PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC: TẠO DỰNG CÔNG VIỆC VÀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO NHÂN SỰ

Phân tích công việc là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu công việc, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển nhân sự hiệu quả. Việc hiểu rõ các yếu tố cần thiết của từng công việc sẽ giúp công ty xây dựng các chính sách nhân sự hợp lý, đồng thời cải thiện hiệu suất công việc và quyết định nhân sự chính xác hơn. Cùng HBR khám phá quy trình phân tích công việc chi tiết và cách áp dụng nó để tối ưu hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ:

• Giải thích phân tích công việc và tầm quan trọng của quá trình này.
• Trình bày mục đích của phân tích công việc, bao gồm các lợi ích như xác định nhiệm vụ, kỹ năng, và điều kiện làm việc.
• Khám phá các phương pháp phân tích công việc, từ phỏng vấn đến quan sát và khảo sát, giúp thu thập thông tin chính xác và toàn diện.
• Đưa ra quy trình phân tích công việc cho nhân sự, giúp xây dựng một hệ thống nhân sự mạnh mẽ và hiệu quả.
• Chia sẻ những lưu ý quan trọng cần tránh để đảm bảo quá trình phân tích công việc được thực hiện chính xác và hiệu quả.

1. Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu chi tiết về nội dung công việc, sau đó xác định các yếu tố cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn liên quan, cũng như các phẩm chất và kỹ năng cần có để hoàn thành công việc hiệu quả. Đây là một quá trình dài đòi hỏi người quản lý phải dành thời gian để ghi nhận và tổng hợp thông tin liên quan đến bản chất công việc nhằm đưa ra các đánh giá chính xác và khách quan.

Dữ liệu thu thập trong quá trình phân tích đóng vai trò quan trọng, giúp quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ và có cơ sở vững chắc hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ tập trung vào việc trả lời các câu hỏi sau:

• Nhiệm vụ của nhân viên là gì?
• Thời gian hoàn thành công việc là bao lâu?
• Quá trình thực hiện công việc diễn ra như thế nào? Địa điểm thực hiện và phương pháp áp dụng?
• Tại sao công việc này lại cần thiết phải thực hiện?
• Những yếu tố nào là cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao?

2. Mục đích của việc phân tích công việc 

Phân tích công việc cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu và đặc điểm của công việc, bao gồm các hành động cần thực hiện, phương pháp thực hiện và lý do thực hiện. Nó cũng xác định các máy móc, trang thiết bị, dụng cụ cần thiết trong quá trình thực hiện công việc, cũng như các mối quan hệ giữa cấp trên và đồng nghiệp trong quá trình công tác.

Tóm lại, mục đích của phân tích công việc bao gồm:

• Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện công việc, giúp đảm bảo thành công trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên. Đồng thời, việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm giúp loại bỏ bất bình đẳng về mức lương.
• Hướng dẫn quá trình tuyển dụng và bố trí nhân viên: Phân tích công việc hỗ trợ trong việc lựa chọn và phân bổ nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc.
• Xác định nhu cầu đào tạo: Từ kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo nhân viên.
• Kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác: Phân tích công việc giúp nhà quản trị lên kế hoạch bổ nhiệm, thuyên chuyển nhân viên sao cho phù hợp với yêu cầu công việc.
• Phân tích đặc điểm kỹ thuật của công việc: Xác định loại nhân công cần thiết và điều kiện làm việc giúp tiết kiệm thời gian, sức lực cho người lao động và quá trình đánh giá hiệu quả công việc.
• Đánh giá chất lượng công việc: Phân tích công việc cung cấp các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hoàn thành công việc, giúp nhà quản trị lập kế hoạch và phân chia thời gian công tác hợp lý.
• Đảm bảo an toàn và sức khỏe lao động: Mô tả công việc giúp chỉ ra các yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động. Nếu không thể khắc phục được các yếu tố này, cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại bỏ chúng.
• Xây dựng mối quan hệ công việc: Phân tích công việc cũng giúp xây dựng mối tương quan giữa công việc này và các công việc khác, tạo cơ sở cho sự hiểu biết giữa quản lý và nhân viên.
• Xác định phẩm chất và kỹ năng cần thiết: Phân tích công việc giúp xác định các phẩm chất và kỹ năng mà nhân viên cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Xây dựng hệ thống đánh giá công việc: Phân tích công việc là cơ sở để xây dựng hệ thống xếp hạng công việc, từ đó xác định mức lương và thù lao hợp lý cho từng công việc, đồng thời giảm thiểu sự thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của nhân viên.

