KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ? 10 CÁCH GIAO TIẾP ĐỂ KHÉO LÉO TRONG CUỘC SỐNG VÀ KINH DOANH

Diễn giả người Mỹ - Jim Rohn chia sẻ rằng: “Nếu bạn chỉ giao tiếp đơn thuần, bạn có thể tồn tại. Nhưng nếu bạn giao tiếp khéo léo, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu”. Câu nói khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống của mỗi người. Nhưng làm thế nào để có thể giao tiếp tốt thì không phải ai cũng biết. Vậy hãy để Trường Doanh Nhân HBR đưa cho bạn câu trả lời trong bài viết dưới đây. 

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là một phần không thể thiếu của cuộc sống, bởi đó là cách thức con người trao đổi và tương tác với nhau. Tuy nhiên, giao tiếp thông thường và có kỹ năng giao tiếp là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Hãy tìm hiểu kĩ hơn về khái niệm kỹ năng giao tiếp cùng yếu tố cấu thành nó để tránh nhầm lẫn nhé.

1.1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt thông tin, ý kiến và quan điểm của bản thân tới người khác một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu. Có kỹ năng tốt trong giao tiếp không dừng lại ở việc sử dụng từ ngữ phù hợp mà còn là cách tối ưu hóa các phương tiện giao tiếp khác như: tông giọng, ngôn ngữ hình thể, biểu cảm khuôn mặt…

Khái niệm về kỹ năng giao tiếp

1.2. Các yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp sẽ được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: 

• Ngôn ngữ: Ngôn ngữ là công cụ chính để truyền đạt thông tin khi giao tiếp vì thể để giao tiếp hiệu quả cần chọn từ ngữ phù hợp với mục đích, đối tượng và hoàn cảnh. Nên loại bỏ từ ngữ xúc phạm hoặc dễ gây hiểu lầm khỏi cuộc trò chuyện.

• Lắng nghe: Giao tiếp không đơn thuần là trao đổi một chiều, vì thế bên cạnh nói cần biết cách lắng nghe. Yếu tố này thể hiện sự tôn trọng và chú ý tuyệt đối của bạn với đối phương. 

• Góc nhìn: Khi giao tiếp sẽ không thể thiếu những góc nhìn khác nhau từ những bên tham gia. Vì thế giao tiếp tốt còn bao gồm yếu tố bày tỏ góc nhìn cá nhân logic, thuyết phục và đón nhận góc nhìn khác cởi mở, công bằng. 

• Giao tiếp phi ngôn ngữ: : Giao tiếp phi ngôn ngữ là hình thức giao tiếp không sử dụng từ ngữ mà sử dụng các yếu tố khác như cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, ánh mắt, giọng nói, khoảng cách, hành động hay vật phẩm. Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể bổ sung, làm rõ, nhấn mạnh hoặc thay thế cho giao tiếp bằng ngôn ngữ. 

• Giải quyết xung đột: Đây là yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp giúp xử lý những bất đồng, xung đột giữa cá nhân hoặc tổ chức trong quá trình trao đổi thông tin. 

• Tự tin: Tự tin là một yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt, thu hút sự chú ý và tăng cường sức thuyết phục.

• Kiên nhẫn: Kiên nhẫn sẽ giúp duy trì sự bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc nóng giận trong suốt quá trình giao tiếp để không ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc trò chuyện.

• Tương tác xã hội: Yếu tố cuối cùng để tạo nên kỹ năng tốt trong giao tiếp là khả năng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh.

8 yếu tố tạo cơ bản nên kỹ năng giao tiếp

2. Vì sao cần nâng cao kỹ năng giao tiếp?

Kỹ năng giao tiếp, cũng như các kỹ năng mềm khác, cần đầu tư rất nhiều thời gian và công sức để cải thiện. Thế nhưng đằng sau những vất vả ấy sẽ là lợi ích to lớn mà kỹ năng này mang lại cho mọi khía cạnh của cuộc sống. Dưới đây là một số lợi ích khi sở hữu khả năng giao tiếp hiệu quả:

2.1. Tạo dựng và duy trì mối quan hệ chất lượng

Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể dễ dàng tạo thiện cảm, hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của người khác, cũng như thể hiện được quan điểm và ý kiến của mình một cách rõ ràng và lịch sự. 

Trong công việc, giao tiếp tốt là chìa khóa để trao đổi công việc hiệu quả đồng thời hạn chế tối đa hiểu lầm. Đây là yếu tố quan trọng xây dựng và duy trì được những mối quan hệ chất lượng với đồng nghiệp và khách hàng.

