QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU MBO: NÂNG CAO HIỆU SUẤT TOÀN DOANH NGHIỆP

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO không chỉ giúp doanh nghiệp xác định rõ hướng đi mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân và đội nhóm. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu MBO là gì và quy trình triển khai MBO giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh vượt trội.

1. MBO là gì?

MBO (Management by Objectives), hay còn gọi là Quản trị theo mục tiêu, là một phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết lập và đạt được các mục tiêu cụ thể trong tổ chức. Điểm nổi bật của MBO là sự tham gia chủ động của cả ban lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thảo luận và thống nhất các mục tiêu. Sau khi mục tiêu được đặt ra, cả hai bên sẽ phối hợp giám sát và đánh giá tiến độ thực hiện, đảm bảo kết quả đạt được trong khoảng thời gian xác định.

MBO được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1954 bởi Peter Drucker, một trong những nhà tư vấn quản trị có tầm ảnh hưởng lớn. Trong cuốn sách "The Practice of Management," ông nhấn mạnh rằng các mục tiêu rõ ràng không chỉ tạo động lực mà còn định hướng hành động của con người.

Peter Drucker tin tưởng rằng:

• Khi nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và trách nhiệm của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.
• Việc kết nối mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức không chỉ gia tăng năng suất mà còn tạo sự đồng thuận và cam kết trong tổ chức.

Với triết lý này, MBO đã trở thành một trong những phương pháp quản trị phổ biến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và hướng tới sự phát triển bền vững.

>>> Xem thêm: QUẢN TRỊ LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ PHÂN BIỆT GIỮA QUẢN TRỊ - QUẢN LÝ

2. Một số ví dụ cụ thể về quản trị theo mục tiêu MBO

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) có tính ứng dụng cao trong nhiều lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng xem xét một số ví dụ dưới đây về cách áp dụng phương pháp này để thiết lập mục tiêu cụ thể cho các bộ phận trong doanh nghiệp.

1 - MBO cho toàn doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu chung theo phương pháp MBO như sau:

• Đạt 20% tăng trưởng doanh thu hàng năm.
• Tăng 15% tỷ suất lợi nhuận ròng trong năm tới.
• Đạt được mức độ nhận diện thương hiệu trong thị trường mục tiêu tăng lên 30%.

Từ đó, theo dõi và đánh giá kết quả phối hợp làm việc từ các bộ phận trong doanh nghiệp để hoàn thành các mục tiêu trên. 

2 - MBO cho bộ phận Marketing

Với bộ phận Marketing, mục tiêu MBO có thể là:

• Tăng 30% lưu lượng truy cập website trong quý tới.
• Nâng cao 20% tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo.
• Đạt 50.000 lượt tương tác trên các nền tảng mạng xã hội mỗi tháng.

3 - MBO cho bộ phận Bán hàng

Phương pháp MBO được sử dụng quản trị bộ phận Bán hàng trong việc đạt được các mục tiêu sau: 

• Đạt được 100 khách hàng mới mỗi tháng.
• Tăng 25% doanh thu từ khách hàng hiện tại trong vòng 6 tháng.
• Giảm thời gian trung bình chu kỳ bán hàng xuống còn 2 tháng.

4 - MBO cho bộ phận Sản xuất

Mục tiêu MBO cho bộ phận Sản xuất bao gồm:

• Tăng 15% năng suất sản xuất so với cùng kỳ năm trước.
• Giảm tỷ lệ lỗi sản xuất xuống dưới 1%.
• Nâng cao mức độ sử dụng máy móc đạt 90% công suất.

>>> Xem thêm: 4 PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP MỤC TIÊU NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN CHO DOANH NGHIỆP

3. Ý nghĩa của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

Trong quản trị hiện đại, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến sau:

• Nhiều doanh nghiệp không có mục tiêu cụ thể hoặc các mục tiêu được đề ra thiếu tính thực tế và khả thi. Hệ quả là doanh nghiệp không định hướng phát triển rõ ràng, dễ mất lợi thế cạnh tranh
• Lãnh đạo và nhân viên không có sự đồng thuận về định hướng phát triển, dẫn đến việc triển khai kế hoạch kinh doanh bị rời rạc và thiếu nhất quán.
• Kế hoạch hoạt động tập trung vào xử lý vấn đề ngắn hạn thay vì xây dựng nền tảng lâu dài, dẫn đến lãng phí nguồn lực và mất cơ hội phát triển bền vững.
• Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên do thiếu các tiêu chí đo lường cụ thể và minh bạch.
• Doanh nghiệp không có mục tiêu rõ ràng nên nhân viên không hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu tổ chức, dẫn đến thái độ làm việc thụ động và thiếu trách nhiệm.
• Việc phân bổ nguồn lực không dựa trên các mục tiêu cụ thể dẫn đến chi phí gia tăng mà không đạt được kết quả mong muốn.

