QUY TẮC MẮT XÍCH YẾU - SẾP CẦN BIẾT ĐỂ NHẬN BIẾT VÀ CHUYỂN HOÁ NHỮNG NHÂN SỰ YẾU KÉM

Người Mỹ có câu tục ngữ “Một sợi dây xích chỉ khỏe bằng mắt xích yếu nhất của nó”. Câu tục ngữ nhấn mạnh mối nguy hại khi có một nhân sự yếu kém trong đội ngũ. Vậy cụ thể quy tắc mắt xích yếu nói gì và làm cách nào để chuyển hóa những mắt xích đó? Câu trả lời sẽ được Trường Doanh Nhân HBR tiết lộ trong bài viết dưới đây.  

1. Quy tắc “Mắt xích yếu” là gì?

Quy tắc “Mắt xích yếu” được dùng để chỉ những nhân sự có hiệu suất làm việc thấp hơn so với mức trung bình của đội nhóm. Những nhân sự này thường không đáp ứng được yêu cầu công việc, không có khả năng tự học hỏi và phát triển bản thân, không có tinh thần trách nhiệm và hợp tác. 

Giống như một mắt xích trong dây chuyền, sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên là yếu tố quan trọng để đạt được thành công chung. Những mắt xích yếu này giống như một lỗ hổng gây ảnh hưởng quá trình hoạt động của cả dây chuyền.

Khái niệm về quy tắc mắt xích yếu 

2. “Mắt xích yếu" ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả làm việc của đội nhóm

Là một người lãnh đạo, bạn cần nhận thức rõ những ảnh hưởng tiêu cực mà một mắt xích yếu có thể mang lại. Cụ thể, hai tác động mà doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt khi có nhân sự thiếu năng lực là: 

1 - Mắt xích yếu nhất sẽ làm giảm 50% hiệu quả của đội nhóm

Số liệu chỉ ra rằng, nếu đội nhóm có một mắt xích yếu sẽ khiến hiệu quả công việc giảm tới 50%. Điều này là hậu quả của việc nhân viên đó không đủ khả năng để đáp ứng yêu cầu công việc, dẫn đến các nhiệm vụ và phòng ban liên quan bị chậm tiến độ. 

Không chỉ vậy, những nhân sự này còn tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của cả đội nhóm. Việc nhân sự giỏi không thể hoàn thành tiến độ công việc vì đồng nghiệp yếu kém sẽ khiến họ bị mất động lực. Lâu dần, cả hiệu suất và tinh thần của các thành viên đều suy giảm. 

2 - Nhân viên tài năng nghi ngờ sự sáng suốt của lãnh đạo

Việc để một mắt xích yếu tồn tại trong tổ chức một thời gian dài sẽ khiến nhân viên tài năng nghi ngờ về năng lực của lãnh đạo. Họ sẽ cho rằng người lãnh đạo không đủ khả năng để nhìn ra và đào tạo nhân sự yếu hoặc lãnh đạo không đủ quyết đoán để giải quyết vấn đề. 

Sự uy tín của lãnh đạo trong mắt nhân viên bị suy giảm sẽ khiến họ không còn tin vào định hướng mà bạn đưa ra. Những người tài năng thường có sự ảnh hưởng lớn đối với đội nhóm hoặc tổ chức. Nếu họ bắt đầu nghi ngờ lãnh đạo, họ có thể truyền tải thông điệp tiêu cực cho các thành viên khác, gây ra sự không ổn định và không đồng lòng trong tổ chức. 

Hai ảnh hưởng tiêu cực mà một mắt xích yếu có thể gây nên cho tổ chức

3. Cách nhận biết một nhân sự là “mắt xích yếu"

Trong kinh doanh, lãnh đạo cần xác định được 3 chân kiềng - yếu tố then chốt để tạo ra và duy trì sự thành công của một doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nắm bắt được 3 chân kiềng và hiểu rõ vị trí từng công việc chính là chìa khóa để chủ doanh nghiệp sớm nhận biết nhân sự nào là mắt xích yếu. 

