TRƯỜNG DOANH NHÂN HBR - HBR BUSINESS SCHOOL ×

KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI LÀ GÌ? NGUYÊN TẮC, BÍ QUYẾT ĐẶT CÂU HỎI HIỆU QUẢ

Mục lục [Ẩn]

  • 1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
  • 2. Tại sao cần có kỹ năng đặt câu hỏi?
  • 3. Kỹ năng đặt các dạng câu hỏi thường gặp
    • 3.1. Kỹ năng đặt câu hỏi đóng
    • 3.2. Kỹ năng đặt câu hỏi mở
    • 3.3. Kỹ năng đặt câu hỏi phễu (hình nón)
    • 3.4. Kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò
    • 3.5. Kỹ năng đặt câu hỏi tu từ
  • 4. 5 nguyên tắc đặt câu hỏi trong giao tiếp
    • 4.1. Có mục đích rõ ràng trong câu hỏi
    • 4.2. Đặt câu hỏi phù hợp với mối quan hệ
    • 4.3. Sử dụng ngôn từ phù hợp
    • 4.4. Lắng nghe tích cực
    • 4.5. Không gây ra gián đoạn
  • 5. 5 bí quyết rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi
    • 5.1. Sử dụng đa dạng các loại câu hỏi khác nhau
    • 5.2. Hãy đặt câu hỏi cụ thể và rõ ràng
    • 5.3. Hãy cởi mở và không phán xét
    • 5.4. Hãy kiên nhẫn
    • 5.5. Hãy tiếp tục hỏi
  • 6. Kỹ năng đặt câu hỏi cho các mục đích cụ thể
    • 6.1. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng
    • 6.2. Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng giúp bạn dễ dàng khai thác thông tin, thấu hiểu đối phương và xây dựng mối quan hệ bền chặt. Trong bài viết dưới đây, Trường Doanh Nhân HBR sẽ bật mí những nguyên tắc và bí quyết giúp bạn biết cách đặt câu hỏi thông minh để giao tiếp hiệu quả trong mọi tình huống. 

1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng đưa ra các câu hỏi một cách có hệ thống nhằm thu thập thông tin, bày tỏ sự quan tâm hoặc tin hoặc tìm giải pháp cho một vấn đề cụ thể. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, giúp duy trì sự kết nối và tương tác hiệu quả với đối phương. Việc đặt câu hỏi thông minh không chỉ thể hiện sự tinh tế trong giao tiếp mà còn giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các tình huống hoặc vấn đề cụ thể.

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

2. Tại sao cần có kỹ năng đặt câu hỏi?

Kỹ năng đặt câu hỏi mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn hỗ trợ cá nhân đạt được mục tiêu trong cuộc sống và công việc. Cụ thể như sau:

  • Tạo dựng mối quan hệ vững chắc: Đặt câu hỏi đúng lúc và đúng cách thể hiện sự quan tâm chân thành, từ đó giúp tạo dựng niềm tin và sự kết nối sâu sắc với đối phương. Điều này đặc biệt quan trọng trong các mối quan hệ công việc bởi sự thấu hiểu là nền tảng để hợp tác hiệu quả
  • Chia sẻ và tiếp nhận thông tin: Kỹ năng đặt câu hỏi khéo léo sẽ khơi gợi người khác chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm. Từ đó, bạn sẽ có cơ hội tiếp thu những thông tin mới mẻ, bổ ích, giúp mở rộng tầm nhìn và kiến thức
  • Giải quyết vấn đề: Khi đối mặt với một tình huống phức tạp, việc đặt câu hỏi sẽ giúp bạn phân tích sâu hơn vấn đề, tìm hiểu gốc rễ của nó và từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả
  • Ra quyết định đúng đắn: Đặt câu hỏi giúp thu thập thông tin chi tiết và chính xác, cho phép bạn nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện từ nhiều góc độ. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định một cách sáng suốt và đúng đắn, từ đó nâng cao khả năng thành công trong công việc cũng như cuộc sống
  • Thúc đẩy sáng tạo và tư duy phản biện: Kỹ năng đặt câu hỏi thông minh kích thích tư duy sáng tạo của bạn để biết cách khơi gợi những thông tin giá trị từ người khác. Đồng thời, khi biết cách đặt câu hỏi thông minh, bạn sẽ nhận được những phản hồi đa chiều, từ đó giúp phát triển tư duy phản biện và phân tích thông tin một cách sâu sắc hơn
Tầm quan trọng của việc thành thạo kỹ năng đặt câu hỏi
Tầm quan trọng của việc thành thạo kỹ năng đặt câu hỏi

