THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỮ LIỆU HIỆU QUẢ CHO DATA-DRIVEN ORGANIZATION

Quy trình quản trị dữ liệu hiệu quả là yếu tố then chốt giúp các tổ chức định hướng dữ liệu tận dụng tối đa tiềm năng của dữ liệu. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thiết kế quy trình quản trị dữ liệu hiệu quả, làm nền tảng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. 

1. Vì sao quản trị dữ liệu là “chìa khóa” thành công cho các tổ chức dựa trên dữ liệu?

Trong bối cảnh dữ liệu trở thành trung tâm của mọi quyết định, quản trị dữ liệu hiệu quả đóng vai trò then chốt cho thành công của mọi tổ chức dựa trên dữ liệu (Data-driven organization). 

Theo chia sẻ Mr. Tony Dzung - Chủ tịch hội đồng quản trị HBR Holdings: “Quản trị dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu được quản lý một cách tốt nhất, bao gồm các phương pháp thu thập, lưu trữ và phân tích tối ưu. Đây là yếu tố sống còn đối với các tổ chức định hướng dữ liệu, vốn phụ thuộc vào những thông tin chi tiết từ dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược.”

Dưới đây là những lý do tại sao quản trị dữ liệu lại là vấn đề mà mọi doanh nghiệp dựa trên dữ liệu đều cần quan tâm: 

• Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu: Quản trị dữ liệu giúp duy trì dữ liệu chính xác và nhất quán, điều này rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Dữ liệu không chính xác hoặc thiếu tin cậy có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, gây tổn hại sự phát triển của tổ chức.
• Bảo vệ thông tin nhạy cảm và tuân thủ các quy định: Quản trị dữ liệu hiệu quả giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp lý và bảo vệ các thông tin nhạy cảm của khách hàng, từ đó xây dựng lòng tin và uy tín trong mắt công chúng.
• Tối đa hóa giá trị từ tài sản dữ liệu: Quản trị dữ liệu giúp dữ liệu trở nên dễ dàng truy cập, dễ hiểu và dễ sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và khai thác thông tin, từ đó giúp tổ chức đưa ra những chiến lược và quyết định hiệu quả.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Một quy trình quản trị dữ liệu hợp lý giúp giảm thiểu sự trùng lặp, tối ưu hóa việc lưu trữ và sử dụng dữ liệu, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Điều này giúp các hoạt động trong tổ chức diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh.
• Xây dựng văn hóa sử dụng dữ liệu có trách nhiệm: Quản trị dữ liệu giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của dữ liệu và cách sử dụng dữ liệu một cách có đạo đức và chính xác. Từ đó đóng góp vào việc tạo dựng một văn hóa sử dụng dữ liệu có trách nhiệm.

>>> Xem thêm: PHƯƠNG PHÁP BẢO MẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU GIÚP NGĂN CHẶN CÁC MỐI ĐE DỌA TIỀM TÀNG

2. 7 trụ cột then chốt khi thiết kế quy trình quản trị dữ liệu cho doanh nghiệp

Theo chia sẻ Mr. Tony Dzung, để xây dựng một quy trình quản trị dữ liệu hiệu quả và bền vững, các tổ chức cần tập trung vào 7 trụ cột quan trọng dưới đây:

1 - Xây dựng khuôn khổ và chính sách quản trị dữ liệu rõ ràng

Trụ cột đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản trị dữ liệu chính là việc xây dựng một khuôn khổ và các chính sách rõ ràng. Điều này bao gồm việc xác định cấu trúc quản lý dữ liệu, quy trình thu thập và lưu trữ dữ liệu, các quyền sở hữu, trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận và các hướng dẫn chính thức để đảm bảo dữ liệu được xử lý đúng cách.

2 - Xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể

Mỗi tổ chức cần phân công rõ ràng các vai trò và trách nhiệm đối với dữ liệu. Việc này bao gồm việc xác định các chủ sở hữu dữ liệu, người quản lý dữ liệu và người quản lý kỹ thuật dữ liệu. 

Khi các vai trò được phân chia rõ ràng, trách nhiệm giải trình được thiết lập chặt chẽ, giúp tổ chức dễ dàng theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến dữ liệu, đồng thời giảm thiểu nguy cơ sai sót và thiếu sót trong quản lý.