Để dễ hiểu hơn hãy lấy ví dụ 2 chân kiềng quan trọng của một doanh nghiệp là phòng Sales và phòng Marketing (bao gồm nhóm chạy Ads và nhóm viết Content). Chủ doanh nghiệp nhận thấy rằng, doanh thu tháng này giảm sút mạnh, vậy hãy nhìn vào cách làm việc của hai phòng ban để tìm ra mắt xích yếu. 

Phòng Sales sẽ nhận data (số liệu) từ phòng Marketing. Vậy nếu những data được nhận là data chất lượng nhưng Sales không thể chuyển hóa nó thành đơn hàng. Chủ doanh nghiệp có thể xác định được mắt xích cần cải thiện là phòng Sales. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc chưa có kịch bản bán hàng tốt, không hiểu khách hàng và sản phẩm. 

Ngược lại, nếu phòng Sales làm tốt nhiệm vụ của mình thì lãnh đạo hãy đối chiếu lại chất lượng data từ phòng Marketing. Ban lãnh đạo cần có cái nhìn nhạy bén để biết rằng mắt xích yếu từ nhóm viết content không chất lượng hay đội chạy Ads thiếu chuyên môn. 

Việc nhìn ra mắt xích yếu trong đội nhóm sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được hướng giải quyết, tránh những ảnh hưởng tiêu cực đến cả đổi nhóm. Dưới đây là một số cách giúp việc nhận ra nhân sự yếu mà quản lý có thể áp dụng.

2 chân kiềng quan trọng trong một tổ chức 

1 - Không theo kịp các thành viên khác

Để nhận ra một nhân sự yếu kém trong tổ chức, nhà lãnh đạo cần nhìn hiệu quả làm việc của người đó so với các thành viên khác. Mắt xích được coi là yếu sẽ thường không theo kịp tốc độ làm việc của người khác. Đồng thời, họ cũng không đóng góp được ý kiến cũng như đưa ra được giải pháp cho những vấn đề của tổ chức.  

2 - Không thể phát triển trong lĩnh vực phụ trách

Những nhân sự yếu thường chây ì, thiếu tinh thần tự học để nâng cao kỹ năng chuyên môn của bản thân. Do đó họ thường không theo kịp xu hướng, thay đổi hay cải tiến trong lịch vực của mình. Ví dụ trong đội nhóm SEO Marketing của mình, bạn nhận thấy có một nhân sự không thay đổi cách viết sao cho phù hợp với thị hiếu người đọc cũng như không cập nhật kiến thức SEO mới thì đó là dấu hiệu của một mắt xích yếu.

Nhân sự yếu kém sẽ không có sự phát triển trong lĩnh vực mình phụ trách

3 - Không thấy bức tranh toàn cảnh ngành nghề, đánh mất góc nhìn

Dấu hiệu tiếp theo của một nhân sự yếu là chỉ nhìn vào công việc cụ thể mà thiếu cái nhìn toàn cảnh nghề nghiệp. Ngành nghề không ngừng phát triển và thay đổi, và việc không thể nhận biết và thích nghi với những thay đổi này có thể làm suy yếu sự cạnh tranh của doanh nghiệp.

4 - Không thể hoàn thành công việc được giao

Nhân sự luôn chậm trễ, lỡ hẹn hay thiếu sót trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao là biểu hiện khá rõ nét của việc yếu kém trong năng lực. Họ không có khả năng tự quản lý thời gian, ưu tiên hay phân bổ tài nguyên. Đồng thời, họ cũng không có tinh thần trách nhiệm, chủ động hay sáng tạo trong công việc.

Nhân sự không có năng lực sẽ thường xuyên trễ deadline 

5 - Không hợp tác để sửa đổi yếu điểm của bản thân

Quản lý đã feedback nhiều lần nhưng nhân sự phớt lờ và không sửa đổi? Đó chính là dấu hiệu của một mắt xích yếu trong tổ chức. Việc không chịu nhận lỗi, lắng nghe, tiếp thu đóng góp để sửa đổi khiến nhân viên đó tiếp tục mắc sai lầm cũ, kéo hiệu suất công việc ngày càng đi xuống. 