3. Kỹ năng đặt các dạng câu hỏi thường gặp

Thành thạo kỹ năng đặt câu hỏi yêu cầu bạn phải hiểu rõ các dạng câu hỏi khác nhau và biết khi nào nên sử dụng chúng. Mỗi dạng câu hỏi đều có mục đích và chức năng riêng, giúp khai thác thông tin phù hợp trong từng hoàn cảnh. 

Kỹ năng đặt các dạng câu hỏi thường gặp
Kỹ năng đặt các dạng câu hỏi thường gặp

3.1. Kỹ năng đặt câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi chỉ yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, thường là "có" hoặc "không", hoặc đưa ra một thông tin cụ thể. Câu hỏi đóng thường giới hạn phạm vi câu trả lời, giúp người hỏi nhanh chóng xác nhận hoặc làm rõ thông tin cụ thể.

Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi bạn cần xác nhận hoặc thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, việc sử dụng câu hỏi đóng nên được hạn chế vì nó thường làm cuộc đối thoại rơi vào bế tắc, gây ra cảm giác cứng nhắc và thiếu sự tương tác tự nhiên.

Kỹ năng đặt câu hỏi đóng khá đơn giản, bạn có thể sử dụng từ “không” ở cuối câu để tập trung vào một vấn đề chính và tránh mở rộng phạm vi câu hỏi.

Ví dụ:

  • "Bạn đã hoàn thành báo cáo chưa?" (Câu trả lời có thể là "có" hoặc "không").
  • "Bạn có tham gia cuộc họp sáng nay không?"

3.2. Kỹ năng đặt câu hỏi mở

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi cho phép người trả lời tự do bày tỏ quan điểm, ý kiến hoặc cảm xúc của họ mà không bị giới hạn bởi phạm vi nội dung câu trả lời.

Câu hỏi này thường được sử dụng khi bạn muốn đối phương chia sẻ thêm thông tin, ý kiến cá nhân hoặc giải thích chi tiết về một vấn đề nào đó. Câu hỏi mở đặc biệt hữu ích trong các cuộc thảo luận sâu về một vấn đề quan trọng hoặc khi bạn muốn khuyến khích đối phương thể hiện quan điểm cá nhân của họ.

Để đặt câu hỏi mở, bạn có thể sử dụng các từ như “Bạn nghĩ sao về….”, “Tại sao”, “Như thế nào”, “Là gì”...nhằm khuyến khích người nghe chia sẻ thêm thông tin hoặc đưa ra ý kiến của họ.

Ví dụ:

  • "Bạn nghĩ thế nào về kế hoạch dự án mới này?"
  • "Tại sao bạn lại chọn phương án này thay vì phương án kia?"
  • "Theo bạn, lợi ích của việc áp dụng công nghệ mới trong sản xuất là gì?"
Kỹ năng đặt câu hỏi mở
Kỹ năng đặt câu hỏi mở

3.3. Kỹ năng đặt câu hỏi phễu (hình nón)

Câu hỏi phễu hay câu hỏi hình nón bắt đầu với một câu hỏi tổng quát, sau đó dần đi vào chi tiết, giống như cách một cái phễu thu hẹp dần về đáy.

