TÁI CẤU TRÚC NHÂN SỰ - BÍ QUYẾT SỐNG CÒN CỦA DOANH NGHIỆP

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, tái cấu trúc nhân sự là bước đi thiết yếu để doanh nghiệp thích ứng, duy trì hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu tái cấu trúc nhân sự là gì và quy trình triển khai hiệu quả nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

1. Tái cấu trúc nhân sự là gì?

Tái cấu trúc nhân sự là quá trình mà doanh nghiệp rà soát, tối ưu hóa các chức năng và nhiệm vụ, điều chỉnh phân cấp và phân quyền, tái thiết lập hệ thống mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. 

Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và sắp xếp lại hệ thống nhân sự, điều chỉnh các chính sách quản trị nguồn nhân lực sao cho phù hợp, tạo nền tảng cho việc đổi mới quản trị nguồn nhân lực. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hệ thống quản lý và chất lượng nhân sự, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra trong bối cảnh môi trường kinh doanh luôn biến động.

Theo đó, doanh nghiệp cần nắm rõ 2 loại tái cấu trúc nhân sự chính: tái cấu trúc cơ bản và tái cấu trúc chuyên sâu.

1 - Tái cấu trúc cơ bản: Tái cấu trúc cơ bản tập trung vào các công việc sau:

• Thiết lập định mức nhân sự phù hợp
• Xử lý tình trạng thừa nhân lực
• Khơi dậy động lực làm việc cho đội ngũ
• Khảo sát và đánh giá tính hợp lý của mô hình cơ cấu nhân sự hiện tại
• Xây dựng hệ thống mô tả công việc chi tiết
• Thiết lập quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
• Xây dựng quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc cho nhân viên
• Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, đồng thời mô tả công việc chi tiết cho mỗi cá nhân
• Cập nhật và đánh giá hệ thống quản lý tổng thể, bao gồm nội quy, quy định, quy chế, thủ tục, biểu mẫu
• Tập huấn và triển khai kế hoạch nhân sự theo chu kỳ.

2 - Tái cấu trúc chuyên sâu: Doanh nghiệp cần xử lý các vấn đề sâu hơn như:

• Thiết lập lại chính sách quản trị hành chính
• Điều chỉnh chính sách quản trị nhân sự
• Tái thiết lập các chính sách quản trị tài chính và kế toán.

2. Tại sao cần phải tái cấu trúc nhân sự?

Với kinh nghiệm hơn 7 năm tư vấn quản trị nhân sự cho hơn 30.000 lãnh đạo, chủ doanh nghiệp, Mr. Tony Dzung - chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings nhận thấy rằng: “Muốn hiện thực hóa mục tiêu kinh doanh phải đặt nền móng từ nhân sự”. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và đầy biến động, doanh nghiệp buộc phải thực hiện những thay đổi thích hợp nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Trong đó, tái cấu trúc nhân sự là vấn đề cốt lõi cần được quan tâm hàng đầu. 

Khi lãnh đạo quyết định tái cấu trúc nhân sự hoặc “thay máu” trong hệ thống nhân sự, thường bắt nguồn từ một loạt các vấn đề lớn khiến doanh nghiệp không thể duy trì hoặc phát triển bền vững. Dưới đây là các vấn đề phổ biến dẫn đến quyết định này:

• Chuyển đổi mô hình kinh doanh mới: Doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi sang những mô hình kinh doanh mới để thích ứng với thị trường nhưng nhân sự hiện tại không đáp ứng được yêu cầu về kỹ năng, tư duy. Điều này buộc doanh nghiệp phải tái cấu trúc để xây dựng đội ngũ chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu mới.
• Thiếu sự đồng nhất trong tầm nhìn và mục tiêu công việc: Khi các phòng ban không đồng nhất trong mục tiêu và tầm nhìn, doanh nghiệp dễ gặp phải sự phân hóa, mất kiểm soát và giảm hiệu quả hoạt động. Đội ngũ nhân sự không cùng định hướng sẽ khó đạt được mục tiêu lớn của tổ chức.
• Cấu trúc phân quyền không rõ ràng, gây chồng chéo trách nhiệm: Thiếu sự phân quyền rõ ràng giữa các phòng ban hoặc các vị trí trong tổ chức dẫn đến sự chồng chéo trách nhiệm. Nhân viên có thể không rõ ai chịu trách nhiệm chính hoặc không rõ nhiệm vụ của mình trong quy trình, từ đó khiến hiệu quả làm việc giảm sút. 
• Khó khăn trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Một hệ thống nhân sự không hiệu quả thường gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Việc thiếu môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội thăng tiến là lý do chính khiến nhiều nhân tài không gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Mâu thuẫn nội bộ và văn hóa doanh nghiệp tiêu cực: Mâu thuẫn nội bộ, văn hóa doanh nghiệp tiêu cực sẽ gây nên tình trạng chia rẽ và thiếu đoàn kết. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất, mà còn tác động xấu đến hình ảnh của công ty. Tái cấu trúc và làm mới hệ thống nhân sự giúp xây dựng lại văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và gắn kết.

