9 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH BÁN HÀNG CHI TIẾT, HIỆU QUẢ

Lập kế hoạch bán hàng là công việc quan trọng mà ban quản lý doanh nghiệp cần phải xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng. Bản kế hoạch bán hàng chính là kim chỉ nam cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh chung. Hãy cùng HBR tìm hiểu về 9 bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả dưới đây nhé!

1. Lập kế hoạch bán hàng là gì? 

Lập kế hoạch bán hàng được biết là toàn bộ quá trình xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra đó. Để có thể thực hiện được kế hoạch bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phối hợp với các kế hoạch tiếp thị, kinh doanh. 

Kế hoạch bán hàng càng chi tiết cụ thể càng giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được doanh số và phát triển tốt hơn. Kế hoạch bán hàng bao gồm các yếu tố chính:

• Đối tượng mục tiêu

• Mối quan tâm của thị trường

• Mục tiêu doanh thu

• Các chiến lược & nguồn lực của doanh nghiệp

• Cơ cấu đội ngũ thực hiện

 XEM THÊM: QUY TRÌNH BÁN HÀNG 10 BƯỚC HIỆU QUẢ MANG ĐẾN ĐỘT PHÁ VỀ DOANH THU

2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình vận hành và phát triển doanh nghiệp nói chung và đối với bộ phận kinh doanh nói riêng. Hãy cùng HBR phân tích tầm quan trọng của việc lập kế hoạch bán hàng sau nhé!

1 - Truyền đạt mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp

Ở mỗi giai đoạn tăng trưởng khác nhau, doanh nghiệp sẽ có các mục tiêu khác nhau. Và nhiệm vụ của kế hoạch bán hàng chính là thay đổi, update và cụ thể hóa liên tục các mục tiêu theo từng thời kỳ về doanh thu, lợi nhuận cũng như tỷ lệ chốt sale của doanh nghiệp. Dựa vào bản kế hoạch đó, các cấp quản lý sẽ cân đối, phân bổ chỉ tiêu cho từng phòng ban, từng người để đạt tới mục tiêu kinh doanh chung toàn doanh nghiệp. 

2 - Đưa ra định hướng chiến lược cụ thể

Để có thể thực hiện hóa mục tiêu bán hàng theo bảng kế hoạch, ban lãnh đạo cần phải chỉ rõ lộ trình hoạt động, các bước làm cụ thể trong bản kế hoạch nhằm đưa ra định hướng chiến lược dành cho nhóm bán hàng của công ty. Dựa vào những hành động cụ thể đó, các nhân sự sẽ biết rõ mình cần làm gì, đi theo hướng nào và nỗ lực để chốt sale. 

3 - Vạch rõ vai trò và trách nhiệm của đội ngũ bán hàng

Kế hoạch bán hàng cụ thể cần vạch rõ vai trò và trách nhiệm của những đối tượng liên quan trong việc bán hàng. Bản kế hoạch đảm bảo giúp mọi người đều hiểu rõ sứ mệnh và vai trò của mình trong chiến lược đó, từ đó, hành động để đạt được mục tiêu kinh doanh chung. 

4 - Theo dõi hiệu quả việc kinh doanh

Kế hoạch bán hàng chính là công cụ theo dõi và đánh giá chính xác, chi tiết năng lực làm việc của đội ngũ nhân sự. Quản lý sẽ dựa vào những tiêu chí, những mục tiêu đã đặt ra trong bản kế hoạch để theo dõi chi tiết mức độ hiệu suất và tiến độ công việc của toàn doanh nghiệp. 

Không những thế, kế hoạch bán hàng cũng giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh tổng thể trong từng giai đoạn của doanh nghiệp. Đây là dữ liệu quan trọng về bức tranh tổng thể, tình hình tăng trưởng của doanh nghiệp, làm cơ sở so sánh kết quả trong từng giai đoạn. Từ những giá trị đo lường đó, ban quản trị sẽ điều chỉnh định hướng phát triển phù hợp hơn cho doanh nghiệp. 

3. Các vấn đề thường gặp khi lập kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng quan trọng tuy nhiên không phải đội ngũ ban lãnh đạo nào cũng có thể làm tốt. Trước khi đi vào các bước lập kế hoạch bán hàng cụ thể, hãy cùng HBR nhìn nhận khách quan về những vấn đề (khó khăn) thường gặp khi lập kế hoạch bán hàng nhé!

3.1. Không xác định được nhu cầu, mong muốn của khách hàng

Mong muốn và nhu cầu của khách hàng chính là sứ mệnh, là cơ sở để doanh nghiệp phát triển. Bởi thực chất, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp ra đời là để phục vụ nhu cầu của người dùng. Nếu không xác định đúng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể bán được sản phẩm. 

