NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ - KIM CHỈ NAM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, việc thiết lập các nguyên tắc quản lý là vô cùng quan trọng. Những nguyên tắc này không chỉ định hướng cho hoạt động quản lý mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Nguyên tắc quản lý là gì?

Nguyên tắc quản lý (Principle of Management) có thể được hiểu là hệ thống những quan điểm và quy tắc định hướng, bắt buộc mà các nhà quản lý và thành viên trong tổ chức phải tuân thủ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Chúng thường bao gồm hai phần chính:

• Hệ thống quan điểm khuyến cáo: Đây là những yếu tố mang tính chất khuyến nghị, đề cập đến triết lý, phương châm, khẩu hiệu và biểu tượng của tổ chức. Những yếu tố này giúp định hình văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng đến cách thức làm việc của từng cá nhân.
• Hệ thống quy định bắt buộc: Bao gồm các quy định về pháp luật, nội quy và quy chế mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo. Những quy định này đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong hoạt động quản lý.

2. Các đặc trưng cơ bản của nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc quản lý có một vài đặc điểm nổi bật, giúp chúng trở thành công cụ hiệu quả trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các tổ chức. Dưới đây là những đặc điểm quan trọng của các nguyên tắc quản lý:

2.1. Tính khách quan 

Mặc dù nguyên tắc quản lý do con người tạo ra nhưng nó vẫn mang tính khách quan. Điều này thể hiện qua việc các quy định, quan điểm, và quy tắc quản lý phải phù hợp với những quy luật phát triển xã hội trong các giai đoạn cụ thể, đồng thời đáp ứng điều kiện và năng lực của tổ chức. 

2.2. Tính phổ biến

Nguyên tắc quản lý tồn tại trong mọi hình thức và cấp độ quản lý. Chúng là nền tảng chung cho các nhà quản lý và các lĩnh vực quản lý khác nhau. Ngoài ra, các nguyên tắc này có thể áp dụng cho từng chức năng cụ thể của quy trình quản lý hoặc công việc cụ thể của nhà quản lý.

2.3. Tính ổn định

Nguyên tắc quản lý được thể hiện qua các quy định và quy tắc, phản ánh các mối quan hệ cơ bản và bản chất của các nhân tố trong hệ thống quản lý. Những mối quan hệ này thường bền vững và đóng vai trò như "phần cứng" của hệ thống, giúp đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức. 

2.4. Tính bắt buộc

Các quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn có tính bắt buộc đối với nhà quản lý. Điều này có nghĩa là nhà quản lý không thể sử dụng quyền lực của mình một cách tùy tiện. Để tổ chức phát triển ổn định và bền vững, nhà quản lý cần tuân thủ giới hạn quyền lực trong việc ban hành, thực hiện và kiểm tra các quyết định quản lý.

2.5. Tính bao quát

Nguyên tắc quản lý có tính bao quát, không chỉ giới hạn ở một khía cạnh hay yếu tố cụ thể mà còn bao trùm toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý. Ngoài ra, nguyên tắc quản lý phải hiện diện xuyên suốt trong quá trình xây dựng, tổ chức, và kiểm tra việc thực hiện các quyết định quản lý.

2.6. Tính định hướng

Hệ thống nguyên tắc quản lý được thể hiện dưới nhiều hình thức như triết lý, phương châm, khẩu hiệu, hoặc logo. Đây là những giá trị và biểu tượng giúp nhà quản lý dẫn dắt tổ chức hướng tới tương lai.

>>> Xem thêm: BẬT MÍ 17 NGUYÊN TẮC VÀNG TRONG LÀM VIỆC NHÓM

3. Những cơ sở hình thành nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc quản lý được hình thành không phải từ ý chí cá nhân mà dựa trên những cơ sở vững chắc sau đây:

1 - Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức chính là trạng thái mong muốn trong tương lai, là đích đến mà mọi thành viên trong tổ chức cần hướng tới. Mục tiêu này không chỉ định hướng mà còn chi phối hoạt động của toàn bộ tổ chức. Chính vì vậy, mục tiêu là nền tảng để xây dựng các nguyên tắc quản lý.

2 - Yêu cầu của các quy luật khách quan

Các quy luật khách quan đóng vai trò như cơ sở lý luận chính để hình thành các nguyên tắc quản lý. Các nguyên tắc này chỉ có thể đảm bảo tính khoa học và hiệu quả trong công tác quản lý nếu tuân thủ các quy luật khách quan. Kỹ năng trong việc xây dựng nguyên tắc quản lý là khả năng chuyển hóa yêu cầu của các quy luật khách quan thành nội dung cụ thể trong nguyên tắc quản lý.