2.2. Tăng sự tự tin, chuyên nghiệp

Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể tự tin hơn trong việc tham gia các cuộc trao đổi, thảo luận hay đàm phán. Bạn cũng có thể truyền tải được thông điệp một cách hiệu quả, thu hút sự chú ý và tạo được ấn tượng tốt với người nghe. 

Ví dụ trong trường hợp bạn cần trình bày một dự án với đối tác, khả năng giao tiếp tốt sẽ ngay lập tức giúp bạn tạo được ấn tượng với đối phương. Không những vậy truyền đạt thông tin logic, dễ hiểu còn khiến bài nói trở nên thuyết phục. Điều này giúp bạn nâng cao uy tín, sự chuyên nghiệp trong công việc.

2.3. Cải thiện thu nhập

Kỹ năng giao tiếp cũng có ảnh hưởng đến thu nhập của bạn. Theo một nghiên cứu của Harvard University, sự thành công trong công việc được quyết định 85% bởi kỹ năng giao tiếp, trong khi chỉ số IQ chỉ chiếm 15%. Ngoài ra, theo một báo cáo của LinkedIn, kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng được nhà tuyển dụng quan tâm nhiều nhất trên thị trường lao động hiện nay. 

Đặc biệt nếu bạn làm trong lĩnh vực mà giao tiếp là một trong những công cụ chính như bán hàng, giáo dục, pháp luật… thì kỹ năng này chính là thứ khiến bạn trở nên khác biệt. Vì vậy, khi bạn có kỹ năng giao vượt trội, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được những cơ hội việc làm tốt hơn và đàm phán được mức lương cao hơn.

Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang lại 3 lợi ích chính 

3. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

“Giao tiếp là kỹ năng bạn có thể học được. Nó giống như với việc đạp xe hay đánh máy vậy. Nếu bạn sẵn sàng để học nó, bạn có thể nhanh chóng nâng cấp chất lượng mọi khía cạnh trong cuộc sống” - Brian Tracy (Diễn giả người Mỹ về chủ đề phát triển bản thân). 

Kỹ năng giao tiếp là thứ chúng ta có thể học hỏi và nâng cao mỗi ngày. Vì vậy hãy luyện tập ngay 10 phương pháp sau đây để biến giao tiếp trở thành vũ khí sắc bén của bản thân. 

3.1. Giao tiếp thân thiện, chân thành, tự tin

Sự thân thiện bao giờ cũng giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với đối phương khi giao tiếp. Điều này có thể biểu hiện qua nụ cười, cái bắt tay hay mở lời trước để bắt đầu cuộc trò chuyện. Hãy tránh biểu hiện những thái độ tiêu cực như lạnh lùng, chê bai hay đánh giá đối phương. Việc này sẽ gây nên cảm giác khó chịu và không được tôn trọng cho người đối diện. 

Đồng thời, đừng quên thể hiện sự tự tin của mình để khiến lời nói của bản thân có trọng lượng và thuyết phục hơn. Sự tin trước hết thể hiện qua một tư thế đứng hoặc ngồi chuyên nghiệp. Hãy thả lỏng vai và cánh tay để tạo nên phong thái thoải mái và tự tin.

Để cải thiện khả năng giao tiếp hãy nói một cách chân thành và tự tin

3.2. Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, trình bày rõ ràng

Lựa chọn từ ngữ phù hợp và dễ hiểu là yếu tố quyết định đến sự rõ ràng của thông điệp truyền tải. Bên cạnh đó, bạn nên tránh việc nói quá nhanh, nói ngọng hoặc nói lắp. Hãy luyện tập cách nói chuyện rõ ràng và chậm rãi để tạo nên sự chuyên nghiệp và chỉn chu trong giao tiếp. Để lựa chọn được ngôn từ phù hợp trong giao tiếp bạn cần xác định một số yếu tố sau: 

• Đối tượng trò chuyện là ai? (Giới tính, nghề nghiệp, độ tuổi, học vấn và nơi ở)

• Hiểu được mong muốn, rào cản của đối phương.

• Chủ đề và mục đích cuộc nói chuyện là gì? 

