SẾP BIẾT XIN LỖI KHIẾN CẤP DƯỚI TÂM PHỤC KHẨU PHỤC

Xung đột và hiểu lầm giữa nhân viên và sếp là những tình huống không thể tránh khỏi trong môi trường công sở. Khi những tình huống xấu xảy ra, một vị sếp biết thừa nhận và sửa chữa sai lầm sẽ có được sự tôn trọng và quý mến từ nhân viên. Trong bài viết này của Trường Doanh Nhân HBR, hãy cùng khám phá tại sao khi sếp biết xin lỗi khiến cấp dưới tâm phục khẩu phục

1. Vị thế của sếp như nào khi biết nói lời xin lỗi với nhân viên

Lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp, hay còn được gọi chung là “sếp”, được xem là những người có vị thế cao và quyền lực trong doanh nghiệp. Họ luôn là những nhân vật cốt cán góp phần tạo dựng nên sự thành công và phát triển của một doanh nghiệp trên thị trường. Tài năng, trí tuệ và đức hạnh là những tố chất khiến mọi người coi trọng và kính nể một vị sếp. 

Tuy nhiên, người lãnh đạo tài giỏi cũng có thể, sai lầm trong việc quyết định và điều hành tổ chức. Khi đó, những người sếp vừa có “tâm” vừa có “tầm” sẽ không trốn tránh hoặc che giấu lỗi lầm của mình. Thay vào đó, họ sẽ không ngần ngại thừa nhận và chịu trách nhiệm cho những thiếu sót, sai phạm của bản thân. Những người sếp đó không chỉ nói lời xin lỗi mà còn hành động để tìm ra cách giải quyết hiệu quả, tránh tái diễn lỗi lầm trong tương lai.

Việc nói lời xin lỗi thể hiện bản thân người sếp là những người có tính cách trung thực, tôn trọng và có sự quan tâm đến nhân viên của mình. Vị thế của sếp trong lòng nhân viên được nâng cao hơn, đồng thời giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa sếp và nhân viên.

>>> XEM THÊM: CÁCH NÓI LỜI XIN LỖI: ĐÚNG CÁCH, ĐÚNG THỜI ĐIỂM MỚI LÀ NGHỆ THUẬT

2. Cách những ông chủ tốt xin lỗi nhân viên của mình

Xin lỗi như thế nào cho đúng và hiệu quả chính là một nghệ thuật. Hãy để Trường Doanh Nhân HBR bật mí cho những ông chủ một số cách để xin lỗi nhân viên của mình

2.1. Nghệ thuật xin lỗi thông qua thừa nhận sai lầm

Một câu nói suông không thể làm nên một lời xin lỗi đúng nghĩa. Khi xin lỗi, từng cử chỉ, thái độ cần thể hiện được sự chân thành và mong muốn được khắc phục lỗi lầm.

Nancy Friedman, Chủ tịch của The Telephone Doctor Customer Service Training đã từng chia sẻ: “Có vẻ như nhiều người thường nói câu “Tôi xin lỗi” một cách máy móc và tùy tiện” 

Thực tế, nhiều nhà lãnh đạo mắc sai lầm nhưng lại vô trách nhiệm, chỉ biện minh và đổ lỗi cho nhân viên. Việc đó khiến nhân viên cảm thấy không được tôn trọng, dẫn đến nhiều mâu thuẫn làm ảnh hưởng đến mối quan hệ của nhau. Nghệ thuật xin lỗi hoàn chỉnh là bạn cần tự hỏi “Tôi có thể làm gì để khắc phục sai lầm đó?” và hành động ngay để khắc phục lỗi lầm. 

2.2. Sẵn sàng đứng lên nhận xin lỗi thay cho nhà lãnh đạo khác 

Theo chia sẻ của Costa về nghệ thuật xin lỗi: “Các nhà quản lý mảng vận hành chỉ nhìn vào những con số mà không nghĩ đến những tác động đối với nhân sự. Với những quyết định sai lầm, các nhà lãnh đạo nên chủ động xin lỗi nhân viên. Đồng thời tổ chức cần họp bàn để đưa ra những giải pháp hợp tình hợp lý cho cả nhân viên và doanh nghiệp".

Trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, mỗi lãnh đạo/ quản lý ở từng bộ phận khác nhau đều có vai trò phụ trách, quản lý mỗi mảng công việc khác nhau. Giả sử như các nhà quản lý mảng vận hành thường tập trung vào các chỉ số kinh doanh, mà không quan tâm đến những tác động của các quyết định của họ đối với nhân viên. Do đó, họ có thể đưa ra những quyết định sai lầm, gây ảnh hưởng xấu đến quyền lợi của nhân viên. 

Trong trường hợp đó, các nhà lãnh đạo phụ trách nhân sự cần chủ động xin lỗi nhân viên. Việc biết đứng lên và nhận xin lỗi thay thể hiện tính trung thực và tinh thần trách nhiệm của một người lãnh đạo mẫu mực. Hành động này giúp người lãnh đạo xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, các quản lý từng phòng ban có trách nhiệm họp bàn, thống nhất, đưa ra chiến lược phù hợp với nhiều bên.

2.3. Không lạm dụng và vội vàng

Một lời xin lỗi chuẩn xác và đúng mực cần được xây dựng dựa trên sự trung thực và thành tâm hối lỗi về những sai phạm của mình. Nếu nhà lãnh đạo chỉ vội vàng xin lỗi một cách đơn giản, máy móc hoặc tùy tiện lạm dụng lời xin lỗi không đúng cách. Câu xin lỗi sẽ dần giảm bớt đi ý nghĩa và giá trị vốn có của nó. 

Russo khuyên: “Lời xin lỗi cần phải trân thành và dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng. Tôi nghĩ người xin lỗi cần nhấn mạnh những điều mình sẽ làm để khắc phục sai lầm. Đồng thời họ cần thể hiện sự cảm thông, chia sẻ với người được xin lỗi vì sự bất tiện và những ảnh hưởng mà họ đã phải gánh chịu”.

Deborah Sweeney - CEO của Công ty dịch vụ luật MyCorporation.com cũng cho rằng, trong một số trường hợp, nhà lãnh đạo cần có thời gian để cân nhắc và suy nghĩ trước khi nói lời xin lỗi. Cũng theo Sweeney chia sẻ nghệ thuật xin lỗi: "Tôi muốn suy nghĩ về những việc đã xảy ra để đưa ra một phản hồi hợp lý. Đôi khi tôi phải cần đến một ngày và tôi sẵn sàng nói với nhân viên rằng “Hãy cho tôi một ngày và tôi sẽ quay lại nói chuyện với bạn”.

Nhân viên khi nhận lời xin lỗi không thấy được sự chân thành và tâm ý của người nói, từ đó khiến nhân viên hiểu lầm và có cảm giác người lãnh đạo chỉ xin lỗi qua loa cho xong chuyện. Thậm chí mối quan hệ giữa đôi bên có thể trở nên xấu đi chỉ vì nguyên do này.

2.4. Nghệ thuật xin lỗi lắng nghe nhân viên

Trong quá trình làm việc chung với nhau, giữa lãnh đạo và nhân viên sẽ không tránh khỏi những lúc hiểu lầm, mâu thuẫn trong công việc. Do đó, nghệ thuật xin lỗi không chỉ đơn giản là việc nói lời xin lỗi mà còn phải thể hiện qua cách lắng nghe và đồng cảm với nhân viên.

Lắng nghe là một trong những tuyệt kỹ trong nghệ thuật xin lỗi. Nhà lãnh đạo cần tập trung lắng nghe ý kiến của nhân viên, đặt ra những câu hỏi để hiểu rõ thêm về tình trạng, những vấn đề thắc mắc của nhân viên. Từ đó đưa ra lời giải thích, lời xin lỗi và đưa ra hướng khắc phục hợp lý cho nhân viên.

2.5. Chú ý đến ngữ điệu, giọng nói

Chăm chút cho ngữ điệu giọng nói cũng là một trong những nghệ thuật xin lỗi. Khi nói lời xin lỗi, nhân viên không chỉ lắng nghe dựa trên lời nói, mà còn chú ý đến ngữ điệu giọng nói của người lãnh đạo.