Câu hỏi phễu có khả năng thu hẹp phạm vi từ tổng quát đến cụ thể, giúp khai thác thêm thông tin chi tiết từ một câu trả lời ban đầu mà vẫn duy trì mạch đối thoại tự nhiên.

Dạng câu hỏi này phù hợp khi bạn muốn bắt đầu một cuộc trò chuyện bằng cách thu thập thông tin tổng quan, sau đó đi sâu khai thác các chi tiết nhỏ hơn để hiểu rõ một vấn đề.

Bạn có thể thực hành kỹ năng đặt câu hỏi phễu bằng cách đặt một câu hỏi có phạm vi rộng, sau đó đặt những câu hỏi bổ sung với phạm vi hẹp hơn.

Ví dụ:

  • "Công ty của bạn có bao nhiêu nhân viên?" => "Trong số đó, bao nhiêu người làm ở bộ phận bán hàng?" => "Bạn có thể cho biết cụ thể vai trò của từng người trong nhóm bán hàng không?"
Kỹ năng đặt câu hỏi phễu (hình nón)
Kỹ năng đặt câu hỏi phễu (hình nón)

3.4. Kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò là những câu hỏi nhằm khai thác thêm thông tin để làm sáng tỏ những điểm mơ hồ trong câu trả lời. Câu hỏi này giúp tìm ra các thông tin bị ẩn giấu, những khía cạnh mà người đối diện có thể không muốn hoặc chưa sẵn lòng chia sẻ.

Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi bạn cảm thấy câu trả lời trước đó chưa đủ rõ ràng và cần phải khám phá thêm thông tin. Chẳng hạn như khi tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự cố hoặc trong các cuộc phỏng vấn chuyên sâu.

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, bạn cần tập trung vào các khía cạnh chưa rõ ràng trong câu trả lời của đối phương và khuyến khích họ cung cấp thêm chi tiết.

Ví dụ:

  • "Tại sao bạn lại cảm thấy phương án này không khả thi?"
  • "Bạn có thể giải thích rõ hơn lý do khiến bạn đưa ra quyết định này không?"
Kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò
Kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò

3.5. Kỹ năng đặt câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ là dạng câu hỏi không yêu cầu câu trả lời mà thường được sử dụng để nhấn mạnh quan điểm, ý kiến của người hỏi hoặc để khơi gợi suy nghĩ của người đối diện.

Dạng câu hỏi này thường được sử dụng rộng rãi trong các bài diễn thuyết và trong văn học. Câu hỏi tu từ thường được đặt ra khi người hỏi đã biết câu trả lời và chỉ muốn gây ấn tượng mạnh hoặc khơi gợi cảm xúc của người nghe.

Nếu muốn thực hành kỹ năng đặt câu hỏi tu từ, bạn có thể sử dụng các từ cảm thán trong câu hỏi của mình như “Tại sao không”, “Cơ chứ”...

Ví dụ:

  • "Tại sao chúng ta không lựa chọn phương án này để cải thiện hiệu suất làm việc chứ?”
  • “Ai lại không muốn thành công trong sự nghiệp cơ chứ?"
  • "Sóng bắt đầu từ gió, gió bắt đầu từ đâu?"

4. 5 nguyên tắc đặt câu hỏi trong giao tiếp

Việc đặt câu hỏi không chỉ là một kỹ năng giao tiếp cơ bản, mà còn là nghệ thuật giúp bạn thu thập thông tin, duy trì cuộc trò chuyện và tạo ra sự tương tác sâu sắc hơn. Để đặt câu hỏi hiệu quả, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

5 nguyên tắc đặt câu hỏi trong giao tiếp
5 nguyên tắc đặt câu hỏi trong giao tiếp

4.1. Có mục đích rõ ràng trong câu hỏi

Khi đặt câu hỏi, điều quan trọng là bạn phải biết chính xác mình muốn thu thập thông tin gì từ người đối diện. Đừng đặt câu hỏi chỉ để duy trì cuộc trò chuyện mà không có mục đích cụ thể, vì điều này có thể gây mất thời gian và khiến cuộc giao tiếp trở nên nhàm chán.