Ví dụ, bạn là diễn giả của một buổi trao đổi với các bạn sinh viên Marketing về ngành học của các bạn. Trong trường hợp này, người nghe có kiến thức nền tảng về chủ đề buổi trò chuyện, vì thế bạn có thể sử dụng các từ ngữ chuyên ngành hoặc chèn thêm thuật ngữ tiếng Anh khi giao tiếp. Ngược lại, nếu buổi trò chuyện diễn ra với các bạn học sinh đang tìm hiểu về ngành, thì bạn cần chọn ngôn ngữ đơn giản và học cách diễn giải thuật ngữ ra ngôn ngữ phổ thông.

Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu để truyền đạt thông điệp đúng đắn

3.3. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến đối phương, chọn lọc thông tin

“Một trong những cách thể hiện sự tôn trọng chân thành nhất là lắng nghe điều người khác nói” - Bryant H.McGill (Nhà văn người Mỹ). Học được cách lắng nghe là khi bạn nâng kỹ năng giao tiếp của mình lên một tầm cao mới. Đừng chỉ thao thao bất tuyệt về ý tưởng của bản thân mà hãy lùi lại để thấu hiểu về ý kiến của mọi người. Bạn nên giữ một cái nhìn khách quan và không phán xét về quan điểm của người khác. Một số cách để bạn thể hiện rằng mình đang chú ý vào lời nói của đối phương:

• Không xao lãng nhìn ngang dọc, hãy chú ý nhìn vào người đang trò chuyện với mình.

• Không ngắt lời.

• Phản ứng bằng cảm xúc hoặc các câu hỏi sau khi đối phương kết thúc lượt nói.

Tuy nhiên, một trong những lỗi sai phổ biến khi giao tiếp là chỉ nghe nhưng không thực sự hiểu. Trong quá trình trò chuyện, hãy chọn lọc thông tin từ ý kiến của đối phương để hiểu hơn được thế giới quan của họ. 

Lắng nghe là điều tối yếu trong quá trình giao tiếp

3.4. Quan sát để tìm điểm chung

Để giao tiếp thuận lợi, bạn cần quan sát người đối diện để tìm ra những điểm chung về sở thích, quan điểm hay hoàn cảnh. Bạn có thể dùng những điểm chung này làm chủ đề để bắt chuyện hay duy trì cuộc hội thoại. Bạn cũng có thể dùng những điểm chung này để tạo sự đồng cảm và gần gũi với người đối diện.

3.5. Giao tiếp bằng ánh mắt

Hiểu được cách sử dụng ánh mắt trong trò chuyện sẽ nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn một cách vượt bậc. Thông qua ánh mắt, đối phương có thể đọc vị được bạn có đang chú ý hay không. Việc thay đổi trong ánh mắt thể hiện cảm xúc ngạc nhiên, vui mừng… của bạn sẽ khiến người khác thấy được tôn trọng và đồng cảm.

Nhưng đừng chỉ nhìn chằm chằm vào người đối diện nếu không sẽ trở nên phản tác dụng. Hãy tìm hiểu kỹ hơn về nghệ thuật giao tiếp bằng mắt như: không nhìn thẳng mắt quá lâu, hướng đôi mắt lên một cách vừa phải… Như vậy, quá trình giao tiếp sẽ trở nên thoải mái và có tính kết nối hơn. 

Trao đổi bằng ánh mắt sẽ gia tăng hiệu quả giao tiếp 

3.6. Kết hợp với ngôn ngữ cơ thể

Theo một nghiên cứu của nền tảng truyền thông Haiilo, 93% của giao tiếp là phi ngôn ngữ. Bên cạnh đó, nó cũng chiếm tới 55% sự thành công trong giao tiếp. Ngôn ngữ cơ thể như biểu cảm, ánh mắt hay cử chỉ cũng có khả năng truyền tải thông điệp mạnh mẽ. 

Vì thế, hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt và đừng để những hành động vô tình như nhăn mặt, đảo mắt, xua tay… làm cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng. Thay vào đó, sử dụng một số mẹo về ngôn ngữ cơ thể sau có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn:

• Sử dụng bàn tay hợp lý: Bắt tay với lực vừa phải không quá mạnh, kéo dài khoảng 3 tới 5 giây. Trong khi trò chuyện hãy úp bàn tay xuống thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp. 

• Tư thế cơ thể: Như đã đề cập ở phần 3.1, hãy giữ cho mình dáng ngồi thẳng, đừng di chuyển tay chân quá nhiều sẽ để lộ vẻ lúng túng của bản thân. 

• Tạo khoảng cách hợp lý: Tùy vào độ thân thiết, không gian và tính chất buổi nói chuyện mà hãy tạo khoảng cách vừa phải. 