Liên hệ với thực tế một nhân viên kế toán liên tục tính toán nhầm, gây tổn hại đến tài sản doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân sự không chịu tìm ra nguyên nhân để cải thiện dù đã được nhắc nhở nhiều lần. Đây là dấu hiệu của mắt xích mục nát, có thể ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc chung của đội nhóm.   

6 - Không hợp tác thân thiện với các thành viên trong đội 

Nhắc đến mắt xích yếu, bạn thường nghĩ đến những người có năng lực kém. Nhưng trên thực tế, khái niệm này còn chỉ đến những người tài giỏi nhưng thái độ không hợp tác. Họ thể hiện sự thiếu tôn trọng, tin tưởng với các thành viên khác. Hoặc họ thường xuyên là nguyên nhân của những cãi vã, xung đột vì không lắng nghe lãnh đạo và đồng nghiệp. 

Mắt xích yếu còn là nhân sự không thể hòa nhập với đội nhóm

7 - Ngoan cố giữ nguyên vị trí của mình

Yếu tố cuối cùng để nhận ra một người là mắt xích yếu trong đội nhóm là việc họ ngoan cố giữ nguyên vị trí của mình. Một số nhân sự lại không muốn hoặc không dám thay đổi vị trí hoặc nhiệm vụ của mình, dù cho có thể họ không phù hợp hoặc không hiệu quả ở vị trí hiện tại. Họ ngoan cố giữ nguyên vị trí của mình, không chấp nhận những cơ hội mới hoặc những gợi ý từ người quản lý. Điều này không chỉ làm giảm khả năng phát huy tài năng của họ, mà còn gây ra sự lãng phí và thiếu hụt nguồn lực cho tổ chức.

XEM THÊM: QUY TẮC MẮT XÍCH YẾU - NGUYÊN NHÂN KHIẾN DOANH NGHIỆP TỤT GIẢM DOANH THU

4. Làm sao để giúp nhân sự không còn là “mắt xích yếu"?

Đối với một mắt xích yếu trong doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo nên làm gì? Sau đây là một số cách để nâng cấp nhân sự, để biến họ từ một nhân sự yếu thành nhân sự có tiềm năng.

1 - Phản hồi và đưa ra chiến lược đào tạo

Sau khi đã nhận diện được “mắt xích yếu” trong tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp cần có phương pháp để cải thiện những nhận sự này. Một trong những cách đơn giản và tương đối hiệu quả đó là phản hồi thẳng thắn qua mail để nhân sự đó nhận thức được điểm yếu của mình. Tuy nhiên, khi phản hồi bạn cần lưu ý một số điều sau: 

• Nội dung phản hồi cần đầy đủ, chi tiết và kèm theo bằng chứng. Hãy thể hiện rõ nguyện vọng về hiệu suất hoặc hành vi mà bạn muốn nhân viên cải thiện.

• Tránh sử dụng ngôn ngữ quá gay gắt hoặc mang tính công kích cá nhân. Thay vào đó, lãnh đạo nên lựa chọn từ ngữ lịch sự nhưng vẫn thể hiện được sự nghiêm khắc của mình. 

• Kết thúc lời khích lệ sẽ giúp những nhân viên yếu có động lực để cải thiện và phát triển.

Nếu chỉ dừng ở phản hồi đơn thuần, nhân viên sẽ không có phương hướng hiệu quả để thay đổi. Vì vậy, ban lãnh đạo công ty nên dành thời gian để xây dựng chiến lược đào tạo chi tiết  cho những mắt xích yếu đó. Hãy xây dựng kế hoạch đào tạo cá nhân hoặc nhóm dựa trên những vấn đề đã được nhắc đến trong email. Cần đảm bảo rằng chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của nhân viên và mục tiêu phát triển của tổ chức. 

