CÁCH SA THẢI NHÂN VIÊN ĐÚNG LUẬT VÀ KHÉO LÉO CHO NHÀ QUẢN LÝ

Cách sa thải nhân viên là một trong những điều khó khăn và nhạy cảm nhất đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Nếu xử lý thiếu khéo léo, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về tâm lý nội bộ, hình ảnh thương hiệu và cả vấn đề pháp lý. Vậy làm thế nào để sa thải nhân viên đúng luật nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và nhân văn? Cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Doanh nghiệp được quyền sa thải nhân viên trong trường hợp nào?

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, sa thải là hình thức kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất và chỉ được áp dụng trong những trường hợp người lao động vi phạm nghiêm trọng quy định nội bộ hoặc pháp luật lao động. Dưới đây là các trường hợp cụ thể người lao động có thể bị áp dụng hình thức sa thải:

• Người lao động có hành vi xâm phạm nghiêm trọng tại nơi làm việc như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích hoặc sử dụng chất ma túy trong phạm vi doanh nghiệp;
• Người lao động tiết lộ thông tin mật như bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; đồng thời gây thiệt hại lớn hoặc có nguy cơ gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động, hoặc có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo nội quy lao động;
• Người lao động đang trong thời gian bị áp dụng kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức nhưng tiếp tục lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý mà chưa được xóa kỷ luật
• Người lao động tự ý nghỉ việc không phép từ 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày kể từ lần nghỉ đầu tiên, không thuộc trường hợp có lý do chính đáng. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc người thân bị ốm có xác nhận của cơ sở y tế có thẩm quyền, hoặc các trường hợp khác được quy định cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

Ngoài những trường hợp đã quy định, doanh nghiệp chỉ có thể mở rộng thêm căn cứ xử lý kỷ luật sa thải nếu nội dung đó được quy định rõ ràng trong nội quy lao động hợp pháp và không trái với Bộ luật Lao động. Một số tình huống thường được đưa vào nội quy là vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng lao động hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn công việc đã thỏa thuận ban đầu.

2. Vì sao doanh nghiệp cần khéo léo khi sa thải nhân viên?

Sa thải không chỉ là một quyết định nhân sự đơn lẻ mà còn là một tín hiệu ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Vì vậy, cách xử lý cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh những hệ lụy không mong muốn như sau:

2.1. Ảnh hưởng đến tâm lý đội ngũ còn lại

Khi một nhân viên bị sa thải, những người ở lại thường chịu tác động tâm lý khá rõ rệt, ngay cả khi họ không bị ảnh hưởng trực tiếp. Họ có thể bắt đầu cảm thấy lo lắng về sự ổn định công việc của bản thân, đồng thời giảm mức độ tin tưởng vào các quyết định của ban lãnh đạo nếu quy trình sa thải không minh bạch hoặc thiếu nhất quán. Tâm lý này thường được gọi là “survivor syndrome”, tức là hội chứng của những người “ở lại sau cắt giảm”.

Về lâu dài, điều này có thể dẫn đến giảm động lực làm việc, giảm mức độ gắn kết với tổ chức. Một số doanh nghiệp sau khi sa thải không khéo léo còn ghi nhận hiện tượng nhân sự giỏi tiếp tục rời đi vì cảm thấy môi trường không còn an toàn. Điều này khiến doanh nghiệp không chỉ mất người bị sa thải mà còn có nguy cơ mất thêm nhiều nhân sự chất lượng khác.

2.2. Ảnh hưởng đến thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp

Trong thời đại số, cách doanh nghiệp sa thải nhân viên có thể nhanh chóng trở thành thông tin lan truyền trên các nền tảng tuyển dụng và mạng xã hội, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu tuyển dụng. Nếu quy trình sa thải bị đánh giá là thiếu minh bạch hoặc thiếu nhân văn, doanh nghiệp có thể bị gắn với hình ảnh tiêu cực, gây khó khăn trong việc thu hút nhân tài trong tương lai.

