BENCHMARKING LÀ GÌ? 5 BƯỚC ỨNG DỤNG CHUẨN ĐỐI SÁNH TRONG DOANH NGHIỆP

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm chủ quan để ra quyết định. Thay vào đó, việc so sánh hiệu quả hoạt động với các chuẩn mực trong ngành hay còn gọi là Benchmarking đã trở thành một công cụ chiến lược quan trọng. Bài viết này HBR sẽ:

Phân tích định nghĩa Benchmarking

Vai trò và lợi ích cùng ứng dụng của Benchmarking cho doanh nghiệp

4 loại Benchmarking phổ biến các doanh nghiệp thường áp dụng

Đưa ra quy trình 5 bước thực hiện Benchmarking

1.  Benchmarking là gì?

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm chủ quan để ra quyết định. Thay vào đó, việc so sánh hiệu quả hoạt động với các chuẩn mực trong ngành – hay còn gọi là Benchmarking, đã trở thành một công cụ chiến lược quan trọng. Theo báo cáo của Bain & Company (2022), hơn 70% các tập đoàn toàn cầu thường xuyên sử dụng benchmarking để cải thiện năng suất, tối ưu chi phí và gia tăng khả năng cạnh tranh. Điều này cho thấy, benchmarking không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu, mà còn chỉ ra con đường để tiến xa hơn.

Theo APQC (American Productivity & Quality Center – Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ): “Benchmarking là quá trình so sánh và đo lường hoạt động, quy trình của một tổ chức với các doanh nghiệp tốt nhất trong ngành hoặc trên thế giới, nhằm xác định khoảng cách và áp dụng những thực tiễn tốt nhất (best practices) để cải tiến hiệu quả hoạt động.”

Theo ISO 9004:2009 – Quản lý chất lượng và cải tiến: “Benchmarking là công cụ đánh giá, trong đó một tổ chức so sánh sản phẩm, quy trình và phương pháp quản lý của mình với những tổ chức khác để học hỏi và áp dụng những phương pháp tốt nhất nhằm đạt được sự cải tiến liên tục.”

Benchmarking (tiếng Việt: chuẩn đối sánh) là quá trình doanh nghiệp so sánh hoạt động, quy trình hoặc kết quả kinh doanh của mình với các tổ chức khác, có thể là đối thủ cạnh tranh trực tiếp hoặc những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành. Mục tiêu không chỉ dừng lại ở việc “so sánh”, mà còn để học hỏi những thực tiễn tốt nhất (best practices) và áp dụng chúng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ có thể benchmarking tốc độ giao hàng của mình so với Amazon. Nếu Amazon giao hàng trung bình trong vòng 2 giờ tại một số khu vực, thì đây sẽ là “chuẩn” mà công ty có thể tham chiếu để cải thiện.

Theo nghiên cứu của APQC (American Productivity & Quality Center, 2021), các doanh nghiệp triển khai benchmarking một cách có hệ thống có khả năng cải thiện hiệu suất trung bình 10–40% so với trước đó. Điều này chứng minh benchmarking là một phương pháp đã được kiểm chứng và mang tính thực tiễn cao.

2. Lợi ích của Benchmarking đối với doanh nghiệp

Benchmarking không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu so với thị trường, mà còn mở ra cơ hội học hỏi và cải tiến. 4 lợi ích của benchmarking với doanh nghiệp bao gồm: 

1 - Đánh giá hiệu quả hoạt động so với thị trường

Benchmarking giúp doanh nghiệp biết rõ mình đang ở vị trí nào. Nếu chỉ dựa trên dữ liệu nội bộ, rất khó xác định liệu hiệu quả hiện tại đã “tốt” hay chưa. Báo cáo của PwC (2020) chỉ ra rằng 65% lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng benchmarking là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh khách quan hơn.

2 - Xác định điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp

Thông qua so sánh, doanh nghiệp dễ dàng nhìn ra đâu là lợi thế cạnh tranh cần phát huy và đâu là “điểm nghẽn” cần khắc phục. Ví dụ, một ngân hàng tại Việt Nam khi so sánh thời gian xử lý giao dịch với chuẩn khu vực có thể nhận ra rằng quy trình của mình mất gấp đôi thời gian, từ đó thúc đẩy cải tiến công nghệ.

3 -  Tối ưu quy trình và chi phí

Benchmarking giúp doanh nghiệp học hỏi “best practices” từ những đơn vị đi trước. Theo nghiên cứu của Gartner (2021), các tổ chức áp dụng benchmarking trong quản trị chuỗi cung ứng đã giảm trung bình 15% chi phí vận hành so với nhóm không áp dụng.