Để có thể xác định đúng nhu cầu, thị hiếu khách hàng, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các dữ liệu dựa trên tín hiệu thị trường bằng hoạt động khảo sát nhu cầu người dùng thông qua hình thức phiếu khảo sát online, email, điện thoại… 

Sau khi có được dữ liệu, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích và đưa ra chân dung khách hàng đích của doanh nghiệp. Từ đó, bám sát theo đặc điểm của chân dung khách hàng, doanh nghiệp lên kế hoạch bán hàng, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing… nhất quán và hiệu quả. 

Ví dụ: doanh nghiệp xác định khách hàng mục tiêu là đối tượng sinh viên 18 - 22 tuổi có nhu cầu sử dụng laptop để phục vụ việc học, mà doanh nghiệp lại bán các sản phẩm cao cấp, hạng sang với mức giá ngất ngưởng thì chắc chắn sẽ thất bại. 

3.2. Không xác định được các thử thách và doanh nghiệp phải đối mặt

Để lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ hướng tới đường đi tích cực mà còn cần có những hướng đi dự phòng cho các trường hợp rủi ro. Kế hoạch bán hàng cần nêu rõ những thử thách và vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt là với đối thủ cạnh tranh. 

Nếu doanh nghiệp không xác định được những thử thách và khó khăn thì sẽ dễ dàng rơi vào bế tắc khi có bất cứ sự bất tiện nào xuất hiện trong quá trình chạy chiến dịch. Việc nắm rõ những thách thức và khó khăn sẽ giúp đội ngũ quản trị có thể xây dựng 1 kế hoạch hoàn hảo nhất. 

Ví dụ: bên cạnh việc hoạch định kế hoạch bán hàng cho sản phẩm xe ô tô hạng sang, doanh nghiệp cần đưa ra một số trường hợp thách thức liên quan đến cạnh tranh giá cả với các hãng xe sang, khó khăn về mức thuế xe ô tô… 

3.3. Không xác định đúng thị trường mục tiêu

Thị trường mục tiêu là yếu tố quan trọng quyết định có bán được hàng hay không, có tăng được doanh số hay không. Để có được chiến lược bán hàng hiệu quả, ban quản trị cần xác định đúng thị trường phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu. Doanh nghiệp nên xác định đúng và chuẩn “thị trường ngách” của mình. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường sẽ tập trung nhiều vào “thị trường ngách” bởi yếu tố con người, nguồn lực có hạn, họ không thể tranh giành với thị trường to, với những ông lớn trong ngành.

Một ví dụ về sự thành công khi xác định đúng thị trường mục tiêu đó là Roll-Royce hướng tới phân khúc đối tượng doanh nhân yêu thích dạng xe hơi hạng sang.

3.4. Mục tiêu ảo, không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp

Một vấn đề quan trọng thường gặp trong việc lập kế hoạch bán hàng mà các nhà quản trị nên tránh đó mà lên lực tiêu ảo, không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp. Đây còn gọi là xu thế đưa ra giả định dựa vào trực giác. Tuy nhiên, trong thời đại số hiện nay, khi đưa ra bất cứ kế hoạch nào cũng cần dựa trên số liệu trực quan, data chính xác. Các nhà quản trị nên đưa ra mục tiêu cho kế hoạch bán hàng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp và đề xuất tình huống khả quan nhất. 

Khi lên mục tiêu, hãy bám sát theo nguyên tắc SMART: dựa trên 5 thành phần bao gồm tính cụ thể, đo lường được, khả năng thực hiện, tính thực thế và khung thời gian.

Ví dụ: Mục tiêu doanh số của công ty là đạt 150% so với tháng trước, tăng 50% doanh thu so với tháng trước. 

3.5. Không nhận được phản hồi, đánh giá từ chuyên gia

Trong quá trình lập kế hoạch bán hàng, nên xin nhận xét và ý kiến từ những người có kinh nghiệm, những chuyên gia trong ngành. Kế hoạch bán hàng là kết quả của tập hợp ý tưởng từ các thành viên, quản lý thuộc nhóm kinh doanh. Chính vì thế, những phản hồi, đánh giá từ nhiều người, đặc biệt là các chuyên gia sẽ là ý tưởng hay để bản kế hoạch hoàn thiện và đem lại giá trị tối ưu nhất. Tuy nhiên, ban quản trị sẽ là người cuối cùng chốt lại những ý kiến để đưa ra bản kế hoạch cuối cùng. 

4. Hướng dẫn chi tiết 9 bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả nhất

Để lập kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết và hiệu quả, doanh nghiệp nên tham khảo 9 bước quan trọng sau đây:

4.1. Xác định mục tiêu bán hàng

Mục tiêu bán hàng là kết quả kỳ vọng của kế hoạch bán hàng mà nhà quản trị đã đặt ra cho toàn thể nhân viên thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi mục tiêu bán hàng cần có mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Trước mỗi chiến dịch bán hàng, nhà quản trị thường sẽ đưa ra mục tiêu dài hạn sau đó trong suốt quá trình triển khai kế hoạch, mỗi giai đoạn sẽ tương ứng với mục tiêu ngắn hạn được đưa ra.