Tóm lại, nếu không thực hiện phân tích công việc một cách bài bản, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của từng công việc, và từ đó không thể trả lương và kích thích nhân viên một cách kịp thời và chính xác. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập, chương trình phân tích công việc là bước đầu tiên vô cùng quan trọng.

3. Các phương pháp phân tích công việc

Phân tích công việc là một quá trình quan trọng để hiểu rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm, và yêu cầu cần thiết cho mỗi công việc trong tổ chức. Để thực hiện phân tích công việc hiệu quả, có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là các phương pháp phổ biến trong phân tích công việc:

3.1. Phương pháp phỏng vấn

Mô tả: Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin qua cuộc trò chuyện trực tiếp với nhân viên hoặc người quản lý. Người phân tích công việc sẽ đặt các câu hỏi có chủ đích để tìm hiểu về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và các yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc. Phương pháp này có thể thực hiện dưới dạng phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm.

Chi tiết phương pháp:

• Câu hỏi mở: Các câu hỏi mở cho phép nhân viên tự do diễn đạt về công việc của mình, từ đó thu thập thông tin phong phú và chi tiết.
• Câu hỏi có hướng: Dành cho các mục tiêu cụ thể, giúp người phỏng vấn thu thập các thông tin rõ ràng về nhiệm vụ hoặc kỹ năng cần thiết.

Ưu điểm:

• Thu thập thông tin chi tiết: Nhờ vào khả năng tương tác trực tiếp, người phỏng vấn có thể khai thác được các thông tin sâu sắc và chi tiết từ người trả lời.
• Khả năng giải thích và làm rõ: Người phân tích có thể yêu cầu giải thích thêm khi cần, điều này giúp làm rõ các điểm chưa rõ ràng trong quá trình phỏng vấn.
• Điều chỉnh linh hoạt: Câu hỏi có thể được điều chỉnh ngay lập tức để tìm kiếm thông tin phù hợp.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian: Phỏng vấn cá nhân mất thời gian, và nếu cần phỏng vấn nhiều người, thời gian và công sức có thể là một yếu tố hạn chế.
• Tính chủ quan: Câu trả lời có thể bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân hoặc cảm giác chủ quan của người phỏng vấn.
• Tác động tâm lý: Người phỏng vấn có thể cảm thấy ngần ngại khi chia sẻ thông tin nếu họ không cảm thấy thoải mái.

3.2. Phương pháp quan sát

Mô tả: Phương pháp quan sát liên quan đến việc người phân tích trực tiếp theo dõi nhân viên khi họ thực hiện công việc. Phương pháp này giúp nắm bắt được cách thức thực hiện nhiệm vụ, quy trình làm việc và môi trường làm việc, giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Chi tiết phương pháp:

• Quan sát trực tiếp: Người quan sát có thể ngồi trong phòng làm việc hoặc không gian làm việc và theo dõi trực tiếp các hành động của nhân viên.
• Quan sát gián tiếp: Trong một số trường hợp, người phân tích có thể quan sát các kết quả hoặc sản phẩm công việc mà không trực tiếp tham gia vào công việc.

Ưu điểm:

• Dữ liệu khách quan: Quan sát trực tiếp cho phép thu thập thông tin mà không bị ảnh hưởng bởi sự chủ quan của người tham gia.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan: Phương pháp này giúp hiểu rõ quy trình công việc từ đầu đến cuối, bao gồm các bước và yếu tố môi trường tác động đến công việc.
• Phát hiện vấn đề: Quan sát giúp phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình công việc, như sự lãng phí thời gian, hiệu quả công việc kém, hoặc các yếu tố bất lợi đối với năng suất.