4 - Nâng cao năng lực cạnh tranh

Trong dài hạn, benchmarking không chỉ giúp cải thiện hiệu suất ngắn hạn, mà còn tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục (continuous improvement). Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững.

5 -  Hỗ trợ hoạch định chiến lược

Dữ liệu benchmarking đóng vai trò như một “la bàn” định hướng chiến lược. Thay vì ra quyết định dựa trên cảm tính, lãnh đạo có thể dựa vào bằng chứng so sánh cụ thể.

3. Các loại hình Benchmarking phổ biến

Benchmarking không chỉ có một hình thức duy nhất, mà được triển khai theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu và phạm vi so sánh. Dưới đây là 4 loại hình phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường áp dụng:

3.1. Benchmarking nội bộ (Internal Benchmarking)

Đây là hình thức so sánh hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận, chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh trong cùng một tổ chức.

Ví dụ: Một tập đoàn bán lẻ có thể so sánh tốc độ xử lý đơn hàng của chi nhánh Hà Nội với chi nhánh TP.HCM để tìm ra mô hình vận hành hiệu quả hơn.

Theo nghiên cứu của APQC (2021), các tổ chức bắt đầu với benchmarking nội bộ thường dễ dàng triển khai hơn vì dữ liệu sẵn có, ít rào cản về bảo mật, và tạo tiền đề cho các bước benchmarking phức tạp hơn.

3.2. Benchmarking cạnh tranh (Competitive Benchmarking)

Đây là loại hình so sánh trực tiếp với đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành. Doanh nghiệp có thể đo lường các chỉ số như thị phần, giá bán, chi phí sản xuất, tốc độ giao hàng, hay mức độ hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Vietjet Air có thể so sánh tỷ lệ đúng giờ (On-time performance) của mình với Vietnam Airlines để tìm ra điểm cần cải thiện.

3.3. Benchmarking chức năng (Functional Benchmarking)

Ở loại hình này, doanh nghiệp so sánh với các tổ chức khác có chức năng tương tự, nhưng không nhất thiết phải cùng ngành.

Ví dụ: Một ngân hàng có thể học hỏi quy trình chăm sóc khách hàng từ một công ty thương mại điện tử, bởi cả hai đều cần xử lý khối lượng lớn phản hồi khách hàng trong thời gian ngắn.

Báo cáo của PwC cho thấy, functional benchmarking giúp các tổ chức đổi mới tư duy, khi họ không giới hạn việc học hỏi trong phạm vi ngành của mình mà mở rộng sang các lĩnh vực tiên tiến khác.

3.4. Benchmarking tổng quát (Generic Benchmarking)

Đây là cấp độ rộng nhất, khi doanh nghiệp so sánh và học hỏi từ bất kỳ tổ chức nào có quy trình tốt, không phân biệt ngành nghề hay lĩnh vực.

Ví dụ: Toyota đã từng học hỏi mô hình “Just-In-Time” từ ngành bán lẻ siêu thị tại Mỹ để cải tiến sản xuất ô tô, tạo nên một cuộc cách mạng trong quản lý chuỗi cung ứng.

4. Quy trình Benchmarking hiệu quả cho doanh nghiệp

Để benchmarking mang lại giá trị thực sự, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình bài bản. APQC – tổ chức hàng đầu về benchmarking  đã đưa ra 5 bước cơ bản trong quy trình này:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi so sánh

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ muốn cải thiện chỉ số nào (ví dụ: chi phí vận hành, thời gian giao hàng, năng suất nhân viên...). Việc này giúp tập trung nguồn lực và tránh lãng phí. Một công ty bán lẻ có thể đặt mục tiêu giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 24 giờ xuống còn 12 giờ để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các dự án benchmarking thành công thường bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng, giúp tránh tình trạng “so sánh cho có”.

Bước 2: Lựa chọn đối tượng Benchmarking

Doanh nghiệp cần xác định sẽ so sánh nội bộ (giữa các chi nhánh), với đối thủ, hay với doanh nghiệp thuộc ngành khác. Đồng thời, lựa chọn chỉ số đo lường (KPIs) phù hợp để đảm bảo dữ liệu so sánh có ý nghĩa. 