3 - Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu nghiêm ngặt

Để dữ liệu thực sự có giá trị, nó phải đạt được các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt. Các yếu tố như tính chính xác, đầy đủ, nhất quán, kịp thời, hợp lệ, duy nhất và toàn vẹn của dữ liệu cần phải được kiểm soát liên tục. Việc thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng giúp đảm bảo rằng dữ liệu có thể được sử dụng trong các quyết định quan trọng mà không gây ra những rủi ro không đáng có.

4 - Thực hiện giao thức bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu mạnh mẽ

Dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm, cần được bảo vệ một cách nghiêm ngặt. Thiết lập các giao thức bảo mật và quyền riêng tư, tuân thủ các quy định như GDPR, CCPA, HIPAA là yếu tố thiết yếu trong việc bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa tiềm tàng. Điều này không chỉ giúp tránh các vấn đề pháp lý mà còn xây dựng lòng tin với khách hàng và các đối tác kinh doanh.

5 - Quản lý khả năng truy cập và chia sẻ dữ liệu

Quản lý khả năng truy cập và chia sẻ dữ liệu là một trụ cột quan trọng, giúp kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập thông tin. 

Quyền truy cập nên được cấp theo nguyên tắc "quyền tối thiểu", tức là chỉ cấp quyền truy cập vào dữ liệu mà người dùng thực sự cần. Các chính sách chia sẻ dữ liệu an toàn cũng cần được thiết lập để bảo vệ dữ liệu khi được chia sẻ giữa các bộ phận hoặc đối tác bên ngoài.

6 - Điều phối quản lý vòng đời dữ liệu

Dữ liệu có một vòng đời riêng, từ khi tạo ra cho đến khi tiêu hủy hoặc lưu trữ lâu dài. Quản lý vòng đời dữ liệu bao gồm các giai đoạn như tạo, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và tiêu hủy dữ liệu một cách an toàn. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất mát hoặc sử dụng sai mục đích, đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu cũ hoặc không cần thiết sẽ được xử lý đúng cách, tránh gây lãng phí tài nguyên.

7 - Đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan

Việc tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành như GDPR, CCPA, HIPAA không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là một yếu tố quan trọng để duy trì uy tín và sự minh bạch trong việc quản lý dữ liệu. Các tổ chức cần đảm bảo rằng mọi quy trình quản lý dữ liệu đều tuân thủ các quy định này, tránh các hậu quả pháp lý nghiêm trọng có thể xảy ra.

3. Lộ trình thiết kế quy trình quản trị dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp

Để xây dựng một quy trình quản trị dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp, việc áp dụng một phương pháp có cấu trúc và bài bản là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các bước chi tiết mà Mr. Tony Dzung chia sẻ để thiết kế quy trình quản trị dữ liệu cho doanh nghiệp.

3.1. Xác định rõ mục tiêu quản trị dữ liệu và mục tiêu kinh doanh

Bước đầu tiên trong việc thiết kế quy trình quản trị dữ liệu là xác định rõ ràng các mục tiêu quản trị dữ liệu và cách chúng tương thích với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức. 

Doanh nghiệp cần phải làm rõ các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua việc quản lý dữ liệu hiệu quả. Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp tổ chức có một định hướng vững chắc và tạo ra nền tảng để đánh giá hiệu quả của quy trình quản trị dữ liệu.

Theo đó, doanh nghiệp cần:

• Vạch ra các mục tiêu dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như cải thiện chất lượng dữ liệu, hỗ trợ các chiến lược kinh doanh bằng cách cung cấp thông tin phân tích chính xác.
• Đảm bảo các mục tiêu quản trị dữ liệu đồng bộ với các chiến lược và mục tiêu kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp.

3.2. Đánh giá thực trạng quản lý dữ liệu hiện tại

Sau khi đã xác định các mục tiêu quản trị dữ liệu, bước tiếp theo là tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về tình trạng hiện tại của quản lý dữ liệu trong tổ chức. Đánh giá các thực tiễn quản lý dữ liệu hiện tại giúp bạn có cái nhìn tổng thể về khả năng hiện tại của tổ chức và xác định các khoảng trống cần cải thiện.