Câu hỏi không có mục đích có thể dẫn đến sự hiểu lầm hoặc cảm giác không nghiêm túc trong giao tiếp. Khi người đối diện nhận ra rằng câu hỏi của bạn không thực sự quan trọng, họ có thể phớt lờ hoặc không trả lời một cách nhiệt tình.

Vì vậy, Trước khi đặt câu hỏi cho đối phương, hãy tự hỏi bản thân: “Mình muốn biết gì từ người này?”, “Thông tin nào quan trọng để giúp mình hiểu rõ hơn?”. Điều này sẽ giúp bạn tránh đưa ra những câu hỏi không cần thiết.

Ví dụ: 

Thay vì hỏi: "Bạn thấy tiến độ dự án này thế nào?" (một câu hỏi chung chung), hãy hỏi: "Bạn cảm thấy tiến độ dự án nhanh hay chậm, có đáp ứng đúng mục tiêu ban đầu đã đề ra không?" (một câu hỏi có mục đích rõ ràng nhằm thu thập thông tin về dự án).

4.2. Đặt câu hỏi phù hợp với mối quan hệ

Tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người đối diện, cách bạn đặt câu hỏi cũng cần được điều chỉnh sao cho phù hợp. Mỗi mối quan hệ đều yêu cầu một cách tiếp cận khác nhau, từ ngôn từ cho đến thái độ khi đặt câu hỏi.

Sự phù hợp trong cách đặt câu hỏi sẽ giúp tạo cảm giác thoải mái, tôn trọng lẫn nhau, từ đó khuyến khích đối phương đưa ra câu trả lời trung thực. Ngược lại, nếu không điều chỉnh câu hỏi phù hợp với mối quan hệ, bạn có thể vô tình gây ra cảm giác khó chịu, khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng và từ chối đưa ra câu trả lời.

Vì vậy, khi đặt câu hỏi với cấp trên, bạn nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng. Khi đặt câu hỏi với đồng nghiệp, bạn có thể dùng ngôn ngữ gần gũi, thoải mái hơn hơn. Còn với cấp dưới, bạn cần đặt câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu, tránh mang tính áp đặt, độc đoán. 

4.3. Sử dụng ngôn từ phù hợp

Ngôn từ bạn sử dụng trong câu hỏi cần phù hợp với bối cảnh giao tiếp và trình độ của người nghe. Ngôn từ phù hợp sẽ giúp người nghe dễ dàng hiểu được câu hỏi của bạn, từ đó đưa ra câu trả lời chính xác hơn. 

Điều này có nghĩa là bạn cần cân nhắc sử dụng từ ngữ sao cho dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ quá phức tạp hoặc những từ ngữ không phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp. Để làm được điều này, bạn cần hiểu rõ đối tượng nghe và điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp với trình độ, kiến thức và ngữ cảnh giao tiếp. Đối với các cuộc trò chuyện với những người ngoài ngành, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.

Ví dụ:

Thay vì hỏi một người không rành công nghệ: "Máy chủ của bạn có gặp vấn đề về tính khả dụng không?", bạn có thể hỏi: "Máy tính của bạn có thường xuyên bị mất kết nối không?"

Sử dụng ngôn từ phù hợp khi đặt câu hỏi
Sử dụng ngôn từ phù hợp khi đặt câu hỏi

4.4. Lắng nghe tích cực

Kỹ năng lắng nghe đóng vai trò then chốt trong việc thu thập và xử lý thông tin. Lắng nghe tích cực đồng nghĩa với việc bạn phải tập trung vào câu trả lời và hiểu những gì người khác đang chia sẻ. Lắng nghe không chỉ giúp bạn hiểu rõ vấn đề mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người đối diện. Nếu không chú tâm lắng nghe, bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc đưa ra những câu hỏi không phù hợp sau đó.