Trước thực trạng trên, Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings nhận định: “Muốn đạt được thành công, đầu tiên doanh nghiệp phải có mục tiêu rõ ràng, phải luôn ám ảnh về nó và cam kết thực hiện đến cùng”. 

Theo đó, phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc lập kế hoạch chiến lược đến nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của MBO:

• Thúc đẩy quá trình lập kế hoạch hiệu quả: MBO giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể, định hướng phát triển một cách bài bản. Điều này không chỉ đảm bảo rằng doanh nghiệp đi đúng hướng mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực để đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Tăng cường sự cộng tác trong tổ chức: Phương pháp MBO tạo nên sự gắn kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mỗi cá nhân đều đóng vai trò nhất định trong việc hiện thực hóa các mục tiêu này. Sự kết nối giữa các phòng ban được cải thiện, thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ thông tin trong nội bộ. 
• Tạo động lực và sự cam kết mạnh mẽ: Việc tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tạo ra động lực làm việc và sự cam kết lâu dài. Khi mọi người đều đồng thuận và cam kết đạt được các mục tiêu chung, doanh nghiệp không chỉ vận hành trơn tru mà còn phát triển bền vững.
• Đánh giá công bằng và minh bạch: MBO cung cấp một cơ chế đánh giá dựa trên kết quả thực tế, đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Các tiêu chí đánh giá rõ ràng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất của nhân viên, đồng thời nhân viên cũng cảm thấy được ghi nhận xứng đáng với những đóng góp của mình.
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân sự: Phương pháp quản trị này khuyến khích nhân viên không ngừng cải thiện kỹ năng và nâng cao năng lực cá nhân. Đồng thời, các nhà quản lý cũng học hỏi được nhiều kinh nghiệm và phát triển tư duy lãnh đạo.

4. Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO không chỉ đơn giản là đặt mục tiêu mà còn bao gồm một loạt các bước cụ thể giúp doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là các bước trong quy trình quản trị theo MBO:

4.1. Xác định mục tiêu của tổ chức

Xác định mục tiêu của tổ chức là bước nền tảng trong quy trình MBO. Nó không chỉ định hướng hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp mà còn giúp xây dựng sự đồng thuận và gắn kết trong tổ chức. 

Các mục tiêu này cần phản ánh rõ tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu quả, các mục tiêu cần tuân theo nguyên tắc SMART: cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế, và có thời hạn rõ ràng. Chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu lên 20% trong năm tài chính tới.

Theo Mr. Tony Dzung, để nhân viên có cam kết thực hiện mục tiêu đến cùng, sếp cần phải khuyến khích các đội core team, các phòng ban cùng tham gia vào quá trình lập kế hoạch kinh doanh. Khi ấy, nhân viên sẽ cùng tham gia đóng góp ý tưởng kinh doanh với sếp. Từ đó, biến mục tiêu của sếp thành ý tưởng của nhân viên. Khi nhân viên thực sự sở hữu ý tưởng của mình, họ sẽ chiến đấu đến cùng vì mục tiêu chung của tổ chức. 

4.2. Xác định mục tiêu của nhân viên

Sau khi đã xác định mục tiêu tổng thể, lãnh đạo cần làm việc cùng các phòng ban và nhân viên để xác định mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận. Mục tiêu này cần phù hợp với khả năng và vai trò của nhân viên, đồng thời hỗ trợ trực tiếp cho mục tiêu chung của tổ chức. 

Quá trình này tạo cơ hội để nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, đồng thời tăng sự tham gia và cam kết của họ đối với tổ chức. Ví dụ, phòng Marketing có thể đặt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập website lên 30% trong quý tới, trong khi phòng Nhân sự tập trung đạt tỷ lệ tham gia đào tạo nội bộ lên 90%.