Nhược điểm:

• Có thể bị tác động bởi sự hiện diện: Khi nhân viên biết họ đang bị theo dõi, hành vi của họ có thể thay đổi, dẫn đến kết quả quan sát không chính xác (hiệu ứng Hawthorne).
• Khó khăn trong việc quan sát tất cả các công việc: Nếu công việc quá phức tạp hoặc có nhiều giai đoạn, người quan sát có thể không thu thập được đầy đủ thông tin.
• Thời gian dài: Việc quan sát liên tục có thể tốn nhiều thời gian và không phải lúc nào cũng cho phép ghi nhận tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến công việc.

3.3. Phương pháp bảng câu hỏi

Mô tả: Phương pháp bảng câu hỏi sử dụng các câu hỏi được thiết kế để thu thập thông tin từ một nhóm nhân viên lớn trong thời gian ngắn. Các câu hỏi có thể được chuẩn bị dưới dạng khảo sát trực tuyến hoặc giấy, nhắm đến các nhiệm vụ công việc, kỹ năng yêu cầu và các yếu tố khác liên quan.

Chi tiết phương pháp:

• Khảo sát đóng: Các câu hỏi có sẵn lựa chọn trả lời (ví dụ: có/không, hoặc các mức độ từ 1 đến 5), giúp thu thập thông tin định lượng.
• Khảo sát mở: Câu hỏi yêu cầu người trả lời tự do diễn đạt ý kiến, cung cấp thông tin chi tiết hơn về công việc.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Bảng câu hỏi giúp thu thập thông tin từ nhiều người cùng lúc mà không cần gặp trực tiếp từng cá nhân.
• Dễ dàng tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi dễ dàng tổng hợp và phân tích để đưa ra kết luận.
• Tiện lợi cho khảo sát quy mô lớn: Phương pháp này rất hữu ích khi cần khảo sát nhiều nhân viên hoặc bộ phận.

Nhược điểm:

• Thiếu chiều sâu: Các câu trả lời có thể thiếu chi tiết và không phản ánh được đầy đủ những yếu tố quan trọng.
• Khó kiểm soát chất lượng trả lời: Nếu câu hỏi không được thiết kế tốt, có thể gây hiểu lầm hoặc nhận được câu trả lời không chính xác.
• Tỉ lệ phản hồi thấp: Nếu bảng câu hỏi không được truyền đạt hoặc thúc đẩy đúng cách, tỷ lệ người trả lời có thể thấp, ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả.

3.4. Phương pháp mô tả công việc

Mô tả: Phương pháp mô tả công việc yêu cầu người phân tích công việc thu thập thông tin từ các tài liệu mô tả công việc sẵn có hoặc các mô tả công việc trước đây. Thông qua việc rà soát và cập nhật các mô tả công việc, người phân tích có thể xác định lại các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.

Chi tiết phương pháp:

• Đọc lại mô tả công việc cũ: Phương pháp này bắt đầu bằng việc nghiên cứu các bản mô tả công việc trước đó để hiểu các yếu tố cần thiết cho công việc.
• Cập nhật mô tả công việc: Sau khi phân tích, mô tả công việc sẽ được cập nhật để phản ánh những thay đổi trong nhiệm vụ, kỹ năng, hoặc yêu cầu công việc.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Không cần phải thu thập thông tin mới từ nhân viên, việc sử dụng các tài liệu sẵn có giúp giảm chi phí và thời gian phân tích.
• Hệ thống hóa thông tin: Mô tả công việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và yêu cầu công việc, giúp quản lý dễ dàng điều chỉnh và cải thiện quy trình công việc.

Nhược điểm:

• Không phản ánh sự thay đổi: Nếu công việc đã thay đổi nhưng mô tả công việc chưa được cập nhật, có thể dẫn đến thiếu sót thông tin hoặc không phản ánh đúng thực tế.
• Thiếu sự linh hoạt: Mô tả công việc có thể quá chung chung và không thể bao quát hết các yếu tố thay đổi theo thời gian.

4. Quy trình phân tích công việc cho nhân sự

Để đảm bảo rằng công việc trong tổ chức được thực hiện hiệu quả và đúng mục tiêu, việc phân tích công việc cho nhân sự là một bước quan trọng không thể thiếu. Quy trình này giúp xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm, và yêu cầu đối với từng vị trí công việc, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. 

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình phân tích công việc cho nhân sự, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống nhân sự mạnh mẽ và đạt được mục tiêu phát triển bền vững.