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc nên dành bao bao nhiêu thời gian và nguồn lực cho những cá nhân này. Nguyên tắc Pareto nói rằng: “Nếu bạn có 10 người trong tổ chức, bạn đánh giá & xếp hạng họ . Nếu bạn lấy ra 2 người giỏi nhất & 2 người đó sẽ cho bạn 80% kết quả những gì bạn cần. Nói cách khác, top 20% sẽ mang lại 80% lợi nhuận”. Dựa trên quy tắc này, thay vì dành quá nhiều tài nguyên cho mắt xích yếu thì nhà lãnh đạo nên đầu tư những nhân viên có tiềm năng hơn. Bởi trong trường hợp những nhân viên yếu kém không có tiến bộ thì thời gian và tiền bạc bỏ ra sẽ trở nên lãng phí, cùng lúc đó nhân sự giỏi không được đầu tư đúng mức sẽ cảm thấy chán nản. 

Cách để đào tạo nhân sự không còn là mắt xích yếu 

2 - Cách giải quyết nhân sự mắc bệnh ngôi sao

Có một nhóm nhân sự “mắt xích yếu" mà các chủ doanh nghiệp rất sợ, không dám cho nghỉ. Họ là nhân sự có chuyên môn cao nhưng mắc bệnh ngôi sao, tập trung làm mục tiêu cá nhân hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể tìm kiếm những nhân sự có chuyên môn cao, thái độ tốt ngay từ đầu? Làm sao để chủ doanh nghiệp không rơi vào tình huống không dám cho nhân sự “mắt xích yếu" vì sợ không tìm được người thay thế? Sau đây là một số gợi ý.

• Xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp: Ngay từ giai đoạn hình thành doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần đưa ra giá trị cốt lõi để lựa chọn những người có mục tiêu, triết lý sống phù hợp với văn hoá doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi là những tiêu chí quan trọng để đánh giá và phát triển nhân sự, bao gồm cả thái độ, tinh thần và hành vi. Những người có giá trị cốt lõi tương đồng với doanh nghiệp sẽ dễ dàng hòa nhập, hợp tác và gắn bó với tổ chức hơn.

• Đề xuất giá trị nhân sự EVP (Employee Value Proposition): Đây là một cách để thu hút và giữ chân nhân tài. EVP là những lợi ích mà doanh nghiệp mang lại cho nhân viên, bao gồm cả về mức lương, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc và văn hoá công ty. EVP cần được xây dựng dựa trên nhu cầu và mong muốn của nhân viên, đồng thời phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Một EVP hấp dẫn sẽ giúp doanh nghiệp tạo được sự khác biệt và ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh trong việc chiêu mộ và giữ chân nhân tài.

• Đưa ra chính sách đào tạo nhân sự bài bản: Đây là cách để nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên, đặc biệt là những người có tiềm năng lớn. Chính sách đào tạo cần được thiết kế theo từng vị trí, từng bộ phận và từng cá nhân, dựa trên các mục tiêu và chỉ tiêu công việc. Đào tạo nhân sự không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, mà còn tạo điều kiện cho nhân viên phát triển bản thân, thỏa mãn nhu cầu học hỏi và sáng tạo. Đồng thời, đào tạo nhân sự cũng là một cách để giao tiếp và truyền đạt giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.

Cách giải quyết nhân sự mắc bệnh ngôi sao

5. VIDEO Q&A Quy tắc mắt xích yếu

Khoá học CEO: Quy Tắc Mắt xích yếu - QnA thực tế lớp tuyển dụng nhân sự hiệu quả - Mr.TonyDzung

Trong bài viết trên, Trường Doanh Nhân HBR đã tiết lộ những dấu hiệu của một nhân sự đang trở thành "mắt xích yếu" trong đội nhóm. Hy vọng bài viết đã giúp lãnh đạo và tổ chức biết cách nhận biết sớm và thực hiện các biện pháp để đảm bảo hiệu suất và tinh thần làm việc của đội không bị ảnh hưởng tiêu cực.