• Giao tiếp qua nụ cười: Nụ cười là biểu hiện của sự cởi mở, thân thiện nên đừng tiếc một nụ cười mỗi khi giao tiếp nhé. 

Trong quá trình giao tiếp cần kết hợp ngôn ngữ cơ thể để biểu đạt thông tin tốt hơn 

3.7. Góp ý mang tính xây dựng

Khi giao tiếp, bạn có thể gặp phải những ý kiến khác biệt hay những sai sót của người đối diện. Trước những tình huống như vậy hãy góp ý một cách tích mang tính xây dựng, không chỉ trích hay phê bình. 

Một bí quyết để tránh mất lòng trong giao tiếp là hạn chế sử dụng các từ mang ý bác bỏ tuyệt đối như: đừng, không thể, sai… Thay vào đó bạn nên dùng những từ ngữ lịch sự, nhẹ nhàng và mang tính khuyến khích. Đồng thời, khi nhận được đóng góp từ đối phương hãy nói lời cảm ơn và đón nhận chúng một cách thật cởi mở. 

3.8. Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp 

Ngữ điệu và tốc độ nói sẽ ảnh hưởng đến sự thu hút và hiệu quả của giao tiếp. Vì vậy, nếu muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp cần chú ý đến yếu tố này. 

• Ngữ điệu nói: Đây là cách lựa chọn giọng điệu, biểu cảm và độ lên xuống trong giọng nói sao cho hợp với hoàn cảnh. Ví dụ khi bạn bàn về chủ đề chính trị, cần sử dụng một giọng điệu nghiêm túc, hoặc khi trình bày về một dự án hãy thể hiện sự hứng khởi trong giọng điều của mình. 

• Tốc độ nói: Tốc độ nói của bạn có thể ảnh hưởng đến khả năng hiểu của người nghe. Khi bạn cần trình bày thông tin chi tiết, bạn có thể nói chậm hơn để đảm bảo người nghe hiểu rõ. Ngược lại, khi bạn muốn tạo sự phấn khích hoặc nêu lên một điểm quan trọng, bạn có thể nói nhanh hơn. 

Tốc độ nói và ngữ điệu ảnh hưởng sâu sắc đến kỹ năng giao tiếp

3.9. Hạn chế sử dụng điện thoại

Một trong những lỗi sai khiến kỹ năng giao tiếp của bạn bị đánh giá không tốt trong mắt người khác chính là việc sử dụng điện thoại quá nhiều. Việc liên tục nhìn điện thoại khiến đối phương cảm thấy bạn không muốn tham gia vào cuộc trò chuyện, cũng như không tôn trọng họ. Vì vậy, trừ những việc khẩn cấp cần giải quyết ngay lập tức hãy hạn chế tối đã việc kiểm tra di động của mình. 

3.10. Nhớ tên người giao tiếp

Tên là một phần quan trọng của bản sắc cá nhân và là một công cụ giao tiếp hiệu quả. Việc nhớ tên một ai đó thể hiện sự quan tâm của bạn đến đối phương và khiến họ cảm thấy được trân trọng. Bạn có thể lặp lại tên của người đó khi giới thiệu, khi kết thúc cuộc hội thoại hay khi liên lạc lại sau đó.

Để nhớ tên một cách dễ dàng hãy chú ý khi họ giới thiệu bản thân, hoặc nhanh chóng ghi chú lại cho những lần gặp sau. Một mẹo hay cho những người hay quên đó là liên hệ tên với một sự vật, sự việc hoặc sự kiện thân thuộc, đặc biệt với bạn nhất. 

Nhớ tên đối phương khi giao tiếp sẽ gia tăng thiện cảm 

4.  Câu hỏi thường gặp về kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một phần quan trọng quyết định sự thành công trong công việc và cuộc sống của mỗi chúng ta. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển kỹ năng bạn gặp những khó khăn mà chưa có ai giải đáp? Vậy hãy để Trường Doanh Nhân HBR trả lời những khúc mắc thường gặp để hành trình nâng cao khả năng giao tiếp trở nên dễ dàng hơn nhé. 

1 - Tôi là người hướng nội, thấy tự ti khi giao tiếp. Làm sao để tôi vượt qua mặc cảm này?

Trước hết, hãy hiểu đúng định nghĩa về người hướng nội. Người hướng nội là những người nhận được nguồn năng lượng tích cực khi ở một mình và họ sẽ bị tiêu hao năng lượng khi ở trong đám. Việc này trái hẳn với định kiến sai lầm rằng người hướng nội rụt rè, ít nói và giao tiếp kém. Vì vậy, trước hết bạn hãy phá bỏ những nhầm tưởng về người hướng nội, đừng để nó kìm hãm khả năng của bản thân. 