Xây dựng mục tiêu bán hàng vô cùng quan trọng, nó tạo ra lộ trình bán hàng rõ ràng và là phương hướng để toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp hành động. Để lập mục tiêu bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng theo quy tắc SMART: Specific - Tính cụ thể, Measurable - Đo lường, Achievable - Khả năng thực hiện, Realistic - Tính thực tế, Time bound - Khung thời gian. Ví dụ về mục tiêu khi lập kế hoạch bán hàng sản phẩm bàn trang điểm của công ty A.

• S – Specific (Tính cụ thể): Kế hoạch bán hàng cụ thể thông qua kênh livestream trên các nền tảng mạng xã hội bao gồm Tiktok, Fangage, có áp dụng hình thức miễn phí ship và tặng kèm quà trang trí 

• M – Measurable (Tính đo lường): Bán hết 200 chiếc bàn trong kho trong vòng 1 tháng 

• A – Achievable (Tính khả thi): Thị trường hiện nay có nhu cầu mua bàn trang điểm nhiều, đặc biệt là với đối tượng khách hàng nữ 

• R – Realistic (Tính thực tế): Công ty đã có đủ nguồn lực để triển khai phân phối bán hàng gồm đội ngũ livestream, đội ngũ quản lý đơn hàng… 

• T – Time-Bound (Khung thời gian): Công ty đã xác định thời gian 1 tháng sẽ bán hết 200 chiecs bàn, đây là khung thời gian hợp lý với nguồn lực và tình hình thực tế của công ty. 

4.2. Hiểu về sản phẩm/ dịch vụ đang bán

Để có thể lập kế hoạch bán hàng chuẩn chỉnh và khả thi, người lập kế hoạch phải thực sự hiểu về sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp đang bán. Khi tìm hiểu và phân tích về sản phẩm, cần phải nắm rõ USP - lợi điểm bán hàng độc nhất. Đó là then chốt giúp người lập kế hoạch bán hàng có thể xác định được phương hướng và cách bán hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra, người lên kế hoạch cũng cần tìm hiểu sâu về doanh số sản phẩm trong cùng kỳ, quý gần nhất để lên kế hoạch có tính khả thi cao và phù hợp ở giai đoạn sau.

4.3. Xây dựng chi tiết chân dung khách hàng

Khi xây dựng chân dung khách hàng, doanh nghiệp có thể hiểu sâu sắc về những nỗi đau và mong muốn của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể triển khai các kế hoạch marketing, bán hàng phù hợp, thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Nếu không có chân dung khách hàng, ngay từ bước đầu tiên doanh nghiệp đã gặp khó khăn trong việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ phù hợp. 

Để xây dựng được chân dung khách hàng, doanh nghiệp cần phải dựa vào các yếu tố quan trọng bao gồm: 

• Nhân khẩu học: xác định tuổi, nghề nghiệp của khách hàng

• Địa lý: nơi ở, vị trí của khách hàng quyết định đến phương thức trưng bày sản phẩm

• Khả năng tài chính: mức thu nhập và khả năng chi trả cho sản phẩm

• Sở thích, thói quen: thói quen mua sắm, tìm hiểu sản phẩm của khách hàng

• Hành vi mua sắm: bao gồm toàn bộ quá trình tìm hiểu, mua sắm, sử dụng, đánh giá

• Nỗi đau: là những vấn đề khách hàng đang gặp phải và không thể giải quyết

• Mong muốn của khách hàng: là căn cứ để doanh nghiệp có thể nghiên cứu, thiết kế và đưa ra các tính năng của sản phẩm đáp được đúng nhu cầu, mong muốn mà khách hàng đang tìm kiếm

Ở khâu xây dựng chân dung khách hàng chi tiết, các doanh nghiệp nên áp dụng sơ đồ CANVAS để xác định đặc điểm khách hàng dựa trên các yếu tố trên đồng thời phân tích kỹ nỗi đau của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp, phương án giúp khách hàng giải quyết vấn đề - chính là sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Sau khi đã phác thảo được chân dung khách hàng, doanh nghiệp cần nghiên cứu, xem xét, phân chia thành các nhóm đối tượng khách hàng. Từ cơ sở dữ liệu đó, ban quản trị bắt đầu lên kế hoạch bán hàng sao cho phù hợp nhất với từng đối tượng cụ thể, quyết định phân khúc thị trường, cách triển khai phương pháp bán hàng phù hợp. 