Theo đó, doanh nghiệp cần:

• Phân tích cơ sở hạ tầng dữ liệu hiện tại, bao gồm các hệ thống lưu trữ, phần mềm phân tích dữ liệu và các quy trình thu thập dữ liệu.
• Kiểm tra chất lượng dữ liệu hiện tại, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, và sự nhất quán của dữ liệu.
• Đánh giá khả năng quản trị dữ liệu của tổ chức, bao gồm các nguồn lực và kỹ năng nhân sự trong việc quản lý và xử lý dữ liệu.

3.3. Phát triển các chính sách và quy trình quản trị dữ liệu

Bước tiếp theo là phát triển các chính sách và quy trình quản trị dữ liệu toàn diện. Chính sách này sẽ bao gồm các nguyên tắc và hướng dẫn cụ thể liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, truy cập, sử dụng, lưu giữ và tiêu hủy dữ liệu. 

Việc xây dựng các chính sách và quy trình rõ ràng là nền tảng để quản lý dữ liệu một cách có tổ chức, đảm bảo rằng dữ liệu luôn được xử lý một cách chính xác và có trách nhiệm.

• Xây dựng các chính sách rõ ràng cho từng giai đoạn trong vòng đời dữ liệu, từ khi thu thập đến khi tiêu hủy dữ liệu.
• Thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu, bao gồm quy ước về cách đặt tên dữ liệu, định dạng dữ liệu và đảm bảo chất lượng dữ liệu.
• Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan trong tổ chức hiểu và tuân thủ các chính sách này.

3.4. Lựa chọn, triển khai công nghệ, công cụ quản trị dữ liệu

Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ và tự động hóa quy trình quản trị dữ liệu. Lựa chọn và thực hiện các công nghệ, công cụ quản trị dữ liệu phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, giám sát, kiểm soát và báo cáo toàn bộ vòng đời của dữ liệu. 

Các công cụ này giúp giảm bớt công việc thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc xử lý và phân tích dữ liệu.

Theo đó, doanh nghiệp cần chú ý:

• Lựa chọn các công cụ phần mềm để quản lý chất lượng dữ liệu, bảo mật dữ liệu, quản lý siêu dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc.
• Đảm bảo các công cụ và phần mềm này có thể tích hợp với hệ thống dữ liệu hiện có trong tổ chức.
• Áp dụng công nghệ vào các quy trình quản trị dữ liệu lớn, ví dụ như trí tuệ nhân tạo AI giúp khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu lớn.

3.5. Thiết lập các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức về quản trị dữ liệu

Một phần quan trọng trong quy trình quản trị dữ liệu là đào tạo nhân viên về các chính sách, quy trình và vai trò trong quản trị dữ liệu. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều nhận thức được tầm quan trọng của dữ liệu và chất lượng dữ liệu sẽ giúp đảm bảo sự tuân thủ và thực hiện chính xác các quy trình.

Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng chương trình đào tạo toàn diện cho tất cả nhân viên, giúp họ hiểu về các quy trình quản trị dữ liệu và vai trò của từng cá nhân trong việc quản lý dữ liệu.
• Tổ chức các buổi đào tạo liên tục để cập nhật thông tin về các thay đổi trong quy định, tiêu chuẩn dữ liệu hoặc công nghệ mới.
• Thúc đẩy một văn hóa dữ liệu trong tổ chức, nơi mà mỗi nhân viên đều có trách nhiệm và tham gia vào quá trình quản lý dữ liệu.

3.6. Thực hiện và giám sát quy trình quản trị dữ liệu

Bước tiếp theo là thực hiện quy trình quản trị dữ liệu và giám sát việc thực hiện. Giám sát chặt chẽ giúp phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh và điều chỉnh quy trình để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

• Triển khai quy trình quản trị dữ liệu từng bước, bắt đầu với một chương trình thí điểm để kiểm tra hiệu quả và sự phù hợp của quy trình.
• Thiết lập các chỉ số và KPI để giám sát chất lượng dữ liệu, tuân thủ chính sách và việc sử dụng dữ liệu.
• Tiến hành kiểm tra định kỳ và kiểm toán để đảm bảo các quy trình và chính sách được tuân thủ.