Đối mặt với những thách thức trên, tái cấu trúc nhân sự hay thay máu nhân sự là một bước đi quan trọng. Dưới đây là những lợi ích quan trọng của tái cấu trúc trong việc giải quyết các thách thức nêu trên:

• Nâng cao chất lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu phát triển mới: Tái cấu trúc tạo cơ hội để doanh nghiệp đào tạo lại, tuyển dụng mới hoặc thay thế nhân sự không đáp ứng yêu cầu. Qua đó, doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự có đủ kỹ năng, năng lực để đáp ứng với yêu cầu chuyển đổi mô hình kinh doanh mới
• Tạo sự đồng nhất trong mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức: Việc tái cấu trúc giúp lãnh đạo điều chỉnh lại hệ thống quản lý, xác định rõ ràng tầm nhìn và mục tiêu cho từng bộ phận. Điều này giúp tăng cường sự đồng nhất trong tổ chức.
• Xác định lại quyền hạn và trách nhiệm, giảm thiểu chồng chéo công việc: Tái cấu trúc cho phép doanh nghiệp sắp xếp lại cấu trúc phân quyền, phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân. Khi ấy, mọi người sẽ làm việc hiệu quả và tránh lãng phí nguồn lực.
• Tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài: Một hệ thống nhân sự được tái cấu trúc hợp lý với môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến và cơ chế khen thưởng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài và giữ chân những nhân viên có năng lực. 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ: Tái cấu trúc là cơ hội để lãnh đạo xây dựng lại văn hóa làm việc lành mạnh, tạo môi trường làm việc thân thiện và gắn kết. Từ đó giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ, xây dựng sự đoàn kết trong đội ngũ.

3. Các phương án tái cấu trúc nhân sự

Sau khi doanh nghiệp xác định được các vấn đề đang gặp phải và đánh giá chính xác năng lực cùng mức độ phù hợp của nhân viên với công việc. Các phương án này có thể bao gồm:

• Tiến hành sa thải và cắt giảm những vị trí nhân sự không còn phù hợp: Đây là bước đầu tiên để tinh gọn bộ máy, loại bỏ các vị trí hoặc cá nhân không còn đáp ứng được yêu cầu công việc hoặc không phù hợp với định hướng phát triển mới của doanh nghiệp. Cắt giảm nhân sự có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng chi phí và tối ưu hóa tài chính, đồng thời tạo điều kiện để đưa nhân sự chất lượng hơn vào các vị trí quan trọng.
• Tuyển dụng và bổ sung nhân sự có năng lực vào các vị trí quan trọng: Tuyển dụng các nhân sự có năng lực và kinh nghiệm vào các vị trí then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng đội ngũ, từ đó cải thiện năng suất và tạo động lực phát triển mới. Những vị trí như trưởng phòng, quản lý hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ, marketing và tài chính có thể mang lại luồng gió mới, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với xu hướng thị trường và công nghệ.
• Tái phân bổ hệ thống nhân lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp: Tái phân bổ là quá trình điều chỉnh và chuyển đổi nhân sự từ các bộ phận ít quan trọng hoặc kém hiệu quả sang các bộ phận có nhu cầu nhân lực cao hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn lực hiện có, đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều đóng góp vào hoạt động của các phòng ban trọng yếu.

🔥 KHÓA HỌC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ DÀNH CHO SẾP - BÍ QUYẾT XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ VỮNG MẠNH THỜI ĐẠI 5.0🔥

Là người lãnh đạo, bạn có đang:

• Cảm thấy "đuối sức" vì phải gánh vác quá nhiều công việc mà đội ngũ vẫn không hoạt động hiệu quả?
• Tỷ lệ nghỉ việc cao, nhân viên giỏi "rơi rụng" dần vì thiếu động lực và định hướng phát triển rõ ràng?
• Phòng ban rời rạc, quy trình lỏng lẻo, gây chồng chéo công việc và hiệu suất thấp?
• Loay hoay trong việc xây dựng một bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, làm việc theo quy trình và đạt năng suất cao?