XEM THÊM: XÁC ĐỊNH CHÂN DUNG KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU - CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP

4.4. Nghiên cứu thị trường, đối thủ

Nghiên cứu thị trường, đối thủ là bước quan trọng để lập kế hoạch bán hàng thành công. Nghiên cứu thị trường ở đây là việc tìm hiểu, phân tích những thuận lợi, khó khăn của sản phẩm trên thị trường, tìm hiểu về các sản phẩm của đối thủ cùng ngành để học hỏi điểm tốt từ họ và tránh những sai lầm. 

Để nghiên cứu đối thủ cạnh tranh hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng mô hình SWOT: Strengths (thế mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) - đây là mô hình phân tích kinh doanh nổi tiếng. 

4.5. Hoạch định chiến lược hành động

Để mục tiêu đạt được tối ưu nhất, người lập kế hoạch bán hàng cần phải suy nghĩ và đưa ra chiến lược hành động cụ thể cho toàn doanh nghiệp thực hiện. Hoạch định chiến lược cần sự rõ ràng, liệt kê và phân chia chi tiết các bước cần thực hiện cho từng nhân viên, từng phòng ban bộ phận. 

Trong quá trình hoạch định chiến lược hành động, cần phải đưa ra cơ chế kiểm soát nhân sự, quy trình vận hành công việc để đảm bảo hiệu quả và tiến độ công việc kịp thời. Đồng thời bản kế hoạch cần sắp xếp những tình huống rủi ro, các công việc phát sinh để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến toàn bộ chiến lược chung. 

4.6. Xác định kế hoạch tiếp thị

Lập kế hoạch bán hàng là sự kết hợp giữa kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tiếp thị. Việc xác định rõ kế hoạch tiếp thị giúp nhân viên có thể nắm rõ chương trình khuyến mại, bán hàng của sản phẩm dịch vụ để tư vấn và cung cấp đến khách hàng. Không những thế, kế hoạch tiếp thị hỗ trợ chiến dịch marketing chạy đúng hướng, truyền đại thông tin đúng đến khách hàng mục tiêu. 

4.7. Lập kế hoạch dự phòng

Doanh nghiệp nên chú trọng đến việc xây dựng kế hoạch dự trù cho các trường hợp có vấn đề phát sinh xảy ra. Thường ở các doanh nghiệp nhỏ sẽ không chú trọng đến vấn đề này tuy nhiên đây lại là yếu tố quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp lớn nhỏ nào cũng nên lưu ý. Kế hoạch dự phòng cần đáp ứng các tiêu chí sau đây:

• Tham khảo kỹ bảng đánh giá rủi ro và lựa chọn lịch bản có khả năng gây ra thiệt hại lớn nhất, vạch chi tiết những gì có thể sẽ xảy ra trong từng trường hợp cụ thể. Người lên kế hoạch cần nhắm đến một loạt tình huống xấu như tấn công mạng, nhân viên nghỉ việc kéo dài, trục trặc kỹ thuật, các vấn đề về cấu trúc cơ sở kinh doanh… 

• Kế hoạch dự phòng phải đề ra hướng giải quyết cụ thể, khả thi cho trường hợp rủi ro và gặp vấn đề xấu nhất. 

• Tổng quan ngắn gọn về chiến lược, kế hoạch dự phòng bao gồm bối cảnh cho các hành động cần thực hiện, xác định rõ những người cần biết và tham gia vào chiến lược dự phòng là những ai.  

4.8. Dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách luôn là công việc khó xác định bởi có rất nhiều vấn đề phát sinh. Những yếu tố cần dự toán ngân sách quan trọng nhất bao gồm: 

Dự toán ngân sách càng chi tiết, cụ thể càng giúp doanh nghiệp tránh được các tình huống xấu và rủi ro khi sử dụng nguồn lực tài chính. 

4.9. Đo lường kết quả công việc thực hiện được

Bước cuối cùng của lập kế hoạch bán hàng đó là giai đoạn theo dõi và đo lường. Chỉ số đo lường kết quả công việc thực hiện phổ biến nhất là KPIs - Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Bám sát vào kế hoạch bán hàng, quản lý cần thực hiện theo dõi, đo lường số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng để đánh giá chính xác hiệu quả công việc của từng cá nhân và toàn bộ doanh nghiệp. 

Việc đo lường kết quả thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích sau:

• Theo dõi và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. 

• Nâng cao hiệu quả của quy trình nghiệm thu kế hoạch. 

• Đảm bảo theo sát tiến độ, mục tiêu và tầm nhìn của kế hoạch bán hàng. 

• Kịp thời xử lý vấn đề khi quy trình bị lệch hướng và tiến độ chậm so với dự định ban đầu. 

Để lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, nhà quản trị cần dựa trên kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng nên khung kế hoạch phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. 

XEM THÊM: CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ KINH DOANH ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN ĐÚNG ĐẮN