3.7. Liên tục đánh giá và cải thiện quy trình quản trị dữ liệu

Quản trị dữ liệu không phải là một quy trình cố định mà là một quá trình diễn ra liên tục. Sau khi quy trình được triển khai, việc đánh giá và cải thiện quy trình quản trị dữ liệu theo thời gian là rất quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức luôn đáp ứng được nhu cầu thay đổi và phát triển.

Mr. Tony Dzung đề xuất doanh nghiệp cần:

• Đánh giá hiệu quả của quy trình quản trị dữ liệu bằng cách sử dụng các KPI và phản hồi từ các bên liên quan.
• Xác định các điểm cần cải thiện và điều chỉnh chính sách hoặc quy trình khi cần thiết.
• Cập nhật chiến lược quản trị dữ liệu để phản ánh các thay đổi trong yêu cầu kinh doanh, pháp lý hoặc công nghệ.

5. Giới thiệu Data mapping - công cụ quản trị dữ liệu hiệu quả

Data Mapping (Lập bản đồ dữ liệu hay ánh xạ dữ liệu) là quá trình liên kết các trường dữ liệu từ một nguồn này với các trường dữ liệu tương ứng trong một hệ thống khác. 

Quá trình này đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển giao, tích hợp, hoặc biến đổi một cách chính xác giữa các hệ thống, giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi nó di chuyển qua các hệ thống khác nhau. Vì vậy, nó là công cụ quan trọng trong việc quản lý dữ liệu. 

Dưới đây là các ứng dụng phổ biến của lập bản đồ dữ liệu trong các doanh nghiệp:

• Di chuyển dữ liệu (Data Migration): Lập bản đồ dữ liệu trong trường hợp này giúp kết nối các trường dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, đảm bảo dữ liệu giữ được độ chính xác và tính nhất quán trong suốt quá trình chuyển giao. 
• Tích hợp dữ liệu (Data Integration): Lập bản đồ dữ liệu giúp đồng bộ các trường dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau, đảm bảo rằng thông tin từ các nguồn khác nhau có thể kết hợp với nhau một cách chính xác, nhất quán. 
• Kho dữ liệu (Data Warehousing): Lập bản đồ dữ liệu giúp nạp dữ liệu vào kho dữ liệu, đảm bảo các trường dữ liệu từ các nguồn khác nhau được chuyển đổi phù hợp với cấu trúc của kho dữ liệu. Kho dữ liệu trở thành sẽ cung cấp một cái nhìn chính xác và đầy đủ về dữ liệu, từ đó giúp hỗ trợ các quyết định chiến lược.
• Biến đổi dữ liệu (Data Transformation): Lập bản đồ dữ liệu đảm bảo rằng các trường dữ liệu được chuyển đổi đúng cách và phù hợp với yêu cầu của hệ thống đích. Các quy tắc lập bản đồ xác định các logic biến đổi dữ liệu, chẳng hạn như chuyển đổi kiểu dữ liệu, thay đổi định dạng ngày tháng hoặc thay thế giá trị. 

6. Các chỉ số đo lường hiệu quả quản trị dữ liệu trong doanh nghiệp

Đo lường hiệu quả quản trị dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình quản lý dữ liệu của tổ chức đang hoạt động đúng hướng và mang lại giá trị thực tế. 

Mr. Tony Dzung gợi ý một số chỉ số đo lường hiệu quả quản trị dữ liệu mà doanh nghiệp cần quan tâm:

6.1. Chỉ số về chất lượng dữ liệu

Một số chỉ số về chất lượng dữ liệu quan trọng cần theo dõi bao gồm:

6.2. Chỉ số liệu liên quan đến việc áp dụng và nâng cao nhận thức về quản trị dữ liệu

Dưới đây các chỉ số liên quan đến việc áp dụng và nâng cao nhận thức về quản trị dữ liệu:

6.3.  Chỉ số về bảo mật và tuân thủ dữ liệu

Dưới đây là bảng phân tích các chỉ số trong Số liệu Bảo mật và Tuân thủ Dữ liệu:

Tóm lại, một quy trình quản trị dữ liệu được thiết kế tốt và thực hiện hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp dựa trên dữ liệu. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng với những bước đi và các chỉ số đo lường đã được đề cập trong bài viết, doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng và duy trì một quy trình quản trị dữ liệu bền vững.