Để thực hành lắng nghe tích cực, bạn cần duy trì giao tiếp bằng mắt với người đối diện. Đồng thời phải chú ý tới ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu của người nói. Hãy ghi chép lại nếu cần để không bỏ lỡ những điểm quan trọng trong câu trả lời. 

Ví dụ:

Khi hỏi: "Anh/chị thấy thế nào về cách tiếp cận này?" → Lắng nghe và chú ý tới phản hồi chi tiết để đưa ra câu hỏi tiếp theo như: "Anh/chị có thể giải thích thêm về những khó khăn mà anh/chị dự đoán không?"

Lắng nghe tích cực khi đặt câu hỏi trong giao tiếp
Lắng nghe tích cực khi đặt câu hỏi trong giao tiếp

4.5. Không gây ra gián đoạn

Nguyên tắc không gián đoạn đòi hỏi bạn không được ngắt lời hoặc chen ngang khi đối phương trang trình bày quan điểm của họ. Gián đoạn cuộc trò chuyện bằng cách ngắt lời hoặc chen ngang không chỉ làm mất mạch tư duy mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nói. 

Vì vậy, bạn cần ghi nhớ nguyên tắc quan trọng là hãy luôn chờ đợi cho đến khi người nói kết thúc phần trình bày của họ rồi mới đặt câu hỏi tiếp theo. Khi người nói dừng lại giữa chừng, bạn không nên vội vã chen ngang mà hãy cho họ thời gian suy nghĩ để tiếp tục câu trả lời của mình. 

Ví dụ:

Nếu người đối diện đang giải thích một vấn đề: "Tôi đang suy nghĩ về cách chúng ta có thể cải thiện quy trình này..."  Bạn không nên ngắt lời ngay mà hãy để họ suy nghĩ kỹ lưỡng hơn trước khi đưa ra câu hỏi hoặc phản hồi tiếp theo.

5. 5 bí quyết rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi là quá trình cần sự kiên nhẫn, chủ động và thực hành thường xuyên. Dưới đây là một số bí quyết để giúp bạn nâng cao khả năng đặt câu hỏi hiệu quả trong giao tiếp.

5 bí quyết rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi
5 bí quyết rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

5.1. Sử dụng đa dạng các loại câu hỏi khác nhau

Sự linh hoạt trong việc sử dụng các loại câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi phễu, câu hỏi thăm dò và câu hỏi tu từ sẽ giúp bạn khám phá thông tin đa chiều từ người đối diện. Bằng cách biết khi nào nên dùng câu hỏi mở để khai thác thêm chi tiết hoặc câu hỏi đóng để xác nhận thông tin nhanh chóng, bạn sẽ điều khiển được cuộc trò chuyện theo hướng mình mong muốn. Điều này không chỉ giúp bạn thu thập thông tin một cách toàn diện mà còn khiến người đối diện cảm thấy thoải mái và được tôn trọng.

Ví dụ: Trong một buổi họp, bạn muốn thu thập ý kiến từ các đồng nghiệp về việc cải thiện quy trình làm việc. Bạn có thể bắt đầu bằng câu hỏi phễu: "Mọi người có ý tưởng gì để cải thiện quy trình làm việc không?" 

Sau đó, để làm rõ ý tưởng, bạn nên tiếp tục đặt hỏi câu hỏi mở: "Tại sao bạn nghĩ rằng thay đổi này sẽ giúp tăng năng suất là việc?". Bạn có thể tiếp tục dùng câu hỏi thăm dò như “Theo bạn, chúng ta sẽ đối mặt với những thuận lợi hay khó khăn gì khi thực hiện thay đổi này?”