3 - Thực trạng và xu hướng phát triển của tổ chức

Việc xây dựng các nguyên tắc quản lý cần dựa trên việc phân tích và hiểu rõ thực trạng của tổ chức. Cần xem xét các nguồn lực hiện có như tài chính, vật tư, thiết bị, nhân lực và năng lực của đội ngũ quản lý, cùng với các điểm mạnh, yếu và xu hướng phát triển trong tương lai của tổ chức. Đây là những yếu tố quan trọng để đề xuất các nguyên tắc quản lý phù hợp.

4 - Các ràng buộc của môi trường
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường hoạt động của các tổ chức đang biến đổi nhanh chóng. Các nhà quản lý phải chuẩn bị và thích nghi với những thay đổi này thay vì chỉ đơn thuần tuân theo. Do đó, việc nhận thức các xu hướng và thông tin về sự biến đổi của môi trường bên ngoài là một trong những cơ sở quan trọng để xây dựng nguyên tắc quản lý. 

4. 7 nguyên tắc quản lý quan trọng trong doanh nghiệp

Dưới đây là 7 nguyên tắc quản lý nền tảng mà nhà lãnh đạo hay nhà quản trị doanh nghiệp cần lưu ý. 

4.1. Nguyên tắc sử dụng quyền lực một cách hợp lý 

Mỗi cấp bậc trong tổ chức đều có quyền lực khác nhau. Tuy nhiên việc sử dụng quyền lực phải được quy định rõ ràng để tránh tình trạng lạm quyền gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên cấp dưới

Theo đó, nhà lãnh đạo cần đưa ra các quy định nghiêm ngặt, kiểm tra thường xuyên để đảm bảo quyền lực được sử dụng đúng mục đích. Đồng thời, lãnh đạo cần giữ phong thái phù hợp, không độc đoán hay lạm quyền. Thay vào đó, hãy trở thành tấm gương sáng trong việc sử dụng quyền lực hợp lý.

4.2. Nguyên tắc quyền hạn đi kèm với trách nhiệm 

Nguyên tắc này đề cập đến việc quyền hạn cần phải đi đôi với trách nhiệm. Nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về các hành động của bản thân và của nhân viên dưới quyền. Càng có vị trí cao, trách nhiệm càng lớn. Cấp quản lý không chỉ chịu trách nhiệm cho hành vi của chính mình mà còn phải chịu trách nhiệm cho hành vi của nhân viên trong phòng ban, thuộc quyền quản lý của họ.

Để thực hiện triệt để nguyên tắc quản lý này, người lãnh đạo cần:

• Liên tục nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý.
• Chú trọng việc theo dõi, giám sát, và đánh giá các quyết định quản lý.
• Đảm bảo có đủ điều kiện cần thiết để thực hiện các quyết định quản lý trong tổ chức.

4.3. Nguyên tắc đảm bảo sự thống nhất trong quản lý

Sự thống nhất trong quản lý yêu cầu các nhà quản lý phải có sự phối hợp và thống nhất khi đưa ra các quyết định. Điều này đảm bảo mục tiêu chung của tổ chức được thực hiện đồng bộ và hiệu quả.

Để đảm bảo nguyên tắc này hoạt động hiệu quả, lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng quan điểm của mình với cấp dưới, đồng thời phân chia nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Hơn nữa, các cuộc họp giao ban hàng tuần là cơ hội để lãnh đạo nắm bắt những vấn đề đang diễn ra trong tổ chức. Những cuộc thảo luận này cần được chú trọng để ban lãnh đạo có thể kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp.

4.4. Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý

Trong một tổ chức, quy trình quản lý bao gồm nhiều nhiệm vụ cần giám sát, từ nghiên cứu, lập kế hoạch, ra quyết định, triển khai phương án, đến việc kiểm tra và đánh giá kết quả.

Đối với nhà quản lý, đây không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc mà còn đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Khả năng nhanh nhạy và quyết đoán của người lãnh đạo sẽ giúp quy trình hoạt động mượt mà.

Việc thiết lập và thực hiện theo quy trình chính là cách để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Vì vậy, nhà quản lý cần không chỉ trang bị kỹ năng chuyên môn mà còn phải có kiến thức sâu rộng về lãnh đạo, tổ chức công việc một cách khoa học.