Thông qua đó để xác định người lãnh đạo có sự chân thành và thật tâm khi xin lỗi, hay chỉ máy móc cho qua. Theo Friedman, nhà lãnh đạo khi xin lỗi cần biết cách sử dụng ngữ điệu giọng nói phù hợp để nhân viên có thể hiểu được tâm ý và lòng thành của bản thân. 

Bên cạnh việc thừa nhận sai lầm của mình, ông chủ tốt cần phải:

• Là một tấm gương tốt: Nhà lãnh đạo cần trở thành một tấm gương tốt, có tính kỷ luật, phong cách và tác phong làm việc chuẩn mực để nhân viên có thể noi theo. Từ đó nhân viên sẽ càng thêm kính trọng và tin tưởng người sếp của mình. 

• Lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của nhân viên: Người lãnh đạo biết cách lắng nghe ý kiến của nhân viên sẽ hiểu được tâm tư, nguyện vọng và những khó khăn của nhân viên. Từ đó, nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp giúp khích lệ động lực làm việc, kéo gần mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên.

• Phân chia công việc phù hợp: Một người lãnh đạo tốt cần phải có sự quan tâm và hiểu biết về nhân viên của mình, biết được khả năng, thế mạnh và sở trường của nhân viên. Từ đó người lãnh đạo có thể giao việc phù hợp với khả năng và tầm sức của từng nhân viên. Nhân viên vì thế mà cảm thấy được đánh giá cao, họ có động lực làm việc và có trách nhiệm hơn với công việc.

• Hoà đồng với nhân viên: Một nhà lãnh đạo giỏi còn phải biết cách hòa đồng với nhân viên bằng cách duy trì một mối quan hệ thân thiện, hòa đồng với nhân viên. Hãy cùng nhân viên tham gia các hoạt động nhóm, giao lưu văn hóa để tạo dựng sự gắn kết và tình cảm giữa đôi bên

• Công nhận thành tích của cấp dưới: Sự công nhận và đánh giá cao từ phía lãnh đạo là yếu tố giúp giữ chân và tăng năng suất của nhân viên. Nhà lãnh đạo cần khen thưởng và động viên nhân viên, đặc biệt là trước mặt đồng nghiệp để khích lệ họ phấn đấu và nỗ lực hơn trong công việc. 

• Công bằng, ngay thẳng: Một nhà lãnh đạo cần thể hiện sự công bằng, ngay thẳng trong mọi hành động, quyết định của mình đối với mọi vị trí và cấp bậc nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó khiến nhân viên có niềm tin và sự tôn trọng với người lãnh đạo.

• Luôn học hỏi, trau dồi chuyên môn: Một nhà lãnh đạo giỏi phải không ngừng học hỏi, tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm để theo kịp những thay đổi của thời đại mới. Đồng thời trở thành tấm gương sáng cho tinh thần ham học hỏi, làm động lực để nhân viên noi theo để trau dồi bản thân 

• Có kỹ năng ra quyết định: Hãy là người có tầm nhìn và tư duy phân tích tốt, hiểu biết sâu sắc về những điều mình làm, để trở thành người có kỹ năng ra quyết định xuất sắc Từ đó nhà lãnh đạo sẽ có khả năng đưa ra những phán quyết đúng đắn trong công việc.

• Biết truyền cảm hứng: Nhà lãnh đạo giỏi phải là những tấm gương truyền cảm hứng để nuôi dưỡng đam mê, khơi gợi sự hứng thú và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

>>> XEM THÊM: NGHỆ THUẬT XIN LỖI TRONG VĂN HÓA CỦA NGƯỜI NHẬT

3. Kết luận

Bài viết trên của Trường Doanh Nhân HBR đã giúp độc giả, đặc biệt là những vị sếp hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của lời xin lỗi trong môi trường công sở. Một vị sếp biết nói lời xin lỗi khi xảy ra xung đột sẽ khiến cấp dưới tâm phục khẩu phục. Nhân viên thêm phần kính trọng và yêu quý người lãnh đạo của họ.