Ví dụ Một ngân hàng tại Việt Nam có thể Benchmarking tỷ lệ xử lý giao dịch trực tuyến với các ngân hàng khu vực Đông Nam Á để tìm ra khoảng cách hiệu suất. PwC (2020) nhấn mạnh rằng chọn đúng đối tượng so sánh chiếm 50% thành công của benchmarking, vì học sai người có thể khiến doanh nghiệp đi lệch hướng.

Bước 3: Thu thập dữ liệu và thông tin

Dữ liệu là “trái tim” của Benchmarking. Nếu dữ liệu thiếu chính xác hoặc không cập nhật, kết quả sẽ sai lệch và đưa ra quyết định sai lầm. Nguồn dữ liệu có thể từ báo cáo nội bộ, khảo sát khách hàng, báo cáo ngành, hoặc cơ sở dữ liệu nghiên cứu.

Bước 4: Phân tích và xác định khoảng cách hiệu suất (Performance Gap)

Sau khi có dữ liệu, doanh nghiệp cần phân tích để thấy được “khoảng cách” giữa hiện tại và chuẩn mực. Việc này giúp xác định đâu là điểm mạnh cần phát huy và đâu là điểm yếu cần cải thiện. Một công ty sản xuất phát hiện chi phí bảo trì máy móc cao hơn 15% so với mức trung bình ngành, từ đó tập trung cải thiện quy trình bảo trì.

Bước 5: Đề xuất hành động cải tiến

Doanh nghiệp cần chuyển hóa kết quả Benchmarking thành kế hoạch cải tiến cụ thể: ai chịu trách nhiệm, thời gian triển khai, ngân sách, KPIs theo dõi tiến độ.  Nếu mục tiêu là giảm chi phí vận hành 10%, công ty phải lập kế hoạch chi tiết: ứng dụng công nghệ, đào tạo nhân viên, tối ưu chuỗi cung ứng…

Deloitte (2024) chỉ ra rằng doanh nghiệp có kế hoạch cải tiến rõ ràng từ Benchmarking tăng khả năng thành công gấp 2,5 lần so với doanh nghiệp chỉ dừng ở phân tích dữ liệu.

Benchmarking không chỉ là “so sánh để biết”, mà quan trọng hơn là “so sánh để hành động”. Khi doanh nghiệp đi hết 5 bước trên, kết quả thu về sẽ là những cải tiến thực chất và bền vững.

5. Một số lưu ý khi áp dụng Benchmarking

Benchmarking là công cụ hữu ích nhưng để đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Tránh sao chép: Benchmarking không có nghĩa là “sao chép” toàn bộ cách làm của doanh nghiệp khác, mà là học hỏi để điều chỉnh phù hợp với bối cảnh riêng. Mỗi công ty có đặc thù thị trường, quy mô, văn hóa khác nhau.
• Cần dữ liệu minh bạch và đáng tin cậy: Nếu dữ liệu không chính xác, kết quả Benchmarking sẽ thiếu giá trị. Doanh nghiệp nên sử dụng nhiều nguồn dữ liệu, kết hợp giữa dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài (báo cáo ngành, hiệp hội chuyên môn, tổ chức nghiên cứu).
• Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường được: Benchmarking chỉ có ý nghĩa khi gắn với mục tiêu cụ thể, đo lường được bằng các chỉ số (KPIs). Nếu mục tiêu quá mơ hồ, doanh nghiệp khó đánh giá thành công hay thất bại.
• Gắn kết Benchmarking với chiến lược dài hạn: Benchmarking không chỉ là một dự án ngắn hạn mà phải tích hợp vào chiến lược phát triển lâu dài. Nếu chỉ làm một lần để “lấy số liệu”, doanh nghiệp sẽ khó tạo ra cải tiến bền vững.
• Cần sự cam kết từ lãnh đạo: Benchmarking thường liên quan đến thay đổi quy trình, tái cấu trúc hoặc ứng dụng công nghệ mới. Nếu lãnh đạo không cam kết, dự án dễ bị gián đoạn hoặc thiếu nguồn lực.

Benchmarking không chỉ là một công cụ so sánh, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp học hỏi, cải tiến và bứt phá trong quản trị hiệu suất lẫn hoạch định chiến lược. Khi được áp dụng đúng cách, Benchmarking giúp nhà quản trị nhìn rõ điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tăng lợi thế cạnh tranh. Với những gợi ý thực tiễn đã phân tích, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể biến Benchmarking thành đòn bẩy quan trọng để phát triển bền vững trong dài hạn.