• Bước 1: Xác định chính sách của công ty và mục tiêu phân tích công việc
• Bước 2: Sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin cơ bản
• Bước 3: Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp
• Bước 4: Viết bản nháp mô tả công việc
• Bước 5: Hoàn thiện và viết bản cuối cùng của mô tả công việc

Bước 1: Xác định chính sách của công ty và mục tiêu phân tích công việc

Đầu tiên, cần xác định các chính sách của công ty và mục tiêu phân tích công việc để định hướng cho quá trình thu thập thông tin.

Chính sách của công ty:

• Nguyên tắc và ưu tiên về nguồn nhân lực: Các chính sách nhân sự, bao gồm nguyên tắc tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, và yêu cầu về trình độ, kỹ năng phải được xác định rõ ràng và cập nhật thường xuyên. Điều này giúp thiết lập các quy trình, định mức công việc và xác định rõ trách nhiệm của mỗi vị trí.
• Hiệu suất công việc: Chính sách và ưu tiên về nhân sự phản ánh các vấn đề mà công ty quan tâm, đảm bảo rằng công việc được thực hiện đạt đến mức tiêu chuẩn tối thiểu và hỗ trợ quá trình ra quyết định trong công ty.
• Công cụ truyền thông hiệu quả: Việc thiết lập chính sách giúp công ty truyền đạt thông tin rõ ràng và đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra một cách nhất quán.
• Định hướng chiến lược: Chính sách nhân sự sẽ là la bàn định hướng cho công ty. Nếu thiếu chúng, công ty sẽ dễ gặp phải những quyết định sai lầm hoặc phải đi một quãng đường dài hơn.

XEM THÊM: NHỮNG CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ CẦN CÓ ĐỂ THU HÚT VÀ GIỮ CHÂN NHÂN SỰ GIỎI

Bước 2: Sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin cơ bản

Để phân tích công việc, bạn cần xác định rõ các công việc cần phân tích, người thực hiện các công việc đó và các bên liên quan. Các câu hỏi có thể được sử dụng trong bước này bao gồm:

• Công việc này là gì?
• Công việc này thuộc bộ phận nào?
• Ai là người quản lý hoặc giám sát người thực hiện công việc?
• Ai là người hỗ trợ hoặc tương tác với người làm công việc này?
• Công việc này có yêu cầu chứng chỉ, bằng cấp, kỹ năng đặc biệt nào không?
• Công việc này có liên quan đến các rủi ro hoặc yêu cầu về an toàn lao động không?

Các câu hỏi này giúp thu thập thông tin cơ bản và có thể được hỏi trực tiếp người đang thực hiện công việc, vì họ chính là những người hiểu rõ nhất về những thách thức và khó khăn mà công việc mang lại.

Bước 3: Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp

Sau khi xác định thông tin cơ bản, bước tiếp theo là áp dụng các phương pháp thu thập thông tin chi tiết về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm yêu cầu đối với công việc. Các phương pháp phổ biến bao gồm:

• Phỏng vấn: Phỏng vấn người thực hiện công việc hoặc người quản lý để tìm hiểu các hoạt động hàng ngày, những vấn đề thường gặp, kết quả mong muốn và các tiêu chuẩn đánh giá công việc.
• Quan sát: Quan sát trực tiếp người làm công việc trong một khoảng thời gian để nhận diện các bước công việc, công cụ, kỹ năng và thái độ cần thiết.
• Khảo sát: Sử dụng bảng câu hỏi hoặc biểu mẫu để thu thập thông tin từ nhân viên, người quản lý hoặc các bên liên quan.
• Tài liệu: Xem xét các tài liệu liên quan như quy trình, báo cáo, hợp đồng và luật lệ để có cái nhìn tổng quan về công việc.