👉 Khóa học QUẢN TRỊ NHÂN SỰ DÀNH CHO SẾP sẽ giúp bạn giải quyết triệt để những vấn đề trên!

Mr. Tony Dzung - chuyên gia hàng đầu về quản trị nhân sự, với 8 năm tư vấn cho 35.000+ chủ doanh nghiệp, thiết kế nội dung riêng cho lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Khóa học trang bị kiến thức chuyên sâu về quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc trong 3-5 năm tới!

4. Quy trình triển khai tái cấu trúc nhân sự

Để tái cấu trúc nhân sự đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai nghiêm túc theo các bước dưới đây. Chỉ khi thực hiện đúng quy trình, việc sắp xếp lại hệ thống nhân sự mới mang lại kết quả như mong muốn.

4.1. Quyết định chấp thuận tái cấu trúc từ cấp lãnh đạo

Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định phê duyệt tái cấu trúc. Quyết định này cần nêu rõ các cơ sở pháp lý, thông qua việc tái cấu trúc và cho phép chấm dứt hợp đồng lao động với những nhân viên không còn phù hợp.

Qua quá trình tư vấn quản trị nhân sự cho hàng nghìn chủ doanh nghiệp, Mr. Tony Dzung nhận thấy rằng: “Nỗi đau chung của các chủ doanh nghiệp hiện nay là không dám sa thải nhân sự không làm được việc và nhân sự có thể làm được việc nhưng thái độ tiêu cực. Đó là bởi nếu sa thải những người này thì doanh nghiệp sẽ thiếu nhân sự trầm trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng mộ đội ngũ tuyển dụng chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng văn hoá học tập và đào tạo liên tục để sa thải nhân sự nhưng không ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.”  

4.2. Triệu tập cuộc họp và thông qua nghị quyết tái cấu trúc

Dựa trên quyết định đã phê duyệt từ chủ sở hữu, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc người đứng đầu doanh nghiệp sẽ tổ chức một cuộc họp để thông qua nghị quyết hoặc quyết định về tái cấu trúc, đồng thời ủy quyền thực hiện cho người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.

4.3. Người đại diện pháp lý ban hành quyết định triển khai

Tổng giám đốc hoặc Giám đốc, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, sẽ ban hành quyết định thực hiện kế hoạch tái cấu trúc theo nghị quyết đã được thông qua ở bước 2. Quyết định này nhằm khởi động quá trình triển khai tái cấu trúc theo đúng định hướng của doanh nghiệp.

4.4. Lập danh sách và đào tạo lại nhân viên dôi thừa

Doanh nghiệp sẽ lập danh sách nhân viên dôi thừa và tiến hành đào tạo lại cho những vị trí trống phù hợp. Danh sách này phải được ký bởi người đại diện pháp lý của doanh nghiệp và có xác nhận của Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở. Nếu không có vị trí trống, doanh nghiệp không bắt buộc phải tổ chức đào tạo lại.

4.5. Xây dựng kế hoạch sử dụng lao động với công đoàn

Dựa trên kết quả đánh giá đào tạo và phân công nhân sự vào các vị trí trống, doanh nghiệp sẽ tổng hợp danh sách nhân viên dôi thừa còn lại và lập phương án sử dụng lao động mới. Việc này phải có sự tham gia của công đoàn để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

4.6. Thảo luận với công đoàn trước khi thông báo cho cơ quan lao động

Nếu vẫn còn nhân viên dôi thừa từ chối chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ họp với công đoàn để thảo luận về kế hoạch tái cấu trúc và chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế xung đột và đạt được sự đồng thuận trước khi báo cáo với các cơ quan chức năng.

4.7. Thông báo cho cơ quan quản lý lao động địa phương

Doanh nghiệp sẽ gửi thông báo bằng văn bản về kế hoạch tái cấu trúc đến cơ quan quản lý lao động địa phương ít nhất 30 ngày trước khi quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, trong trường hợp có từ hai nhân viên dôi thừa trở lên. Sau thời gian này, nếu không có phản hồi từ cơ quan lao động, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước tiếp theo.