4.3. Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi mục tiêu đã được thống nhất, doanh nghiệp cần chuyển chúng thành các kế hoạch hành động chi tiết. Kế hoạch này bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện. 

Một kế hoạch hành động rõ ràng sẽ giúp nhân viên và các bộ phận thực hiện công việc một cách có hệ thống, tránh trùng lặp và lãng phí nguồn lực. 

4.4. Giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ

Trong quá trình thực hiện mục tiêu, việc giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ thực hiện là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Nhà quản lý cần sử dụng các công cụ quản trị như phần mềm quản lý dự án, báo cáo tiến độ hoặc họp định kỳ để theo dõi và kiểm tra hiệu quả thực hiện. 

Bằng cách phát hiện sớm những sai lệch hoặc vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời để không làm gián đoạn tiến trình đạt mục tiêu. 

Mr. Tony Dzung cho rằng, việc giám sát và đo lường hiệu suất liên tục là cách hiệu quả để bám đuổi mục tiêu đến cùng. Trong mô hình theo đuổi mục tiêu PDCA (Plan, Do, Check, Action), doanh nghiệp thường bỏ qua bước “Check” nên không biết nhân viên có đang thực sự làm việc hiệu quả hay không. Kết quả là không đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Do đó, muốn chinh phục mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường mục tiêu (KPI, OKR) định kỳ hàng ngày. 

4.5. Đánh giá hiệu suất đạt được

Sau khi hoàn thành các công việc, tổ chức cần so sánh kết quả đạt được với các mục tiêu đã đặt ra. Việc đánh giá hiệu suất không chỉ dựa trên các số liệu định lượng mà còn xem xét cả các yếu tố định tính như thái độ làm việc, khả năng sáng tạo và sự phối hợp giữa các bộ phận. 

Đánh giá hiệu suất giúp tổ chức hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu, từ đó điều chỉnh chiến lược để đạt kết quả tốt hơn trong tương lai.

4.6. Cung cấp phản hồi

Phản hồi là bước quan trọng giúp nhân viên nhận diện những điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu trong quá trình làm việc. Nhà quản lý cần cung cấp phản hồi cụ thể, mang tính xây dựng và kịp thời để nhân viên có cơ hội cải thiện hiệu suất và năng lực. Những lời động viên hoặc hướng dẫn trực tiếp sẽ tạo động lực lớn, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ. Chẳng hạn, phản hồi có thể bao gồm việc ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong tỷ lệ chốt đơn hàng hoặc đề xuất điều chỉnh chiến lược để tăng tính hiệu quả.

4.7. Ghi nhận và tôn vinh kết quả đạt được

Cuối cùng, doanh nghiệp cần ghi nhận và tôn vinh những thành tích mà nhân viên hoặc các bộ phận đã đạt được. Điều này có thể bao gồm việc khen thưởng, tổ chức vinh danh hoặc cung cấp các lợi ích bổ sung nhằm tạo động lực và sự gắn kết lâu dài. Việc công nhận không chỉ khuyến khích tinh thần làm việc mà còn xây dựng văn hóa công nhận trong tổ chức. 

5. Cách thức quản trị nhân viên kinh doanh bằng mục tiêu MBO

Nhân viên Sale đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức. Vì vậy, quản trị hiệu quả nhân viên kinh doanh là điều hết sức quan trọng. 

Dưới đây là các bước quản trị nhân viên sale theo mục tiêu do Mr. Tony Dzung đề xuất:

• Thiết lập mục tiêu về doanh số: ví dụ như tăng 20% doanh số so với tháng trước.
• Thiết lập mục tiêu về trải nghiệm khách hàng: nhân viên Sale phải quan tâm đến các điểm chạm khách hàng, phải có thói quen nhập dữ liệu khách hàng lên hệ thống CRM của doanh nghiệp (tên, tuổi, số điện thoại, email, lịch sử chăm sóc khách hàng). 
• Báo cáo: Sau đó, nhân viên Sale phải báo cáo định kỳ kết quả thực hiện mục tiêu với nhà quản lý. Nếu chưa đạt được mục tiêu như kỳ vọng, nhân viên đó phải tự đề xuất giải pháp khắc phục. 