Cuối cùng, bạn có thể dùng một câu hỏi đóng để khép lại cuộc thảo luận: "Các bạn có đồng ý rằng chúng ta nên thử nghiệm đề xuất này trong một tuần trước khi đưa ra quyết định cuối cùng không?"

5.2. Hãy đặt câu hỏi cụ thể và rõ ràng

Câu hỏi càng cụ thể và rõ ràng, câu trả lời sẽ càng chính xác và có giá trị cao. Khi đặt câu hỏi, hãy tránh đặt những câu hỏi mơ hồ hoặc quá chung chung vì điều này có thể khiến người nghe cảm thấy bối rối hoặc không biết bắt đầu từ đâu. Để đạt hiệu quả cao, bạn cần đặt câu hỏi đi thẳng vào vấn đề, với mục đích rõ ràng và nhất quán. 

Ví dụ: Thay vì hỏi chung chung "Bạn cảm thấy thế nào về dự án này?" bạn có thể hỏi rõ ràng hơn: "Bạn nghĩ bước nào trong quy trình dự án này cần cải tiến nhất để đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng hạn?" 

5.3. Hãy cởi mở và không phán xét

Khi đặt câu hỏi, đặc biệt là trong các cuộc trò chuyện nhạy cảm, hãy duy trì thái độ cởi mở và không phán xét. Điều này tạo cho người đối diện cảm giác an toàn và khuyến khích họ chia sẻ thông tin một cách chân thành. Nếu người đối diện cảm thấy họ có nguy cơ bị đánh giá, họ có thể né tránh câu trả lời hoặc chỉ đưa ra những thông tin mơ hồ. Vì vậy, hãy tiếp cận cuộc trò chuyện với tinh thần thấu hiểu và tôn trọng, thay vì đánh giá hay chỉ trích.

Ví dụ: Khi trò chuyện với một đồng nghiệp về việc họ gặp khó khăn trong công việc, thay vì hỏi "Tại sao bạn lại không làm tốt việc này?" (dễ gây cảm giác phán xét), bạn có thể hỏi: "Có điều gì đang cản trở bạn hoàn thành nhiệm vụ không? Tôi có thể giúp gì để mọi thứ dễ dàng hơn không?" Câu hỏi này thể hiện sự quan tâm và không phán xét.

5.4. Hãy kiên nhẫn

Sự kiên nhẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi. Có những lúc câu trả lời không đến ngay lập tức, hoặc đối phương cần thời gian để suy nghĩ thêm. Đừng vội vã chuyển sang một câu hỏi mới hoặc cắt ngang lời người khác. Thay vào đó, hãy kiên nhẫn chờ đợi và tạo không gian thoải mái cho người khác thể hiện suy nghĩ của mình. Bạn cũng có thể đưa ra những lời động viên, khuyến khích hoặc đặt câu hỏi khéo léo để gợi mở suy nghĩ cho đối phương.

5.5. Hãy tiếp tục hỏi

Đôi khi, câu trả lời đầu tiên có thể chưa cung cấp đủ thông tin để bạn hiểu rõ vấn đề. Trong trường hợp này, hãy tiếp tục hỏi những câu hỏi bổ sung để khai thác thêm thông tin. Việc tiếp tục hỏi giúp bạn đào sâu vào vấn đề, nhưng hãy cẩn trọng để không làm người đối diện cảm thấy bị "tra khảo". Bí quyết là bạn cần duy trì sự tự nhiên, khéo léo và nhẹ nhàng trong cách đặt câu hỏi để người trả lời cảm thấy sẵn sàng chia sẻ thêm thông tin.

Ví dụ: Khi bạn hỏi đồng nghiệp về cách họ quản lsy thời gian cá nhân hiệu quả và họ chỉ trả lời một cách chung chung, bạn có thể tiếp tục hỏi để làm rõ thông tin như: "Bạn có thể chia sẻ thêm về cách bạn đã phân bổ thời gian cho công việc theo mức độ ưu tiên không?" 

