho toàn bộ quá trình sản xuất.
• Đánh giá rủi ro: Xác định các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và đưa ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
• Kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp: Đảm bảo rằng các nhà cung cấp cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo cho nhân viên về các quy trình, tiêu chuẩn chất lượng và ý thức về chất lượng.
• Phân tích dữ liệu chất lượng: Thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và đưa ra các cải tiến.
• Thực hiện các cuộc kiểm toán chất lượng: Đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả.

3.2. QC - Kiểm soát chất lượng

Nhân sự thuộc bộ phận QC có trách nhiệm chính trong việc kiểm tra và đo lường các sản phẩm, dịch vụ để đảm bảo chúng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã thiết lập. QC tập trung vào việc phát hiện và sửa lỗi sau khi chúng xảy ra.

Một số nhiệm vụ cụ thể của QC là:

• Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào: Đảm bảo rằng nguyên vật liệu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng
• Kiểm tra quá trình sản xuất: Giám sát các giai đoạn sản xuất để đảm bảo tuân thủ quy trình và phát hiện lỗi kịp thời
• Kiểm tra sản phẩm cuối cùng: Kiểm tra các sản phẩm hoàn chỉnh để đảm bảo chứng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng
• Xử lý các vấn đề về chất lượng: Xác định nguyên nhân gây ra lỗi, đưa ra các biện pháp khắc phục và ngăn chặn lỗi tái diễn
• Lập báo cáo chất lượng: Thu thập và phân tích dữ liệu kiểm tra để lập báo cáo chất lượng và cung cấp thông tin cho ban quản lý

3.3. QS - Kỹ sư dự toán

Kỹ sư dự toán có vai trò ước tính chi phí, quản lý hợp đồng và các nguồn lực trong các dự án xây dựng. Nhân sự QS đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách đã hoạch định.

Nhiệm vụ cụ thể của một kỹ sư dự toán gồm:

• Lập dự toán chi phí: Ước tính chi phí cho các hạng mục công việc, vật liệu, nhân công và các chi phí khác của dự án
• Quản lý hợp đồng: Soạn thảo, đàm phán và quản lý các hợp đồng với các nhà thầu, nhà cung cấp
• Theo dõi tiến độ chi phí: Theo dõi chi phí thực tế so với dự toán và báo cáo các sai lệch
• Đánh giá các biến đổi: Đánh giá tác động của các thay đổi trong dự án đối với chi phí và tiến độ
• Quản lý rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro tài chính có thể xảy ra trong dự án và đưa ra các biện pháp giảm thiểu

Ví dụ trong ngành sản xuất ô tô - một ngành có quy trình sản xuất phức tạp và đòi hỏi chất lượng cao. Các vị trí QA QC QS có nhiệm vụ cụ thể như sau:

• QA: Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho từng bộ phận của xe, đào tạo công nhân về quy trình sản xuất, đánh giá chất lượng của nhà cung cấp linh kiện
• QC: Kiểm tra kích thước, độ bền của các bộ phận, kiểm tra độ hoàn thiện của sơn, kiểm tra tiếng ồn của động cơ
• QS: Tính toán chi phí sản xuất một chiếc xe, quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp linh kiện, theo dõi tiến độ chi phí của dự án và so sánh với dự toán ban đầu

4. Sự khác nhau giữa QA QC QS là gì?

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa QA QC QS là gì, quý doanh nghiệp hãy tham khảo bảng so sánh chi tiết về vai trò, nhiệm vụ và mục tiêu của từng vị trí:

5. Những yêu cầu cần có ở các kỹ sư QA QC QS là gì?

Cũng như hầu hết các vị trí khác trong doanh nghiệp, để trở thành một kỹ sư QA, QC hoặc QS cần có sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm và kinh nghiệm làm việc. Sau đây, Trường Doanh nhân HBR sẽ chia sẻ một số kỹ năng cần có của các vị trí này:

5.1. Yêu cầu chung

Các kỹ sư QA, QC và QS đều cần có những phẩm chất và kỹ năng chung sau đây:

• Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ về các tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất, và các công cụ kiểm tra
• Kỹ năng phân tích: Khả năng phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả
• Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác trong công ty, khách hàng và nhà cung cấp
• Kỹ năng làm việc nhóm: Làm việc tốt trong môi trường nhóm, hợp tác để đạt được mục tiêu chung
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để giải quyết các vấn đề phát sinh
• Chủ động và trách nhiệm: Chủ động trong công việc, chịu trách nhiệm với kết quả công việc của mình
• Khả năng thích ứng: Linh hoạt trong việc thích ứng với những thay đổi và yêu cầu mới
• Khả năng sử dụng công cụ: Thành thạo các phần mềm chuyên ngành như Excel, Minitab, các phần mềm quản lý chất lượng, phần mềm thiết kế… để phục vụ công việc

5.2. Yêu cầu ở từng vị trí QA QC QS là gì?

Ở từng vị trí, phụ thuộc vào nhiệm vụ thì từng vị trí QA QC QS cũng sẽ yêu cầu người lao động trang bị các kỹ năng riêng. Cụ thể như sau:

1 - Vị trí đảm bảo chất lượng QA cần có các kỹ năng:

• Kiến thức sâu về các hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001, Six Sigma, Lean...
• Kỹ năng xây dựng hệ thống: Thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả
• Kỹ năng đánh giá rủi ro: Xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Kỹ năng đào tạo: Đào tạo nhân viên về các quy trình và tiêu chuẩn chất lượng

2 - Vị trí kiểm soát chất lượng QC cần có các kỹ năng:

• Kỹ năng kiểm tra và đo lường: Sử dụng các công cụ đo lường để kiểm tra chất lượng sản phẩm
• Kỹ năng thống kê: Phân tích dữ liệu kiểm tra để đánh giá xu hướng và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn
• Kỹ năng lập báo cáo: Lập báo cáo chất lượng chi tiết và chính xác

3 - Vị trí kỹ sư dự toán QS cần có các kỹ năng:

• Kỹ năng lập dự toán: Lập dự toán chi tiết và chính xác cho các dự án
• Kỹ năng quản lý hợp đồng: Quản lý các hợp đồng với các nhà thầu, nhà cung cấp
• Kỹ năng sử dụng phần mềm: Thành thạo các phần mềm dự toán, quản lý dự án
• Kiến thức về ngành nghề đặc thù: Ví dụ đối với ngành xây dựng, QS cần có hiểu biết sâu về các công trình xây dựng, vật liệu xây dựng và các quy định về xây dựng

6. Giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả QA QC QS là gì?

Bí quyết để triển khai hiệu quả hệ thống QA QC QS là gì? Trường Doanh nhân HBR gợi ý cho quý doanh nghiệp các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi xây dựng chiến lược như sau:

1- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng:

Hệ thống quản lý chất lượng là nền tảng quan trọng cho các hoạt động của QA QC QS, đây cũng là cơ sở để đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất từ lúc chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho đến việc thiết lập tiêu chuẩn của thành phẩm. Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

• Chọn tiêu chuẩn phù hợp: Lựa chọn tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như ISO 9001 để xây dựng hệ thống. Tiêu chuẩn này đóng vai trò cung cấp một khung khổ toàn diện cho việc quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
• Xác định quy trình: Xác định rõ các quy trình sản xuất, kiểm tra, và các hoạt động liên quan đến chất lượng
• Thiết lập các chỉ số đo lường: Xây dựng các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả của hệ thống, ví dụ như tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian xử lý khiếu nại, độ hài lòng của khách hàng…
• Xây dựng tài liệu: Soạn thảo các tài liệu hướng dẫn, quy trình làm việc, biểu mẫu kiểm tra để đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình

2 - Đào tạo nhân viên về văn hoá chất lượng

Làm thế nào để đội ngũ nhân viên hiểu rõ về quy chuẩn và hệ thống quản lý chất lượng sẽ góp phần to lớn vào hiệu suất công việc, chất lượng thành phẩm và đảm bảo sự nhất quán giữa các bộ phận. Ban lãnh đạo cần thể hiện sự quan tâm và cam kết với hệ thống quản lý chất lượng để tạo ra văn hoá “ưu tiên chất lượng” trong doanh nghiệp. Các công tác đào tạo cần thực hiện gồm có:

• Đào tạo về kiến thức: Đào tạo nhân viên về các tiêu chuẩn chất lượng, quy trình làm việc, và cách sử dụng các công cụ kiểm tra
• Nâng cao nhận thức: Tổ chức các buổi tập huấn để nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của chất lượng
• Đào tạo về kỹ năng: Đào tạo các kỹ năng mềm như làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, giao tiếp, lập kế hoạch… một cách hiệu quả

3 - Sử dụng công cụ và công nghệ hỗ trợ

Nhằm tối ưu hoá quá trình triển khai các hoạt động kiểm soát chất lượng, giảm thiếu sai sót các doanh nghiệp nên sử dụng công cụ và công nghệ hiện đại trong quá trình triển khai QA QC QS. Cụ thể như sau:

• Phần mềm quản lý chất lượng: Sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý dữ liệu chất lượng, theo dõi các chỉ số KPI, và tạo báo cáo
• Công cụ kiểm tra: Sử dụng các thiết bị đo lường, kiểm tra để đảm bảo độ chính xác của kết quả kiểm tra
• Công cụ thống kê: Sử dụng các phần mềm thống kê để phân tích dữ liệu và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

4 - Đánh giá hiệu suất và cải tiến liên tục

Việc triển khai hiệu quả hệ thống QA QC QS là một quá trình đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và bền bỉ, kiên trì thực hiện. Do đó, chiến lược này cần có sự đánh giá để đảm bảo đem lại hiệu quả, giảm thiếu sai sót, đồng thời không ngừng cải tiến hệ thống để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng:

• Đánh giá định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu thu thập được để xác định các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến
• Thực hiện các biện pháp cải tiến: Đưa ra các biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả của hệ thống
• Cập nhật hệ thống: Cập nhật hệ thống quản lý chất lượng để phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng

Tóm lại, bài viết này đã giúp quý doanh nghiệp hiểu QA QC QS là gì, vai trò của các vị trí này đối với hoạt động đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ nói riêng cũng như sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nói chung. Việc hiểu rõ về QA QC QS và đào tạo các vị trí này một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giảm thiểu chi phí, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng là đạt được thành công bền vững.