4.8. Thông báo đến nhân viên bị ảnh hưởng

Người đại diện pháp lý của doanh nghiệp sẽ tổ chức cuộc họp với các nhân viên dôi thừa để thông báo chính thức về kế hoạch tái cấu trúc và dự định chấm dứt hợp đồng lao động. Thông báo này cũng được gửi bằng văn bản để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên.

4.9. Ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Người đại diện pháp lý sẽ ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với từng nhân viên dôi thừa, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm với các quyết định này dù cơ quan quản lý lao động không phản đối.

4.10. Hoàn thành các nghĩa vụ tài chính với nhân viên

Doanh nghiệp sẽ thanh toán các khoản tiền lương, trợ cấp mất việc và các phúc lợi khác cho nhân viên bị chấm dứt hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng lao động chính thức chấm dứt. Việc này đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý đối với người lao động.

5. Bật mí 5 bí quyết tái cấu trúc nhân sự hiệu quả

Dưới đây là những bí quyết quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững để thực hiện tái cấu trúc thành công, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

1 - Tập trung vào sự thành công của nhân viên
Khi tái cấu trúc nhân sự, mục tiêu cuối cùng là tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và hài lòng trong công việc. Đó có thể là giúp họ tăng động lực làm việc, cảm thấy vui vẻ khi làm việc, có cơ hội tăng thu nhập, thăng tiến và làm việc trong một môi trường lành mạnh. 

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải chi trả một khoản đầu tư cho phát triển nhân sự. Khoản đầu tư này sẽ mang lại hiệu quả lâu dài. Khi năng suất của nhân viên tăng cao sẽ giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận nhiều hơn. Vì vậy, hãy xem đây là khoản đầu tư cho sự phát triển bền vững thay vì xem đó là một khoản chi phí thông thường. 

2 - Xây dựng chính sách minh bạch và kiểm soát chi phí nhân sự
Doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ tổ chức rõ ràng, xác định chính xác các vị trí và mô tả công việc kèm theo. Nếu có yêu cầu kiêm nhiệm, doanh nghiệp cần có chính sách lương bổ sung để tránh tình trạng quá tải công việc. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đảm bảo quỹ lương và các chi phí nhân sự phù hợp với mô hình tài chính công ty, giúp doanh nghiệp duy trì chi phí nhân sự trong tầm kiểm soát và duy trì lợi nhuận bền vững. Tất cả các chính sách cần được văn bản hóa để đảm bảo sự minh bạch.

3 - Tuân thủ đúng quy trình và tiêu chuẩn
Thực hiện đúng các quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự đã đặt ra là yếu tố quan trọng trong tái cấu trúc nhân sự. Đảm bảo các tiêu chuẩn trong việc sa thải và trao quyền, đồng thời tránh can thiệp quá mức vào quyền hạn của các trưởng bộ phận. Điều này giúp duy trì sự nhất quán trong quản lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động của các bộ phận.

4 - Thiết lập quy trình mệnh lệnh đơn giản và đơn cấp
Với những yêu cầu không quan trọng, doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức trao đổi đơn giản như tin nhắn, email để tránh thủ tục rườm rà. Hãy tạo điều kiện cho các quản lý cấp trung phát huy vai trò của mình và tránh can thiệp trực tiếp vào các quyết định của họ. Thiết lập hệ thống chỉ đạo đơn cấp giúp nhân viên biết rõ ai là cấp quản lý trực tiếp, giảm thiểu nhầm lẫn và đảm bảo tính hiệu quả trong giao việc.

5 - Chọn người quản lý nhân sự có năng lực
Người phụ trách nhân sự cần có khả năng hoạch định quy mô nhân sự, xây dựng các quy chế quản lý và tổ chức, tuyển dụng nhân sự đáp ứng tiêu chuẩn công ty. Bằng cấp hay quan hệ thân thiết không phải yếu tố quyết định; điều quan trọng là người quản lý có khả năng vận hành và phát triển đội ngũ nhân sự để đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp.

Tái cấu trúc nhân sự là hành trình cần sự thấu hiểu và chiến lược dài hạn để đạt được hiệu quả bền vững. Tái cấu trúc đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng nhân sự, tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển lâu dài. Với những chia sẻ từ Trường Doanh Nhân HBR, hy vọng doanh nghiệp sẽ thực hiện chiến lược thay máu nhân sự thành công.