Bước 4: Viết bản nháp mô tả công việc

Dựa trên thông tin thu thập được, bạn cần viết một bản nháp mô tả công việc. Mô tả công việc này nên bao gồm:

• Tên công việc: Đặt tên công việc một cách rõ ràng và ngắn gọn, phản ánh bản chất và mức độ của công việc.
• Mục đích công việc: Giải thích lý do tồn tại của công việc, vai trò và đóng góp của công việc đối với bộ phận và công ty.
• Nhiệm vụ và trách nhiệm: Liệt kê các nhiệm vụ chính của công việc, theo thứ tự ưu tiên hoặc tần suất. Nêu rõ các kết quả mong muốn và tiêu chuẩn đánh giá cho mỗi nhiệm vụ.
• Kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm: Xác định các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc, bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, kỹ năng chuyên môn, giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, v.v.
• Điều kiện làm việc: Mô tả các yếu tố như thời gian làm việc, địa điểm làm việc, mức lương, phúc lợi, rủi ro hoặc an toàn lao động.
• Phê duyệt thông tin: Đảm bảo rằng mô tả công việc được phê duyệt và xác nhận lại tính chính xác thông qua người làm công việc hoặc các nhà lãnh đạo có trách nhiệm giám sát công việc.

Bước 5: Hoàn thiện và viết bản cuối cùng của mô tả công việc

Sau khi hoàn thành bản nháp mô tả công việc, cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng mô tả công việc là chính xác, đầy đủ, khách quan và không gây hiểu lầm. Bản mô tả công việc cần được đưa ra xin ý kiến phản hồi từ người thực hiện công việc hoặc các bên liên quan để nhận được góp ý và chỉnh sửa nếu cần thiết. Cuối cùng, bản mô tả công việc cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với các chính sách và quy định của công ty.

5. Những lưu ý cần tránh khi phân tích công việc

Khi thực hiện phân tích công việc, dù là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa hiệu quả công việc và phát triển nhân sự, nhưng nếu không cẩn thận, quá trình này có thể gặp phải một số sai sót. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng cần tránh để đảm bảo phân tích công việc được thực hiện chính xác và hiệu quả:

• Thiếu rõ ràng trong việc xác định mục tiêu phân tích
• Phân tích thiếu tính khách quan
• Bỏ qua sự thay đổi trong công việc theo thời gian
• Không bao quát hết các yếu tố liên quan đến công việc

1 - Thiếu rõ ràng trong việc xác định mục tiêu phân tích

Một trong những sai lầm lớn khi phân tích công việc là không xác định rõ mục tiêu cụ thể ngay từ đầu. Việc thiếu mục tiêu rõ ràng có thể khiến quá trình phân tích bị lệch hướng, thu thập thông tin không đầy đủ hoặc không liên quan, từ đó dẫn đến những quyết định sai lầm về nhân sự. Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu phân tích là gì (tuyển dụng, đánh giá hiệu quả công việc, đào tạo, v.v.) để đảm bảo quy trình đi đúng hướng.

2 - Phân tích thiếu tính khách quan

Một sai sót phổ biến là phân tích công việc dựa trên cảm nhận cá nhân của người thực hiện, thay vì dựa trên dữ liệu thực tế. Việc thiếu tính khách quan có thể dẫn đến sự thiên vị trong mô tả công việc hoặc bỏ sót các yếu tố quan trọng. Để tránh điều này, cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, như phỏng vấn, quan sát thực tế, khảo sát, và dữ liệu từ các tài liệu liên quan.

3 - Bỏ qua sự thay đổi trong công việc theo thời gian

Công việc trong tổ chức có thể thay đổi theo thời gian do sự phát triển của công ty, công nghệ mới hoặc yêu cầu thị trường. Một sai lầm lớn là không cập nhật thường xuyên các mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc để phản ánh những thay đổi này. Đảm bảo rằng quá trình phân tích công việc được làm mới định kỳ để phản ánh đúng những yêu cầu hiện tại và tương lai.

4 - Không bao quát hết các yếu tố liên quan đến công việc

Phân tích công việc không chỉ đơn giản là mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm, mà còn phải xem xét các yếu tố khác như kỹ năng, kinh nghiệm, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, và các yêu cầu về an toàn lao động. Thiếu sót trong việc bao quát tất cả các yếu tố này có thể dẫn đến việc mô tả công việc không đầy đủ, từ đó ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên.

Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xác định rõ nhiệm vụ, kỹ năng và yêu cầu công việc, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và phát triển nhân sự hiệu quả. Bài viết đã trình bày các phương pháp phân tích công việc, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng cần tránh, giúp công ty xây dựng mô tả công việc chính xác và cải thiện hiệu suất làm việc. Áp dụng quy trình phân tích công việc đúng cách sẽ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững và tối ưu nguồn nhân lực.