2.3. Rủi ro pháp lý nếu xử lý sai quy trình

Bên cạnh yếu tố tâm lý và thương hiệu, sa thải nhân viên còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn nếu doanh nghiệp thực hiện sai quy trình. Theo Bộ luật Lao động 2019 của Việt Nam, việc chấm dứt hợp đồng lao động phải dựa trên những căn cứ rõ ràng và tuân thủ đầy đủ quy định về thời gian báo trước, lý do chấm dứt cũng như nghĩa vụ tài chính đối với người lao động.

Trong thực tế, nếu doanh nghiệp sa thải không đúng căn cứ hoặc không chứng minh được lỗi của người lao động, họ có thể đối mặt với tranh chấp lao động, bị xử phạt hành chính hoặc buộc phải bồi thường tiền lương và khôi phục vị trí làm việc cho nhân viên. Không ít trường hợp doanh nghiệp còn phải chịu thêm chi phí pháp lý và thiệt hại về uy tín do xử lý sai ngay từ đầu.

3. Những điều cần xem xét trước khi sa thải nhân viên

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, nhà quản lý cần đánh giá toàn diện để đảm bảo rằng sa thải là giải pháp phù hợp nhất trong tình huống hiện tại, gồm những tiêu chí sau đây:

3.1. Đánh giá lại nhân sự dưới góc nhìn tổng thể

Trước khi đi đến bất kỳ quyết định chấm dứt hợp đồng nào, doanh nghiệp cần thực hiện một bước rà soát toàn diện về nhân sự theo hướng khách quan và đa chiều. Việc đánh giá này không chỉ dựa trên cảm nhận của một cá nhân quản lý mà cần tổng hợp từ nhiều nguồn như phản hồi của các phòng ban liên quan, dữ liệu hiệu quả công việc, mức độ phối hợp trong dự án cũng như những giá trị thực tế mà nhân viên đã đóng góp cho tổ chức trong suốt quá trình làm việc.

Cách tiếp cận này giúp nhà quản lý hạn chế tối đa yếu tố cảm tính và có được bức tranh đầy đủ hơn về vai trò của nhân sự đó trong hệ thống chung. Trong một số trường hợp, một nhân viên có thể không nổi bật ở hiệu suất ngắn hạn nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong vận hành hoặc hỗ trợ đội nhóm.

3.2. Làm rõ bản chất vấn đề và mức độ nghiêm trọng

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan, bước tiếp theo là xác định chính xác vấn đề đang tồn tại là gì, đến từ đâu và mức độ ảnh hưởng như thế nào. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa các nhóm nguyên nhân khác nhau, bao gồm vi phạm kỷ luật, hạn chế về năng lực, xung đột trong công việc hoặc các yếu tố khách quan từ môi trường làm việc.

Trong quá trình này, việc trao đổi trực tiếp với nhân sự là rất quan trọng để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ và tránh suy đoán một chiều. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc mức độ nghiêm trọng của vấn đề để lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp theo nội quy lao động và quy định của pháp luật. Sa thải chỉ nên được xem là phương án cuối cùng trong các trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc khi không còn khả năng khắc phục, thay vì áp dụng cho mọi tình huống phát sinh trong công việc.

3.3. So sánh mức độ phù hợp với vị trí hiện tại

Không phải mọi vấn đề trong hiệu quả làm việc đều xuất phát từ bản thân nhân sự, mà trong nhiều trường hợp, nguyên nhân lại nằm ở sự chưa phù hợp giữa năng lực cá nhân và yêu cầu của vị trí hiện tại. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét liệu nhân viên đó có thể phát huy tốt hơn nếu được đặt vào một vai trò khác phù hợp hơn hay không.

Thay vì đưa ra quyết định chấm dứt hợp đồng ngay lập tức, nhà quản lý có thể cân nhắc các phương án như điều chuyển nội bộ, tái phân công nhiệm vụ hoặc thiết kế lại phạm vi công việc. Song song đó, nếu vấn đề xuất phát từ việc thiếu kỹ năng hoặc kinh nghiệm, doanh nghiệp cũng nên xem xét các chương trình đào tạo, huấn luyện để hỗ trợ nhân sự cải thiện năng lực, từ đó tối ưu hóa nguồn lực hiện có.