Sau đó, bạn có thể áp dụng một số cách sau để tự tin hơn khi giao tiếp: 

• Chuẩn bị kỹ càng trước buổi giao tiếp: Trong trường hợp đây không phải buổi giao tiếp ngẫu nhiên mà có kế hoạch trước như buổi họp hoặc buổi thuyết trình thì bạn hãy tìm hiểu kỹ về chủ đề, đối tượng nghe. Điều này sẽ khiến bạn tự tin hơn và lường.

• Lắng nghe: Hãy dành thời gian để lắng nghe những gì người khác nói, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn và phản hồi một cách thích hợp. Lắng nghe sẽ giúp bạn có được thông tin, tạo ra sự liên kết và tôn trọng người khác.

• Thực hành: Hãy luyện tập giao tiếp nhiều hơn để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Bạn có thể thực hành từ những người thân quen như bạn bè, người cùng câu lạc bộ và tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của mình để khắc phục.

3 bước để vượt qua mặc cảm khi giao tiếp

2 - Làm sao để xử lý xung đột trong quá trình giao tiếp

Trong giao tiếp sẽ rất khó để tránh khỏi xung đột vì vậy cần có kỹ năng giao tiếp tốt để giải quyết xung đột mà hạn chế tối đa việc tổn thương mối quan hệ. Một số bước đơn giản để bạn áp dụng khi có tranh cãi như sau:

• Tìm ra nguyên nhân: Thay vì chỉ giải quyết bề mặt vấn đề gây ra tình trạng “bằng mặt nhưng không bằng lòng”, thì hãy tìm ra nguyên nhân cốt lõi của nó.

• Lắng nghe: Lắng nghe từ hai phía một cách chân thành, không thiên vị để hiểu rõ quan điểm của đối phương và tại sao họ lại có những phản ứng như vậy. 

• Tìm cách giải quyết: Sau đó, hãy tìm cách giải quyết dựa trên thông tin vừa thu thập được. Bạn có thể lựa chọn cách giải quyết dựa trên mô hình giải quyết xung đột của Thomas dựa trên hai yếu tố Assertive (mức độ một người cố gắng thỏa mãn mong muốn nhu cầu của bản thân) và Cooperative (mức độ một người cố gắng thỏa mãn mong muốn của người khác). 

Xử lý xung đột bằng mô hình của Thomas

3 - Làm sao để đánh giá để phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân?

Để phát triển kỹ năng giao tiếp của bản thân, bạn cần có một quá trình đánh giá liên tục và có chủ đích. Bạn có thể áp dụng mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) để đánh giá kỹ năng giao tiếp của mình như sau:

• Plan (Kế hoạch): Hãy xác định mục tiêu, tiêu chuẩn và phương pháp để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Bạn có thể dựa vào các nguồn thông tin như sách, báo, internet hay các chuyên gia để học hỏi và lấy cảm hứng.

• Do (Thực hiện): Hãy thực hiện kế hoạch đã đề ra, áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tế. Bạn có thể tìm kiếm các cơ hội để giao tiếp với nhiều người khác nhau, trong nhiều hoàn cảnh khác nhau.

• Check (Kiểm tra): Hãy kiểm tra kết quả và hiệu quả của việc giao tiếp của mình. Bạn có thể tự đánh giá hoặc yêu cầu phản hồi từ người khác để biết được những điểm tốt và điểm cần cải thiện trong giao tiếp của mình.

• Act (Hành động): Hãy hành động để khắc phục những sai sót, vấn đề hay thiếu sót trong giao tiếp của mình. Bạn có thể sửa đổi kế hoạch, thay đổi phương pháp hay tìm kiếm sự trợ giúp khi cần thiết.

Cần đánh giá thường xuyên để cải thiện kỹ năng giao tiếp

5. Kết luận 

“Hãy tận dụng mọi cơ hội để luyện tập kỹ năng giao tiếp của bạn, để khi một dịp quan trọng diễn ra, bạn sẽ có phong cách, sự nhạy bén, sự rõ ràng và cảm xúc để tác động đến người khác” (Jim Rohn). Hãy tin rằng mọi sự nỗ lực sẽ dẫn bạn đến thành công, kiên trì với những điều Trường Doanh Nhân HBR đã mạch bạn trong bài viết để không ngừng nâng cấp kỹ năng giao tiếp của mình.