6. Kỹ năng đặt câu hỏi cho các mục đích cụ thể

Kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ hữu ích trong giao tiếp thông thường mà còn đặc biệt quan trọng khi được áp dụng vào các tình huống cụ thể như phỏng vấn tuyển dụng và bán hàng. Dưới đây là cách sử dụng kỹ năng này hiệu quả trong từng tình huống.

6.1. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng, giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất của ứng viên. Đặt câu hỏi phù hợp giúp làm rõ sự phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển.

Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi mở như sau: "Bạn có thể chia sẻ một tình huống mà bạn đã gặp khó khăn trong công việc và cách bạn đã giải quyết nó không?". Mục đích của câu hỏi này là giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng thích ứng của ứng viên.

Để làm rõ tư duy của ứng viên trong việc đưa ra quyết định, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi thăm dò như: "Tại sao bạn chọn phương pháp đó để giải quyết vấn đề thay vì phương pháp khác?"

Để hiểu rõ hơn về vai trò và đóng góp cụ thể của ứng viên tại công ty cũ, nhà tuyển dụng có thể tiếp tục đặt câu hỏi dạng phễu như sau: "Bạn có kinh nghiệm làm việc này trong dự án nào trước đây không?" =>  "Vai trò của bạn trong dự án đó là gì?" =>  "Bạn đã đóng góp như thế nào vào thành công của dự án?"

6.2. Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Trong bán hàng, kỹ năng đặt câu hỏi thông minh giúp người bán dễ dàng tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Kỹ năng đặt câu hỏi cũng giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tạo sự tin tưởng và thúc đẩy quyết định mua hàng.

Ví dụ, khi tư vấn cho khách hàng về sản phẩm laptop phục vụ cho công việc văn phòng, người bán có thể đặt câu hỏi mở như sau: "Bạn có thể chia sẻ về những vấn đề mà bạn đang gặp phải công việc hiện tại không?"

Tiếp theo, để đánh giá phản ứng của khách hàng về sản phẩm, nhân viên bán hàng có thể tiếp tục đặt câu hỏi thăm dò như sau: "Bạn nghĩ sao về việc sử dụng sản phẩm này để cải thiện hiệu quả làm việc của mình?"

Để nhấn mạnh giá trị sản phẩm và khơi gợi nhu cầu mua hàng một cách tinh tế, nhân viên bán hàng có thể sử dụng câu hỏi tu từ như sau: "Ai mà chẳng muốn muốn tiết kiệm thời gian và tiền bạc phải không nào?"

Như vậy, bài viết đã chỉ ra khái niệm kỹ năng đặt câu hỏi là gì và hướng dẫn kỹ năng đặt các dạng câu hỏi thường gặp. Đồng thời, bật mí những nguyên tắc và bí quyết giúp bạn đặt câu hỏi thông minh, phù hợp với từng tình huống. Bằng việc nắm vững các nguyên tắc và bí quyết được chia sẻ bởi Trường Doanh Nhân HBR, hy vọng rằng bạn sẽ tự tin hơn khi giao tiếp và đạt được mục tiêu trong công việc cũng như trong cuộc sống. 

Thông tin tác giả

Trường doanh nhân HBR ra đời với sứ mệnh là cầu nối truyền cảm hứng và mang cơ hội học tập từ các chuyên gia nổi tiếng trong nước và quốc tế, cập nhật liên tục những kiến thức mới nhất về lãnh đạo và quản trị từ các trường đại học hàng đầu thế giới như Wharton, Harvard, MIT Sloan, INSEAD, NUS, SMU… Nhờ vào đó, mỗi doanh nghiệp Việt Nam có thể đi ra biển lớn, tạo nên con đường ngắn nhất và nhanh nhất cho sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN KHÓA HỌC CỦA HBR
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN KHÓA HỌC CỦA HBR
Đăng ký ngay
Hotline
Zalo
Facebook messenger