4.5. Nguyên tắc đảm bảo sự kết hợp hài hòa lợi ích

Nguyên tắc quản lý này chủ yếu hướng đến việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo sự phát triển bền vững, người quản lý cần nắm rõ hệ thống phúc lợi.

Một hệ thống phúc lợi tốt thể hiện ở sự cân bằng giữa phúc lợi vật chất và tinh thần. Nó còn có thể là sự kết hợp giữa lợi ích kinh tế với lợi ích chính trị, xã hội, và môi trường; lợi ích chung và riêng; lợi ích toàn cầu và cục bộ; lợi ích ngắn hạn và dài hạn.

Sự hài hòa này thể hiện ở việc phân bổ phúc lợi công bằng giữa quản lý cấp cao và cấp trung, giữa nhân viên và nhà quản lý, hoặc giữa các tổ chức với nhau. Để đạt được điều này, người lãnh đạo cần:

• Phân chia giá trị lợi ích một cách công bằng và minh bạch.
• Thực hiện công tâm và bình đẳng khi xây dựng các nội quy, chính sách của tổ chức.
• Giải quyết các xung đột về phúc lợi một cách khách quan.

4.6. Nguyên tắc kết hợp nguồn lực hiệu quả

Theo nguyên tắc quản lý này, người lãnh đạo cần tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực bên trong và bên ngoài của tổ chức. Mọi tổ chức đều yêu cầu sự phối hợp linh hoạt giữa các yếu tố này để đạt được mục tiêu chung.

Để thực hiện nguyên tắc này, nhà lãnh đạo cần ban hành các chính sách và quy định liên quan đến:

• Điều chỉnh và tổ chức lại bộ máy của tổ chức một cách hợp lý.
• Phân bổ nguồn lực nội bộ một cách hợp lý và có khả năng điều chỉnh khi cần thiết.
• Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, lựa chọn và sử dụng hiệu quả các nguồn lực từ bên ngoài.

4.7. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Nguyên tắc quản lý cuối cùng cần chú ý là sử dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu chung. Nhà lãnh đạo khôn ngoan sẽ biết cách sử dụng nguồn lực một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức. 

Để thực hiện hiệu quả nguyên tắc này, nhà lãnh đạo cần thực hiện các chính sách sau:

• Phân chia công việc và nhiệm vụ, đồng thời trao quyền hợp lý cho nhân sự ở các phòng ban.
• Khai thác triệt để và sử dụng tối ưu các nguồn lực cũng như tài liệu sẵn có.
• Nghiên cứu các phương án đầu tư tập trung trong việc phát triển nhân lực.
• Tìm kiếm và lựa chọn các công nghệ đầu tư phù hợp để đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức.

5. Một số sai lầm thường gặp trong quản lý doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, và có nhiều sai lầm mà các nhà quản lý thường mắc phải, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và sự phát triển của tổ chức. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến:

• Thiếu sự giao tiếp hiệu quả: Một trong những sai lầm lớn là không duy trì kênh giao tiếp hiệu quả với nhân viên. Thiếu thông tin có thể dẫn đến hiểu lầm và sự không nhất quán trong công việc. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của đội ngũ.
• Không lắng nghe ý kiến của nhân viên: Nhiều nhà quản lý bỏ qua ý kiến và đề xuất từ nhân viên cấp dưới, khiến nhân viên có cảm giác không được tôn trọng và giảm động lực làm việc. Việc lắng nghe ý kiến của nhân viên không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn có thể mang lại những ý tưởng sáng tạo và giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Thiếu định hướng và chiến lược rõ ràng: Không có một chiến lược quản lý rõ ràng có thể khiến doanh nghiệp đi lạc hướng và không đạt được mục tiêu. Các nhà quản lý cần xác định tầm nhìn và mục tiêu cụ thể để hướng dẫn đội ngũ. 
• Không linh hoạt trong quản lý: Không linh hoạt trong quản lý có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi đối mặt với những thay đổi bất ngờ. Vì vậy, nhà quản lý cần có sự linh hoạt trong quản lý để giúp tổ chức duy trì hiệu suất ngay cả trong những hoàn cảnh khó khăn.

Tóm lại, việc nắm vững và áp dụng những nguyên tắc quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Những nguyên tắc quản lý không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và công bằng. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng qua bài viết này, chủ doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều kiến thức quý giá để áp dụng vào thực tiễn quản lý, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển vững manh.