3.4. Xem xét các yếu tố thay đổi gần đây của nhân viên

Hiệu suất làm việc của nhân viên không phải lúc nào cũng phản ánh đúng năng lực cốt lõi, bởi nó có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố thay đổi trong thời gian gần đây. Những áp lực cá nhân, vấn đề sức khỏe, biến động trong cuộc sống hoặc sự thay đổi trong môi trường làm việc đều có thể tác động trực tiếp đến tinh thần và hiệu quả công việc. Vì vậy, thay vì chỉ nhìn vào kết quả hiện tại, doanh nghiệp cần tìm hiểu bối cảnh xung quanh để xác định liệu sự suy giảm hiệu suất là tạm thời hay mang tính lâu dài.

>> Xem thêm: CÁCH SA THẢI NHÂN SỰ CẤP CAO KHÉO LÉO, KHÔNG GÂY KHỦNG HOẢNG NỘI BỘ

4. Quy trình sa thải nhân viên đúng cách và khéo léo

Sau khi đã xác định rõ ràng rằng sa thải là phương án cần thiết, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hạn chế rủi ro.

Bước 1: Xác định rõ lý do và cơ sở sa thải

Trước tiên, doanh nghiệp cần làm rõ lý do cụ thể dẫn đến quyết định sa thải, đồng thời đảm bảo lý do đó có cơ sở hợp lý về mặt quản trị hoặc pháp lý. Việc xác định này không chỉ giúp tránh cảm tính trong quá trình ra quyết định mà còn là nền tảng để bảo vệ doanh nghiệp nếu phát sinh tranh chấp sau này.

Ở bước này, lý do sa thải có thể xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau như tái cấu trúc tổ chức, thay đổi chiến lược kinh doanh, tối ưu chi phí, hoặc các vấn đề liên quan đến hiệu quả công việc hay mức độ phù hợp với vị trí. Dù là nguyên nhân nào, việc xác định rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp toàn bộ quy trình phía sau trở nên nhất quán và minh bạch hơn.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và bằng chứng liên quan

Sau khi xác định lý do, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và bằng chứng liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng trong quá trình xử lý. Các tài liệu này có thể bao gồm hợp đồng lao động, biên bản làm việc, đánh giá hiệu suất, email trao đổi hoặc các văn bản nội bộ có liên quan.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định tiếp theo. Trong trường hợp có tranh chấp lao động xảy ra, hệ thống hồ sơ đầy đủ sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý của quyết định sa thải.

Bước 3: Đánh giá lại lần cuối trước khi ra quyết định

Trước khi chính thức đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần thực hiện một bước rà soát cuối cùng để đảm bảo không bỏ sót các yếu tố quan trọng. Đây là thời điểm để xem xét lại toàn bộ quá trình, từ nguyên nhân, dữ liệu đánh giá đến các phương án thay thế đã từng được cân nhắc.

Bước này giúp hạn chế tối đa các quyết định vội vàng hoặc mang tính cảm tính. Trong nhiều trường hợp, việc đánh giá lại lần cuối có thể mở ra những phương án khác thay thế cho sa thải, hoặc giúp củng cố thêm tính hợp lý của quyết định nếu không còn lựa chọn nào phù hợp hơn.

Bước 4: Thông báo riêng tư và trao đổi rõ ràng, tôn trọng

Thông báo sa thải cần được thực hiện trong không gian riêng tư, tuyệt đối tránh công khai trước tập thể để bảo vệ danh dự và tâm lý của nhân viên. Cuộc trao đổi nên được thực hiện trực tiếp giữa quản lý và nhân viên, có thể có sự tham gia của HR để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Nguyên tắc quan trọng là:

• Trình bày rõ lý do, dựa trên dữ liệu thay vì cảm xúc
• Không tranh luận dài dòng, tránh đổ lỗi cá nhân
• Giữ thái độ tôn trọng và trung lập

Bước 5: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật

Song song với quá trình trao đổi, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi bước thực hiện đều tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động hiện hành. Điều này bao gồm thời gian báo trước, căn cứ chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán và các chế độ liên quan đến người lao động. Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tranh chấp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị nhân sự. Đây là yếu tố bắt buộc, không thể bỏ qua trong bất kỳ trường hợp sa thải nào.