Trong quá trình thực hiện mục tiêu, rất nhiều nhân viên Sale chỉ tập trung vào mục tiêu cá nhân hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do đó, họ có thể không quan tâm đến việc tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực để bảo vệ hình ảnh thương hiệu. Đây là lý do nhiều nhân viên Sale sẵn sàng bỏ rơi khách hàng sau khi chốt hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp phải lưu ý rằng mục tiêu cá nhân luôn phải gắn chặt mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

6. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp MBO

Giống như bất kỳ phương pháp quản trị nào khác, MBO cũng tồn tại những điểm mạnh và hạn chế cần lưu ý. 

6.1. Ưu điểm

• Đề cao vai trò và trách nhiệm cá nhân: Phương pháp quản lý theo mục tiêu nhấn mạnh tầm quan trọng của từng nhân viên, giúp họ ý thức rõ hơn về trách nhiệm và vai trò của mình trong công việc.
• Xác định mục tiêu rõ ràng và phù hợp: Các mục tiêu quan trọng được thiết kế riêng biệt cho từng nhân viên, phù hợp với trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng cá nhân.
• Cải thiện sự gắn kết và làm việc nhóm: MBO thúc đẩy giao tiếp, kết nối và hợp tác giữa các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm trong tổ chức.
• Làm rõ kỳ vọng của tổ chức: Nhân viên hiểu rõ hơn về những kỳ vọng của công ty đối với họ cũng như tác động của công việc họ làm trong việc đạt được mục tiêu chung.
• Thúc đẩy sự cống hiến và lòng trung thành: Mỗi nhân viên được giao những mục tiêu cụ thể, độc lập, cho thấy vai trò quan trọng của họ trong tổ chức, từ đó tăng động lực và lòng trung thành.
• Kết nối mục tiêu cá nhân và tổ chức: MBO tạo ra sự đồng bộ giữa mục tiêu cá nhân của nhân viên và mục tiêu tổng thể của tổ chức, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ trong mọi hoạt động.

6.2. Nhược điểm

• Thiếu tính linh hoạt với điều kiện thực tế: MBO đôi khi không xem xét đủ các yếu tố đặc thù hoặc điều kiện làm việc hiện có của tổ chức, dẫn đến những bất cập trong triển khai.
• Tạo áp lực lớn cho nhân viên: Nhân viên có thể cảm thấy căng thẳng khi phải đối mặt với áp lực hoàn thành mục tiêu, đặc biệt khi các mục tiêu vượt quá khả năng hoặc nguồn lực hiện có.
• Ít chú trọng vào việc phát triển kỹ năng quản lý: Nhà quản lý đôi khi chỉ tập trung vào kết quả mà không tận dụng phương pháp MBO để hỗ trợ phát triển năng lực và sự tham gia tích cực của nhân viên vào các hoạt động quản lý.
• Thời gian triển khai dài: Quá trình thiết lập và thực hiện một chương trình MBO bài bản có thể kéo dài từ 3 đến 5 năm, gây khó khăn trong việc đạt hiệu quả nhanh chóng.
• Khó đánh giá các công việc có tính sáng tạo cao: Phương pháp này chủ yếu tập trung vào đánh giá hiệu quả làm việc dựa trên năng suất, khó đánh giá các công việc có tính sáng tạo cao hoặc khó đo lường. 

7. Phân biệt phương pháp MBO và MBP

Trong quản trị doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả vận hành và đạt được mục tiêu luôn là bài toán khó. Hai phương pháp quản trị phổ biến hiện nay là MBO (Management by Objectives) và MBP (Management by Processes), mỗi phương pháp mang lại những lợi ích riêng biệt và phù hợp với những mục đích khác nhau. 

MBO là phương pháp quản trị hiện đại mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, từ việc định hướng mục tiêu, nâng cao sự hợp tác, đến cải thiện hiệu suất toàn diện. Để tối ưu hóa kết quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ và triển khai MBO đúng cách, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo thực tế. Hãy để Trường Doanh Nhân HBR đồng hành cùng bạn trên hành trình áp dụng MBO, hướng tới chinh phục những mục tiêu kinh doanh lớn lao.