Bước 6: Hỗ trợ bàn giao và kết thúc công việc

Sau khi quyết định đã được thông qua, doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên trong quá trình bàn giao công việc để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động chung của tổ chức. Việc bàn giao nên được thực hiện rõ ràng, có kế hoạch và có sự phối hợp giữa các bên liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên hỗ trợ nhân viên hoàn tất các thủ tục liên quan như thanh toán lương, chốt bảo hiểm và các quyền lợi khác.

Bước 7: Ghi nhận cảm xúc và duy trì hình ảnh tích cực

Doanh nghiệp cần ghi nhận cảm xúc của nhân viên trong giai đoạn chuyển tiếp này và duy trì thái độ tôn trọng đến phút cuối cùng. Một lời cảm ơn chân thành hoặc sự ghi nhận đúng mực có thể giúp giảm bớt tác động tiêu cực và giữ lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp. Một quy trình kết thúc văn minh không chỉ tốt cho người rời đi mà còn góp phần củng cố niềm tin của những người ở lại.

Với Trường Doanh nhân HBR - uy tín không đến từ lời nói mà được khẳng định bằng chính kết quả thực tế trong quá trình vận hành và phát triển đội ngũ. Với kinh nghiệm quản trị hàng nghìn nhân sự tại HBR Holdings và đồng hành cùng hàng chục nghìn doanh nghiệp, HBR mang đến giải pháp quản trị nhân sự thực chiến, hiệu quả và dễ áp dụng. 👉 Tham gia khóa học “QUẢN TRỊ NHÂN SỰ DÀNH CHO SẾP” cùng Mr. Tony Dzung để nâng cấp tư duy và xây dựng đội ngũ hiệu suất cao ngay hôm nay. XEM THÔNG TIN KHÓA HỌC VÀ CÁC ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT TẠI ĐÂY!

>> Xem thêm: 17 KỸ NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ LÃNH ĐẠO ƯU TÚ

5. Những sai lầm thường gặp khi sa thải nhân viên

Ở phần cuối cùng, chúng ta sẽ cùng nhìn lại những sai lầm phổ biến mà nhà quản lý thường mắc phải khi sa thải nhân viên để tránh những hệ quả không đáng có.

• Thiếu kế hoạch nhân sự thay thế: Sa thải mà không có phương án bù đắp hoặc phân bổ lại công việc có thể gây gián đoạn hoạt động. Điều này đặc biệt rủi ro đối với các vị trí quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất chung.
• Truyền thông nội bộ không rõ ràng: Thông tin sa thải, nếu không được thống nhất, dễ tạo ra tin đồn và hiểu lầm trong nội bộ. Điều này làm tăng tâm lý lo lắng và giảm sự ổn định của đội ngũ còn lại.
• Thiếu nhất quán trong cách xử lý: Nếu mỗi trường hợp được xử lý khác nhau dù cùng bản chất vấn đề, nhân viên sẽ cảm thấy thiếu công bằng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin vào hệ thống quản trị.
• Bỏ qua tác động đến đội ngũ còn lại: Sa thải không chỉ ảnh hưởng đến người bị sa thải mà còn tác động đến tinh thần của những người ở lại. Nếu không kiểm soát tốt, hiệu suất chung của cả đội có thể bị suy giảm.

Nhìn chung, sa thải nhân viên là quyết định chỉ nên thực hiện trong những trường hợp phù hợp và cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần có cách sa thải nhân viên khéo léo để hạn chế tác động tiêu cực đến nội bộ, thương hiệu và văn hóa tổ chức. Trước khi ra quyết định, cần cân nhắc kỹ lưỡng, thực hiện đúng quy trình và đánh giá đa chiều. Đồng thời, tránh các sai lầm phổ biến để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.